Dëshiroj të vazhdoj turneun tonë në shabllonet e përbashkëta të postës elektronike dhe t'ju tregoj më shumë rreth futjes së fotografive. Shtesa jonë mbështet një hapësirë ​​tjetër ruajtëse në internet që mund të përdorni për imazhet tuaja - SharePoint. Unë do t'ju tregoj për këtë platformë, do t'ju mësoj të vendosni imazhe atje dhe do t'ju tregoj se si t'i futni ato në një mesazh Outlook.

Njihuni me shabllonet e përbashkëta të postës elektronike

I do të doja t'i kushtoja kapitullin e parë të këtij tutoriali një hyrje të vogël në shabllonet e përbashkëta të postës elektronike. Ne e krijuam këtë shtesë në mënyrë që të shmangni detyrat e përsëritura si ngjitja ose shtypja e të njëjtit tekst nga emaili në email. Nuk ka nevojë të ri-aplikoni formatimin e humbur, të rishtoni hiperlidhjet dhe të ringjisni imazhet. Një klikim dhe jeni gati! Një klikim dhe ju keni gati një email të formatuar në mënyrë perfekte. Të gjithë skedarët e nevojshëm janë bashkangjitur, fotografitë janë ngjitur. Gjithçka që duhet të bëni është ta dërgoni atë.

Meqenëse ky manual i dedikohet futjes së fotografive, unë do t'ju tregoj një nga mënyrat për të futur një imazh në një shabllon për ta ngjitur në mesazhin tuaj të Outlook. Do të mësoni se si të punoni në SharePoint, të ndani skedarë dhe dosje atje dhe t'i shtoni ato në Outlook tuaj duke përdorur një makro të veçantë. Më besoni, është më e vështirë të thuhet sesa të bëhet :)

Le të shohim se si duket në një shembull të thjeshtë. Ndërsa jemi gati të festojmë festat e Krishtlindjeve, do të ishte mirë t'u dërgonim një shënim të këndshëm të gjithë të afërmve, miqve, kolegëve, të gjithë të tjerëve në vendin tuaj.kontaktet. Por një mendim për të ngjitur dhe ngjyrosur të njëjtin tekst, më pas për të futur dhe ndryshuar përmasat e të njëjtit imazh mund t'ju çmendë. Tingëllon si një detyrë shumë e mërzitshme për t'u përballuar në një sezon festiv.

Nëse ky rast tingëllon edhe pak i njohur, Modelet e Email-it të përbashkët është për ju. Ju krijoni një shabllon, aplikoni formatimin e nevojshëm, futni foton që ju pëlqen dhe e ruani. E tëra çfarë ju duhet të bëni është të ngjisni këtë shabllon në mesazhin tuaj. Do të merrni një email të gatshëm për t'u dërguar me një klik.

Unë do t'ju udhëzoj në të gjithë procesin - nga hapja e SharePoint deri tek ngjitja e një emaili me makro për të futur një imazh - në mënyrë që të siguroheni se nuk ka asgjë të vështirë për të kursyer kohë :)

Si të krijojmë një grup personal SharePoint dhe të ndajmë përmbajtjen e tij

Sot do të ngjitim imazhe nga SharePoint, një platformë në internet e ofruar nga Microsoft. Është një platformë më pak e përhapur, por e përshtatshme për të ruajtur skedarët dhe për t'i ndarë ato me kolegët tuaj. Le të vendosim disa fotografi atje për të parë se si funksionon.

Këshillë. Nëse i njihni me siguri përdoruesit me të cilët do t'ju duhet të ndani skedarët dhe dëshironi të krijoni një grup të përbashkët për të gjithë ju, kaloni pjesën e parë dhe shkoni djathtas për të krijuar një grup të përbashkët. Megjithatë, nëse dëshironi që të jetë një dosje e përbashkët në grupin tuaj personal, vazhdoni leximin.

Krijoni një grup personal SharePoint

Hapni office.com, identifikohuni dhe klikoni në ikonën e lëshuesit të aplikacionit dhe zgjidhniSharePoint prej andej:

Klikoni në butonin Krijo Faqe dhe zgjidhni ose një sajt të ekipit (nëse ka disa njerëz të veçantë me të cilët dëshironi të ndani skedarët) ose sajt të komunikimit (nëse po krijoni një vend pune për të gjithë organizatën) për të vazhduar me:

Jepni një emër sitit tuaj, shtoni një përshkrim dhe klikoni Finish .

