Rád bych pokračoval v naší prohlídce ve sdílených šablonách e-mailů a pověděl vám něco více o vkládání obrázků. Náš doplněk podporuje další online úložiště, které můžete používat pro své obrázky - SharePoint. Povím vám o této platformě, naučím vás umisťovat obrázky tam a ukážu, jak je vložit do zprávy aplikace Outlook.

Seznamte se se sdílenými e-mailovými šablonami

První kapitolu tohoto návodu bych rád věnoval malému představení sdílených e-mailových šablon. Tento doplněk jsme vytvořili proto, abyste se vyhnuli opakovaným úkonům, jako je vkládání nebo psaní stejného textu z e-mailu do e-mailu. Není třeba znovu aplikovat ztracené formátování, znovu přidávat hypertextové odkazy a znovu vkládat obrázky. Stačí jedno kliknutí a máte vše připraveno! Stačí jedno kliknutí a máte dokonale naformátovanýPřipraven e-mail. Všechny potřebné soubory jsou přiloženy, obrázky - vloženy. Stačí jej jen odeslat.

Protože se tato příručka věnuje vkládání obrázků, ukážu vám jeden ze způsobů, jak vložit obrázek do šablony a vložit ho do zprávy v Outlooku. Naučíte se pracovat v SharePointu, sdílet tam soubory a složky a přidávat je do Outlooku pomocí speciálního makra. Věřte mi, že se to hůř řekne, než udělá :).

Podívejme se, jak to vypadá na jednoduchém příkladu. Blíží se oslava vánočních svátků a bylo by hezké poslat všem svým příbuzným, přátelům, kolegům, všem ostatním ve vašich kontaktech milý vzkaz. Ale představa, že budete vkládat a vybarvovat stejný text, pak vkládat a měnit velikost stejného obrázku, vás může přivést k šílenství. Zní to jako supernudný úkol, který je třeba zvládnout ve svátečním období.

Pokud vám tento případ připadá alespoň trochu povědomý, jsou sdílené šablony e-mailů určeny právě vám. Vytvoříte si šablonu, použijete potřebné formátování, vložíte požadovaný obrázek a uložíte ji. Tuto šablonu stačí vložit do zprávy. Jedním kliknutím získáte e-mail připravený k odeslání.

Provedu vás celým procesem - od otevření SharePointu až po vložení e-mailu s makrem pro vložení obrázku -, abyste se mohli ujistit, že není nic složitého ušetřit čas :)

Jak vytvořit osobní skupinu SharePoint a sdílet její obsah

Dnes budeme vkládat obrázky z online platformy SharePoint, kterou poskytuje společnost Microsoft. Jedná se o méně rozšířenou, ale pohodlnou platformu pro ukládání souborů a jejich sdílení s kolegy. Umístíme do ní několik obrázků, abychom viděli, jak funguje.

Tip: Pokud s jistotou víte, s jakými uživateli budete soubory sdílet, a chcete vytvořit společnou skupinu pro všechny, přeskočte první část a přejděte rovnou k vytvoření sdílené skupiny. Pokud však chcete, aby se jednalo o sdílenou složku v osobní skupině, pokračujte ve čtení.

Vytvoření osobní skupiny SharePoint

Otevřete web office.com, přihlaste se, klikněte na ikonu spouštěče aplikací a vyberte SharePoint:

Klikněte na Vytvořit web a vyberte buď týmovou stránku (pokud chcete soubory sdílet s konkrétními lidmi), nebo komunikační stránku (pokud vytváříte pracoviště pro celou organizaci):

Dejte svému webu název, přidejte nějaký popis a klikněte na tlačítko Dokončení .

Proto bude vytvořena soukromá skupina, která bude k dispozici pouze vám. Budete moci přidávat soubory pro osobní použití a v případě potřeby sdílet složky s ostatními.

Přidání souborů do složky SharePoint

Radím vám, abyste měli všechny obrázky shromážděné v jedné složce. Bude pro vás mnohem snazší je najít a vložit do šablony a pokud se rozhodnete některé nahradit nebo odstranit, nebude to vůbec žádný problém.

Chcete-li mít všechny obrázky shromážděné na jednom místě a připravené k použití ve sdílených e-mailových šablonách, vytvořte novou složku v adresáři. Dokumenty tab:

Poté nahrajte potřebné soubory do nové složky:

Případně můžete soubory jednoduše přetáhnout do složky SharePoint a přidat je.

Jak sdílet osobní složku SharePoint s kolegy

Pokud nejste jediní, kdo bude tyto obrázky v šablonách používat, budete je muset sdílet se svým týmem. Pokud jste je již přidali jako vlastníky/editory při vytváření webu, můžete začít :) Tento krok přeskočte a přejděte rovnou k vložení tohoto obrázku do aplikace Outlook.

Pokud jste však zapomněli přidat další členy na svůj web nebo se objevili noví uživatelé, se kterými byste rádi sdíleli nějaké soubory, pokračujte ve čtení.

