Chciałbym kontynuować naszą wycieczkę po Shared Email Templates i opowiedzieć ci trochę więcej o wstawianiu obrazów. Nasz dodatek wspiera inny magazyn online, którego możesz używać dla swoich obrazów - SharePoint. Opowiem ci o tej platformie, nauczę cię umieszczać tam obrazy i pokażę, jak wstawiać je do wiadomości w Outlooku.

Poznaj współdzielone szablony wiadomości e-mail

Pierwszy rozdział tego poradnika chciałbym poświęcić na małe wprowadzenie do Współdzielonych Szablonów Email. Stworzyliśmy ten dodatek, abyś mógł uniknąć powtarzających się zadań, takich jak wklejanie lub wpisywanie tego samego tekstu z maila na maila. Nie ma potrzeby ponownego stosowania utraconego formatowania, ponownego dodawania hiperłączy i wklejania obrazków. Jedno kliknięcie i wszystko gotowe! Jedno kliknięcie i masz idealnie sformatowanyemail gotowy, wszystkie potrzebne pliki są załączone, zdjęcia - wklejone, wystarczy tylko wysłać.

Ponieważ ten poradnik poświęcony jest wstawianiu obrazków, pokażę Ci jeden ze sposobów osadzenia obrazka w szablonie, aby wkleić go do wiadomości w Outlooku. Dowiesz się jak pracować w SharePoint, udostępniać tam pliki i foldery i dodawać je do Outlooka za pomocą specjalnego makra. Zaufaj mi, trudniej powiedzieć niż zrobić :)

Zobaczmy, jak to wygląda na prostym przykładzie. Ponieważ już niedługo będziemy obchodzić święta Bożego Narodzenia, miło byłoby wysłać piękną notatkę do wszystkich krewnych, przyjaciół, kolegów, do wszystkich innych osób z Twoich kontaktów. Ale myśl o wklejaniu i kolorowaniu tego samego tekstu, a następnie wstawianiu i zmianie rozmiaru tego samego obrazu może doprowadzić Cię do szaleństwa. Brzmi jak super-nudne zadanie do wykonania w świątecznym okresie.

Jeśli ten przypadek brzmi choć trochę znajomo, Shared Email Templates jest dla Ciebie. Tworzysz szablon, stosujesz niezbędne formatowanie, wstawiasz obrazek, który Ci się podoba i zapisujesz go. Wystarczy, że wkleisz ten szablon do swojej wiadomości. Jednym kliknięciem otrzymasz gotowego do wysłania maila.

Przeprowadzę Cię przez cały proces - od otwarcia SharePointa do wklejenia maila z makrem osadzającym obraz - tak, abyś mógł upewnić się, że nie ma nic trudnego w oszczędzaniu czasu :)

Jak stworzyć osobistą grupę SharePoint i udostępnić jej zawartość

Dzisiaj będziemy wklejać obrazki z SharePointa, platformy internetowej udostępnianej przez Microsoft. Jest to mniej rozpowszechniona, ale wygodna platforma do przechowywania plików i udostępniania ich współpracownikom. Umieśćmy tam kilka obrazków, aby zobaczyć, jak to działa.

Wskazówka. Jeśli na pewno znasz użytkowników, którym będziesz musiał udostępnić pliki i chcesz stworzyć wspólną grupę dla wszystkich, pomiń pierwszą część i przeskocz od razu do tworzenia grupy współdzielonej. Jeśli jednak chciałbyś, aby był to folder współdzielony w grupie osobistej, czytaj dalej.

Tworzenie osobistej grupy SharePointa

Otwórz stronę office.com, zaloguj się, a następnie kliknij ikonę app launcher i wybierz z niej SharePoint:

Kliknij na Utwórz stronę i wybierz witrynę Team (jeśli są jakieś konkretne osoby, którym chciałbyś udostępnić pliki) lub witrynę Communication (jeśli tworzysz miejsce pracy dla całej organizacji), aby kontynuować:

Nadaj swojej stronie nazwę, dodaj jakiś opis i kliknij Wykończenie .

