Ek wil graag ons toer in Gedeelde e-possjablone voortsit en jou meer vertel oor die invoeging van prente. Ons byvoeging ondersteun 'n ander aanlyn berging wat jy vir jou beelde mag gebruik - SharePoint. Ek sal jou van hierdie platform vertel, jou leer om prente daar te plaas en wys hoe om dit in 'n Outlook-boodskap in te voeg.

Leer ken Gedeelde e-possjablone

I wil graag die eerste hoofstuk van hierdie tutoriaal wy aan 'n klein inleiding tot gedeelde e-possjablone. Ons het hierdie byvoeging geskep sodat jy herhalende take kan vermy, soos om dieselfde teks van e-pos na e-pos te plak of te tik. Dit is nie nodig om die verlore formatering weer toe te pas, die hiperskakels weer by te voeg en die beelde weer te plak nie. Een klik en jy is gereed! Een klik en jy het 'n perfek geformateerde e-pos gereed. Al die nodige lêers is aangeheg, die prente - geplak. Al wat jy hoef te doen is om dit te stuur.

Aangesien hierdie handleiding toegewy is aan die invoeging van prente, sal ek jou een van die maniere wys om 'n prent in 'n sjabloon in te sluit om dit in jou Outlook-boodskap te plak. Jy sal leer hoe om in SharePoint te werk, lêers en vouers daar te deel en dit by jou Outlook te voeg deur 'n spesiale makro te gebruik. Glo my, dit is moeiliker gesê as gedaan :)

Kom ons kyk hoe dit lyk op 'n eenvoudige voorbeeld. Aangesien ons op die punt staan ​​om Kersfeesvakansie te vier, sal dit lekker wees om 'n lieflike briefie aan al jou familielede, vriende, kollegas, aan almal anders in joukontakte. Maar 'n gedagte om dieselfde teks te plak en in te kleur, en dan dieselfde beeld in te voeg en die grootte daarvan te verander, kan jou mal maak. Klink na 'n baie dowwe taak om op 'n feesseisoen te hanteer.

As hierdie geval selfs 'n bietjie bekend klink, is Gedeelde e-possjablone vir jou. Jy skep 'n sjabloon, pas die nodige formatering toe, voeg die prentjie in waarvan jy hou en stoor dit. Al wat jy hoef te doen is om hierdie sjabloon in jou boodskap te plak. Jy sal 'n e-pos wat gereed is om gestuur te word in een klik kry.

Ek sal jou deur die hele proses lei – van die oopmaak van SharePoint tot die plak van 'n e-pos met die makro om 'n prent in te sluit – sodat jy kan seker maak dat daar niks moeilik is om tyd te bespaar nie :)

Hoe om 'n persoonlike SharePoint-groep te skep en die inhoud daarvan te deel

Vandag sal ons prente plak vanaf SharePoint, 'n aanlyn platform wat deur Microsoft verskaf word. Dit is 'n minder wydverspreide dog gerieflike platform om lêers te stoor en dit met jou kollegas te deel. Kom ons plaas 'n paar prente daar om te sien hoe dit werk.

Wenk. As jy seker weet met watter gebruikers jy die lêers sal moet deel en 'n gemeenskaplike groep vir julle almal wil skep, slaan die eerste deel oor en spring regs om 'n gedeelde groep te skep. As jy egter wil hê dit moet 'n gedeelde gids in jou persoonlike groep wees, gaan voort om te lees.

Skep 'n persoonlike SharePoint-groep

Maak office.com oop, meld aan en klik op die app-lanseerder-ikoon en kiesSharePoint van daar af:

Klik op die Skep werf -knoppie en kies óf 'n Spanwerf (as daar sekere mense is met wie jy die lêers wil deel) óf Kommunikasiewerf (indien jy skep 'n werkplek vir die hele organisasie) om voort te gaan met:

Gee jou werf 'n naam, voeg 'n beskrywing by en klik Voltooi .

Daarom, 'n privaat groep wat slegs vir jou beskikbaar is, sal geskep word. Jy sal lêers vir persoonlike gebruik kan byvoeg en die vouers met ander kan deel indien nodig.

Voeg lêers by jou SharePoint-lêergids

My raad sal wees om al die prente in een te versamel gids. Dit sal vir jou baie makliker wees om dit te vind en in 'n sjabloon te plak en as jy besluit om sommige te vervang of te verwyder, sal dit glad nie 'n probleem wees nie.

Vir jou om al die beelde in te versamel. een plek en het hulle gereed vir gebruik in Gedeelde e-possjablone, skep 'n nuwe vouer op die Dokumente -oortjie:

Laai dan die nodige lêers in jou nuwe vouer op:

Alternatiewelik kan jy eenvoudig die lêers in jou SharePoint-lêergids sleep en los om hulle bygevoeg te kry.

Hoe om 'n persoonlike SharePoint-lêergids met kollegas te deel

As jy nie die enigste een is wat gaan nie om daardie beelde in die sjablone te gebruik, sal jy dit met jou span moet deel. As jy hulle reeds as eienaars/redakteurs bygevoeg het wanneer jy 'n webwerf skep, is jy goed om te gaan :) Slaan hierdie stap ooren gaan regs om hierdie prent in Outlook in te voeg.

As jy egter vergeet het om ander lede by jou werf te voeg of daar nuwe gebruikers is met wie jy 'n paar lêers wil deel, hou aan om te lees.

