میں مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس میں اپنا دورہ جاری رکھنا چاہوں گا اور آپ کو تصاویر داخل کرنے کے بارے میں کچھ اور بتانا چاہوں گا۔ ہمارا ایڈ ان ایک اور آن لائن اسٹوریج کو سپورٹ کرتا ہے جسے آپ اپنی تصاویر کے لیے استعمال کر سکتے ہیں - SharePoint۔ میں آپ کو اس پلیٹ فارم کے بارے میں بتاؤں گا، آپ کو وہاں تصاویر رکھنا سکھاؤں گا اور دکھاؤں گا کہ انہیں آؤٹ لک پیغام میں کیسے داخل کیا جائے۔

مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس کے بارے میں جانیں

I اس ٹیوٹوریل کے پہلے باب کو مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس کے ایک چھوٹے سے تعارف کے لیے وقف کرنا چاہوں گا۔ ہم نے یہ ایڈ اِن اس لیے بنایا ہے تاکہ آپ ایک ہی متن کو ای میل سے ای میل پر چسپاں کرنے یا ٹائپ کرنے جیسے دہرائے جانے والے کاموں سے بچ سکیں۔ کھوئے ہوئے فارمیٹنگ کو دوبارہ لاگو کرنے، ہائپر لنکس کو دوبارہ شامل کرنے اور تصاویر کو دوبارہ پیسٹ کرنے کی ضرورت نہیں ہے۔ ایک کلک اور آپ بالکل تیار ہیں! ایک کلک اور آپ کے پاس بالکل فارمیٹ شدہ ای میل تیار ہے۔ تمام ضروری فائلیں منسلک ہیں، تصویریں چسپاں ہیں۔ آپ کو بس اسے بھیجنے کی ضرورت ہے۔

چونکہ یہ دستی تصویریں داخل کرنے کے لیے وقف ہے، اس لیے میں آپ کو ایک تصویر کو ٹیمپلیٹ میں سرایت کرنے کا ایک طریقہ دکھاؤں گا تاکہ اسے آپ کے آؤٹ لک پیغام میں چسپاں کیا جا سکے۔ آپ شیئرپوائنٹ میں کام کرنے کا طریقہ سیکھیں گے، وہاں فائلز اور فولڈرز کا اشتراک کریں گے اور ایک خاص میکرو کا استعمال کرتے ہوئے انہیں اپنے آؤٹ لک میں شامل کریں گے۔ مجھ پر بھروسہ کریں، یہ کہنے سے کہیں زیادہ مشکل ہے :)

آئیے دیکھتے ہیں کہ یہ ایک سادہ سی مثال پر کیسا لگتا ہے۔ جیسا کہ ہم کرسمس کی تعطیلات منانے والے ہیں، یہ اچھا ہوگا کہ آپ اپنے تمام رشتہ داروں، دوستوں، ساتھیوں، اور اپنے میں موجود ہر کسی کو ایک خوبصورت نوٹ بھیجیں۔رابطے لیکن ایک ہی متن کو چسپاں کرنے اور رنگنے کا خیال، پھر اسی تصویر کو داخل کرنے اور اس کا سائز تبدیل کرنا آپ کو دیوانہ بنا سکتا ہے۔ تہواروں کے موسم میں ہینڈل کرنا ایک انتہائی سست کام لگتا ہے۔

اگر یہ معاملہ تھوڑا سا بھی جانا پہچانا لگتا ہے تو، مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس آپ کے لیے ہیں۔ آپ ایک ٹیمپلیٹ بنائیں، ضروری فارمیٹنگ لگائیں، اپنی پسند کی تصویر ڈالیں اور اسے محفوظ کریں۔ آپ کو صرف اس ٹیمپلیٹ کو اپنے پیغام میں چسپاں کرنے کی ضرورت ہے۔ آپ کو ایک کلک میں بھیجنے کے لیے تیار ای میل مل جائے گی۔

میں آپ کو شیئرپوائنٹ کھولنے سے لے کر میکرو کے ساتھ ایک ای میل پیسٹ کرنے سے لے کر امیج کو ایمبیڈ کرنے تک پورے عمل میں آپ کو بتاؤں گا - تاکہ آپ اس بات کو یقینی بنا سکیں کہ وقت بچانے میں کوئی مشکل نہیں ہے :)

