Den första delen av vår handledning fokuserar på att formatera datum i Excel och förklarar hur du ställer in standardformatet för datum och tid, hur du ändrar datumformatet i Excel, hur du skapar anpassad datumformatering och hur du konverterar dina datum till en annan lokal.

Tillsammans med siffror är datum och tider de vanligaste datatyperna som används i Excel. De kan dock vara ganska förvirrande att arbeta med, för det första för att samma datum kan visas på flera olika sätt i Excel och för det andra för att Excel alltid lagrar datum internt i samma format, oavsett hur du har formaterat ett datum i en viss cell.

Om du känner till Excel-datumen lite mer ingående kan du spara massor av tid. Och det är precis syftet med vår omfattande handledning för att arbeta med datum i Excel. I den första delen kommer vi att fokusera på följande funktioner:

Excel datumformat

Innan du kan dra nytta av Excel:s kraftfulla datumfunktioner måste du förstå hur Microsoft Excel lagrar datum och tider, eftersom detta är den största källan till förvirring. Du förväntar dig att Excel ska komma ihåg dag, månad och år för ett datum, men det är inte så det fungerar...

Excel lagrar datum som löpande nummer och det är bara formateringen av en cell som gör att ett nummer visas som ett datum, en tid eller datum och tid.

Datum i Excel

Alla datum lagras som heltal som representerar antalet dagar från den 1 januari 1900, som lagras som nummer 1, till den 31 december 9999 som lagras som 2958465.

I detta system:

• 2 är 2-Jan-1900
• 3 är 3-Jan-1900
• 42005 är 1-Jan-2015 (eftersom det är 42 005 dagar efter den 1 januari 1900).

Tid i Excel

Tider lagras i Excel som decimaler, mellan 0 och 99999, som representerar en del av dagen där 0 är 00:00:00 och 99999 är 23:59:59.

Till exempel:

• 0,25 är 06:00
• 0,5 är 12:00 PM
• 0.541655093 är 12:59:59 PM

Datum & amp; tider i Excel

Excel lagrar datum och tider som decimaltal bestående av ett heltal som representerar datumet och en decimaldel som representerar tiden.

Till exempel:

• 1,25 är den 1 januari 1900 kl. 6:00
• 42005.5 är den 1 januari 2015 12:00 PM

Hur man konverterar datum till nummer i Excel

Om du vill veta vilket serienummer som representerar ett visst datum eller en viss tid som visas i en cell kan du göra det på två sätt.

1. Dialogrutan Formatera celler

Markera cellen med ett datum i Excel, tryck på Ctrl+1 för att öppna Formatera celler och växla till den Allmänt fliken.

Om du bara vill veta serienumret bakom datumet, utan att konvertera datum till nummer, kan du skriva ner numret som du ser under Exempel och klicka på Avbryt för att stänga fönstret. Om du vill ersätta datumet med siffran i en cell klickar du på OK.

2. Excel-funktionerna DATEVALUE och TIMEVALUE

Använd funktionen DATEVALUE() för att konvertera ett Excel-datum till ett serienummer, till exempel =DATEVALUE("1/1/2015") .

Använd funktionen TIMEVALUE() för att få fram det decimaltal som representerar tiden, till exempel =TIDSVÄRDE("6:30 PÅ MORGONEN") .

Om du vill veta både datum och tid, sammanfogar du dessa två funktioner på följande sätt:

=DATEVALUE("1/1/2015") & TIMEVALUE("6:00 AM")

Eftersom Excels serienummer börjar den 1 januari 1900 och negativa tal inte erkänns, stöds inte datum före år 1900 i Excel.

Om du skriver in ett sådant datum i ett blad, till exempel 31/12/1899, kommer det att vara ett textvärde snarare än ett datum, vilket innebär att du inte kan utföra vanlig dataaritmetik på tidiga datum. För att vara säker kan du skriva formeln =DATEVALUE("12/31/1899") i någon cell, och du får det förväntade resultatet - felet #VALUE!.

Om du har att göra med datum- och tidsvärden och du vill konvertera tid till decimaltal Om du vill använda de formler som beskrivs i den här handledningen: Hur man konverterar tid till decimaltal i Excel.

Standarddatumformat i Excel

När du arbetar med datum i Excel hämtas de korta och långa datumformaten från dina regionala inställningar i Windows. Dessa standardformat är markerade med en asterisk (*) i fältet Formatera cell dialogfönstret:

Standardformatet för datum och tid i Formatera cell boxen ändras så snart du ändrar inställningarna för datum och tid i Kontrollpanelen, vilket leder oss direkt till nästa avsnitt.

