Sommario
Vorrei continuare la nostra visita ai Modelli di e-mail condivisi e spiegarvi come inserire le immagini. Il nostro componente aggiuntivo supporta un altro archivio online che potreste utilizzare per le vostre immagini: SharePoint. Vi parlerò di questa piattaforma, vi insegnerò a posizionare le immagini e vi mostrerò come inserirle in un messaggio di Outlook.
Conoscere i modelli di e-mail condivise
Vorrei dedicare il primo capitolo di questo tutorial a una piccola introduzione ai Modelli di e-mail condivisi. Abbiamo creato questo componente aggiuntivo per evitare operazioni ripetitive come incollare o digitare lo stesso testo da un'e-mail all'altra. Non è necessario riapplicare la formattazione perduta, aggiungere nuovamente i collegamenti ipertestuali e reincollare le immagini. Un solo clic e il gioco è fatto! Un solo clic e avrete un'e-mail perfettamente formattata.Tutti i file necessari sono allegati, le immagini sono incollate e tutto ciò che dovete fare è inviarle.
Dato che questo manuale è dedicato all'inserimento di immagini, vi mostrerò uno dei modi per incorporare un'immagine in un modello per incollarla nel vostro messaggio di Outlook. Imparerete a lavorare in SharePoint, a condividere file e cartelle e ad aggiungerli a Outlook utilizzando una macro speciale. Credetemi, è più difficile a dirsi che a farsi:)
Vediamo come appare in un semplice esempio. Poiché stiamo per festeggiare le vacanze di Natale, sarebbe bello inviare un bel biglietto a tutti i parenti, amici, colleghi e a tutti gli altri contatti. Ma il pensiero di incollare e colorare lo stesso testo, poi inserire e ridimensionare la stessa immagine potrebbe farvi impazzire. Sembra un compito super noioso da gestire in un periodo di festa.
Se questo caso vi suona anche solo un po' familiare, Shared Email Templates è ciò che fa per voi. Create un modello, applicate la formattazione necessaria, inserite l'immagine che preferite e salvate. Tutto ciò che dovete fare è incollare questo modello nel vostro messaggio. Avrete un'e-mail pronta per essere inviata in un solo clic. 
Vi guiderò attraverso l'intero processo, dall'apertura di SharePoint all'incollaggio di un'e-mail con la macro per incorporare un'immagine, in modo che possiate assicurarvi che non ci sia nulla di difficile nel risparmiare tempo :)
Come creare un gruppo SharePoint personale e condividerne il contenuto
Oggi incolleremo immagini da SharePoint, una piattaforma online fornita da Microsoft. È una piattaforma poco diffusa ma comoda per archiviare file e condividerli con i colleghi. Inseriamo alcune immagini per vedere come funziona.
Suggerimento: se conoscete con certezza gli utenti con cui dovrete condividere i file e volete creare un gruppo comune per tutti, saltate la prima parte e passate subito alla creazione di un gruppo condiviso. Se invece volete che sia una cartella condivisa nel vostro gruppo personale, continuate a leggere.
Creare un gruppo SharePoint personale
Aprite office.com, accedete, fate clic sull'icona del lanciatore di applicazioni e scegliete SharePoint da lì: 
Fare clic sul pulsante Crea sito e scegliere un sito Team (se ci sono persone particolari con cui si desidera condividere i file) o un sito Communication (se si sta creando un luogo di lavoro per l'intera organizzazione) per procedere: 
Date un nome al vostro sito, aggiungete una descrizione e fate clic su Finitura .
Verrà quindi creato un gruppo privato disponibile solo per voi, in cui potrete aggiungere file per uso personale e condividere le cartelle con altri, se necessario.
Aggiungere i file alla cartella SharePoint
Il mio consiglio è di riunire tutte le immagini in un'unica cartella: sarà molto più facile trovarle e incollarle in un modello e se deciderete di sostituirne o rimuoverne alcune, non sarà affatto un problema.
Per avere tutte le immagini riunite in un unico posto e pronte per essere utilizzate nei modelli di e-mail condivisi, creare una nuova cartella nella cartella Documenti scheda: 
Quindi caricare i file necessari nella nuova cartella: 
In alternativa, è sufficiente trascinare i file nella cartella SharePoint per aggiungerli.
Come condividere una cartella SharePoint personale con i colleghi
Se non siete gli unici a utilizzare queste immagini nei modelli, dovrete condividerle con il vostro team. Se li avete già aggiunti come proprietari/editori durante la creazione di un sito, siete a posto :) Saltate questo passaggio e passate direttamente all'inserimento dell'immagine in Outlook.
Se però avete dimenticato di aggiungere altri membri al vostro sito o se ci sono nuovi utenti con cui volete condividere alcuni file, continuate a leggere.
