Saya ingin meneruskan lawatan kami dalam Templat E-mel Dikongsi dan memberitahu anda lebih lanjut tentang memasukkan gambar. Alat tambah kami menyokong storan dalam talian lain yang anda boleh gunakan untuk imej anda - SharePoint. Saya akan memberitahu anda tentang platform ini, mengajar anda meletakkan imej di sana dan menunjukkan cara memasukkannya dalam mesej Outlook.

Kenali Templat E-mel Dikongsi

I ingin menumpukan bab pertama tutorial ini kepada pengenalan kecil kepada Templat E-mel Dikongsi. Kami mencipta tambahan ini supaya anda boleh mengelakkan tugasan berulang seperti menampal atau menaip teks yang sama dari e-mel ke e-mel. Tidak perlu menggunakan semula pemformatan yang hilang, tambah semula hiperpautan dan tampal semula imej. Satu klik dan anda sudah bersedia! Satu klik dan anda mempunyai e-mel yang diformat dengan sempurna. Semua fail yang diperlukan dilampirkan, gambar - ditampal. Apa yang anda perlu lakukan ialah menghantarnya.

Memandangkan manual ini dikhususkan untuk memasukkan gambar, saya akan menunjukkan kepada anda salah satu cara untuk membenamkan imej ke dalam templat untuk menampalnya pada mesej Outlook anda. Anda akan belajar cara bekerja dalam SharePoint, berkongsi fail dan folder di sana dan menambahkannya pada Outlook anda menggunakan makro khas. Percayalah, ia lebih sukar diucapkan daripada dilakukan :)

Mari kita lihat penampilannya pada contoh mudah. Semasa kita akan menyambut cuti Krismas, adalah baik untuk menghantar nota yang indah kepada semua saudara mara, rakan, rakan sekerja anda, kepada semua orang dalamkenalan. Tetapi pemikiran untuk menampal dan mewarna teks yang sama, kemudian memasukkan dan mengubah saiz imej yang sama mungkin membuat anda gila. Kedengaran seperti tugas yang sangat membosankan untuk dikendalikan pada musim perayaan.

Jika kes ini kedengaran agak biasa, Templat E-mel Dikongsi adalah untuk anda. Anda membuat templat, gunakan pemformatan yang diperlukan, masukkan gambar yang anda suka dan simpannya. Apa yang anda perlu lakukan ialah menampal templat ini ke dalam mesej anda. Anda akan mendapat e-mel sedia untuk dihantar dalam satu klik.

Saya akan membimbing anda melalui keseluruhan proses – daripada membuka SharePoint hingga menampal e-mel dengan makro untuk membenamkan imej – supaya anda boleh memastikan tiada perkara yang sukar dalam menjimatkan masa :)

Cara membuat kumpulan SharePoint peribadi dan berkongsi kandungannya

Hari ini kami akan menampal imej daripada SharePoint, platform dalam talian yang disediakan oleh Microsoft. Ia merupakan platform yang kurang meluas lagi mudah untuk menyimpan fail dan berkongsinya dengan rakan sekerja anda. Mari letakkan beberapa gambar di sana untuk melihat cara ia berfungsi.

Petua. Jika anda tahu pasti pengguna yang anda perlukan untuk berkongsi fail dan ingin membuat kumpulan biasa untuk anda semua, langkau bahagian pertama dan lompat ke kanan untuk membuat kumpulan kongsi. Walau bagaimanapun, jika anda ingin ia menjadi folder kongsi dalam kumpulan peribadi anda, teruskan membaca.

Buat kumpulan SharePoint peribadi

Buka office.com, log masuk dan klik pada ikon pelancar apl dan pilihSharePoint dari sana:

Klik pada butang Buat Tapak dan pilih sama ada tapak Pasukan (jika terdapat beberapa orang tertentu yang anda ingin berkongsi fail dengannya) atau tapak Komunikasi (jika anda sedang mencipta tempat kerja untuk seluruh organisasi) untuk meneruskan:

Beri nama tapak anda, tambahkan beberapa perihalan dan klik Selesai .

Oleh itu, peribadi kumpulan yang tersedia hanya untuk anda akan dibuat. Anda akan dapat menambah fail untuk kegunaan peribadi dan berkongsi folder dengan orang lain jika perlu.

Tambahkan fail ke dalam folder SharePoint anda

Nasihat saya ialah mengumpulkan semua imej dalam satu folder. Adalah lebih mudah untuk anda mencari dan menampalnya ke dalam templat dan jika anda memutuskan untuk menggantikan atau mengalih keluar beberapa, ia tidak akan menjadi masalah sama sekali.

Untuk anda mengumpulkan semua imej dalam satu tempat dan sediakannya untuk digunakan dalam Templat E-mel Dikongsi, buat folder baharu pada tab Dokumen :

Kemudian muat naik fail yang diperlukan dalam folder baharu anda:

Sebagai alternatif, anda hanya boleh seret dan lepaskan fail dalam folder SharePoint anda untuk menambahkannya.

Cara berkongsi folder SharePoint peribadi dengan rakan sekerja

Jika anda bukan seorang sahaja yang akan pergi untuk menggunakan imej tersebut dalam templat, anda perlu berkongsinya dengan pasukan anda. Jika anda telah menambahkan mereka sebagai pemilik/editor semasa membuat tapak, anda boleh pergi :) Langkau langkah inidan pergi ke kanan untuk memasukkan imej ini ke dalam Outlook.

Jika bagaimanapun, anda terlupa untuk menambah ahli lain pada tapak anda atau terdapat pengguna baharu yang anda ingin berkongsi beberapa fail dengannya, teruskan membaca.

