Gustaríame continuar o noso percorrido en Modelos de correo electrónico compartido e contarche algo máis sobre a inserción de imaxes. O noso complemento admite outro almacenamento en liña que podes usar para as túas imaxes: SharePoint. Falarei desta plataforma, ensinarei a colocar imaxes alí e mostrarei como inserilas nunha mensaxe de Outlook.

Coñece modelos de correo electrónico compartido

I Gustaríame dedicar o primeiro capítulo deste tutorial a unha pequena introdución aos modelos de correo electrónico compartido. Creamos este complemento para que poidas evitar tarefas repetitivas como pegar ou escribir o mesmo texto dun correo electrónico a outro. Non é necesario volver aplicar o formato perdido, volver engadir os hipervínculos e volver pegar as imaxes. Un clic e xa está todo! Un clic e tes preparado un correo electrónico perfectamente formateado. Todos os ficheiros necesarios están adxuntos, as imaxes están pegadas. Todo o que tes que facer é envialo.

Dado que este manual está dedicado a inserir imaxes, mostrareiche unha das formas de inserir unha imaxe nun modelo para pegala na túa mensaxe de Outlook. Aprenderás a traballar en SharePoint, compartir ficheiros e cartafoles alí e engadilos ao teu Outlook mediante unha macro especial. Confía en min, é máis difícil dicir que facelo :)

Vexamos como se ve nun exemplo sinxelo. Xa que estamos a piques de celebrar as vacacións de Nadal, sería bo enviar unha bonita nota a todos os teus familiares, amigos, compañeiros, a todos os demais.contactos. Pero pensar en pegar e colorear o mesmo texto, despois inserir e cambiar o tamaño da mesma imaxe pode volverte tolo. Parece unha tarefa súper aburrida de xestionar nunha tempada de festas.

Se este caso che parece un pouco familiar, os modelos de correo electrónico compartido son para ti. Crea un modelo, aplica o formato necesario, insire a imaxe que lle gusta e gárdaa. Todo o que tes que facer é pegar este modelo na túa mensaxe. Recibirás un correo electrónico listo para ser enviado cun só clic.

Recomendareiche todo o proceso, desde abrir SharePoint ata pegar un correo electrónico coa macro para inserir unha imaxe, para que poidas asegurarte de que non hai nada difícil para aforrar tempo :)

Como crear un grupo persoal de SharePoint e compartir o seu contido

Hoxe pegaremos imaxes de SharePoint, unha plataforma en liña proporcionada por Microsoft. É unha plataforma menos estendida pero conveniente para almacenar ficheiros e compartilos cos teus colegas. Coloquemos alí algunhas imaxes para ver como funciona.

Consello. Se sabes con certeza os usuarios cos que terás que compartir os ficheiros e queres crear un grupo común para todos vós, omite a primeira parte e vai directamente á creación dun grupo compartido. Non obstante, se desexa que sexa un cartafol compartido no seu grupo persoal, continúe lendo.

Cree un grupo persoal de SharePoint

Abra office.com, inicie sesión e faga clic en a icona do iniciador de aplicacións e escollaSharePoint desde alí:

Fai clic no botón Crear sitio e escolla un sitio do equipo (se hai persoas concretas coas que desexa compartir os ficheiros) ou un sitio de comunicación (se estás creando un lugar de traballo para toda a organización) para continuar:

Dálle un nome ao teu sitio, engade algunha descrición e fai clic en Finalizar .

Por iso, crearase un grupo dispoñible exclusivamente para ti. Poderás engadir ficheiros para uso persoal e compartir os cartafoles con outros se é necesario.

Engadir ficheiros ao teu cartafol de SharePoint

O meu consello sería que todas as imaxes se reúnan nun só. cartafol. Sería moito máis doado atopalos e pegalos nun modelo e se decides substituír ou eliminar algúns, non será ningún problema.

Para que teñas todas as imaxes reunidas en un lugar e téñaos listos para usar en Modelos de correo electrónico compartido, cree un novo cartafol na pestana Documentos :

A continuación, cargue os ficheiros necesarios no seu novo cartafol:

Como alternativa, pode simplemente arrastrar e soltar os ficheiros no seu cartafol de SharePoint para engadilos.

Como compartir un cartafol persoal de SharePoint con compañeiros

Se non es o único que vai para usar esas imaxes nos modelos, terás que compartilas co teu equipo. Se xa os engadiches como propietarios/editores ao crear un sitio, xa estás listo :) Omita este pasoe vai directamente a inserir esta imaxe en Outlook.

Se, non obstante, esqueceches engadir outros membros ao teu sitio ou hai usuarios novos cos que queres compartir algúns ficheiros, continúa lendo.

