Želio bih da nastavim naš obilazak u Zajedničkim predlošcima e-pošte i da vam kažem nešto više o umetanju slika. Naš dodatak podržava još jednu pohranu na mreži koju možete koristiti za svoje slike - SharePoint. Reći ću vam o ovoj platformi, naučiti vas da postavljate slike tamo i pokazati kako ih umetnuti u Outlook poruku.

Upoznajte dijeljene predloške e-pošte

I Želio bih prvo poglavlje ovog vodiča posvetiti malom uvodu u dijeljene predloške e-pošte. Napravili smo ovaj dodatak kako biste izbjegli zadatke koji se ponavljaju kao što je lijepljenje ili kucanje istog teksta iz e-pošte u e-poštu. Nema potrebe za ponovnom primjenom izgubljenog formatiranja, ponovnim dodavanjem hiperveza i ponovnom lijepljenjem slika. Jedan klik i sve je spremno! Jedan klik i spremni ste savršeno formatiranu e-poštu. Svi potrebni fajlovi su priloženi, slike – zalijepljene. Sve što trebate učiniti je da je pošaljete.

Pošto je ovaj priručnik posvećen umetanju slika, pokazat ću vam jedan od načina da ugradite sliku u predložak da biste je zalijepili u svoju Outlook poruku. Naučit ćete kako raditi u SharePoint-u, dijeliti datoteke i mape tamo i dodati ih u Outlook pomoću posebnog makroa. Vjerujte mi, teže je reći nego učiniti :)

Da vidimo kako to izgleda na jednostavnom primjeru. S obzirom na to da proslavljamo Božićne praznike, bilo bi lijepo da pošaljete lijepu poruku svoj rodbini, prijateljima, kolegama, svima ostalima u vašemkontakti. Ali pomisao na lijepljenje i bojenje istog teksta, zatim umetanje i promjenu veličine iste slike može vas izluditi. Zvuči kao super dosadan zadatak za obavljanje praznične sezone.

Ako ovaj slučaj zvuči makar i pomalo poznato, Shared Email Templates je za vas. Napravite šablon, primenite potrebno formatiranje, ubacite sliku koja vam se sviđa i sačuvate je. Sve što trebate je da zalijepite ovaj šablon u svoju poruku. Dobićete e-poruku spremnu za slanje jednim klikom.

Provest ću vas kroz cijeli proces – od otvaranja SharePoint-a do lijepljenja e-pošte s makroom da biste ugradili sliku – kako biste bili sigurni da nema ništa teško u uštedi vremena :)

Kako kreirati ličnu SharePoint grupu i dijeliti njen sadržaj

Danas ćemo lijepiti slike sa SharePointa, online platforme koju obezbjeđuje Microsoft. To je manje rasprostranjena, ali zgodna platforma za pohranjivanje datoteka i njihovo dijeljenje sa svojim kolegama. Postavimo tamo neke slike da vidimo kako to funkcionira.

Savjet. Ako sigurno znate s kojim korisnicima ćete morati dijeliti datoteke i želite stvoriti zajedničku grupu za sve vas, preskočite prvi dio i skočite pravo na kreiranje dijeljene grupe. Međutim, ako želite da to bude dijeljena mapa u vašoj ličnoj grupi, nastavite čitati.

Kreirajte ličnu SharePoint grupu

Otvorite office.com, prijavite se i kliknite na ikonu pokretača aplikacija i odaberiteSharePoint odatle:

Kliknite na dugme Kreiraj lokaciju i izaberite ili lokaciju tima (ako postoje određeni ljudi sa kojima biste želeli da podelite datoteke) ili komunikacijsku lokaciju (ako kreirate radno mjesto za cijelu organizaciju) da nastavite sa:

Dajte naziv svojoj web-lokaciji, dodajte opis i kliknite Završi .

Dakle, privatno biće kreirana grupa dostupna samo vama. Moći ćete dodati fajlove za ličnu upotrebu i dijeliti foldere s drugima ako je potrebno.

Dodajte fajlove u svoju SharePoint mapu

Moj savjet bi bio da sve slike skupite u jednu folder. Bilo bi vam mnogo lakše da ih pronađete i zalijepite u šablon, a ako odlučite zamijeniti ili ukloniti neke, to uopće neće biti problem.

Da imate sve slike skupljene u jedno mjesto i pripremite ih za korištenje u dijeljenim predlošcima e-pošte, kreirajte novu mapu na kartici Dokumenti :

Zatim prenesite potrebne datoteke u svoj novi folder:

Alternativno, možete jednostavno prevući i ispustiti datoteke u vašem SharePoint folderu da biste ih dodali.

Kako podijeliti lični SharePoint folder sa kolegama

Ako niste jedini koji ide da biste koristili te slike u predlošcima, morat ćete ih podijeliti sa svojim timom. Ako ste ih već dodali kao vlasnike/urednike prilikom kreiranja stranice, spremni ste :) Preskočite ovaj koraki idite pravo na umetanje ove slike u Outlook.

Međutim, ako ste zaboravili dodati druge članove na svoju web lokaciju ili postoje novi korisnici sa kojima biste željeli podijeliti neke fajlove, nastavite čitati.

