Aș dori să continuăm turul nostru în Șabloane de e-mail partajate și să vă spun mai multe despre inserarea imaginilor. Add-in-ul nostru acceptă un alt spațiu de stocare online pe care îl puteți folosi pentru imaginile dvs. - SharePoint. Vă voi vorbi despre această platformă, vă voi învăța să plasați imagini acolo și vă voi arăta cum să le inserați într-un mesaj Outlook.

Faceți cunoștință cu șabloanele de e-mail partajate

Aș dori să dedic primul capitol al acestui tutorial unei mici introduceri la Shared Email Templates. Am creat acest add-in pentru a evita sarcinile repetitive, cum ar fi lipirea sau tastarea aceluiași text de la un e-mail la altul. Nu este nevoie să reaplicați formatarea pierdută, să adăugați din nou hyperlink-urile și să lipiți din nou imaginile. Un singur clic și sunteți gata! Un singur clic și aveți un text perfect formatate-mail gata. Toate fișierele necesare sunt atașate, imaginile - lipite. Tot ce trebuie să faceți este să îl trimiteți.

Deoarece acest manual este dedicat inserării imaginilor, vă voi arăta una dintre modalitățile de a încorpora o imagine într-un șablon pentru a o lipi în mesajul Outlook. Veți învăța cum să lucrați în SharePoint, să partajați fișiere și foldere acolo și să le adăugați în Outlook folosind o macro specială. Credeți-mă, este mai greu de spus decât de făcut :)

Să vedem cum arată pe un exemplu simplu. Cum suntem pe cale să sărbătorim sărbătorile de Crăciun, ar fi frumos să trimiteți un bilet frumos tuturor rudelor, prietenilor, colegilor, tuturor celor din contactele dvs. Dar gândul de a lipi și colora același text, apoi de a insera și redimensiona aceeași imagine vă poate înnebuni. Pare o sarcină super plictisitoare de care să vă ocupați într-un sezon festiv.

Dacă acest caz vă sună chiar și puțin familiar, Shared Email Templates este pentru dvs. Creați un șablon, aplicați formatarea necesară, inserați imaginea care vă place și salvați-l. Tot ce trebuie să faceți este să lipiți acest șablon în mesajul dvs. Veți obține un e-mail gata de a fi trimis cu un singur clic.

Vă voi însoți prin întregul proces - de la deschiderea SharePoint până la lipirea unui e-mail cu macro pentru a încorpora o imagine - astfel încât să vă asigurați că nu este nimic dificil în economisirea timpului :)

Cum să creați un grup SharePoint personal și să partajați conținutul acestuia

Astăzi vom lipi imagini din SharePoint, o platformă online oferită de Microsoft. Este o platformă mai puțin răspândită, dar convenabilă pentru a stoca fișiere și a le partaja cu colegii. Să plasăm câteva imagini acolo pentru a vedea cum funcționează.

Sfat. Dacă știți sigur care sunt utilizatorii cu care va trebui să partajați fișierele și doriți să creați un grup comun pentru toți, săriți peste prima parte și treceți direct la crearea unui grup partajat. Dacă, totuși, doriți ca acesta să fie un dosar partajat în grupul personal, continuați să citiți.

Creați un grup SharePoint personal

Deschideți office.com, conectați-vă, faceți clic pe pictograma de lansare a aplicației și alegeți SharePoint de acolo:

Faceți clic pe butonul Creați site-ul și alegeți fie un site de echipă (dacă există anumite persoane cu care doriți să partajați fișierele), fie un site de comunicare (dacă creați un loc de muncă pentru întreaga organizație) pentru a continua:

Dați un nume site-ului, adăugați o descriere și faceți clic pe Finisaj .

Astfel, se va crea un grup privat disponibil numai pentru dvs. Veți putea adăuga fișiere pentru uz personal și, dacă este necesar, veți putea partaja dosarele cu alte persoane.

Adăugați fișiere în dosarul SharePoint

Sfatul meu ar fi să aveți toate imaginile adunate într-un singur dosar. Vă va fi mult mai ușor să le găsiți și să le lipiți într-un șablon, iar dacă vă decideți să înlocuiți sau să eliminați unele, nu va fi nicio problemă.

Pentru ca toate imaginile să fie adunate într-un singur loc și să fie pregătite pentru a fi utilizate în șabloanele de e-mail partajate, creați un nou dosar în folderul Documente tab:

Apoi încărcați fișierele necesare în noul dosar:

Alternativ, puteți pur și simplu să trageți și să plasați fișierele în folderul SharePoint pentru a le adăuga.

Cum să partajați un dosar SharePoint personal cu colegii dvs.

Dacă nu sunteți singurul care va folosi aceste imagini în șabloane, va trebui să le partajați cu echipa dvs. Dacă i-ați adăugat deja ca proprietari/editori la crearea unui site, puteți pleca :) Treceți peste acest pas și treceți direct la inserarea acestei imagini în Outlook.

Totuși, dacă ați uitat să adăugați alți membri pe site-ul dvs. sau dacă există utilizatori noi cu care ați dori să partajați fișiere, continuați să citiți.