Como xa mencionei, é moito máis cómodo ter todas as imaxes que desexas usar en modelos nun cartafol. Poderás atopalos e editalos rapidamente se é necesario. E se queres que outros utilicen os mesmos modelos con esas imaxes, só terás que compartir con eles todo o cartafol:

1. Escolle o cartafol necesario, fai clic na icona de tres puntos e escolle Xestionar acceso :
2. Fai clic no signo máis e introduce os nomes ou enderezos de correo electrónico dos compañeiros de equipo que lles conceden acceso (visor ou editor, depende de ti) ao teu cartafol especial:

Consello. Se só hai algunhas imaxes que queres compartir cos teus colegas, abre o cartafol, busca as imaxes que queiras e compárteas unha por unha. O procedemento será o mesmo: tres puntos -> Xestionar o acceso -> o signo máis -> usuarios e permisos -> Conceder acceso. Desafortunadamente, non hai forma de compartir algúns ficheiros dunha vez, polo que terás que repasar este proceso varias veces.

Crear un grupo compartido para todos os membros do equipo

Se sabes con certeza con que persoas queres compartir os modelos e queres ter un lugar común onde almacenar os teus datos, só tes que crear un grupo compartido. Neste casocada membro ten acceso a todo o contido e non sería necesario compartir cartafoles de ficheiros por separado.

Abre SharePoint e vai a Crear sitio -> Sitio do equipo e engade propietarios ou membros adicionais ao teu equipo:

Consello. Se queres compartir datos con toda a organización, crea un sitio de comunicación.

Agora podes comezar a cargar os ficheiros. Hai dous xeitos de ir:

• Vaia á pestana Documentos , engade un cartafol e comece a enchelo cos ficheiros para usar en Modelos de correo electrónico compartido.
• Fai clic en Novo -> Biblioteca de documentos e enche a biblioteca co contido desexado:

No caso de que teñas novos membros do grupo ou necesitas eliminar a un antigo compañeiro do teu grupo compartido, fai clic no botón Membros na esquina superior dereita da xanela e xestiona a pertenza ao grupo alí:

Unha vez que estea listo, volvamos a Outlook e intentemos inserir algunhas imaxes.

Insira unha imaxe de SharePoint nunha mensaxe de Outlook

Unha vez que as imaxes sexan cargadas e compartidas, debes dar un paso máis para engadilos aos teus modelos. Este paso chámase macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Permíteme guiarte desde aquí:

1. Iniciar Shred Modelos de correo electrónico, abre un novo modelo e escolla ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] na lista Inserir macro :
2. Inicie sesión no seu SharePoint,guía ao cartafol necesario, escolla a foto e prema Seleccionar :

   Nota. Ten en conta que os nosos modelos de correo electrónico compartido admiten os seguintes formatos: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Establece a imaxe tamaño (en píxeles) ou déixao como e fai clic en Inserir .

Se non atopas a imaxe correcta, volve comprobar se coincide cos formatos admitidos e se o iniciado sesión coa conta de SharePoint correcta. Se ves que iniciaches sesión por erro na conta incorrecta, só tes que facer clic na icona " Cambiar conta de SharePoint " para volver rexistrarte:

Unha vez que se engade a macro ao teu modelo, Verá a macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT con caracteres aleatorios entre corchetes. Sería o camiño único do ficheiro ata a súa localización no teu SharePoint.

Aínda que pareza unha especie de erro, a imaxe perfectamente normal pegarase no corpo do teu correo electrónico.

Esqueceches algo?

Fixemos todo o posible para que o noso complemento sexa o máis sinxelo posible. Creamos unha ferramenta cunha interface clara, opcións sinxelas pero cómodas e recordatorios suaves por se perdeches algún paso.

Como estamos a falar das imaxes compartidas de cartafoles compartidos, pode haber algunhas notificacións que poidan aparecer. Por exemplo, creaches un cartafol persoal no teu SharePoint, creaches un equipo en Modelos de correo electrónico compartido e creachesalgúns modelos coa macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Se le este artigo con atención, debes notar que falta algo. Si, o cartafol aínda non se compartiu cos demais. Neste caso, o complemento avisará ao pegar un modelo, verá a seguinte mensaxe:

É só un recordatorio amigable para compartir os ficheiros cos demais ou escoller outra imaxe do cartafol compartido en cambio. En canto á imaxe, non te preocupes, engadirase ao teu correo electrónico en canto fagas clic en Pechar.

Se, non obstante, es ti quen estás pegando o modelo cunha imaxe non compartida, a mensaxe terá un aspecto diferente:

Non se inserirá ningunha imaxe ata que o propietario do cartafol che conceda os permisos correspondentes.

Isto é todo o que quería dicirche hoxe sobre a macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[], grazas por ler . Se decides probar os nosos modelos de correo electrónico compartido, non dubides en instalalos desde Microsoft Store. Se tes algún comentario que compartir, deixa algunhas palabras na sección de comentarios ;)