Jak jsem již zmínil, je mnohem pohodlnější mít všechny obrázky, které chcete použít v šablonách, v jedné složce. Budete je moci rychle najít a v případě potřeby upravit. A pokud budete chtít, aby stejné šablony s těmito obrázky používali i ostatní, stačí jim celou složku nasdílet:

1. Vyberte potřebnou složku, stiskněte ikonu tří teček a vyberte možnost Správa přístupu :
2. Klikněte na znaménko plus a zadejte jména nebo e-mailové adresy spoluhráčů, kterým udělíte přístup (prohlížeč nebo editor, záleží na vás) do speciální složky:

Tip: Pokud máte jen několik obrázků, které chcete sdílet s kolegy, otevřete složku, vyhledejte požadované obrázky a sdílejte je jeden po druhém. Postup bude stejný: tři tečky -> Spravovat přístup -> znaménko plus -> uživatelé a oprávnění -> Udělit přístup. Bohužel není možné sdílet několik souborů najednou, takže tento postup budete muset opakovat několikrát.

Vytvoření sdílené skupiny pro všechny členy týmu

Pokud s jistotou víte, s jakými lidmi budete šablony sdílet, a chcete mít společné místo pro ukládání dat, stačí vytvořit sdílenou skupinu. V takovém případě bude mít každý člen přístup k veškerému obsahu a nebude nutné sdílet složky se soubory zvlášť.

Otevřete aplikaci SharePoint a přejděte na Vytvořit web -> Týmová stránka a přidat do týmu další vlastníky nebo členy:

Tip: Pokud chcete sdílet data s celou organizací, vytvořte místo toho komunikační web.

Nyní můžete začít nahrávat soubory. Existují dva způsoby:

• Přejděte na Dokumenty přidejte složku a začněte ji plnit soubory, které chcete použít ve sdílených e-mailových šablonách.
• Klikněte na Nový -> Knihovna dokumentů a vyplňte knihovnu požadovaným obsahem:

V případě, že máte nové členy skupiny nebo potřebujete odstranit bývalého spoluhráče ze sdílené skupiny, klikněte na tlačítko . Členové v pravém horním rohu okna a spravovat členství ve skupině:

Jakmile budete připraveni, vraťme se do aplikace Outlook a zkusme vložit několik obrázků.

Vložení obrázku ze služby SharePoint do zprávy aplikace Outlook

Jakmile jsou vaše obrázky nahrány a sdíleny, musíte udělat ještě jeden krok, abyste je mohli přidat do svých šablon. Tento krok se nazývá makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Odtud vás provedu:

1. Spusťte aplikaci Shred Email Templates, otevřete novou šablonu a vyberte ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] z nabídky Vložení makra seznam:
2. Přihlaste se do služby SharePoint, přejděte do potřebné složky, vyberte fotografii a stiskněte tlačítko Vyberte :

   Poznámka: Mějte na paměti, že naše sdílené e-mailové šablony podporují následující formáty: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Nastavte velikost obrázku (v pixelech) nebo ji ponechte stejnou a klikněte na tlačítko Vložte .

Pokud nemůžete najít správný obrázek, překontrolujte, zda odpovídá podporovaným formátům a zda jste přihlášeni pod správným účtem SharePoint. Pokud zjistíte, že jste se omylem přihlásili pod nesprávným účtem, stačí kliknout na " Přepnutí účtu SharePoint " pro opětovné přihlášení:

Po přidání makra do šablony se zobrazí makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT s náhodnými znaky v hranatých závorkách. Bude to jedinečná cesta k umístění souboru ve vašem SharePointu.

Ačkoli to vypadá jako nějaká chyba, do těla e-mailu se vloží zcela normální obrázek.

Zapomněli jste na něco?

Udělali jsme vše pro to, aby byl náš doplněk uživatelsky co nejpřívětivější. Vytvořili jsme nástroj s přehledným rozhraním, jednoduchými, ale pohodlnými možnostmi a jemnými připomínkami pro případ, že jste některý krok vynechali.

Protože mluvíme o sdílených obrázcích ze sdílených složek, může se objevit několik upozornění. Například jste si vytvořili osobní složku v SharePointu, vytvořili jste tým ve sdílených e-mailových šablonách a vytvořili jste několik šablon pomocí makra ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Pokud jste tento článek četli pozorně, jistě jste si všimli, že tam něco chybí. Ano, v tomto článku je uvedenosložka ještě nebyla sdílena s ostatními. V takovém případě vás doplněk při vkládání šablony upozorní, zobrazí se následující zpráva:

Je to jen přátelská připomínka, abyste soubory sdíleli s ostatními nebo místo nich vybrali jiný obrázek ze sdílené složky. Pokud jde o obrázek, nemusíte se obávat, bude přidán do e-mailu, jakmile kliknete na tlačítko Zavřít.

Pokud jste to však vy, kdo vkládá šablonu s nesdíleným obrázkem, bude zpráva vypadat jinak:

Žádný obrázek nebude vložen, dokud vám vlastník složky neudělí příslušná oprávnění.

To je vše, co jsem vám dnes chtěl říci o makru ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[], děkuji vám za přečtení. Pokud se rozhodnete vyzkoušet naše sdílené e-mailové šablony, neváhejte si je nainstalovat z Microsoft Store. Pokud máte nějakou zpětnou vazbu, o kterou se chcete podělit, zanechte prosím pár slov v sekci komentářů ;)