मैं साझा ईमेल टेम्प्लेट में अपना दौरा जारी रखना चाहता हूं और आपको चित्र सम्मिलित करने के बारे में कुछ और बताना चाहता हूं। हमारा ऐड-इन अन्य ऑनलाइन संग्रहण का समर्थन करता है जिसका उपयोग आप अपनी छवियों के लिए कर सकते हैं - SharePoint। मैं आपको इस प्लेटफ़ॉर्म के बारे में बताऊँगा, आपको वहाँ छवियों को रखना सिखाऊँगा और दिखाऊँगा कि उन्हें आउटलुक संदेश में कैसे सम्मिलित किया जाए।

साझा ईमेल टेम्पलेट्स के बारे में जानें

मैं मैं इस ट्यूटोरियल के पहले अध्याय को साझा ईमेल टेम्प्लेट के एक छोटे से परिचय के लिए समर्पित करना चाहता हूं। हमने यह ऐड-इन इसलिए बनाया है ताकि आप ईमेल से ईमेल पर एक ही टेक्स्ट को चिपकाने या टाइप करने जैसे दोहराए जाने वाले कार्यों से बच सकें। खोए हुए स्वरूपण को फिर से लागू करने, हाइपरलिंक्स को दोबारा जोड़ने और छवियों को दोबारा चिपकाने की कोई आवश्यकता नहीं है। एक क्लिक और आप पूरी तरह तैयार हैं! एक क्लिक और आपके पास पूरी तरह से स्वरूपित ईमेल तैयार है। सभी आवश्यक फाइलें संलग्न हैं, चित्र चिपकाए गए हैं। आपको केवल इसे भेजने की आवश्यकता है।

चूंकि यह मैनुअल चित्रों को सम्मिलित करने के लिए समर्पित है, इसलिए मैं आपको अपने आउटलुक संदेश में पेस्ट करने के लिए एक छवि को एक टेम्पलेट में एम्बेड करने का एक तरीका दिखाऊंगा। आप सीखेंगे कि SharePoint में कैसे काम करें, वहां फ़ाइलें और फ़ोल्डर कैसे साझा करें और विशेष मैक्रो का उपयोग करके उन्हें अपने Outlook में कैसे जोड़ें। मुझ पर विश्वास करें, यह कहना कठिन है करना नहीं :)

आइए देखते हैं कि यह एक साधारण उदाहरण पर कैसा दिखता है। जैसा कि हम क्रिसमस की छुट्टियां मनाने वाले हैं, यह अच्छा होगा कि आप अपने सभी रिश्तेदारों, दोस्तों, सहकर्मियों, अपने परिवार के बाकी सभी लोगों को एक प्यारा सा नोट भेजें।संपर्क। लेकिन एक ही पाठ को चिपकाने और रंगने का विचार, फिर उसी छवि को सम्मिलित करना और उसका आकार बदलना आपको पागल कर सकता है। त्योहारों के मौसम में हैंडल करने के लिए यह एक बहुत ही नीरस काम लगता है।

अगर यह मामला थोड़ा भी जाना-पहचाना लगता है, तो साझा ईमेल टेम्प्लेट आपके लिए है। आप एक टेम्प्लेट बनाते हैं, आवश्यक स्वरूपण लागू करते हैं, अपनी पसंद का चित्र डालें और उसे सहेजें। आपको केवल इस टेम्प्लेट को अपने संदेश में पेस्ट करना है। आपको एक क्लिक में भेजे जाने के लिए तैयार ईमेल मिल जाएगा।

मैं आपको पूरी प्रक्रिया के बारे में बताऊँगा - SharePoint खोलने से लेकर एक छवि एम्बेड करने के लिए मैक्रो के साथ एक ईमेल चिपकाने तक - ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि समय बचाने में कुछ भी मुश्किल नहीं है:)

व्यक्तिगत SharePoint समूह कैसे बनाएं और इसकी सामग्री कैसे साझा करें

आज हम Microsoft द्वारा प्रदान किए गए एक ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म SharePoint से छवियां पेस्ट करेंगे। यह फाइलों को स्टोर करने और उन्हें अपने सहयोगियों के साथ साझा करने के लिए एक कम व्यापक लेकिन सुविधाजनक मंच है। यह कैसे काम करता है यह देखने के लिए वहां कुछ तस्वीरें रखें।

