Rád by som pokračoval v našej prehliadke v šablónach zdieľaných e-mailov a povedal vám niečo viac o vkladaní obrázkov. Náš doplnok podporuje ďalšie online úložisko, ktoré môžete používať pre svoje obrázky - SharePoint. Poviem vám o tejto platforme, naučím vás tam umiestňovať obrázky a ukážem, ako ich vložiť do správy programu Outlook.

Zoznámte sa so zdieľanými e-mailovými šablónami

Prvú kapitolu tohto návodu by som rád venoval malému predstaveniu zdieľaných e-mailových šablón. Tento doplnok sme vytvorili preto, aby ste sa vyhli opakovaným činnostiam, ako je vkladanie alebo písanie rovnakého textu z e-mailu do e-mailu. Nie je potrebné znovu aplikovať stratené formátovanie, znovu pridávať hypertextové odkazy a znovu vkladať obrázky. Stačí jedno kliknutie a všetko je pripravené! Stačí jedno kliknutie a máte dokonale naformátovanýe-mail pripravený. všetky potrebné súbory sú priložené, obrázky - vložené. stačí ho len odoslať.

Keďže táto príručka je venovaná vkladaniu obrázkov, ukážem vám jeden zo spôsobov, ako vložiť obrázok do šablóny a vložiť ho do správy v programe Outlook. Naučíte sa pracovať v službe SharePoint, zdieľať tam súbory a priečinky a pridávať ich do programu Outlook pomocou špeciálneho makra. Verte mi, je to ťažšie povedať ako urobiť :)

Pozrime sa, ako to vyzerá na jednoduchom príklade. Keďže sa chystáme osláviť vianočné sviatky, bolo by pekné poslať milý odkaz všetkým svojim príbuzným, priateľom, kolegom, všetkým ostatným vo vašich kontaktoch. Ale myšlienka na vkladanie a vyfarbovanie rovnakého textu, potom vkladanie a zmena veľkosti rovnakého obrázka vás môže vytočiť. Znie to ako super nudná úloha, ktorú treba zvládnuť vo sviatočnom období.

Ak vám tento prípad znie aspoň trochu povedome, sú pre vás určené zdieľané šablóny e-mailov. Vytvoríte si šablónu, použijete potrebné formátovanie, vložíte požadovaný obrázok a uložíte ju. Túto šablónu stačí len vložiť do správy. Jedným kliknutím získate e-mail pripravený na odoslanie.

Prevediem vás celým procesom - od otvorenia SharePointu až po vloženie e-mailu s makrom na vloženie obrázka - aby ste sa mohli uistiť, že nie je nič zložité na ušetrenie času :)

Ako vytvoriť osobnú skupinu SharePoint a zdieľať jej obsah

Dnes budeme vkladať obrázky z online platformy SharePoint, ktorú poskytuje spoločnosť Microsoft. Je to menej rozšírená, ale pohodlná platforma na ukladanie súborov a ich zdieľanie s kolegami. Umiestnime tam niekoľko obrázkov, aby sme videli, ako to funguje.

Tip. Ak s istotou viete, s ktorými používateľmi budete potrebovať zdieľať súbory, a chcete vytvoriť spoločnú skupinu pre všetkých, preskočte prvú časť a prejdite priamo na vytvorenie zdieľanej skupiny. Ak však chcete, aby to bol zdieľaný priečinok v osobnej skupine, pokračujte v čítaní.

Vytvorenie osobnej skupiny SharePoint

Otvorte stránku office.com, prihláste sa, kliknite na ikonu spúšťača aplikácií a vyberte SharePoint:

Kliknite na Vytvorenie stránky a vyberte buď tímovú lokalitu (ak chcete súbory zdieľať s konkrétnymi ľuďmi), alebo komunikačnú lokalitu (ak vytvárate pracovisko pre celú organizáciu):

Dajte svojmu webu názov, pridajte nejaký opis a kliknite na tlačidlo Dokončenie .

Vytvorí sa teda súkromná skupina, ktorá bude k dispozícii len vám. Budete môcť pridávať súbory na osobné použitie a v prípade potreby zdieľať priečinky s ostatnými.

Pridanie súborov do priečinka SharePoint

Moja rada by bola, aby ste mali všetky obrázky zhromaždené v jednom priečinku. Bolo by pre vás oveľa jednoduchšie ich nájsť a vložiť do šablóny a ak sa rozhodnete niektoré nahradiť alebo odstrániť, nebude to žiadny problém.

Ak chcete mať všetky obrázky zhromaždené na jednom mieste a pripravené na použitie v zdieľaných e-mailových šablónach, vytvorte nový priečinok na Dokumenty tab:

Potom nahrajte potrebné súbory do nového priečinka:

Prípadne môžete súbory jednoducho pretiahnuť do priečinka SharePoint a pridať ich.

Ako zdieľať osobný priečinok SharePoint s kolegami

Ak nie ste jediný, kto bude tieto obrázky používať v šablónach, budete ich musieť zdieľať so svojím tímom. Ak ste ich už pridali ako vlastníkov/editorov pri vytváraní stránky, môžete ísť :) Tento krok preskočte a prejdite priamo na vloženie tohto obrázka do programu Outlook.

Ak ste však zabudli pridať ďalších členov na svoju lokalitu alebo sú tu noví používatelia, s ktorými by ste chceli zdieľať niektoré súbory, pokračujte v čítaní.

