Norėčiau tęsti ekskursiją po bendrus el. pašto šablonus ir papasakoti daugiau apie paveikslėlių įterpimą. Mūsų priedas palaiko dar vieną internetinę saugyklą, kurią galite naudoti paveikslėliams - "SharePoint". Papasakosiu jums apie šią platformą, pamokysiu, kaip ten patalpinti paveikslėlius, ir parodysiu, kaip juos įterpti į "Outlook" pranešimą.

Susipažinkite su bendrintais el. pašto šablonais

Pirmąjį šios mokomosios programos skyrių norėčiau skirti nedidelei įžangai į bendrųjų el. laiškų šablonus. Sukūrėme šį priedą, kad galėtumėte išvengti pasikartojančių užduočių, pavyzdžiui, to paties teksto įklijavimo ar rašymo iš vieno el. laiško į kitą. Nereikia iš naujo taikyti prarasto formatavimo, iš naujo pridėti hipersaitus ir iš naujo įklijuoti paveikslėlius. Vienas spustelėjimas ir viskas paruošta! Vienas spustelėjimas ir turėsite tobulai suformatuotąparuoštas el. laiškas. Visi reikalingi failai yra pridėti, nuotraukos - įklijuotos. Jums tereikia jį išsiųsti.

Kadangi šis vadovas skirtas paveikslėlių įterpimui, parodysiu vieną iš būdų, kaip įterpti paveikslėlį į šabloną ir įklijuoti jį į "Outlook" pranešimą. Sužinosite, kaip dirbti "SharePoint", bendrinti ten esančius failus ir aplankus ir pridėti juos į "Outlook" naudojant specialų makrokomandą. Patikėkite manimi, tai sunkiau pasakyti nei padaryti :)

Pažiūrėkime, kaip tai atrodo paprastame pavyzdyje. Kadangi netrukus švęsime Kalėdų šventes, būtų malonu išsiųsti gražų laiškelį visiems savo giminaičiams, draugams, kolegoms, visiems kitiems, esantiems jūsų kontaktų sąraše. Tačiau mintis, kad reikia įklijuoti ir nuspalvinti tą patį tekstą, paskui įterpti ir pakeisti to paties paveikslėlio dydį, gali jus išvesti iš proto. Skamba kaip itin nuobodi užduotis, kurią reikia atlikti šventiniu laikotarpiu.

Jei šis atvejis jums bent kiek pažįstamas, bendriniai el. pašto šablonai skirti jums. Sukursite šabloną, pritaikysite reikiamą formatavimą, įdėsite norimą paveikslėlį ir jį išsaugosite. Viskas, ką jums reikia padaryti, tai įklijuoti šį šabloną į savo pranešimą. Vienu spustelėjimu gausite paruoštą išsiųsti el. laišką.

Aš jus supažindinsiu su visu procesu - nuo "SharePoint" atidarymo iki el. laiško įklijavimo su paveikslėlio įterpimo makru - kad galėtumėte įsitikinti, jog taupant laiką nėra nieko sudėtingo :)

Kaip sukurti asmeninę "SharePoint" grupę ir bendrinti jos turinį

Šiandien vaizdus įklijuosime iš "SharePoint" - internetinės platformos, kurią teikia "Microsoft". Tai mažiau paplitusi, tačiau patogi platforma failams saugoti ir jais dalytis su kolegomis. Įdėkime ten keletą paveikslėlių ir pažiūrėkime, kaip tai veikia.

Patarimas. Jei tikrai žinote naudotojus, su kuriais reikės dalytis failais, ir norite sukurti bendrą visų naudotojų grupę, praleiskite pirmąją dalį ir pereikite prie bendros grupės kūrimo. Tačiau jei norite, kad tai būtų bendras aplankas asmeninėje grupėje, skaitykite toliau.