Prandaj, një privat do të krijohet grupi i disponueshëm vetëm për ju. Ju do të jeni në gjendje të shtoni skedarë për përdorim personal dhe t'i ndani dosjet me të tjerët nëse është e nevojshme.

Shtoni skedarë në dosjen tuaj SharePoint

Këshilla ime do të ishte që të gjitha imazhet të mblidhen në një dosje. Do të ishte shumë më e lehtë për ju t'i gjeni dhe t'i ngjitni ato në një shabllon dhe nëse vendosni të zëvendësoni ose hiqni disa, nuk do të jetë aspak problem.

Që t'i keni të gjitha imazhet të mbledhura në një vend dhe i bëni gati për t'u përdorur në shabllonet e përbashkëta të postës elektronike, krijoni një dosje të re në skedën Dokumentet :

Më pas ngarkoni skedarët e nevojshëm në dosjen tuaj të re:

Përndryshe, thjesht mund t'i tërhiqni dhe t'i lëshoni skedarët në dosjen tuaj të SharePoint për t'i shtuar ato.

Si të ndani një dosje personale të SharePoint me kolegët

Nëse nuk jeni i vetmi që po shkoni për t'i përdorur ato imazhe në shabllone, do t'ju duhet t'i ndani ato me ekipin tuaj. Nëse i keni shtuar tashmë si pronarë/redaktorë kur krijoni një sajt, je gati të shkosh :) Kalo këtë hapdhe shkoni djathtas për të futur këtë imazh në Outlook.

Megjithatë, nëse keni harruar të shtoni anëtarë të tjerë në faqen tuaj ose ka përdorues të rinj me të cilët dëshironi të ndani disa skedarë, vazhdoni të lexoni.

Siç e kam përmendur tashmë, është shumë më e përshtatshme që të gjitha fotografitë që dëshironi të përdorni në shabllone në një dosje. Ju do të jeni në gjendje t'i gjeni dhe modifikoni shpejt nëse është e nevojshme. Dhe nëse dëshironi që të tjerët të përdorin të njëjtat shabllone me ato imazhe, thjesht do t'ju duhet të ndani të gjithë dosjen me ta:

1. Zgjidhni dosjen e nevojshme, shtypni ikonën me tre pika dhe zgjidhni Menaxho aksesin :
2. Klikoni në shenjën plus dhe futni emrat e shokëve të skuadrës ose adresat e emailit duke u dhënë atyre akses (shikues ose redaktues, varet nga ju) në dosjen tuaj të veçantë:

Këshillë. Nëse ka vetëm disa fotografi që dëshironi të ndani me kolegët tuaj, hapni dosjen, gjeni imazhet e kërkuara dhe ndajini ato një nga një. Procedura do të jetë e njëjtë: me tre pika -> Menaxho aksesin -> shenja plus -> përdoruesit dhe lejet -> Jepni akses. Fatkeqësisht, nuk ka asnjë mënyrë për të ndarë disa skedarë në lëvizje, kështu që do t'ju duhet ta kaloni këtë proces disa herë.

Krijoni një grup të përbashkët për të gjithë anëtarët e ekipit

Nëse ju e dini me siguri se me cilët njerëz jeni për të ndarë shabllonet dhe dëshironi të keni një vend të përbashkët për të ruajtur të dhënat tuaja, thjesht krijoni një grup të përbashkët. Në këtë rastçdo anëtar ka qasje në të gjithë përmbajtjen dhe nuk do të kishte nevojë të ndahen dosjet e skedarëve veçmas.

Hap SharePoint dhe shko te Krijo sitin -> Sajti i ekipit dhe shtoni pronarë ose anëtarë shtesë në ekipin tuaj:

Këshillë. Nëse dëshironi të ndani të dhëna me të gjithë organizatën, krijoni një sajt komunikimi.

