می‌خواهم تور خود را در قالب‌های ایمیل مشترک ادامه دهیم و در مورد درج تصاویر بیشتر به شما بگویم. افزونه ما از فضای ذخیره آنلاین دیگری که می‌توانید برای تصاویر خود استفاده کنید - SharePoint پشتیبانی می‌کند. من در مورد این پلت فرم به شما می گویم، به شما آموزش می دهم که تصاویر را در آنجا قرار دهید و نحوه درج آنها را در پیام Outlook نشان می دهم.

آشنا با قالب های ایمیل مشترک

I مایلم فصل اول این آموزش را به معرفی کوچکی از الگوهای ایمیل مشترک اختصاص دهیم. ما این افزونه را ایجاد کردیم تا بتوانید از کارهای تکراری مانند چسباندن یا تایپ یک متن از ایمیل به ایمیل جلوگیری کنید. نیازی به اعمال مجدد قالب بندی گم شده، اضافه کردن مجدد لینک ها و چسباندن مجدد تصاویر وجود ندارد. یک کلیک و همه چیز آماده است! با یک کلیک، یک ایمیل با فرمت کاملا آماده دارید. تمام فایل های لازم پیوست شده است، تصاویر - چسبانده شده است. تنها کاری که باید انجام دهید این است که آن را ارسال کنید.

از آنجایی که این راهنما به درج تصاویر اختصاص یافته است، یکی از راه‌های جاسازی یک تصویر در یک الگو را به شما نشان می‌دهم تا آن را در پیام Outlook خود بچسبانید. شما یاد خواهید گرفت که چگونه در شیرپوینت کار کنید، فایل ها و پوشه ها را در آنجا به اشتراک بگذارید و آنها را با استفاده از یک ماکرو ویژه به Outlook خود اضافه کنید. به من اعتماد کنید، گفتنش سخت تر از انجام دادن است :)

بیایید ببینیم در یک مثال ساده چگونه به نظر می رسد. همانطور که ما در آستانه جشن گرفتن تعطیلات کریسمس هستیم، خوب است که یک یادداشت دوست داشتنی برای همه بستگان، دوستان، همکاران، برای هر کس دیگری در محل زندگی خود ارسال کنید.مخاطب. اما فکر چسباندن و رنگ آمیزی یک متن، سپس درج و تغییر اندازه همان تصویر ممکن است شما را دیوانه کند. به نظر کار بسیار کسل کننده ای است که در فصل جشن باید انجام دهید.

اگر این مورد حتی کمی آشنا به نظر می رسد، الگوهای ایمیل مشترک برای شما مناسب است. شما یک الگو ایجاد می کنید، قالب بندی لازم را اعمال می کنید، تصویری را که دوست دارید وارد می کنید و آن را ذخیره می کنید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که این الگو را در پیام خود قرار دهید. با یک کلیک یک ایمیل آماده برای ارسال دریافت خواهید کرد.

من شما را در کل فرآیند راهنمایی خواهم کرد - از باز کردن شیرپوینت گرفته تا چسباندن ایمیل با ماکرو برای جاسازی یک تصویر - تا مطمئن شوید که در زمان صرفه جویی هیچ مشکلی وجود ندارد :)

نحوه ایجاد یک گروه شخصی شیرپوینت و به اشتراک گذاری محتوای آن

امروز تصاویری را از شیرپوینت، یک پلت فرم آنلاین ارائه شده توسط مایکروسافت، قرار می دهیم. این یک پلت فرم کمتر گسترده و در عین حال راحت برای ذخیره فایل ها و به اشتراک گذاری آنها با همکارانتان است. بیایید چند عکس را در آنجا قرار دهیم تا ببینیم چگونه کار می کند.

نکته. اگر مطمئناً کاربرانی را که باید فایل‌ها را با آنها به اشتراک بگذارید می‌شناسید و می‌خواهید یک گروه مشترک برای همه شما ایجاد کنید، قسمت اول را رد کنید و به سمت راست بروید و یک گروه مشترک ایجاد کنید. با این حال، اگر می‌خواهید یک پوشه مشترک در گروه شخصی شما باشد، به خواندن ادامه دهید.

یک گروه شخصی شیرپوینت ایجاد کنید

Office.com را باز کنید، وارد شوید و روی آن کلیک کنید. نماد راه‌انداز برنامه را انتخاب کنیدشیرپوینت از آنجا:

روی دکمه ایجاد سایت کلیک کنید و یک سایت Team (اگر افراد خاصی وجود دارند که می خواهید فایل ها را با آنها به اشتراک بگذارید) یا سایت ارتباطی (اگر شما در حال ایجاد یک محل کار برای کل سازمان هستید) تا ادامه دهید:

به سایت خود یک نام بدهید، کمی توضیحات اضافه کنید و روی پایان کلیک کنید.

