Бих искал да продължа нашата обиколка в Шаблони за споделени имейли и да ви разкажа още малко за вмъкването на изображения. Нашата добавка поддържа друго онлайн хранилище, което може да използвате за вашите изображения - SharePoint. Ще ви разкажа за тази платформа, ще ви науча да поставяте изображения там и ще ви покажа как да ги вмъкнете в съобщение на Outlook.

Запознайте се със споделените шаблони за имейли

Бих искал да посветя първата глава на това ръководство на малко въведение в Шаблоните за споделени имейли. Създадохме тази добавка, за да можете да избегнете повтарящи се задачи като вмъкване или писане на един и същ текст от имейл в имейл. Не е необходимо да прилагате отново изгубеното форматиране, да добавяте отново хипервръзки и да поставяте отново изображенията. Едно кликване и всичко е готово! Едно кликване и имате перфектно форматиранготов имейл. всички необходими файлове са прикачени, снимките - вмъкнати. всичко, което трябва да направите, е да го изпратите.

Тъй като това ръководство е посветено на вмъкването на изображения, ще ви покажа един от начините за вграждане на изображение в шаблон, за да го поставите в съобщението си в Outlook. Ще научите как да работите в SharePoint, да споделяте файлове и папки там и да ги добавяте в Outlook с помощта на специален макрос. Повярвайте ми, по-трудно е да се каже, отколкото да се направи :)

Нека видим как изглежда това в един прост пример. Тъй като предстои да празнуваме коледните празници, би било хубаво да изпратите мила бележка на всички свои роднини, приятели, колеги, на всички останали в контактите си. Но мисълта за вмъкване и оцветяване на един и същ текст, след това вмъкване и промяна на размера на едно и също изображение може да ви подлуди. Звучи като супер скучна задача, с която да се справите в празничния сезон.

Ако този случай ви звучи дори малко познато, Шаблони за споделени имейли е за вас. Създавате шаблон, прилагате необходимото форматиране, вмъквате снимка, която харесвате, и го запазвате. Всичко, което трябва да направите, е да поставите този шаблон в съобщението си. С едно кликване ще получите готов за изпращане имейл.

Ще ви преведа през целия процес - от отварянето на SharePoint до вмъкването на имейл с макроса за вграждане на изображение - за да се уверите, че няма нищо трудно в спестяването на време :)

Как да създадете лична група в SharePoint и да споделяте нейното съдържание

Днес ще вмъкваме изображения от SharePoint - онлайн платформа, предоставена от Microsoft. Това е по-малко разпространена, но удобна платформа за съхраняване на файлове и споделянето им с вашите колеги. Нека поставим там няколко изображения, за да видим как работи.

Съвет. Ако знаете със сигурност потребителите, с които ще трябва да споделяте файловете, и искате да създадете обща група за всички вас, пропуснете първата част и преминете направо към създаването на споделена група. Ако обаче искате това да бъде споделена папка в лична група, продължете да четете.

Създаване на лична група в SharePoint

Отворете office.com, влезте в него, щракнете върху иконата за стартиране на приложения и изберете SharePoint оттам:

Кликнете върху Създаване на сайт и изберете сайт Екип (ако има конкретни хора, с които искате да споделите файловете) или сайт Комуникация (ако създавате работно място за цялата организация), за да продължите:

Дайте име на сайта си, добавете описание и щракнете върху Завършете .

Следователно ще бъде създадена частна група, достъпна само за вас. Ще можете да добавяте файлове за лично ползване и да споделяте папките с други лица, ако е необходимо.

Добавяне на файлове в папката SharePoint

Моят съвет е всички изображения да бъдат събрани в една папка. Ще ви бъде много по-лесно да ги намерите и поставите в шаблона, а ако решите да замените или премахнете някои от тях, това няма да е никакъв проблем.

За да можете да съберете всички изображения на едно място и да ги подготвите за използване в споделените имейл шаблони, създайте нова папка в Документи таб:

След това качете необходимите файлове в новата папка:

Освен това можете просто да плъзнете и пуснете файловете в папката на SharePoint, за да ги добавите.

Как да споделяте лична папка на SharePoint с колеги

Ако не сте единственият, който ще използва тези изображения в шаблоните, ще трябва да ги споделите с екипа си. Ако вече сте ги добавили като собственици/редактори при създаването на сайта, можете да продължите :) Пропуснете тази стъпка и преминете направо към вмъкването на това изображение в Outlook.

Ако обаче сте забравили да добавите други членове към сайта си или има нови потребители, с които искате да споделите някои файлове, продължете да четете.