Sukurti asmeninę "SharePoint" grupę

Atidarykite office.com, prisijunkite, spustelėkite programų paleidimo piktogramą ir pasirinkite SharePoint:

Spustelėkite Sukurti svetainę mygtuką ir pasirinkite komandinę svetainę (jei norite dalytis failais su konkrečiais žmonėmis) arba bendravimo svetainę (jei kuriate darbo vietą visai organizacijai):

Suteikite savo svetainei pavadinimą, pridėkite aprašymą ir spustelėkite Apdaila .

Taigi bus sukurta tik jums prieinama privati grupė. Galėsite pridėti asmeniniam naudojimui skirtų failų ir prireikus bendrinti aplankus su kitais.

Failų įtraukimas į "SharePoint" aplanką

Patarčiau visus vaizdus sudėti į vieną aplanką. Būtų daug lengviau juos surasti ir įklijuoti į šabloną, o jei nuspręstumėte kai kuriuos pakeisti ar pašalinti, tai nebūtų problema.

Kad visus paveikslėlius galėtumėte surinkti į vieną vietą ir paruošti juos naudoti bendrintuose el. pašto šablonuose, sukurkite naują aplanką Dokumentai skirtukas:

Tada įkelkite reikiamus failus į naująjį aplanką:

Arba galite tiesiog vilkti ir nuleisti failus į "SharePoint" aplanką, kad jie būtų pridėti.

Kaip bendrinti asmeninį "SharePoint" aplanką su kolegomis

Jei esate ne vienintelis, kuris ketina naudoti šiuos vaizdus šablonuose, turėsite jais pasidalyti su savo komanda. Jei kurdami svetainę jau įtraukėte juos kaip savininkus / redaktorius, galite eiti :) Praleiskite šį veiksmą ir pereikite tiesiai prie šio vaizdo įterpimo į "Outlook".

Jei vis dėlto pamiršote į svetainę įtraukti kitus narius arba atsirado naujų naudotojų, su kuriais norėtumėte dalytis kai kuriais failais, skaitykite toliau.

Kaip jau minėjau, daug patogiau visas nuotraukas, kurias norite naudoti šablonuose, laikyti viename aplanke. Galėsite greitai jas rasti ir prireikus redaguoti. O jei norite, kad kiti naudotų tuos pačius šablonus su tomis nuotraukomis, tereikės su jais pasidalyti visu aplanku:

1. Pasirinkite reikiamą aplanką, paspauskite trijų taškų piktogramą ir pasirinkite Prieigos valdymas :
2. Spustelėkite pliuso ženklą ir įveskite komandos draugų vardus arba el. pašto adresus, suteikdami jiems prieigą (žiūrovo arba redaktoriaus, priklausomai nuo jūsų) prie specialaus aplanko:

Patarimas. Jei yra tik kelios nuotraukos, kuriomis norite pasidalyti su kolegomis, atidarykite aplanką, suraskite norimas nuotraukas ir dalinkitės jomis po vieną. Procedūra bus tokia pati: trys taškai -> Tvarkyti prieigą -> pliuso ženklas -> Naudotojai ir leidimai -> Suteikti prieigą. Deja, nėra būdo dalytis keliais failais iš karto, todėl šį procesą teks kartoti kelis kartus.

Sukurkite bendrą grupę visiems komandos nariams

Jei tikrai žinote, su kokiais žmonėmis dalinsitės šablonais, ir norite turėti bendrą vietą duomenims saugoti, tiesiog sukurkite bendrinamąją grupę. Tokiu atveju kiekvienas narys turės prieigą prie viso turinio ir nereikės atskirai dalintis failų aplankais.

Atidarykite "SharePoint" ir eikite į Sukurti svetainę -> Komandos svetainė ir į komandą įtraukite papildomų savininkų ar narių:

Patarimas. Jei norite bendrinti duomenis su visa organizacija, sukurkite bendravimo svetainę.