از این رو، یک خصوصی گروهی که فقط در اختیار شماست ایجاد خواهد شد. می‌توانید فایل‌ها را برای استفاده شخصی اضافه کنید و در صورت لزوم پوشه‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارید.

فایل‌ها را به پوشه شیرپوینت خود اضافه کنید

توصیه من این است که همه تصاویر را در یک عکس جمع‌آوری کنید. پوشه پیدا کردن و چسباندن آنها در یک الگو برای شما بسیار ساده تر خواهد بود و اگر تصمیم به جایگزینی یا حذف برخی از آنها داشته باشید، به هیچ وجه مشکلی نخواهد بود.

برای اینکه شما همه تصاویر را در یک قالب جمع آوری کنید. یک مکان و آنها را برای استفاده در قالب های ایمیل مشترک آماده کنید، یک پوشه جدید در برگه Documents ایجاد کنید:

سپس فایل های لازم را در پوشه جدید خود آپلود کنید:

همچنین، می‌توانید به سادگی فایل‌ها را در پوشه شیرپوینت خود بکشید و رها کنید تا اضافه شوند.

چگونه یک پوشه شخصی شیرپوینت را با همکاران به اشتراک بگذارید

اگر شما تنها کسی نیستید که می‌روید برای استفاده از آن تصاویر در قالب ها، باید آنها را با تیم خود به اشتراک بگذارید. اگر قبلاً آنها را به عنوان مالک / ویرایشگر در هنگام ایجاد یک سایت اضافه کرده اید، می توانید ادامه دهید :) از این مرحله رد شویدو به سمت راست بروید تا این تصویر را در Outlook درج کنید.

اگر فراموش کرده اید اعضای دیگری را به سایت خود اضافه کنید یا کاربران جدیدی وجود دارند که می خواهید برخی از فایل ها را با آنها به اشتراک بگذارید، به خواندن ادامه دهید.

همانطور که قبلاً اشاره کردم، بسیار راحت‌تر است که همه تصاویری را که می‌خواهید در قالب‌ها استفاده کنید در یک پوشه قرار دهید. در صورت لزوم می توانید به سرعت آنها را پیدا و ویرایش کنید. و اگر می‌خواهید دیگران از همان الگوها با آن تصاویر استفاده کنند، فقط باید کل پوشه را با آنها به اشتراک بگذارید:

1. پوشه لازم را انتخاب کنید، نماد سه نقطه را بزنید و مدیریت دسترسی را انتخاب کنید:
2. روی علامت مثبت کلیک کنید و نام یا آدرس ایمیل هم تیمی ها را وارد کنید که به آنها اجازه می دهد به پوشه خاص خود دسترسی داشته باشند (مشاهده یا ویرایشگر، بستگی به شما دارد):

نکته. اگر فقط چند عکس وجود دارد که می خواهید با همکاران خود به اشتراک بگذارید، پوشه را باز کنید، تصاویر مورد نظر را پیدا کنید و آنها را یکی یکی به اشتراک بگذارید. روال یکسان خواهد بود: سه نقطه -> مدیریت دسترسی -> علامت مثبت -> کاربران و مجوزها -> اجازه دسترسی. متأسفانه، راهی برای اشتراک‌گذاری چند فایل در یک حرکت وجود ندارد، بنابراین باید چندین بار این فرآیند را مرور کنید.

یک گروه مشترک برای همه اعضای تیم ایجاد کنید

اگر شما مطمئناً می دانید که با چه افرادی می خواهید الگوها را به اشتراک بگذارید و می خواهید یک مکان مشترک برای ذخیره داده های خود داشته باشید، فقط یک گروه مشترک ایجاد کنید. در این موردهر عضو به تمام محتوا دسترسی دارد و نیازی به اشتراک‌گذاری پوشه‌های فایل‌ها به صورت جداگانه نیست.

شیرپوینت را باز کنید و به ایجاد سایت -> سایت تیم<11 بروید> و مالکان یا اعضای دیگری را به تیم خود اضافه کنید:

نکته. اگر می‌خواهید داده‌ها را با کل سازمان به اشتراک بگذارید، به جای آن یک سایت ارتباطی ایجاد کنید.