W ten sposób zostanie utworzona prywatna grupa dostępna wyłącznie dla Ciebie. Będziesz mógł dodawać pliki do użytku osobistego i w razie potrzeby udostępniać foldery innym osobom.

Dodaj pliki do folderu SharePoint

Moja rada byłaby taka, aby wszystkie obrazki były zgromadzone w jednym folderze. Dużo łatwiej będzie Ci je znaleźć i wkleić do szablonu, a jeśli zdecydujesz się niektóre wymienić lub usunąć, nie będzie to żadnym problemem.

Aby mieć wszystkie obrazy zebrane w jednym miejscu i gotowe do użycia w Shared Email Templates, utwórz nowy folder na stronie Dokumenty tab:

Następnie prześlij niezbędne pliki w swoim nowym folderze:

Alternatywnie możesz po prostu przeciągnąć i upuścić pliki w swoim folderze SharePoint, aby je dodać.

Jak udostępnić współpracownikom osobisty folder programu SharePoint

Jeśli nie jesteś jedyną osobą, która będzie używać tych obrazów w szablonach, będziesz musiał podzielić się nimi ze swoim zespołem. Jeśli już dodałeś ich jako właścicieli / redaktorów podczas tworzenia strony, jesteś dobry, aby przejść :) Pomiń ten krok i przejdź bezpośrednio do wstawiania tego obrazu do programu Outlook.

Jeśli jednak zapomniałeś dodać innych członków do swojej witryny lub są nowi użytkownicy, z którymi chciałbyś podzielić się jakimiś plikami, czytaj dalej.

Jak już wspomniałem, znacznie wygodniej jest mieć wszystkie zdjęcia, które chcesz wykorzystać w szablonach w jednym folderze. Będziesz mógł je szybko znaleźć i edytować w razie potrzeby. A jeśli chcesz, aby inni używali tych samych szablonów z tymi zdjęciami, wystarczy, że udostępnisz im cały folder:

1. Wybierz potrzebny folder, uderz w ikonę trzech kropek i wybierz Zarządzaj dostępem :
2. Kliknij na znak plusa i wpisz nazwiska lub adresy e-mail kolegów z zespołu, przyznając im dostęp (podgląd lub edytor, zależnie od Ciebie) do Twojego specjalnego folderu:

Wskazówka. Jeśli jest tylko kilka zdjęć, które chciałbyś udostępnić kolegom, otwórz folder, znajdź żądane obrazy i udostępnij je po kolei. Procedura będzie taka sama: trzy kropki -> Zarządzaj dostępem -> znak plusa -> Użytkownicy i uprawnienia -> Przyznaj dostęp. Niestety, nie ma sposobu, aby udostępnić kilka plików za jednym razem, więc będziesz musiał powtórzyć ten proces kilka razy.

Utwórz wspólną grupę dla wszystkich członków zespołu

Jeśli na pewno wiesz, z jakimi osobami masz dzielić szablony i chcesz mieć wspólne miejsce do przechowywania danych, po prostu utwórz grupę współdzieloną. W tym przypadku każdy członek ma dostęp do całej zawartości i nie byłoby potrzeby udostępniania folderów z plikami osobno.

Otwórz SharePoint i przejdź do Utwórz stronę -> Strona zespołu i dodać dodatkowych właścicieli lub członków do swojego zespołu:

Wskazówka Jeśli chcesz udostępnić dane całej organizacji, utwórz zamiast tego witrynę Komunikacja.

