Rad bi nadaljeval našo ekskurzijo po skupnih e-poštnih predlogah in vam povedal nekaj več o vstavljanju slik. Naš dodatek podpira še eno spletno shrambo, ki jo lahko uporabljate za slike - SharePoint. Povedal vam bom o tej platformi, vas naučil umeščati slike tja in pokazal, kako jih vstaviti v sporočilo v programu Outlook.

Spoznajte predloge e-pošte v skupni rabi

Prvo poglavje tega učbenika bi rad posvetil majhnemu uvodu v predloge za elektronsko pošto v skupni rabi. Ta dodatek smo ustvarili, da bi se lahko izognili ponavljajočim se opravilom, kot je lepljenje ali tipkanje istega besedila iz elektronskega sporočila v elektronsko sporočilo. Ni vam treba ponovno uporabljati izgubljenega oblikovanja, ponovno dodajati hiperpovezav in vstavljati slik. En klik in vse je pripravljeno! En klik in imate popolnoma oblikovanopripravljeno e-poštno sporočilo. vse potrebne datoteke so priložene, slike pa prilepljene. vse, kar morate storiti, je, da ga pošljete.

Ker je ta priročnik namenjen vstavljanju slik, vam bom pokazal enega od načinov, kako v predlogo vstaviti sliko in jo prilepiti v sporočilo v programu Outlook. Naučili se boste, kako delati v storitvi SharePoint, tam deliti datoteke in mape ter jih s posebnim makrom dodati v program Outlook. Verjemite mi, da je to težje reči kot narediti :)

Oglejmo si, kako je to videti na preprostem primeru. Ker bomo praznovali božične praznike, bi bilo lepo poslati lepo sporočilo vsem sorodnikom, prijateljem, sodelavcem, vsem drugim v vaših stikih. Toda misel na lepljenje in barvanje istega besedila, nato vstavljanje in spreminjanje velikosti iste slike vas lahko spravi ob pamet. Zveni kot nadvse dolgočasno opravilo v prazničnem času.

Če vam je ta primer vsaj malo znan, so za vas namenjene predloge za e-pošto v skupni rabi. Ustvarite predlogo, uporabite potrebno oblikovanje, vstavite želeno sliko in jo shranite. Vse, kar morate storiti, je, da to predlogo vstavite v svoje sporočilo. Z enim klikom boste dobili e-pošto, pripravljeno za pošiljanje.

Popeljal vas bom skozi celoten postopek - od odpiranja SharePointa do lepljenja e-poštnega sporočila z makrom za vstavljanje slike - da se boste lahko prepričali, da pri varčevanju s časom ni nič težko :)

Kako ustvariti osebno skupino SharePoint in deliti njeno vsebino

Danes bomo vstavljali slike iz SharePointa, spletne platforme, ki jo zagotavlja Microsoft. To je manj razširjena, vendar priročna platforma za shranjevanje datotek in njihovo skupno rabo s sodelavci. Vstavimo vanjo nekaj slik in si oglejmo, kako deluje.

Nasvet. Če zagotovo poznate uporabnike, s katerimi boste morali deliti datoteke, in želite ustvariti skupno skupino za vse, preskočite prvi del in preidite k ustvarjanju skupne skupine. Če pa želite, da je to skupna mapa v vaši osebni skupini, nadaljujte z branjem.

Ustvarite osebno skupino SharePoint

Odprite spletno mesto office.com, se prijavite, kliknite ikono zaganjalnika aplikacij in tam izberite SharePoint:

Kliknite na Ustvarjanje spletnega mesta in za nadaljevanje izberite mesto Ekipa (če želite datoteke deliti z določenimi osebami) ali mesto Komunikacija (če ustvarjate delovno mesto za celotno organizacijo):

Dajte svojemu spletnemu mestu ime, dodajte opis in kliknite Zaključek .

Tako bo ustvarjena zasebna skupina, ki bo na voljo samo vam. Dodali boste lahko datoteke za osebno uporabo in po potrebi mape delili z drugimi.

Dodajanje datotek v mapo SharePoint

Svetujem vam, da imate vse slike zbrane v eni mapi. Veliko lažje jih boste našli in prilepili v predlogo, če pa se boste odločili, da nekatere zamenjate ali odstranite, to ne bo težava.

Če želite imeti vse slike zbrane na enem mestu in jih pripravljene za uporabo v skupnih e-poštnih predlogah, ustvarite novo mapo v Dokumenti zavihek:

Nato naložite potrebne datoteke v novo mapo:

Datoteke lahko tudi preprosto povlečete in spustite v mapo SharePoint, da jih dodate.

Kako deliti osebno mapo SharePoint s sodelavci

Če niste edini, ki bo uporabljal te slike v predlogah, jih boste morali deliti s svojo ekipo. Če ste jih že dodali kot lastnike/urednike pri ustvarjanju spletnega mesta, lahko greste :) Preskočite ta korak in pojdite naravnost k vstavljanju te slike v Outlook.

Če pa ste pozabili dodati druge člane na svoje spletno mesto ali pa so se pojavili novi uporabniki, s katerimi bi radi delili datoteke, nadaljujte z branjem.