Hur du ändrar standardformatet för datum och tid i Excel

Om du vill ställa in ett annat standardformat för datum och/eller tid på din dator, till exempel ändra USA:s datumformat till det brittiska, gå till Kontrollpanelen och klicka på Region och språk . Om kontrollpanelen öppnas i kategorivyn klickar du på Klockan, språket och regionen > Region och språk> Ändra datum, tid eller sifferformat .

På den Format väljer du regionen under fliken Format och ställ sedan in datum- och tidsformatering genom att klicka på pilen bredvid det format som du vill ändra och välja önskat format från rullgardinslistan:

Tips: Om du är osäker på vad olika koder (t.ex. mmm, ddd, yyy) betyder, klicka på " Vad betyder notationen? " under rubriken Format för datum och tid eller se Anpassade Excel-datumformat i den här handledningen.

Om du inte är nöjd med något av de tids- och datumformat som finns tillgängliga på Format klickar du på fliken Ytterligare inställningar knappen i den nedre högra delen av Region och språk dialogfönstret. Detta öppnar dialogrutan Anpassa dialogrutan, där du växlar till Datum och ange ett anpassat kort och/eller långt datumformat i motsvarande ruta.

Hur du snabbt tillämpar standardformatering av datum och tid i Excel

Microsoft Excel har två standardformat för datum och tid - kort och lång, vilket förklaras i Excel standardformat för datum.

Om du snabbt vill ändra datumformatet i Excel till standardformatet gör du följande:

• Välj de datum som du vill formatera.
• På den Hem på fliken Antal gruppen, klicka på den lilla pilen bredvid Format för nummer och välj önskat format - kort datum, långt datum eller tid.

Om du vill ha fler alternativ för datumformatering kan du antingen välja Fler sifferformat från rullgardinslistan eller klicka på Lansering av dialogrutan bredvid Antal Detta öppnar en bekant Formatera celler och där kan du ändra datumformatet.

Tips. Om du snabbt vill ställa in datumformatet i Excel till dd-mmm-yy trycker du på Ctrl+Shift+# . Tänk på att denna genväg alltid tillämpar den dd-mmm-yy format, till exempel 01-Jan-15, oavsett inställningar för Windows Region.

Hur man ändrar datumformat i Excel

I Microsoft Excel kan datum visas på flera olika sätt. När det gäller att ändra datumformatet för en viss cell eller ett visst intervall av celler är det enklaste sättet att öppna Formatera celler och välj ett av de fördefinierade formaten.

1. Välj de datum vars format du vill ändra eller tomma celler där du vill infoga datum.
2. Tryck på Ctrl+1 för att öppna Formatera celler dialogrutan. Alternativt kan du högerklicka på de markerade cellerna och välja Formatera celler... från kontextmenyn.
3. I Formatera celler fönstret, växla till Antal och välj Datum i den Kategori lista.
4. Under Typ och välj ett önskat datumformat. När du gjort detta visas Exempel visas formatförhandsgranskningen med det första datumet i de valda uppgifterna.
5. Om du är nöjd med förhandsgranskningen klickar du på OK för att spara formatändringen och stänga fönstret.

Om datumformatet inte ändras i ditt Excel-ark är det troligt att dina datum är formaterade som text och att du måste konvertera dem till datumformatet först.

Hur konverterar man datumformat till en annan lokal?

När du har en fil full av utländska datum vill du sannolikt ändra dem till det datumformat som används i din del av världen. Låt oss säga att du vill konvertera ett amerikanskt datumformat (månad/dag/år) till ett europeiskt format (dag/månad/år).

Det enklaste sättet att ändra datumformatet i Excel baserat på hur ett annat språk visar datum är följande:

• Välj den kolumn med datum som du vill konvertera till en annan lokal.
• Tryck på Ctrl+1 för att öppna Formatera celler
• Välj det språk du vill ha under Locale (plats) och klicka på OK för att spara ändringen.

Om du vill att datumen ska visas på ett annat språk måste du skapa ett eget datumformat med en lokal kod.

Skapa ett eget datumformat i Excel

Om inget av de fördefinierade Excel-datumformaten passar dig kan du skapa egna format.

1. I ett Excel-ark markerar du de celler som du vill formatera.
2. Tryck på Ctrl+1 för att öppna Formatera celler dialog.
3. På den Antal Välj Anpassad från Kategori listan och skriv in det datumformat du vill ha i fältet Typ box.
4. Klicka på OK för att spara ändringarna.

Tips: Det enklaste sättet att ställa in ett eget datumformat i Excel är att utgå från ett befintligt format som ligger nära det du vill ha. Klicka på Datum i den Kategori och välj ett av de befintliga formaten under Typ Klicka sedan på Anpassad och göra ändringar i det format som visas i Typ box.

När du ställer in en eget datum format i Excel kan du använda följande koder.

När du ställer in en anpassad tid format i Excel kan du använda följande koder.