ذاتی شیئرپوائنٹ گروپ کیسے بنایا جائے اور اس کے مواد کو کیسے شیئر کیا جائے

آج ہم شیئرپوائنٹ سے تصاویر چسپاں کریں گے، جو مائیکروسافٹ کی طرف سے فراہم کردہ ایک آن لائن پلیٹ فارم ہے۔ فائلوں کو ذخیرہ کرنے اور اپنے ساتھیوں کے ساتھ ان کا اشتراک کرنے کے لیے یہ ایک کم وسیع لیکن آسان پلیٹ فارم ہے۔ آئیے یہ دیکھنے کے لیے وہاں کچھ تصاویر رکھیں کہ یہ کیسے کام کرتی ہے۔

ٹپ۔ اگر آپ یقینی طور پر جانتے ہیں کہ جن صارفین کے ساتھ آپ کو فائلیں شیئر کرنے کی ضرورت ہوگی اور آپ سب کے لیے ایک مشترکہ گروپ بنانا چاہتے ہیں، تو پہلے حصے کو چھوڑیں اور مشترکہ گروپ بنانے کے لیے دائیں کودیں۔ تاہم، اگر آپ اسے اپنے ذاتی گروپ میں مشترکہ فولڈر بنانا چاہتے ہیں، تو پڑھتے رہیں۔

ایک ذاتی شیئرپوائنٹ گروپ بنائیں

Office.com کھولیں، سائن ان کریں، اور پر کلک کریں۔ ایپ لانچر آئیکن اور منتخب کریں۔وہاں سے شیئرپوائنٹ:

سائٹ بنائیں بٹن پر کلک کریں اور ٹیم سائٹ (اگر کچھ خاص لوگ ہیں جن کے ساتھ آپ فائلیں شیئر کرنا چاہتے ہیں) یا کمیونیکیشن سائٹ (اگر آپ پوری تنظیم کے لیے کام کی جگہ بنا رہے ہیں) کے ساتھ آگے بڑھنے کے لیے:

اپنی سائٹ کو ایک نام دیں، کچھ تفصیل شامل کریں اور ختم کریں پر کلک کریں۔

اس لیے، ایک نجی صرف آپ کے لیے دستیاب گروپ بنایا جائے گا۔ آپ ذاتی استعمال کے لیے فائلیں شامل کر سکیں گے اور ضرورت پڑنے پر فولڈرز کو دوسروں کے ساتھ شیئر کر سکیں گے۔

اپنے شیئرپوائنٹ فولڈر میں فائلیں شامل کریں

میرا مشورہ یہ ہوگا کہ تمام تصاویر کو ایک میں جمع کیا جائے۔ فولڈر آپ کے لیے انہیں تلاش کرنا اور کسی ٹیمپلیٹ میں چسپاں کرنا بہت آسان ہوگا اور اگر آپ کچھ کو تبدیل کرنے یا ہٹانے کا فیصلہ کرتے ہیں، تو یہ کوئی مسئلہ نہیں ہوگا۔

آپ کے لیے تمام تصاویر کو جمع کرنا ایک جگہ اور انہیں مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس میں استعمال کرنے کے لیے تیار رکھیں، دستاویزات ٹیب پر ایک نیا فولڈر بنائیں:

پھر ضروری فائلوں کو اپنے نئے فولڈر میں اپ لوڈ کریں:

متبادل طور پر، آپ فائلوں کو شامل کرنے کے لیے اپنے شیئرپوائنٹ فولڈر میں گھسیٹ کر چھوڑ سکتے ہیں۔

ساتھیوں کے ساتھ ذاتی شیئرپوائنٹ فولڈر کا اشتراک کیسے کریں

اگر آپ اکیلے نہیں ہیں جو جا رہے ہیں ان تصاویر کو ٹیمپلیٹس میں استعمال کرنے کے لیے، آپ کو اپنی ٹیم کے ساتھ ان کا اشتراک کرنا ہوگا۔ اگر آپ نے سائٹ بناتے وقت انہیں پہلے ہی مالکان/ایڈیٹر کے طور پر شامل کر لیا ہے، تو آپ کو جانا اچھا ہے :) اس قدم کو چھوڑیںاور اس تصویر کو آؤٹ لک میں داخل کرنے کے لیے سیدھے جائیں۔

اگر تاہم، آپ اپنی سائٹ پر دوسرے ممبران کو شامل کرنا بھول گئے ہیں یا ایسے نئے صارفین ہیں جن کے ساتھ آپ کچھ فائلیں شیئر کرنا چاہتے ہیں، پڑھنا جاری رکھیں۔