Както вече споменах, много по-удобно е всички снимки, които искате да използвате в шаблоните, да са в една папка. Ще можете бързо да ги намерите и редактирате, ако е необходимо. А ако искате и други да използват същите шаблони с тези снимки, просто трябва да споделите цялата папка с тях:

1. Изберете необходимата папка, натиснете иконата с три точки и изберете Управление на достъпа :
2. Щракнете върху знака плюс и въведете имената или имейл адресите на съотборниците си, като им предоставите достъп (зрител или редактор, зависи от вас) до специалната папка:

Съвет. Ако има само няколко снимки, които искате да споделите с колегите си, отворете папката, намерете желаните изображения и ги споделете едно по едно. Процедурата ще бъде същата: три точки -> Управление на достъпа -> знакът плюс -> потребители и разрешения -> Предоставяне на достъп. За съжаление няма начин да споделите няколко файла наведнъж, така че ще трябва да повторите този процес няколко пъти.

Създаване на споделена група за всички членове на екипа

Ако знаете със сигурност с кои хора ще споделяте шаблоните и искате да имате общо място за съхранение на данните, просто създайте споделена група. В този случай всеки член има достъп до цялото съдържание и няма да е необходимо да споделяте папки с файлове поотделно.

Отворете SharePoint и отидете в Създаване на сайт -> Сайт на екипа и да добавяте допълнителни собственици или членове към екипа си:

Съвет. Ако искате да споделяте данни с цялата организация, създайте сайт за комуникация.

Сега можете да започнете да качвате файловете. Има два начина за това:

• Отидете в Документи добавете папка и започнете да я попълвате с файловете, които ще използвате в Шаблони за споделени имейли.
• Кликнете върху Нов -> Библиотека с документи и попълнете библиотеката с желаното съдържание:

В случай че имате нови членове на групата или трябва да премахнете бивш съотборник от споделената група, щракнете върху Членове бутона в горния десен ъгъл на прозореца и управлявайте членството в групата оттам:

След като сте готови, нека се върнем към Outlook и опитаме да вмъкнем няколко изображения.

Вмъкване на картина от SharePoint в съобщение на Outlook

След като изображенията ви са качени и споделени, трябва да направите още една стъпка, за да ги добавите към шаблоните си. Тази стъпка се нарича макрос ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Нека ви напътствам оттук нататък:

1. Стартирайте Shred Email Templates, отворете нов шаблон и изберете ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] от Вмъкване на макрос списък:
2. Влезте в SharePoint, отидете в необходимата папка, изберете снимката и натиснете Изберете :

   Забележка: Имайте предвид, че нашите споделени имейл шаблони поддържат следните формати: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Задайте размера на картината (в пиксели) или го оставете същия и щракнете върху Вмъкване на .

Ако не можете да намерите правилното изображение, проверете отново дали то отговаря на поддържаните формати и дали сте влезли в правилния акаунт на SharePoint. Ако видите, че по погрешка сте влезли в грешен акаунт, просто кликнете върху " Превключване на акаунт в SharePoint ", за да влезете отново в системата:

След като макросът бъде добавен към вашия шаблон, ще видите макроса ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT с произволни символи в квадратни скоби. Това ще бъде уникалният път на файла до местоположението му във вашия SharePoint.

Въпреки че изглежда като грешка, в тялото на имейла ви ще бъде поставена напълно нормална снимка.

Забравили сте нещо?

Направихме всичко възможно, за да направим нашата добавка възможно най-удобна за ползване. Създадохме инструмент с ясен интерфейс, прости, но удобни опции и леки напомняния, в случай че сте пропуснали някоя стъпка.

Тъй като става въпрос за споделени снимки от споделени папки, може да се появят няколко известия. Например създали сте лична папка в SharePoint, създали сте екип в Shared Email Templates и сте създали няколко шаблона с макроса ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Ако сте прочели внимателно тази статия, сигурно сте забелязали, че нещо липсва. Да, макросътпапката все още не е споделена с останалите. В този случай добавката ще ви предупреди при поставянето на шаблона, като ще видите следното съобщение:

Това е просто приятелско напомняне да споделите файловете с останалите или вместо това да изберете друга снимка от споделената папка. Що се отнася до изображението, не се притеснявайте, то ще бъде добавено към имейла ви веднага след като щракнете върху Затвори.

Ако обаче вие сте поставили шаблона с несподелено изображение, съобщението ще изглежда по различен начин:

Изображението няма да бъде вмъкнато, докато собственикът на папката не ви предостави съответните разрешения.

Това е всичко, което исках да ви разкажа за макроса ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] днес, благодаря ви, че прочетохте. Ако решите да опитате нашите Шаблони за споделени имейли, не се колебайте да ги инсталирате от Microsoft Store. Ако имате някакви отзиви, които да споделите, моля, оставете няколко думи в раздела за коментари ;)