Tani mund të filloni të ngarkoni skedarët. Ka dy mënyra për të shkuar:

• Shkoni te skeda Dokumentet , shtoni një dosje dhe filloni ta plotësoni me skedarët për t'u përdorur në shabllonet e përbashkëta të postës elektronike.
• Klikoni I ri -> Biblioteka e dokumenteve dhe plotësoni bibliotekën me përmbajtjen e dëshiruar:

Në rast se keni disa anëtarë të rinj të grupit ose duhet të hiqni një ish-shok skuadre nga grupi juaj i përbashkët, klikoni në butonin Anëtarët në këndin e sipërm djathtas të dritares dhe menaxhoni anëtarësimin në grup atje:

Pasi të jeni gati, le të kthehemi te Outlook dhe të provojmë të fusim disa imazhe.

Futni një fotografi nga SharePoint në një mesazh Outlook

Pasi imazhet tuaja të ngarkohen dhe shpërndahen, ju duhet të bëni një hap tjetër për t'i shtuar ato në shabllonet tuaja. Ky hap quhet makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Më lejoni t'ju udhëzoj nga këtu:

1. Filloni Shred Email Templates, hapni një shabllon të ri dhe zgjidhni ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] nga lista Insert Macro :
2. Hyni në SharePoint tuaj,udhëzues për dosjen e nevojshme, zgjidhni foton dhe shtypni Zgjidh :

   Shënim. Ju lutemi mbani në mend se shabllonet tanë të përbashkët të postës elektronike mbështesin formatet e mëposhtme: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Vendosni figurën madhësia (në pixel) ose lëreni si dhe klikoni Fut .

Nëse nuk mund ta gjeni imazhin e duhur, ju lutemi rishikoni nëse përputhet me formatet e mbështetura dhe nëse jeni regjistruar nën llogarinë e duhur të SharePoint. Nëse shihni se jeni identifikuar gabimisht në llogarinë e gabuar, thjesht klikoni në ikonën " Kaloni llogarinë e SharePoint " në rilogging:

Pasi makroja të shtohet në shabllonin tuaj, ju' Do të shohim makron ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT me karaktere të rastësishme në kllapa katrore. Do të ishte shtegu unik i skedarit drejt vendndodhjes së tij në SharePoint-in tuaj.

Megjithëse duket si një lloj gabimi, fotografia krejtësisht normale do të ngjitet në trupin tuaj të emailit.

Keni harruar diçka?

Ne kemi bërë çmos për ta bërë shtesën tonë sa më të përshtatshme për përdoruesit. Ne kemi krijuar një mjet me një ndërfaqe të qartë, opsione të thjeshta por të përshtatshme dhe rikujtues të butë në rast se keni humbur ndonjë hap.

Ndërsa po flasim për fotografitë e përbashkëta nga dosjet e përbashkëta, mund të ketë disa njoftimet që mund të shfaqen. Për shembull, ju keni krijuar një dosje personale në SharePoint tuaj, keni krijuar një ekip në shabllonet e përbashkëta të postës elektronike dhe keni krijuardisa shabllone me makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Nëse e lexoni me kujdes këtë artikull, duhet të keni vënë re se diçka mungon. Po, dosja nuk është ndarë ende me të tjerët. Në këtë rast, shtesa do t'ju paralajmërojë kur ngjitni një shabllon, do të shihni mesazhin e mëposhtëm:

Është thjesht një kujtesë miqësore për të ndarë skedarët me të tjerët ose për të zgjedhur një fotografi tjetër nga dosja e përbashkët në vend të kësaj. Sa i përket imazhit, mos u shqetësoni, ai do të shtohet në emailin tuaj sapo të klikoni Mbyll.

Megjithatë, nëse jeni ju që po ngjisni shabllonin me një imazh të pandarë, mesazhi do të duket ndryshe:

Asnjë imazh nuk do të futet derisa zotëruesi i dosjes t'ju japë lejet përkatëse.

Kjo është gjithçka që doja t'ju tregoja për makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] sot, faleminderit që lexuat . Nëse vendosni t'i jepni shablloneve tona të përbashkëta të postës elektronike, mos ngurroni ta instaloni atë nga Microsoft Store. Nëse keni ndonjë koment për të ndarë, ju lutemi lini disa fjalë në seksionin e komenteve ;)