După cum am menționat deja, este mult mai convenabil să aveți toate imaginile pe care doriți să le folosiți în șabloane într-un singur dosar. Le veți putea găsi rapid și le veți putea edita dacă este necesar. Iar dacă doriți ca și alții să folosească aceleași șabloane cu acele imagini, va trebui doar să partajați întregul dosar cu ei:

1. Alegeți dosarul necesar, apăsați pictograma cu trei puncte și alegeți Gestionați accesul :
2. Faceți clic pe semnul plus și introduceți numele sau adresele de e-mail ale coechipierilor, acordându-le acces (vizualizator sau editor, după cum doriți) la dosarul dvs. special:

Sfat: Dacă sunt doar câteva fotografii pe care doriți să le partajați cu colegii, deschideți dosarul, găsiți imaginile dorite și partajați-le una câte una. Procedura va fi aceeași: trei puncte -> Gestionați accesul -> semnul plus -> utilizatori și permisiuni -> Acordarea accesului. Din păcate, nu există o modalitate de a partaja câteva fișiere dintr-o dată, așa că va trebui să repetați acest proces de mai multe ori.

Creați un grup comun pentru toți membrii echipei

Dacă știți sigur cu ce persoane veți partaja șabloanele și doriți să aveți un loc comun pentru a stoca datele, creați un grup partajat. În acest caz, fiecare membru are acces la tot conținutul și nu va fi nevoie să partajați separat folderele de fișiere.

Deschideți SharePoint și mergeți la Creați site-ul -> Site-ul echipei și adăugați proprietari sau membri suplimentari la echipa dvs:

Sfat: Dacă doriți să partajați date cu întreaga organizație, creați în schimb un site de comunicare.

Acum puteți începe să încărcați fișierele. Există două moduri de a proceda:

• Mergeți la Documente adăugați un dosar și începeți să îl completați cu fișierele care urmează să fie utilizate în șabloanele de e-mail partajate.
• Faceți clic pe Nou -> Biblioteca de documente și completați biblioteca cu conținutul dorit:

În cazul în care aveți membri noi în grup sau trebuie să eliminați un fost coechipier din grupul partajat, faceți clic pe butonul Membri din colțul din dreapta sus al ferestrei și gestionați apartenența la grup:

Odată ce sunteți gata, să ne întoarcem la Outlook și să încercăm să inserăm câteva imagini.

Inserarea unei imagini din SharePoint într-un mesaj Outlook

Odată ce imaginile sunt încărcate și partajate, trebuie să mai faceți un pas pentru a le adăuga la șabloanele dvs. Acest pas se numește macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Lăsați-mă să vă ghidez de aici:

1. Porniți Shred Email Templates, deschideți un șablon nou și alegeți ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] din fereastra Inserare macro lista:
2. Intrați în SharePoint, mergeți la folderul necesar, alegeți fotografia și apăsați Selectați :

   Notă: Rețineți că șabloanele noastre de e-mail partajate acceptă următoarele formate: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Setați dimensiunea imaginii (în pixeli) sau lăsați-o așa cum este și faceți clic pe Introduceți .

Dacă nu găsiți imaginea corectă, verificați din nou dacă se potrivește cu formatele acceptate și dacă sunteți conectat la contul SharePoint corect. Dacă vedeți că v-ați conectat din greșeală la un cont greșit, faceți clic pe butonul " Schimbați contul SharePoint " pentru a vă reconecta:

Odată ce macroul este adăugat la șablonul dvs., veți vedea macroul ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT cu caractere aleatorii între paranteze pătrate. Acesta ar fi calea unică a fișierului către locația sa în SharePoint.

Deși pare a fi un fel de eroare, imaginea perfect normală va fi inserată în corpul e-mailului.

Ați uitat ceva?

Am făcut tot posibilul pentru a face acest add-in cât mai ușor de utilizat. Am creat un instrument cu o interfață clară, cu opțiuni simple, dar convenabile și cu memento-uri blânde în cazul în care ați omis vreun pas.

Deoarece vorbim despre imaginile partajate din folderele partajate, este posibil să apară câteva notificări. De exemplu, ați creat un folder personal în SharePoint, ați creat o echipă în Shared Email Templates și ați creat câteva șabloane cu macroul ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Dacă ați citit cu atenție acest articol, trebuie să fi observat că lipsește ceva. Da, macroulnu a fost încă partajat cu ceilalți. În acest caz, add-in-ul vă va avertiza atunci când lipiți un șablon, veți vedea următorul mesaj:

Este doar un memento prietenos pentru a partaja fișierele cu ceilalți sau pentru a alege o altă imagine din folderul partajat. În ceea ce privește imaginea, nu vă faceți griji, aceasta va fi adăugată la e-mail imediat ce faceți clic pe Închidere.

Totuși, dacă tu ești cel care lipește șablonul cu o imagine neîmpărtășită, mesajul va arăta diferit:

Nici o imagine nu va fi inserată până când proprietarul folderului nu vă acordă permisiunile corespunzătoare.

Asta este tot ce am vrut să vă spun despre macroul ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] astăzi, vă mulțumesc pentru lectură. Dacă vă decideți să încercați șabloanele de e-mail partajate, nu ezitați să le instalați din Microsoft Store. Dacă aveți feedback de împărtășit, vă rugăm să lăsați câteva cuvinte în secțiunea de comentarii ;)