Gusto kong ipagpatuloy ang aming tour sa Shared Email Templates at sabihin sa iyo ang higit pa tungkol sa paglalagay ng mga larawan. Sinusuportahan ng aming add-in ang isa pang online na storage na maaari mong gamitin para sa iyong mga larawan - SharePoint. Sasabihin ko sa iyo ang tungkol sa platform na ito, tuturuan kang maglagay ng mga larawan doon at ipakita kung paano ipasok ang mga ito sa isang mensahe sa Outlook.

Kilalanin ang Mga Nakabahaging Template ng Email

I Gustong italaga ang unang kabanata ng tutorial na ito sa isang maliit na panimula sa Shared Email Templates. Ginawa namin ang add-in na ito upang maiwasan mo ang mga paulit-ulit na gawain tulad ng pag-paste o pag-type ng parehong text mula sa email patungo sa email. Hindi na kailangang muling ilapat ang nawalang pag-format, muling idagdag ang mga hyperlink at muling i-paste ang mga larawan. Isang pag-click at handa ka na! Isang pag-click at mayroon kang perpektong naka-format na email na handa na. Ang lahat ng kinakailangang mga file ay naka-attach, ang mga larawan - na-paste. Ang kailangan mo lang gawin ay ipadala ito.

Dahil ang manwal na ito ay nakatuon sa paglalagay ng mga larawan, ipapakita ko sa iyo ang isa sa mga paraan upang mag-embed ng isang imahe sa isang template upang i-paste ito sa iyong mensahe sa Outlook. Matututuhan mo kung paano magtrabaho sa SharePoint, magbahagi ng mga file at folder doon at idagdag ang mga ito sa iyong Outlook gamit ang isang espesyal na macro. Trust me, it's harder said than done :)

Tingnan natin kung ano ang hitsura nito sa isang simpleng halimbawa. Habang malapit na nating ipagdiwang ang mga pista opisyal ng Pasko, mainam na magpadala ng isang magandang tala sa lahat ng iyong mga kamag-anak, kaibigan, kasamahan, sa lahat ng iba pa sa iyongmga contact. Ngunit ang pag-iisip ng pag-paste at pagkulay ng parehong teksto, pagkatapos ay ang pagpasok at pagbabago ng laki ng parehong larawan ay maaaring mabaliw sa iyo. Mukhang isang napaka-mapurol na gawain na dapat hawakan sa isang kapaskuhan.

Kung medyo pamilyar ang sitwasyong ito, para sa iyo ang Shared Email Templates. Lumikha ka ng isang template, ilapat ang kinakailangang pag-format, ipasok ang larawan na gusto mo at i-save ito. Ang kailangan mo lang gawin ay i-paste ang template na ito sa iyong mensahe. Makakakuha ka ng email na handa nang ipadala sa isang pag-click.

Gabayan kita sa buong proseso – mula sa pagbubukas ng SharePoint hanggang sa pag-paste ng email gamit ang macro hanggang sa pag-embed ng larawan – para masigurado mong walang mahirap sa pagtitipid ng oras :)

Paano lumikha ng isang personal na pangkat ng SharePoint at ibahagi ang nilalaman nito

Ngayon ay magpe-paste kami ng mga larawan mula sa SharePoint, isang online na platform na ibinigay ng Microsoft. Ito ay isang hindi gaanong kalat ngunit maginhawang platform upang mag-imbak ng mga file at ibahagi ang mga ito sa iyong mga kasamahan. Maglagay tayo ng ilang larawan doon para makita kung paano ito gumagana.

Tip. Kung sigurado kang alam mo ang mga user na kakailanganin mong pagbabahagian ng mga file at gusto mong lumikha ng isang karaniwang grupo para sa inyong lahat, laktawan ang unang bahagi at pumunta mismo sa paggawa ng nakabahaging grupo. Kung gayunpaman, gusto mo itong maging isang nakabahaging folder sa iyong personal na grupo, magpatuloy sa pagbabasa.