(om den utelämnas används 24-timmarsformat). AM eller PM

För att ställa in datum och tid format, inkludera både datum- och tidsenheter i formatkoden, t.ex. m/d/åååå h:mm AM/PM. När du använder " m " omedelbart efter " hh " eller " h " eller omedelbart före "ss" eller "s", visar Excel följande minuter , inte en månad.

När du skapar ett anpassat datumformat i Excel kan du använda kommatecken (,), bindestreck (-), snedstreck (/), kolon (:) och andra tecken.

Till exempel, samma datum och tid, till exempel Januari 13, 2015 13:03 kan visas på olika sätt:

Hur man skapar ett eget Excel-datumformat för en annan lokal

Om du vill visa datum på ett annat språk måste du skapa ett anpassat format och ge datumet en motsvarande lokalkod. Lokalkoden ska omslutas av [hakparenteser] och föregås av dollartecknet ($) och ett bindestreck (-). Här är några exempel:

• [$-409] - Engelska, Untitled States
• [$-1009] - Engelska, Canada
• [$-407] - Tyska, Tyskland
• [$-807] - Tyska, Schweiz
• [$-804] - Bengali, Indien
• [$-804] - Kinesiska, Kina
• [$-404] - Kinesiska, Taiwan

Du hittar en fullständig lista över lokala koder på den här bloggen.

Så här ställer du till exempel in ett anpassat Excel-datumformat för det kinesiska språket i år-månad-dag (veckodag) tid format:

Följande bild visar några exempel på samma datum formaterat med olika lokala koder på traditionellt sätt för motsvarande språk:

Excel datumformat fungerar inte - lösningar och lösningar

Vanligtvis förstår Microsoft Excel datum mycket väl och det är osannolikt att du stöter på något hinder när du arbetar med dem. Om du råkar ha problem med Excel-datumformatet kan du läsa följande tips för felsökning.

En cell är inte tillräckligt bred för att rymma ett helt datum.

Om du ser ett antal pundtecken (#####) i stället för datum i ditt Excel-arbetsblad är det troligt att cellerna inte är tillräckligt breda för att rymma hela datum.

Lösning . Dubbelklicka på kolumnens högra kant för att ändra storleken så att den automatiskt passar datumen. Alternativt kan du dra i den högra kanten för att ställa in den kolumnbredd du vill ha.

Negativa tal formateras som datum

Hashmarkeringar (#####) visas också när en cell som formaterats som datum eller tid innehåller ett negativt värde. Vanligtvis är det ett resultat som returneras av en formel, men det kan också hända när du skriver ett negativt värde i en cell och sedan formaterar cellen som ett datum.

Om du vill visa negativa tal som negativa datum har du två alternativ:

Lösning 1. Byt till datumsystemet 1904.

Gå till Fil > Alternativ > Avancerad , bläddra ner till När du beräknar denna arbetsbok avsnittet, väljer du den Använda 1904 års datumsystem och klicka på OK .

I detta system är 0 den 1 januari 1904, 1 den 2 januari 1904 och -1 visas som ett negativt datum -2 januari 1904.

Naturligtvis är en sådan representation mycket ovanlig och tar tid att vänja sig vid, men det är rätt väg att gå om du vill utföra beräkningar med tidiga datum.

Lösning 2. Använd Excel TEXT-funktionen.

Ett annat möjligt sätt att visa negativa tal som negativa datum i Excel är att använda TEXT-funktionen. Om du till exempel subtraherar C1 från B1 och ett värde i C1 är större än i B1 kan du använda följande formel för att visa resultatet i datumformat:

=TEXT(ABS(B1-C1),"-d-mmm-yyyy")

Du kanske vill ändra celljusteringen till högerjusterad, och du kan naturligtvis använda andra anpassade datumformat i TEXT-formeln.

Observera: Till skillnad från den tidigare lösningen returnerar TEXT-funktionen ett textvärde, vilket är anledningen till att du inte kan använda resultatet i andra beräkningar.

Datum importeras till Excel som textvärden

När du importerar data till Excel från en csv-fil eller någon annan extern databas importeras datum ofta som textvärden. De ser kanske ut som vanliga datum för dig, men Excel uppfattar dem som text och behandlar dem därefter.

Lösning Du kan konvertera "textdatum" till datumformat med hjälp av Excel-funktionen DATEVALUE eller funktionen Text till kolumner. Se följande artikel för mer information: Hur man konverterar text till datum i Excel.

Tips: Om inget av ovanstående tips fungerade för dig kan du försöka ta bort all formatering och sedan ställa in önskat datumformat.

Så här formaterar du datum i Excel. I nästa del av vår guide kommer vi att diskutera olika sätt att infoga datum och tider i dina Excel-arbetsblad. Tack för att du läste och vi ses nästa vecka!