Come ho già detto, è molto più comodo avere tutte le immagini che desiderate utilizzare nei modelli in un'unica cartella. Sarete in grado di trovarle e modificarle rapidamente, se necessario. E se volete che altri utilizzino gli stessi modelli con quelle immagini, dovrete semplicemente condividere con loro l'intera cartella:
- Scegliere la cartella necessaria, premere l'icona con i tre puntini e scegliere Gestire l'accesso :
- Fate clic sul segno più e inserite i nomi o gli indirizzi e-mail dei vostri compagni di squadra, consentendo loro l'accesso (visualizzatore o editor, a vostra scelta) alla vostra cartella speciale:
Suggerimento: se desiderate condividere solo alcune immagini con i vostri colleghi, aprite la cartella, trovate le immagini desiderate e condividetele una per una. La procedura sarà la stessa: tre puntini -> Gestisci accesso -> il segno più -> Utenti e autorizzazioni -> Concedi accesso. Purtroppo non c'è modo di condividere pochi file in una volta sola, quindi dovrete ripetere questa procedura più volte.
Creare un gruppo condiviso per tutti i membri del team
Se si sa con certezza con quali persone condividere i modelli e si vuole avere un luogo comune per archiviare i dati, basta creare un gruppo condiviso. In questo caso ogni membro avrà accesso a tutti i contenuti e non sarà necessario condividere cartelle di file separatamente.
Aprite SharePoint e andate su Crea sito - Sito della squadra e aggiungere altri proprietari o membri al vostro team: 
Suggerimento: se si desidera condividere i dati con l'intera organizzazione, creare un sito di comunicazione.
Ora si può iniziare a caricare i file. Ci sono due modi per farlo:
- Vai al sito Documenti aggiungere una cartella e iniziare a riempirla con i file da utilizzare nei modelli di e-mail condivisi.
- Cliccare Nuovo - Biblioteca dei documenti e riempire la libreria con i contenuti desiderati:
Nel caso in cui ci siano nuovi membri del gruppo o sia necessario rimuovere un ex compagno di squadra dal gruppo condiviso, fare clic sul pulsante Membri nell'angolo superiore destro della finestra e gestire l'appartenenza al gruppo:
Una volta pronti, torniamo a Outlook e proviamo a inserire alcune immagini.
Inserire un'immagine da SharePoint in un messaggio di Outlook
Una volta che le immagini sono state caricate e condivise, è necessario fare un ulteriore passo per aggiungerle ai modelli. Questo passo si chiama macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Lasciate che vi guidi da qui:
- Avviate Shred Email Templates, aprite un nuovo modello e scegliete ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] dall'elenco delle opzioni. Inserisci macro lista:
- Accedete a SharePoint, andate alla cartella desiderata, scegliete la foto e premete il tasto Selezionare :
Nota: i nostri modelli di e-mail condivise supportano i seguenti formati: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.
- Impostare le dimensioni dell'immagine (in pixel) o lasciarle così e fare clic su Inserire .
Se non riuscite a trovare l'immagine corretta, ricontrollate se corrisponde ai formati supportati e se avete effettuato l'accesso con l'account SharePoint corretto. Se vedete che avete erroneamente effettuato l'accesso con l'account sbagliato, fate clic su " Cambiare account SharePoint " per effettuare una nuova registrazione: 
Una volta aggiunta la macro al modello, si vedrà la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT con caratteri casuali tra parentesi quadre. Si tratta del percorso univoco del file nella sua posizione in SharePoint. 
Anche se sembra una sorta di bug, l'immagine perfettamente normale verrà incollata nel corpo dell'e-mail. 
Avete dimenticato qualcosa?
Abbiamo fatto del nostro meglio per rendere il nostro componente aggiuntivo il più facile da usare possibile, creando uno strumento con un'interfaccia chiara, opzioni semplici ma comode e gentili promemoria nel caso in cui abbiate saltato qualche passaggio.
Poiché stiamo parlando di immagini condivise da cartelle condivise, potrebbero apparire alcune notifiche. Ad esempio, avete creato una cartella personale in SharePoint, avete creato un team in Modelli e-mail condivisi e avete creato alcuni modelli con la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Se avete letto con attenzione questo articolo, avrete notato che manca qualcosa. Sì, la macroIn questo caso, il componente aggiuntivo avvisa l'utente quando incolla un modello, visualizzando il seguente messaggio: 
È solo un promemoria amichevole per condividere i file con gli altri o scegliere un'altra immagine dalla cartella condivisa. Per quanto riguarda l'immagine, non c'è da preoccuparsi: verrà aggiunta alla vostra e-mail non appena farete clic su Chiudi.
Se invece siete voi a incollare il modello con un'immagine non condivisa, il messaggio avrà un aspetto diverso: 
L'immagine non verrà inserita finché il proprietario della cartella non concederà le autorizzazioni corrispondenti.
Questo è tutto ciò che volevo dirvi sulla macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] oggi, grazie per aver letto. Se decidete di provare i nostri modelli di e-mail condivisi, sentitevi liberi di installarli dal Microsoft Store. Se avete qualche feedback da condividere, lasciate pure qualche parola nella sezione commenti ;)