Gumawa ng personal na SharePoint group

Buksan ang office.com, mag-sign in, at mag-click sa ang icon ng launcher ng app at piliinSharePoint mula doon:

Mag-click sa button na Gumawa ng Site at pumili ng alinman sa site ng Team (kung may ilang partikular na tao na gusto mong pagbahagian ng mga file) o Site ng komunikasyon (kung lumilikha ka ng lugar ng trabaho para sa buong organisasyon) upang magpatuloy sa:

Bigyan ng pangalan ang iyong site, magdagdag ng ilang paglalarawan at i-click ang Tapos na .

Samakatuwid, isang pribado lilikha ang pangkat na magagamit lamang sa iyo. Magagawa mong magdagdag ng mga file para sa personal na paggamit at ibahagi ang mga folder sa iba kung kinakailangan.

Magdagdag ng mga file sa iyong SharePoint folder

Ang payo ko ay ang lahat ng mga larawan ay tipunin sa isa folder. Mas magiging mas madali para sa iyo na mahanap at i-paste ang mga ito sa isang template at kung magpasya kang palitan o alisin ang ilan, hindi ito magiging problema.

Para matipon mo ang lahat ng larawan sa sa isang lugar at ihanda ang mga ito para gamitin sa Shared Email Templates, lumikha ng bagong folder sa tab na Mga Dokumento :

Pagkatapos ay i-upload ang mga kinakailangang file sa iyong bagong folder:

Bilang kahalili, maaari mo lang i-drag at i-drop ang mga file sa iyong folder ng SharePoint upang maidagdag ang mga ito.

Paano magbahagi ng personal na folder ng SharePoint sa mga kasamahan

Kung hindi lang ikaw ang pupunta para magamit ang mga larawang iyon sa mga template, kakailanganin mong ibahagi ang mga ito sa iyong team. Kung naidagdag mo na sila bilang mga may-ari/editor kapag gumagawa ng site, handa ka nang umalis :) Laktawan ang hakbang na itoat pumunta sa kanan sa pagpasok ng larawang ito sa Outlook.

Kung gayunpaman, nakalimutan mong magdagdag ng iba pang mga miyembro sa iyong site o may mga bagong user na gusto mong pagbahagian ng ilang file, ipagpatuloy ang pagbabasa.

Tulad ng nabanggit ko na, mas maginhawang magkaroon ng lahat ng larawang gusto mong gamitin sa mga template sa isang folder. Mabilis mong mahahanap at ma-edit ang mga ito kung kinakailangan. At kung gusto mong gamitin ng iba ang parehong mga template sa mga larawang iyon, kakailanganin mo lang ibahagi sa kanila ang buong folder:

1. Piliin ang kinakailangang folder, pindutin ang icon na may tatlong tuldok, at piliin ang Pamahalaan ang access :
2. Mag-click sa plus sign at ilagay ang mga pangalan o email address ng mga kasamahan sa koponan na nagbibigay sa kanila ng access (manonood o editor, nasa iyo) sa iyong espesyal na folder:

Tip. Kung may ilang larawan lang na gusto mong ibahagi sa iyong mga kasamahan, buksan ang folder, hanapin ang mga gustong larawan at ibahagi ang mga ito nang paisa-isa. Magiging pareho ang pamamaraan: tatlong tuldok -> Pamahalaan ang access -> ang plus sign -> mga user at pahintulot -> Bigyan ng access. Sa kasamaang-palad, walang paraan upang magbahagi ng ilang mga file nang sabay-sabay, kaya kailangan mong dumaan sa prosesong ito nang maraming beses.

Gumawa ng nakabahaging grupo para sa lahat ng miyembro ng koponan

Kung siguradong alam mo kung anong mga tao ang ibabahagi mo sa mga template at gustong magkaroon ng karaniwang lugar para iimbak ang iyong data, gumawa lang ng isang nakabahaging grupo. Sa kasong itoang bawat miyembro ay may access sa lahat ng nilalaman at hindi na kailangang magbahagi ng mga folder ng mga file nang hiwalay.

Buksan ang SharePoint at pumunta sa Gumawa ng Site -> Site ng koponan at magdagdag ng mga karagdagang may-ari o miyembro sa iyong koponan:

Tip. Kung gusto mong magbahagi ng data sa buong organisasyon, gumawa na lang ng site ng Komunikasyon.