جیسا کہ میں پہلے ہی بتا چکا ہوں، ان تمام تصاویر کو ایک فولڈر میں رکھنا زیادہ آسان ہے جو آپ ٹیمپلیٹس میں استعمال کرنا چاہتے ہیں۔ اگر ضروری ہو تو آپ انہیں تیزی سے تلاش اور ترمیم کرنے کے قابل ہو جائیں گے۔ اور اگر آپ چاہتے ہیں کہ دوسرے ان تصاویر کے ساتھ وہی ٹیمپلیٹس استعمال کریں، تو آپ کو ان کے ساتھ پورا فولڈر شیئر کرنے کی ضرورت ہوگی:

1. ضروری فولڈر کا انتخاب کریں، تین نقطوں والے آئیکن کو دبائیں، اور رسائی کا انتظام کریں کا انتخاب کریں:
2. جمع کے نشان پر کلک کریں اور ٹیم کے ساتھیوں کے نام یا ای میل پتے درج کریں جو انہیں اپنے خصوصی فولڈر میں رسائی فراہم کرتے ہیں (ناظر یا ایڈیٹر، آپ پر منحصر ہے):

ٹپ۔ اگر صرف چند تصاویر ہیں جو آپ اپنے ساتھیوں کے ساتھ شیئر کرنا چاہتے ہیں تو فولڈر کھولیں، مطلوبہ تصاویر تلاش کریں اور ایک ایک کرکے شیئر کریں۔ طریقہ کار ایک جیسا ہوگا: تین نقطوں -> رسائی کا نظم کریں -> جمع کا نشان -> صارفین اور اجازتیں -> رسائی فراہم کریں۔ بدقسمتی سے، چند فائلوں کو ایک ساتھ شیئر کرنے کا کوئی طریقہ نہیں ہے، اس لیے آپ کو اس عمل سے کئی بار گزرنا پڑے گا۔

ٹیم کے تمام اراکین کے لیے ایک مشترکہ گروپ بنائیں

اگر آپ یقینی طور پر جانتے ہیں کہ آپ کن لوگوں کے ساتھ ٹیمپلیٹس کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں اور چاہتے ہیں کہ آپ کا ڈیٹا ذخیرہ کرنے کے لیے ایک مشترکہ جگہ ہو، بس ایک مشترکہ گروپ بنائیں۔ اس معاملے میںہر رکن کو تمام مواد تک رسائی حاصل ہے اور فائلوں کے فولڈرز کو الگ سے شیئر کرنے کی ضرورت نہیں ہوگی۔

SharePoint کھولیں اور Create Site -> ٹیم سائٹ<11 پر جائیں۔ اور اپنی ٹیم میں اضافی مالکان یا اراکین شامل کریں:

ٹپ۔ اگر آپ پوری تنظیم کے ساتھ ڈیٹا شیئر کرنا چاہتے ہیں تو اس کے بجائے ایک کمیونیکیشن سائٹ بنائیں۔

اب آپ فائلیں اپ لوڈ کرنا شروع کر سکتے ہیں۔ جانے کے دو طریقے ہیں:

• دستاویزات ٹیب پر جائیں، ایک فولڈر شامل کریں اور اسے مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس میں استعمال کرنے کے لیے فائلوں سے بھرنا شروع کریں۔
<16 نئی -> دستاویزی لائبریری پر کلک کریں اور لائبریری کو مطلوبہ مواد سے پُر کریں:

اگر آپ کے پاس گروپ کے کچھ نئے ممبر ہیں یا اپنے مشترکہ گروپ سے سابق ٹیم کے ساتھی کو ہٹانے کی ضرورت ہے، ونڈو کے اوپری دائیں کونے میں Members بٹن پر کلک کریں اور وہاں گروپ کی رکنیت کا نظم کریں:

ایک بار جب آپ تیار ہو جائیں، آئیے آؤٹ لک پر واپس جائیں اور کچھ تصاویر داخل کرنے کی کوشش کریں۔

آؤٹ لک پیغام میں SharePoint سے ایک تصویر داخل کریں

ایک بار جب آپ کی تصاویر اپ لوڈ اور شیئر ہو جائیں تو آپ انہیں اپنے ٹیمپلیٹس میں شامل کرنے کے لیے ایک اور قدم اٹھانے کی ضرورت ہے۔ اس مرحلہ کو ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] میکرو کہا جاتا ہے۔ مجھے یہاں سے آپ کی رہنمائی کرنے دیں:

1. شریڈ ای میل ٹیمپلیٹس شروع کریں، ایک نیا ٹیمپلیٹ کھولیں اور میکرو داخل کریں فہرست سے ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] کا انتخاب کریں:
2. اپنے شیئرپوائنٹ میں لاگ ان کریں،ضروری فولڈر میں رہنمائی کریں، تصویر کا انتخاب کریں اور منتخب کریں :

   نوٹ کو دبائیں۔ براہ کرم ذہن میں رکھیں کہ ہمارے مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس درج ذیل فارمیٹس کو سپورٹ کرتے ہیں: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg۔

3. تصویر سیٹ کریں سائز (پکسلز میں) یا اسے اس طرح چھوڑ دیں اور داخل کریں پر کلک کریں۔

اگر آپ کو صحیح تصویر نہیں ملتی ہے، تو براہ کرم دوبارہ چیک کریں کہ آیا یہ تعاون یافتہ فارمیٹس سے میل کھاتا ہے اور اگر آپ ہیں درست شیئرپوائنٹ اکاؤنٹ کے تحت لاگ ان ہوا۔ اگر آپ دیکھتے ہیں کہ آپ نے غلطی سے غلط اکاؤنٹ میں لاگ ان کیا ہے، تو صرف " Switch SharePoint اکاؤنٹ " آئیکن کو دوبارہ لاگ کرنے کے لیے کلک کریں:

آپ کے ٹیمپلیٹ میں میکرو شامل ہونے کے بعد، آپ مربع بریکٹ میں بے ترتیب حروف کے ساتھ ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT میکرو دیکھیں گے۔ یہ آپ کے شیئرپوائنٹ میں اس کے مقام تک فائل کا منفرد راستہ ہوگا۔ 0

کچھ بھول گئے؟

ہم نے اپنے ایڈ ان کو زیادہ سے زیادہ صارف دوست بنانے کی پوری کوشش کی ہے۔ ہم نے ایک واضح انٹرفیس کے ساتھ ایک ٹول بنایا ہے، آسان لیکن آسان آپشنز اور نرم یاد دہانیوں کی صورت میں اگر آپ کچھ قدم چھوٹ گئے ہیں۔ اطلاعات جو ظاہر ہو سکتی ہیں۔ مثال کے طور پر، آپ نے اپنے شیئرپوائنٹ میں ایک ذاتی فولڈر بنایا ہے، مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس میں ایک ٹیم بنائی ہے اور بنائی ہے۔~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] میکرو کے ساتھ چند ٹیمپلیٹس۔ اگر آپ اس مضمون کو غور سے پڑھیں گے تو آپ نے محسوس کیا ہوگا کہ اس میں کچھ کمی ہے۔ ہاں، فولڈر کا ابھی تک دوسروں کے ساتھ اشتراک نہیں کیا گیا ہے۔ اس صورت میں، ایک ٹیمپلیٹ چسپاں کرتے وقت ایڈ ان آپ کو متنبہ کرے گا، آپ کو درج ذیل پیغام نظر آئے گا:

فائلوں کو دوسروں کے ساتھ شیئر کرنے یا مشترکہ فولڈر سے کوئی اور تصویر منتخب کرنے کے لیے یہ صرف ایک دوستانہ یاد دہانی ہے۔ اس کے بجائے جہاں تک تصویر کا تعلق ہے، فکر کی بات نہیں، جیسے ہی آپ بند کریں پر کلک کریں گے اسے آپ کے ای میل میں شامل کر دیا جائے گا۔

اگرچہ، یہ آپ ہیں جو ایک غیر اشتراک کردہ تصویر کے ساتھ ٹیمپلیٹ کو چسپاں کر رہے ہیں، پیغام مختلف نظر آئے گا:

کوئی تصویر اس وقت تک داخل نہیں کی جائے گی جب تک کہ فولڈر کا مالک آپ کو متعلقہ اجازتیں فراہم نہیں کرتا۔

میں آج آپ کو ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] میکرو کے بارے میں صرف اتنا ہی بتانا چاہتا تھا، پڑھنے کا شکریہ . اگر آپ ہمارے مشترکہ ای میل ٹیمپلیٹس کو جانے کا فیصلہ کرتے ہیں، تو بلا جھجھک اسے Microsoft اسٹور سے انسٹال کریں۔ اگر آپ کے پاس اشتراک کرنے کے لئے کوئی رائے ہے تو، براہ کرم تبصرے کے سیکشن میں کچھ الفاظ چھوڑیں؛)