Teraz możesz zacząć wgrywać pliki, są dwie drogi:

• Idź do Dokumenty zakładka, dodaj folder i zacznij go wypełniać plikami, które mają być wykorzystane w Shared Email Templates.
• Kliknij Nowy -> Biblioteka dokumentów i wypełnij bibliotekę pożądaną treścią:

Jeśli masz kilku nowych członków grupy lub chcesz usunąć byłego członka zespołu z grupy współdzielonej, kliknij na Członkowie przycisk w prawym górnym rogu okna i tam zarządzać członkostwem w grupie:

Kiedy już będziesz gotowy, wróćmy do Outlooka i spróbujmy wstawić kilka obrazów.

Wstawianie obrazu z programu SharePoint do wiadomości programu Outlook

Kiedy Twoje obrazy są już załadowane i udostępnione, musisz wykonać jeszcze jeden krok, aby dodać je do swoich szablonów. Ten krok nazywa się makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] Pozwól, że poprowadzę Cię od tego miejsca:

1. Uruchom program Shred Email Templates, otwórz nowy szablon i wybierz ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] z listy. Wstaw Makro lista:
2. Zaloguj się do swojego SharePointa, przejdź do potrzebnego folderu, wybierz zdjęcie i naciśnij Wybierz :

   Uwaga. Należy pamiętać, że nasze Współdzielone Szablony Email obsługują następujące formaty: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Ustaw rozmiar zdjęcia (w pikselach) lub pozostaw go jako i kliknij Wkładka .

Jeśli nie możesz znaleźć właściwego obrazu, sprawdź ponownie, czy pasuje on do obsługiwanych formatów i czy jesteś zalogowany na właściwym koncie SharePointa. Jeśli widzisz, że omyłkowo zalogowałeś się na niewłaściwe konto, po prostu kliknij na " Przełącz konto SharePointa " ikona do ponownego zalogowania się:

Po dodaniu makra do szablonu, zobaczysz makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT z losowymi znakami w nawiasach kwadratowych. Będzie to unikalna ścieżka do lokalizacji pliku w Twoim SharePoincie.

Choć wygląda to jak jakiś błąd, zupełnie normalny obrazek zostanie wklejony w ciało Twojego maila.

Zapomniałeś czegoś?

Dołożyliśmy wszelkich starań, aby nasz dodatek był jak najbardziej przyjazny dla użytkownika. Stworzyliśmy narzędzie z przejrzystym interfejsem, prostymi, ale wygodnymi opcjami i delikatnymi przypomnieniami w przypadku, gdy przegapiłeś jakiś krok.

Ponieważ mówimy o udostępnionych zdjęciach z folderów współdzielonych, może pojawić się kilka powiadomień. Na przykład, utworzyłeś folder osobisty w swoim SharePoint, utworzyłeś zespół w Shared Email Templates i stworzyłeś kilka szablonów za pomocą makra ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[].Jeśli przeczytałeś ten artykuł uważnie, to pewnie zauważyłeś, że czegoś brakuje.Tak,folder nie został jeszcze udostępniony innym. W takim przypadku dodatek ostrzeże Cię podczas wklejania szablonu, zobaczysz następujący komunikat:

To tylko przyjazne przypomnienie, aby udostępnić pliki innym lub zamiast tego wybrać inny obraz z udostępnionego folderu. Jeśli chodzi o obraz, nie ma obaw, zostanie on dodany do wiadomości e-mail, gdy tylko klikniesz przycisk Zamknij.

Jeśli jednak to Ty wklejasz szablon z nieudostępnionym obrazkiem, wiadomość będzie wyglądać inaczej:

Żaden obraz nie zostanie wstawiony, dopóki właściciel folderu nie przyzna Ci odpowiednich uprawnień.

To wszystko, co chciałem Ci dzisiaj powiedzieć o makrze ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[], dziękuję za przeczytanie. Jeśli zdecydujesz się dać szansę naszym Współdzielonym Szablonom Email, nie krępuj się zainstalować go z Microsoft Store. Jeśli masz jakieś opinie do podzielenia się, zostaw kilka słów w sekcji komentarzy ;)