اکنون می‌توانید آپلود فایل‌ها را شروع کنید. دو راه برای رفتن وجود دارد:

• به برگه اسناد بروید، یک پوشه اضافه کنید و شروع به پر کردن آن با فایل‌ها برای استفاده در قالب‌های ایمیل مشترک کنید.
• روی New -> Document Library کلیک کنید و کتابخانه را با محتوای مورد نظر پر کنید:

در صورتی که تعدادی از اعضای گروه جدید دارید یا باید یک هم تیمی سابق را از گروه مشترک خود حذف کنید، روی دکمه اعضا در گوشه سمت راست بالای پنجره کلیک کنید و عضویت گروه را در آنجا مدیریت کنید:

هنگامی که آماده شدید، بیایید به Outlook برگردیم و سعی کنیم چند تصویر را درج کنیم.

یک عکس از شیرپوینت در پیام Outlook وارد کنید

هنگامی که تصاویر شما آپلود و به اشتراک گذاشته شدند، شما باید یک قدم دیگر برای افزودن آنها به قالب های خود بردارید. این مرحله ماکرو ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] نام دارد. اجازه دهید من از اینجا شما را راهنمایی کنم:

1. شرد قالب های ایمیل را شروع کنید، یک الگوی جدید باز کنید و ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] را از فهرست Insert Macro انتخاب کنید:
2. وارد شیرپوینت خود شوید،راهنمای پوشه لازم، عکس را انتخاب کنید و Select :

   را فشار دهید. لطفاً به خاطر داشته باشید که قالب‌های ایمیل مشترک ما از قالب‌های زیر پشتیبانی می‌کنند: .png، .gif، .bmp، .dib، .jpg، .jpe، .jfif، .jpeg.

   همچنین ببینید: نحوه محاسبه میانگین در اکسل: مثال های فرمول
3. تنظیم تصویر اندازه (بر حسب پیکسل) یا آن را به عنوان باقی بگذارید و روی Insert کلیک کنید.

اگر نمی توانید تصویر صحیح را پیدا کنید، لطفاً دوباره بررسی کنید که آیا با فرمت های پشتیبانی شده مطابقت دارد یا خیر. تحت حساب شیرپوینت صحیح وارد شده است. اگر می بینید که به اشتباه وارد حساب اشتباهی شده اید، فقط روی نماد " Switch SharePoint account " برای ثبت مجدد کلیک کنید:

هنگامی که ماکرو به الگوی شما اضافه شد، شما" ماکرو ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT را با نویسه‌های تصادفی در پرانتز مشاهده خواهید کرد. این مسیر منحصر به فرد فایل به محل آن در شیرپوینت شما خواهد بود.

اگرچه به نظر می رسد نوعی اشکال باشد، تصویر کاملاً عادی در متن ایمیل شما جای می گیرد.

چیزی را فراموش کرده اید؟

ما تمام تلاش خود را کرده ایم تا افزونه خود را تا حد امکان کاربر پسند کنیم. ما ابزاری با رابط کاربری واضح، گزینه‌های ساده و در عین حال راحت و یادآوری‌های ملایم ایجاد کرده‌ایم در صورتی که برخی از مراحل را از دست داده‌اید.

از آنجایی که در مورد تصاویر به اشتراک‌گذاشته‌شده از پوشه‌های مشترک صحبت می‌کنیم، ممکن است چند مورد وجود داشته باشد. اعلان هایی که ممکن است ظاهر شوند. به عنوان مثال، شما یک پوشه شخصی در شیرپوینت خود ایجاد کرده اید، یک تیم در قالب های ایمیل مشترک ایجاد کرده اید و ایجاد کرده اید.چند الگو با ماکرو ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. اگر این مقاله را با دقت بخوانید، حتما متوجه شده اید که چیزی کم است. بله، این پوشه هنوز با دیگران به اشتراک گذاشته نشده است. در این حالت، افزونه هنگام چسباندن یک الگو به شما هشدار می‌دهد، پیام زیر را مشاهده خواهید کرد:

این فقط یک یادآوری دوستانه است که فایل‌ها را با دیگران به اشتراک بگذارید یا تصویر دیگری را از پوشه مشترک انتخاب کنید. بجای. در مورد تصویر، نگران نباشید، به محض اینکه روی Close کلیک کنید به ایمیل شما اضافه می شود.

اگر این شما هستید که الگو را با یک تصویر به اشتراک گذاشته نشده چسبانده اید، پیام متفاوت به نظر می رسد:

تا زمانی که مالک پوشه مجوزهای مربوطه را به شما اعطا نکند، هیچ تصویری درج نخواهد شد.

این تنها چیزی است که امروز می‌خواستم درباره ماکرو ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] به شما بگویم، از اینکه مطالعه کردید متشکرم . اگر تصمیم دارید الگوهای ایمیل مشترک ما را ارائه دهید، با خیال راحت آن را از فروشگاه مایکروسافت نصب کنید. اگر بازخوردی برای به اشتراک گذاشتن دارید، لطفاً چند کلمه در بخش نظرات بنویسید ;)