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今回は、「共有メールテンプレート」の続きとして、画像の挿入についてお話したいと思います。 このアドインは、画像用のオンラインストレージであるSharePointをサポートしています。 このプラットフォームについて説明し、そこに画像を配置する方法を教え、Outlookメッセージに画像を挿入する方法を紹介したいと思います。
共有メールテンプレートを知る
このチュートリアルの最初の章は、共有メールテンプレートの小さな紹介に充てたいと思います。 このアドインは、メールからメールへ同じテキストを貼り付けたり入力したりするような繰り返しの作業を避けるために作りました。 失われた書式を再適用したりハイパーリンクを付け直したり画像を貼り付ける必要はありません。 ワンクリックで完了！ ワンクリックで完璧に書式設定されたメールができます。必要なファイルはすべて添付されており、写真も貼り付けられています。 あとは送信するだけです。
このマニュアルは画像の挿入に特化しているので、テンプレートに画像を埋め込んでOutlookのメッセージに貼り付ける方法の一つを紹介します。 SharePointで作業し、そこでファイルやフォルダを共有し、特別なマクロを使ってOutlookに追加する方法を学びます。 信じて、言うほど難しいことはありません :)。
簡単な例で見てみましょう。 クリスマス休暇を迎えようとしている今、親戚、友人、同僚、連絡先の全員に素敵なメモを送りたいものです。 しかし、同じテキストを貼り付けて色付けし、同じ画像を挿入してサイズを変更することを考えると、気が狂いそうになるかもしれません。 祝祭シーズンに処理するには、超くどい作業のように聞こえます。
このようなケースに少しでも心当たりがある方は、「共有メールテンプレート」をご利用ください。 テンプレートを作成し、必要な書式を適用して、好きな画像を挿入して保存します。 あとは、このテンプレートをメッセージに貼り付けるだけ。 ワンクリックで送信可能なメールが完成します。 
SharePointを開くところから、画像を埋め込むマクロを使ったメールの貼り付けまで、すべてのプロセスを説明しますので、時間を節約する上で難しいことは何もありません :)
個人用SharePointグループを作成し、そのコンテンツを共有する方法
今回は、Microsoftが提供するオンラインプラットフォーム「SharePoint」から画像を貼り付けます。 あまり普及していませんが、ファイルを保存して同僚と共有するのに便利なプラットフォームです。 そこに画像を配置して、その機能を確認してみましょう。
ヒント：ファイルを共有する相手が決まっていて、全員共通のグループを作りたい場合は、最初の部分を飛ばして共有グループの作成に進んでください。 ただし、個人グループ内の共有フォルダーにしたい場合は、このまま読み進めてください。
個人用SharePointグループの作成
office.comを開いてサインインし、アプリランチャーのアイコンをクリックし、そこからSharePointを選択します。 
をクリックします。 サイト作成 ボタンをクリックし、チームサイト（ファイルを共有したい特定の人がいる場合）またはコミュニケーションサイト（組織全体のワークプレイスを作成する場合）のいずれかを選択して、次に進みます。 
サイト名をつけ、説明文を追加して 仕上がり .