Kot sem že omenil, je veliko bolj priročno imeti vse slike, ki jih želite uporabiti v predlogah, v eni mapi. Po potrebi jih boste lahko hitro našli in uredili. Če želite, da tudi drugi uporabljajo iste predloge s temi slikami, jim boste morali deliti celotno mapo:

1. Izberite potrebno mapo, pritisnite ikono treh pik in izberite Upravljanje dostopa :
2. Kliknite znak plus in vnesite imena ali e-poštne naslove soigralcev ter jim omogočite dostop (gledalec ali urednik, odvisno od vas) do posebne mape:

Nasvet. Če želite s sodelavci deliti le nekaj slik, odprite mapo, poiščite želene slike in jih delite eno za drugo. Postopek bo enak: tri pike -> Upravljanje dostopa -> znak plus -> uporabniki in dovoljenja -> Odobritev dostopa. Na žalost ni mogoče deliti nekaj datotek naenkrat, zato boste morali ta postopek ponoviti večkrat.

Ustvarite skupno skupino za vse člane ekipe

Če zagotovo veste, s katerimi osebami boste delili predloge, in želite imeti skupno mesto za shranjevanje podatkov, ustvarite skupino v skupni rabi. V tem primeru ima vsak član dostop do celotne vsebine in ni potrebe po ločenem deljenju map z datotekami.

Odprite SharePoint in pojdite na Ustvarjanje spletnega mesta -> Spletna stran ekipe in dodajte dodatne lastnike ali člane v svojo ekipo:

Nasvet. Če želite podatke deliti s celotno organizacijo, ustvarite komunikacijsko mesto.

Zdaj lahko začnete nalagati datoteke. Na voljo sta dva načina:

• Pojdite na Dokumenti dodajte mapo in jo začnite polniti z datotekami, ki jih želite uporabiti v skupnih e-poštnih predlogah.
• Kliknite . Novo -> Knjižnica dokumentov in v knjižnico vnesite želeno vsebino:

Če imate nove člane skupine ali želite odstraniti nekdanjega soigralca iz skupne skupine, kliknite na Člani gumb v zgornjem desnem kotu okna in tam upravljajte članstvo v skupini:

Ko ste pripravljeni, se vrnite v Outlook in poskusite vstaviti nekaj slik.

Vstavljanje slike iz SharePointa v sporočilo programa Outlook

Ko so slike naložene in souporabljene, morate narediti še en korak, da jih dodate v svoje predloge. Ta korak se imenuje makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Naj vas od tu naprej vodim:

1. Zagotovite Shred Email Templates, odprite novo predlogo in izberite ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] Vstavljanje makrov seznam:
2. Prijavite se v SharePoint, pojdite v potrebno mapo, izberite fotografijo in pritisnite Izberite :

   Opomba: Ne pozabite, da naše skupne e-poštne predloge podpirajo naslednje formate: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif in .jpeg.

3. Nastavite velikost slike (v pikslih) ali jo pustite enako in kliknite Vstavite .

Če ne najdete prave slike, ponovno preverite, ali ustreza podprtim oblikam in ali ste prijavljeni v pravi račun SharePoint. Če vidite, da ste se pomotoma prijavili v napačen račun, kliknite na " Preklopite račun SharePoint " za ponovno prijavo:

Ko je makro dodan v predlogo, boste videli makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT z naključnimi znaki v oglatih oklepajih. To bi bila edinstvena pot do lokacije datoteke v vašem SharePointu.

Čeprav je videti kot nekakšna napaka, bo povsem običajna slika prilepljena v telo vašega e-poštnega sporočila.

Ste kaj pozabili?

Potrudili smo se, da je naš dodatek uporabniku čim bolj prijazen. Ustvarili smo orodje s preglednim vmesnikom, preprostimi, a priročnimi možnostmi in nežnimi opomniki, če ste kakšen korak izpustili.

Ker govorimo o slikah v skupni rabi iz map v skupni rabi, se lahko pojavi nekaj obvestil. Ustvarili ste na primer osebno mapo v storitvi SharePoint, ustvarili ekipo v Skupnih e-poštnih predlogah in ustvarili nekaj predlog z makrom ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Če ste pozorno prebrali ta članek, ste zagotovo opazili, da nekaj manjka. Da, vmapa še ni bila deljena z drugimi. V tem primeru vas bo dodatek opozoril pri lepljenju predloge, prikazano bo naslednje sporočilo:

To je le prijazen opomnik, da datoteke delite z drugimi ali namesto tega izberete drugo sliko iz mape v skupni rabi. Kar zadeva sliko, brez skrbi, dodana bo v vaše e-poštno sporočilo takoj, ko boste kliknili gumb Zapri.

Če pa ste to vi, ki ste prilepili predlogo z nerazdeljeno sliko, bo sporočilo videti drugače:

Slika ne bo vstavljena, dokler vam lastnik mape ne dodeli ustreznih dovoljenj.

To je vse, kar sem vam danes želel povedati o makru ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[], hvala za branje. Če ste se odločili preizkusiti naše skupne e-poštne predloge, jih lahko namestite iz Microsoftove trgovine. Če želite deliti povratne informacije, pustite nekaj besed v razdelku s komentarji ;)