Soos ek reeds genoem het, is dit baie geriefliker om al die prente wat jy in sjablone wil gebruik in een vouer te hê. Jy sal dit vinnig kan vind en wysig indien nodig. En as jy wil hê dat ander dieselfde sjablone met daardie beelde moet gebruik, sal jy net die hele vouer met hulle moet deel:

1. Kies die nodige vouer, druk die drie-kolletjie-ikoon en kies Bestuur toegang :
2. Klik op die plusteken en voer die spanmaats se name of e-posadresse in wat hulle toegang verleen (kyker of redigeerder, aan jou) tot jou spesiale vouer:

Wenk. As daar net 'n paar prente is wat jy met jou kollegas wil deel, maak die vouer oop, soek die gewenste prente en deel dit een vir een. Die prosedure sal dieselfde wees: drie-kolletjies -> Bestuur toegang -> die plusteken -> gebruikers en toestemmings -> Gee toegang. Ongelukkig is daar geen manier om 'n paar lêers in 'n slag te deel nie, so jy sal hierdie proses verskeie kere moet oorgaan.

Skep 'n gedeelde groep vir al die spanlede

Indien jy weet vir seker met watter mense jy die sjablone moet deel en 'n gemeenskaplike plek wil hê om jou data te stoor, skep net 'n gedeelde groep. In hierdie gevalelke lid het toegang tot al die inhoud en dit sal nie nodig wees om lêergidse afsonderlik te deel nie.

Maak SharePoint oop en gaan na Skep werf -> Spanwebwerf en voeg bykomende eienaars of lede by jou span:

Wenk. As jy data met die hele organisasie wil deel, skep eerder 'n Kommunikasie-werf.

Nou kan jy die lêers begin oplaai. Daar is twee maniere om te gaan:

• Gaan na die Dokumente -oortjie, voeg 'n vouer by en begin dit vul met die lêers om in Gedeelde e-possjablone te gebruik.
• Klik Nuwe -> Dokumentbiblioteek en vul die biblioteek in met die verlangde inhoud:

In geval jy 'n paar nuwe groeplede het of 'n voormalige spanmaat van jou gedeelde groep moet verwyder, klik op die Lede -knoppie in die regter boonste hoek van die venster en bestuur die groeplidmaatskap daar:

Sodra jy gereed is, kom ons gaan terug na Outlook en probeer 'n paar prente invoeg.

Voeg 'n prent van SharePoint in 'n Outlook-boodskap in

Sodra jou prente opgelaai en gedeel is, sal jy moet nog een stap neem om dit by jou sjablone te voeg. Hierdie stap word die ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makro genoem. Kom ek lei jou van hier af:

1. Begin Shred Email Templates, maak 'n nuwe sjabloon oop en kies ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] uit die Voeg makro in lys:
2. Teken aan by jou SharePoint,gids na die nodige gids, kies die foto en druk Kies :

   Let wel. Hou asseblief in gedagte dat ons gedeelde e-possjablone die volgende formate ondersteun: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Stel die prent se grootte (in pieksels) of laat dit as en klik Voeg in .

As jy nie die korrekte prent kan kry nie, kyk asseblief weer of dit by die ondersteunde formate pas en of jy aangeteken onder die korrekte SharePoint-rekening. As jy sien dat jy verkeerdelik by die verkeerde rekening aangemeld het, klik net op die “ Skakel SharePoint-rekening ”-ikoon na heraanmelding:

Sodra die makro by jou sjabloon gevoeg is, sal jy Ek sal die ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT makro met ewekansige karakters tussen vierkantige hakies sien. Dit sou die lêer se unieke pad na sy ligging in jou SharePoint wees.

Alhoewel dit soos 'n soort fout lyk, sal die heeltemal normale prentjie in jou e-posliggaam geplak word.

Iets vergeet?

Ons het ons bes gedoen om ons byvoeging so gebruikersvriendelik moontlik te maak. Ons het 'n nutsding geskep met 'n duidelike koppelvlak, eenvoudige dog gerieflike opsies en sagte aanmanings ingeval jy 'n stap gemis het.

Aangesien ons praat oor die gedeelde prente van gedeelde dopgehou, kan daar 'n paar wees kennisgewings wat mag verskyn. Byvoorbeeld, jy het 'n persoonlike vouer in jou SharePoint geskep, 'n span in Gedeelde e-possjablone geskep en geskep'n paar sjablone met die ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makro. As jy hierdie artikel noukeurig gelees het, het jy seker opgemerk dat daar iets skort. Ja, die vouer is nog nie met die ander gedeel nie. In hierdie geval sal die byvoeging jou waarsku wanneer jy 'n sjabloon plak, jy sal die volgende boodskap sien:

Dit is net 'n vriendelike herinnering om die lêers met die ander te deel of 'n ander prent uit die gedeelde vouer te kies in plaas daarvan. Wat die prent betref, moenie bekommerd wees nie, dit sal by jou e-pos gevoeg word sodra jy Close klik.

As dit egter jy is wat die sjabloon met 'n ongedeelde prent plak, sal die boodskap anders lyk:

Geen prent sal ingevoeg word totdat die eienaar van die vouer jou die ooreenstemmende toestemmings gee nie.

Dit is al wat ek jou wou vertel oor die ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makro vandag, dankie dat jy gelees het . As jy besluit om ons Gedeelde e-possjablone 'n kans te gee, installeer dit gerus vanaf Microsoft Store. As jy enige terugvoer het om te deel, laat asseblief 'n paar woorde in die kommentaar afdeling ;)