Seperti yang telah saya nyatakan, adalah lebih mudah untuk mempunyai semua gambar yang anda ingin gunakan dalam templat dalam satu folder. Anda akan dapat mencari dan mengeditnya dengan cepat jika perlu. Dan jika anda mahu orang lain menggunakan templat yang sama dengan imej tersebut, anda hanya perlu berkongsi keseluruhan folder dengan mereka:

1. Pilih folder yang diperlukan, tekan ikon tiga titik dan pilih Urus akses :
2. Klik pada tanda tambah dan masukkan nama atau alamat e-mel rakan sepasukan yang memberi mereka akses (penonton atau editor, terpulang kepada anda) ke folder khas anda:

Petua. Jika terdapat hanya beberapa gambar yang anda ingin kongsi dengan rakan sekerja anda, buka folder, cari imej yang dikehendaki dan kongsi satu persatu. Prosedurnya akan sama: tiga titik -> Urus akses -> tanda tambah -> pengguna dan kebenaran -> Berikan akses. Malangnya, tiada cara untuk berkongsi beberapa fail dalam satu-satu masa, jadi anda perlu meneruskan proses ini beberapa kali.

Buat kumpulan kongsi untuk semua ahli pasukan

Jika anda tahu pasti dengan orang yang anda berkongsi templat dan ingin mempunyai tempat yang sama untuk menyimpan data anda, cuma buat kumpulan kongsi. Dalam kes inisetiap ahli mempunyai akses kepada semua kandungan dan tidak perlu berkongsi folder fail secara berasingan.

Buka SharePoint dan pergi ke Buat Tapak -> Tapak pasukan dan tambah pemilik atau ahli tambahan pada pasukan anda:

Petua. Jika anda ingin berkongsi data dengan seluruh organisasi, buat tapak Komunikasi sebaliknya.

Kini anda boleh mula memuat naik fail. Terdapat dua cara untuk pergi:

• Pergi ke tab Dokumen , tambah folder dan mula mengisinya dengan fail untuk digunakan dalam Templat E-mel Dikongsi.
• Klik Baharu -> Perpustakaan Dokumen dan isi pustaka dengan kandungan yang diingini:

Sekiranya anda mempunyai beberapa ahli kumpulan baharu atau perlu mengalih keluar bekas rakan sepasukan daripada kumpulan kongsi anda, klik pada butang Ahli di penjuru kanan sebelah atas tetingkap dan uruskan keahlian kumpulan di sana:

Setelah anda bersedia, mari kembali ke Outlook dan cuba masukkan beberapa imej.

Sisipkan gambar daripada SharePoint dalam mesej Outlook

Setelah imej anda dimuat naik dan dikongsi, anda perlu mengambil satu langkah lagi untuk menambahkannya pada templat anda. Langkah ini dipanggil makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Biar saya membimbing anda dari sini:

1. Mulakan Templat E-mel Cincang, buka templat baharu dan pilih ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] daripada senarai Sisipkan Makro :
2. Log masuk ke SharePoint anda,pandu ke folder yang diperlukan, pilih foto dan tekan Pilih :

   Nota. Sila ambil perhatian bahawa Templat E-mel Kongsi kami menyokong format berikut: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Tetapkan gambar saiz (dalam piksel) atau biarkan ia sebagai dan klik Sisipkan .

Jika anda tidak menemui imej yang betul, sila semak semula sama ada ia sepadan dengan format yang disokong dan jika anda dilog di bawah akaun SharePoint yang betul. Jika anda melihat bahawa anda telah tersilap log masuk ke akaun yang salah, cuma klik pada ikon “ Tukar akaun SharePoint ” untuk mengelog semula:

Setelah makro ditambahkan pada templat anda, anda' Akan melihat makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT dengan aksara rawak dalam kurungan segi empat sama. Ia akan menjadi laluan unik fail ke lokasinya dalam SharePoint anda.

Walaupun ia kelihatan seperti sejenis pepijat, gambar normal yang sempurna akan ditampal dalam badan e-mel anda.

Terlupa sesuatu?

Kami telah melakukan yang terbaik untuk menjadikan alat tambah kami sebagai mesra pengguna yang mungkin. Kami telah mencipta alat dengan antara muka yang jelas, pilihan yang ringkas namun mudah dan peringatan yang lembut sekiranya anda terlepas beberapa langkah.

Ketika kita bercakap tentang gambar kongsi daripada folder kongsi, mungkin terdapat beberapa pemberitahuan yang mungkin muncul. Sebagai contoh, anda telah mencipta folder peribadi dalam SharePoint anda, mencipta pasukan dalam Templat E-mel Dikongsi dan menciptabeberapa templat dengan makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Jika anda membaca artikel ini dengan teliti, anda pasti perasan bahawa ada sesuatu yang hilang. Ya, folder itu belum dikongsi dengan yang lain lagi. Dalam kes ini, alat tambah akan memberi amaran kepada anda apabila menampal templat, anda akan melihat mesej berikut:

Ini hanyalah peringatan mesra untuk berkongsi fail dengan orang lain atau memilih gambar lain daripada folder kongsi sebaliknya. Bagi imej, jangan risau, ia akan ditambahkan pada e-mel anda sebaik sahaja anda mengklik Tutup.

Walau bagaimanapun, ini adalah anda yang menampal templat dengan imej yang tidak dikongsi, mesej akan kelihatan berbeza:

Tiada imej akan disisipkan sehingga pemilik folder memberikan anda kebenaran yang sepadan.

Itu sahaja yang saya ingin beritahu anda tentang makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] hari ini, terima kasih kerana membaca . Jika anda memutuskan untuk mencuba Templat E-mel Dikongsi kami, jangan ragu untuk memasangnya daripada Microsoft Store. Jika anda mempunyai sebarang maklum balas untuk dikongsi, sila tinggalkan beberapa perkataan di bahagian komen ;)