Kao što sam već spomenuo, mnogo je zgodnije imati sve slike koje želite da koristite u šablonima u jednom folderu. Moći ćete ih brzo pronaći i urediti ako je potrebno. A ako želite da drugi koriste iste predloške sa tim slikama, samo trebate podijeliti cijeli folder s njima:

1. Odaberite potrebnu mapu, pritisnite ikonu s tri tačke i odaberite Upravljaj pristupom :
2. Kliknite na znak plus i unesite imena saigrača ili adrese e-pošte dajući im pristup (pregledavač ili uređivač, na vama) vašem posebnom folderu:

Savjet. Ako postoji samo nekoliko slika koje želite podijeliti sa svojim kolegama, otvorite mapu, pronađite željene slike i podijelite ih jednu po jednu. Procedura će biti ista: tri tačke -> Upravljajte pristupom -> znak plus -> korisnici i dozvole -> Odobre pristup. Nažalost, ne postoji način da podijelite nekoliko datoteka odjednom, tako da ćete morati proći kroz ovaj proces nekoliko puta.

Kreirajte dijeljenu grupu za sve članove tima

Ako Vi sigurno znate sa kojim ljudima ćete dijeliti šablone i želite imati zajedničko mjesto za pohranjivanje podataka, samo kreirajte zajedničku grupu. U ovom slučajusvaki član ima pristup svom sadržaju i ne bi bilo potrebe da zasebno dijelite foldere s datotekama.

Otvorite SharePoint i idite na Kreiraj web lokaciju -> stranica tima i dodajte dodatne vlasnike ili članove svom timu:

Savjet. Ako želite dijeliti podatke sa cijelom organizacijom, umjesto toga kreirajte komunikacijsku stranicu.

Sada možete početi sa učitavanjem datoteka. Postoje dva načina:

• Idite na karticu Dokumenti , dodajte mapu i počnite je puniti datotekama koje ćete koristiti u dijeljenim predlošcima e-pošte.
• Kliknite Novo -> Biblioteka dokumenata i popunite biblioteku željenim sadržajem:

U slučaju da imate neke nove članove grupe ili trebate ukloniti bivšeg suigrača iz vaše zajedničke grupe, kliknite na dugme Članovi u gornjem desnom uglu prozora i tamo upravljajte članstvom u grupi:

Kada budete spremni, vratimo se na Outlook i pokušajte umetnuti neke slike.

Ubacite sliku iz SharePointa u Outlook poruku

Kada vaše slike budu otpremljene i podijeljene, vi morate napraviti još jedan korak da ih dodate u svoje predloške. Ovaj korak se zove ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makro. Dozvolite mi da vas vodim odavde:

1. Pokrenite Shred Email Templates, otvorite novi predložak i odaberite ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] sa liste Insert Macro :
2. Prijavite se na svoj SharePoint,vodite do potrebnog foldera, odaberite fotografiju i pritisnite Odaberi :

   Napomena. Imajte na umu da naši zajednički predlošci e-pošte podržavaju sljedeće formate: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Postavite sliku veličine (u pikselima) ili je ostavite kao i kliknite na Insert .

Ako ne možete pronaći ispravnu sliku, provjerite da li se podudara s podržanim formatima i da li ste prijavljeni pod ispravnim SharePoint nalogom. Ako vidite da ste se greškom prijavili na pogrešan račun, samo kliknite na ikonu “ Promijeni SharePoint račun ” za ponovno prijavljivanje:

Kada je makro dodan u vaš predložak, vi ćete Vidjet ću ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT makro sa nasumičnim znakovima u uglastim zagradama. To bi bila jedinstvena putanja datoteke do njene lokacije u vašem SharePointu.

Iako izgleda kao neka vrsta greške, savršeno normalna slika će biti zalijepljena u tijelo vaše e-pošte.

Nešto ste zaboravili?

Dali smo sve od sebe da naš dodatak bude što jednostavniji za korisnike. Napravili smo alat sa jasnim sučeljem, jednostavnim, ali praktičnim opcijama i blagim podsjetnicima u slučaju da ste propustili neki korak.

Pošto govorimo o zajedničkim slikama iz zajedničkih foldera, možda ih ima nekoliko obavještenja koja se mogu pojaviti. Na primjer, kreirali ste ličnu mapu u vašem SharePointu, kreirali tim u dijeljenim predlošcima e-pošte i kreiralinekoliko šablona sa ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makroom. Ako pažljivo pročitate ovaj članak, sigurno ste primijetili da nešto nedostaje. Da, folder još nije podijeljen s ostalima. U ovom slučaju, dodatak će vas upozoriti kada zalijepite predložak, vidjet ćete sljedeću poruku:

To je samo prijateljski podsjetnik da podijelite datoteke s drugima ili odaberete drugu sliku iz dijeljenog foldera umjesto toga. Što se tiče slike, bez brige, ona će biti dodana u vašu e-poštu čim kliknete na Zatvori.

Ukoliko ste to vi koji lijepite predložak s nedijeljenom slikom, poruka će izgledati drugačije:

Nijedna slika neće biti umetnuta dok vam vlasnik foldera ne da odgovarajuća dopuštenja.

To je sve što sam vam želio reći o ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makrou danas, hvala na čitanju . Ako odlučite da isprobate naše zajedničke predloške e-pošte, slobodno ih instalirajte iz Microsoft Store-a. Ako imate bilo kakve povratne informacije koje želite podijeliti, ostavite nekoliko riječi u odjeljku za komentare ;)