Dabar galite pradėti įkelti failus. Yra du būdai:

• Eikite į Dokumentai skirtuką, pridėkite aplanką ir pradėkite jį pildyti failais, kurie bus naudojami bendrintuose el. pašto šablonuose.
• Spustelėkite Naujas -> Dokumentų biblioteka ir užpildykite biblioteką norimu turiniu:

Jei turite naujų grupės narių arba norite pašalinti buvusį komandos draugą iš bendros grupės, spustelėkite Nariai lango viršutiniame dešiniajame kampe esantį mygtuką ir tvarkykite narystę grupėje:

Kai būsite pasiruošę, grįžkime į "Outlook" ir pabandykime įterpti keletą paveikslėlių.

Paveikslėlio iš "SharePoint" įterpimas į "Outlook" pranešimą

Kai vaizdai bus įkelti ir bendrinami, reikia atlikti dar vieną veiksmą, kad juos pridėtumėte prie šablonų. Šis veiksmas vadinamas makrokomandos ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makrokomanda. Leiskite man jus iš čia vesti:

1. Paleiskite "Shred Email Templates", atidarykite naują šabloną ir pasirinkite ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] Įterpti makrokomandą sąrašas:
2. Prisijunkite prie "SharePoint", eikite į reikiamą aplanką, pasirinkite nuotrauką ir paspauskite Pasirinkite :

   Atminkite, kad mūsų bendrinami el. pašto šablonai palaiko šiuos formatus: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Nustatykite paveikslėlio dydį (pikseliais) arba palikite jį tokį patį ir spustelėkite Įdėkite .

Jei nerandate tinkamo paveikslėlio, dar kartą patikrinkite, ar jis atitinka palaikomus formatus ir ar esate prisijungę prie tinkamos "SharePoint" paskyros. Jei matote, kad per klaidą prisijungėte prie netinkamos paskyros, spustelėkite " "SharePoint" paskyros perjungimas " piktogramą, kad galėtumėte iš naujo prisijungti:

Pridėję makrokomandą prie šablono, pamatysite makrokomandą ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT su atsitiktiniais simboliais laužtiniuose skliaustuose. Tai būtų unikalus failo kelias iki jo vietos "SharePoint".

Nors atrodo, kad tai kažkokia klaida, visiškai normalus paveikslėlis bus įterptas į jūsų el. laiško tekstą.

Ką nors pamiršote?

Stengėmės, kad mūsų priedas būtų kuo patogesnis naudoti. Sukūrėme įrankį su aiškia sąsaja, paprastomis, bet patogiomis parinktimis ir švelniais priminimais, jei praleidote kokį nors žingsnį.

Kadangi kalbame apie bendrinamus paveikslėlius iš bendrųjų aplankų, gali atsirasti keletas pranešimų. Pavyzdžiui, "SharePoint" sukūrėte asmeninį aplanką, sukūrėte komandą bendrųjų el. pašto šablonų srityje ir sukūrėte keletą šablonų naudodami makrokomandą ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Jei atidžiai perskaitėte šį straipsnį, turėjote pastebėti, kad kažko trūksta. Taip, taip.aplankas dar nebuvo bendrinamas su kitais. Tokiu atveju priedas įspės jus, kai įklijuosite šabloną, matysite tokį pranešimą:

Tai tik draugiškas priminimas, kad dalytumėtės failais su kitais arba vietoj jų pasirinktumėte kitą paveikslėlį iš bendrinamo aplanko. Dėl paveikslėlio nesijaudinkite, jis bus įtrauktas į el. laišką, kai tik spustelėsite Uždaryti.

Tačiau jei tai jūs įklijuojate šabloną su nesidalijamu paveikslėliu, pranešimas atrodys kitaip:

Vaizdas nebus įterptas, kol aplanko savininkas nesuteiks jums atitinkamų leidimų.

Tai viskas, ką šiandien norėjau papasakoti apie makrokomandą ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[], ačiū, kad perskaitėte. Jei nuspręsite išbandyti mūsų bendrų el. pašto šablonus, nedvejodami įdiekite ją iš "Microsoft Store". Jei norite pasidalyti atsiliepimais, palikite keletą žodžių komentarų skiltyje ;)