Ako som už spomínal, je oveľa pohodlnejšie mať všetky obrázky, ktoré chcete použiť v šablónach, v jednom priečinku. Budete ich môcť rýchlo nájsť a v prípade potreby upraviť. A ak chcete, aby ostatné používali tie isté šablóny s týmito obrázkami, stačí im zdieľať celý priečinok:

1. Vyberte potrebný priečinok, stlačte ikonu troch bodiek a vyberte Správa prístupu :
2. Kliknite na znamienko plus a zadajte mená alebo e-mailové adresy spoluhráčov, ktorým udelíte prístup (prehliadač alebo editor, záleží na vás) do špeciálneho priečinka:

Tip. Ak je len niekoľko obrázkov, ktoré chcete zdieľať s kolegami, otvorte priečinok, nájdite požadované obrázky a zdieľajte ich jeden po druhom. Postup bude rovnaký: tri bodky -> Spravovať prístup -> znamienko plus -> používatelia a oprávnenia -> Udeliť prístup. Bohužiaľ, nie je možné zdieľať niekoľko súborov naraz, takže tento postup budete musieť opakovať niekoľkokrát.

Vytvorenie spoločnej skupiny pre všetkých členov tímu

Ak s istotou viete, s akými ľuďmi budete zdieľať šablóny, a chcete mať spoločné miesto na ukladanie údajov, stačí vytvoriť zdieľanú skupinu. V takom prípade má každý člen prístup k celému obsahu a nebolo by potrebné zdieľať priečinky so súbormi samostatne.

Otvorte SharePoint a prejdite na Vytvorenie stránky -> Tímová stránka a pridať ďalších vlastníkov alebo členov do tímu:

Tip. Ak chcete zdieľať údaje s celou organizáciou, vytvorte namiesto toho komunikačnú lokalitu.

Teraz môžete začať nahrávať súbory. Existujú dva spôsoby:

• Prejdite na Dokumenty kartu, pridajte priečinok a začnite ho napĺňať súbormi, ktoré chcete použiť v zdieľaných e-mailových šablónach.
• Kliknite na . Nový -> Knižnica dokumentov a vyplňte knižnicu požadovaným obsahom:

V prípade, že máte nových členov skupiny alebo potrebujete odstrániť bývalého spoluhráča zo zdieľanej skupiny, kliknite na Členovia v pravom hornom rohu okna a spravujte členstvo v skupine:

Keď ste pripravení, vráťme sa do aplikácie Outlook a vyskúšajte vložiť niekoľko obrázkov.

Vloženie obrázka zo služby SharePoint do správy programu Outlook

Keď sú vaše obrázky nahrané a zdieľané, musíte urobiť ešte jeden krok, aby ste ich pridali do svojich šablón. Tento krok sa nazýva makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Dovoľte mi, aby som vás odtiaľ viedol:

1. Spustite aplikáciu Shred Email Templates, otvorte novú šablónu a zvoľte ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] Vloženie makra zoznam:
2. Prihláste sa do služby SharePoint, prejdite do potrebného priečinka, vyberte fotografiu a stlačte tlačidlo Vyberte :

   Poznámka: Nezabudnite, že naše zdieľané e-mailové šablóny podporujú tieto formáty: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Nastavte veľkosť obrázka (v pixeloch) alebo ju ponechajte a kliknite na tlačidlo Vložte .

Ak nemôžete nájsť správny obrázok, skontrolujte, či zodpovedá podporovaným formátom a či ste prihlásení pod správnym kontom SharePoint. Ak vidíte, že ste sa omylom prihlásili pod nesprávnym kontom, stačí kliknúť na " Prepnutie konta SharePoint " na opätovné prihlásenie:

Po pridaní makra do šablóny sa zobrazí makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT s náhodnými znakmi v hranatých zátvorkách. Bude to jedinečná cesta k umiestneniu súboru vo vašom SharePointe.

Hoci to vyzerá ako nejaká chyba, do tela e-mailu sa vloží úplne normálny obrázok.

Zabudli ste na niečo?

Urobili sme všetko pre to, aby bol náš doplnok čo najprívetivejší pre používateľov. Vytvorili sme nástroj s prehľadným rozhraním, jednoduchými, ale pohodlnými možnosťami a jemnými pripomienkami pre prípad, že ste vynechali nejaký krok.

Keďže hovoríme o zdieľaných obrázkoch zo zdieľaných priečinkov, môže sa objaviť niekoľko upozornení. Napríklad ste si vytvorili osobný priečinok v službe SharePoint, vytvorili ste tím v zdieľaných e-mailových šablónach a vytvorili ste niekoľko šablón pomocou makra ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Ak ste si pozorne prečítali tento článok, určite ste si všimli, že tam niečo chýba. Áno, je topriečinok ešte nebol zdieľaný s ostatnými. V tomto prípade vás doplnok pri vkladaní šablóny upozorní, zobrazí sa nasledujúca správa:

Je to len priateľská pripomienka, aby ste súbory zdieľali s ostatnými alebo namiesto nich vybrali iný obrázok zo zdieľaného priečinka. Pokiaľ ide o obrázok, nemusíte sa obávať, bude pridaný do e-mailu hneď po kliknutí na tlačidlo Zatvoriť.

Ak ste to však vy, kto vkladá šablónu s nezdieľaným obrázkom, správa bude vyzerať inak:

Žiadny obrázok sa nevloží, kým vám vlastník priečinka neudelí príslušné oprávnenie.

To je všetko, čo som vám dnes chcel povedať o makre ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[], ďakujem za prečítanie. Ak sa rozhodnete vyskúšať naše zdieľané e-mailové šablóny, neváhajte a nainštalujte si ich z obchodu Microsoft Store. Ak máte nejakú spätnú väzbu, o ktorú sa chcete podeliť, zanechajte pár slov v časti s komentármi ;)