個人で使用するファイルを追加したり、必要に応じて他の人とフォルダを共有したりすることができます。
SharePointのフォルダにファイルを追加する
画像は1つのフォルダにまとめておくと、テンプレートに貼り付けやすくなりますし、入れ替えや削除の際も問題なく行えます。
すべての画像を一箇所に集め、共有メールテンプレートで使用できるようにするには、以下の手順で新しいフォルダを作成します。 ドキュメント タブで表示します。 
その後、新しいフォルダーに必要なファイルをアップロードします。 
または、SharePoint フォルダにファイルをドラッグ＆ドロップするだけで、追加することができます。
個人用SharePointフォルダーを同僚と共有する方法
テンプレートでこれらの画像を使用するのが自分だけでない場合は、チームと共有する必要があります。 サイト作成時にオーナー/編集者としてすでに追加している場合は、問題ありません :) この手順をスキップして、この画像を Outlook に挿入する作業にすぐ進みます。
しかし、他のメンバーをサイトに追加し忘れたり、ファイルを共有したい新しいユーザーがいる場合は、このまま読み進めてください。
すでに述べたように、テンプレートに使いたい画像は、ひとつのフォルダにまとめておくと便利です。 必要に応じてすぐに見つけて編集できますし、その画像を使ったまったく同じテンプレートを他の人に使ってもらう場合は、フォルダごと共有すればいいのです。
- 必要なフォルダーを選び、三点鎖線のアイコンを押して、次のように選びます。 アクセス管理 :
- プラス記号をクリックし、チームメイトの名前またはメールアドレスを入力すると、特別なフォルダへのアクセス権（ビューワーまたはエディター、あなた次第）が与えられます。
ヒント：同僚と共有したい画像が数枚しかない場合、フォルダを開いて目的の画像を探し、1枚ずつ共有します。 手順は同じで、三点 -> アクセス管理 -> プラス記号 -> ユーザーと権限 -> アクセス許可です。 残念ながら数枚のファイルを一度に共有する方法はないので、何度かこの手順を繰り返す必要があります。
チームメンバー全員の共有グループを作成
テンプレートを共有する相手が決まっていて、データを保存する場所を共通にしたい場合は、共有グループを作成してください。 この場合、各メンバーはすべてのコンテンツにアクセスでき、ファイルフォルダを個別に共有する必要はありません。
SharePointを開き、次のページに進みます。 サイト作成 -> チームサイト と、オーナーやメンバーを追加することができます。 
ヒント：組織全体でデータを共有したい場合は、代わりにコミュニケーションサイトを作成します。
これで、ファイルのアップロードを開始することができます。 方法は2つあります。
- に行ってみてください。 ドキュメント タブで、フォルダを追加し、共有メールテンプレートで使用するファイルの入力を開始します。
- クリック 新規 -> ドキュメントライブラリ をクリックし、必要な内容をライブラリに記入します。
新しいメンバーが増えた場合、または以前一緒にいたメンバーを共有グループから削除する必要がある場合は、[OK]をクリックします。 メンバー紹介 ボタンをクリックし、そこでグループメンバーを管理します。
準備ができたら、Outlookに戻り、画像の挿入を試してみましょう。
OutlookメッセージにSharePointから画像を挿入する
画像のアップロードと共有が完了したら、テンプレートに画像を追加するためにもう1つのステップを行う必要があります。 このステップは ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] マクロと呼ばれています。 ここからは私がご案内します。
- Shred Email Templatesを起動し、新しいテンプレートを開いて、~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]を選択します。 インサートマクロ のリストが表示されます。
- SharePointにログインし、必要なフォルダに移動して、写真を選択し、以下のボタンをクリックします。 選択 :
注：共有メールテンプレートは以下のフォーマットをサポートしています：.png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.
- 画像のサイズ（ピクセル）を設定するか、そのままの状態で、[OK]をクリックします。 インサート .
正しい画像が見つからない場合は、サポートされている形式と一致しているか、正しい SharePoint アカウントでログインしているかを再確認してください。 誤って間違ったアカウントでログインしていることがわかった場合は、" "ボタンをクリックします。 SharePointのアカウントを変更する " アイコンをクリックすると再ログインします。 
マクロがテンプレートに追加されると、~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT マクロと角括弧内にランダムな文字が表示されます。 これは、SharePoint 内のファイルの場所への固有のパスとなります。 
何かのバグのように見えますが、全く正常な画像がメール本文に貼り付けられます。 
忘れ物はありませんか？
私たちは、このアドインができるだけユーザーフレンドリーであるように最善を尽くしました。 分かりやすいインターフェース、シンプルで便利なオプション、手順を見落としたときのための優しいリマインダーを備えたツールを作りました。
共有フォルダからの共有画像ということで、いくつか通知が表示されることがあります。 例えば、SharePointに個人フォルダを作成し、共有メールテンプレートでチームを作成し、~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] マクロでテンプレートをいくつか作成したとします。 この記事をよく読むと、何かが足りないことに気がついたはず。 はい、そのとおりです。フォルダはまだ他の人と共有されていません。 この場合、アドインはテンプレートを貼り付けるときに、次のような警告を表示します。 
画像については、「閉じる」をクリックするとすぐにメールに追加されますので、ご安心ください。
しかし、これが共有されていない画像を含むテンプレートを貼り付けているあなたであれば、メッセージは違って見えるでしょう。 
フォルダの所有者が適切な権限を与えるまで、画像は挿入されません。
以上、~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]マクロについてお伝えしました。 もし、私たちの共有メールテンプレートを試してみたいと思われたら、お気軽にMicrosoft Storeからインストールしてください。 もし、何かご意見がありましたら、コメント欄に一言残してください;)。