Maaari mo na ngayong simulan ang pag-upload ng mga file. Mayroong dalawang paraan upang pumunta:

• Pumunta sa tab na Mga Dokumento , magdagdag ng folder at simulan itong punan ng mga file na gagamitin sa Shared Email Templates.
• I-click ang Bago -> Document Library at punan ang library ng gustong nilalaman:

Kung sakaling mayroon kang ilang mga bagong miyembro ng grupo o kailangang mag-alis ng dating kasamahan sa koponan mula sa iyong nakabahaging grupo, mag-click sa button na Mga Miyembro sa kanang sulok sa itaas ng window at pamahalaan ang membership ng grupo doon:

Kapag handa ka na, bumalik tayo sa Outlook at subukang maglagay ng ilang larawan.

Magpasok ng larawan mula sa SharePoint sa isang mensahe sa Outlook

Kapag na-upload at naibahagi na ang iyong mga larawan, ikaw kailangang gumawa ng isa pang hakbang upang idagdag ang mga ito sa iyong mga template. Ang hakbang na ito ay tinatawag na ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] macro. Hayaan mong gabayan kita mula rito:

1. Simulan ang Shred Email Templates, magbukas ng bagong template at piliin ang ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] mula sa listahan ng Insert Macro :
2. Mag-log in sa iyong SharePoint,gabay sa kinakailangang folder, piliin ang larawan at pindutin ang Piliin :

   Tandaan. Pakitandaan na ang aming Shared Email Templates ay sumusuporta sa mga sumusunod na format: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Itakda ang larawan ng laki (sa mga pixel) o iwanan ito bilang at i-click ang Ipasok .

Kung hindi mo mahanap ang tamang larawan, pakisuri muli kung tumutugma ito sa mga sinusuportahang format at kung ikaw ay naka-log sa ilalim ng tamang SharePoint account. Kung nakita mong nagkamali ka sa pag-log in sa maling account, i-click lamang ang icon na “ Ilipat ang SharePoint account ” sa muling pag-log:

Kapag naidagdag na ang macro sa iyong template, ikaw ay Makikita ang ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT macro na may mga random na character sa mga square bracket. Ito ang magiging natatanging landas ng file patungo sa lokasyon nito sa iyong SharePoint.

Bagaman mukhang isang uri ng bug, ang perpektong normal na larawan ay ipe-paste sa iyong email body.

May nakalimutan?

Ginawa namin ang aming makakaya upang gawing user-friendly ang aming add-in hangga't maaari. Gumawa kami ng tool na may malinaw na interface, simple ngunit maginhawang opsyon at banayad na mga paalala kung sakaling napalampas mo ang ilang hakbang.

Habang pinag-uusapan natin ang mga nakabahaging larawan mula sa mga nakabahaging folder, maaaring may ilang mga notification na maaaring lumitaw. Halimbawa, gumawa ka ng personal na folder sa iyong SharePoint, gumawa ng team sa Shared Email Templates at gumawailang mga template na may macro na ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Kung babasahin mong mabuti ang artikulong ito, tiyak na napansin mo na may kulang. Oo, ang folder ay hindi pa naibahagi sa iba. Sa kasong ito, babalaan ka ng add-in kapag nagpe-paste ng template, makikita mo ang sumusunod na mensahe:

Isa lamang itong magiliw na paalala na ibahagi ang mga file sa iba o pumili ng isa pang larawan mula sa nakabahaging folder sa halip. Tulad ng para sa larawan, huwag mag-alala, idaragdag ito sa iyong email sa sandaling i-click mo ang Isara.

Kung gayunpaman, ikaw ang nagpe-paste ng template na may hindi nakabahaging larawan, magiging iba ang hitsura ng mensahe:

Walang ilalagay na larawan hanggang sa bigyan ka ng may-ari ng folder ng kaukulang mga pahintulot.

Iyon lang ang gusto kong sabihin sa iyo tungkol sa ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] macro ngayon, salamat sa pagbabasa . Kung magpasya kang subukan ang aming Shared Email Templates, huwag mag-atubiling i-install ito mula sa Microsoft Store. Kung mayroon kang anumang feedback na ibabahagi, mangyaring mag-iwan ng ilang salita sa seksyon ng mga komento ;)