युक्ति। यदि आप निश्चित रूप से उन उपयोगकर्ताओं को जानते हैं जिनके साथ आपको फ़ाइलों को साझा करने की आवश्यकता होगी और आप सभी के लिए एक सामान्य समूह बनाना चाहते हैं, तो पहले भाग को छोड़ दें और एक साझा समूह बनाने के लिए सीधे आगे बढ़ें। हालांकि, यदि आप चाहते हैं कि यह आपके व्यक्तिगत समूह में एक साझा फ़ोल्डर हो, तो पढ़ना जारी रखें।

एक व्यक्तिगत SharePoint समूह बनाएं

Office.com खोलें, साइन इन करें और पर क्लिक करें ऐप लॉन्चर आइकन और चुनेंवहां से SharePoint:

साइट बनाएं बटन पर क्लिक करें और या तो एक टीम साइट चुनें (यदि कुछ विशेष लोग हैं जिनके साथ आप फ़ाइलें साझा करना चाहते हैं) या संचार साइट (यदि आप पूरे संगठन के लिए कार्यस्थल बना रहे हैं) इसके साथ आगे बढ़ने के लिए:

अपनी साइट को एक नाम दें, कुछ विवरण जोड़ें और समाप्त करें पर क्लिक करें।

इसलिए, एक निजी केवल आपके लिए उपलब्ध समूह बनाया जाएगा। आप व्यक्तिगत उपयोग के लिए फ़ाइलों को जोड़ने और यदि आवश्यक हो तो फ़ोल्डरों को दूसरों के साथ साझा करने में सक्षम होंगे। फ़ोल्डर। आपके लिए उन्हें ढूंढना और एक टेम्प्लेट में पेस्ट करना बहुत आसान होगा और यदि आप कुछ को बदलने या हटाने का निर्णय लेते हैं, तो यह बिल्कुल भी समस्या नहीं होगी।

आपके लिए सभी छवियों को एक साथ रखना एक जगह और उन्हें साझा ईमेल टेम्प्लेट में उपयोग करने के लिए तैयार रखें, दस्तावेज़ टैब पर एक नया फ़ोल्डर बनाएं:

फिर अपने नए फ़ोल्डर में आवश्यक फ़ाइलें अपलोड करें:

वैकल्पिक रूप से, आप उन्हें जोड़ने के लिए अपने शेयरपॉइंट फ़ोल्डर में फ़ाइलों को आसानी से खींच और छोड़ सकते हैं। टेम्प्लेट में उन छवियों का उपयोग करने के लिए, आपको उन्हें अपनी टीम के साथ साझा करना होगा। यदि आपने साइट बनाते समय उन्हें पहले ही स्वामी/संपादक के रूप में जोड़ लिया है, तो आप आगे बढ़ने के लिए तैयार हैं :) इस चरण को छोड़ देंऔर सीधे आउटलुक में इस छवि को सम्मिलित करने के लिए जाएं।

यदि हालांकि, आप अपनी साइट में अन्य सदस्यों को जोड़ना भूल गए हैं या ऐसे नए उपयोगकर्ता हैं जिनके साथ आप कुछ फाइलें साझा करना चाहते हैं, तो पढ़ना जारी रखें।

जैसा कि मैंने पहले ही उल्लेख किया है, उन सभी चित्रों को एक फ़ोल्डर में रखना अधिक सुविधाजनक है, जिन्हें आप टेम्प्लेट में उपयोग करना चाहते हैं। यदि आवश्यक हो तो आप उन्हें शीघ्रता से ढूंढ और संपादित कर सकेंगे। और यदि आप चाहते हैं कि अन्य लोग उन छवियों के साथ समान टेम्प्लेट का उपयोग करें, तो आपको बस उनके साथ पूरे फ़ोल्डर को साझा करने की आवश्यकता होगी:

1. आवश्यक फ़ोल्डर चुनें, तीन-डॉट्स आइकन पर क्लिक करें, और चुनें एक्सेस प्रबंधित करें :
2. प्लस चिह्न पर क्लिक करें और टीम के साथियों के नाम या ईमेल पते दर्ज करें जो उन्हें आपके विशेष फ़ोल्डर तक पहुंच प्रदान करते हैं (दर्शक या संपादक, आप पर निर्भर है):

युक्ति। यदि कुछ ही चित्र हैं जिन्हें आप अपने सहकर्मियों के साथ साझा करना चाहते हैं, तो फ़ोल्डर खोलें, वांछित चित्र खोजें और उन्हें एक-एक करके साझा करें। प्रक्रिया समान होगी: तीन बिंदु -> पहुंच प्रबंधित करें -> धन चिह्न -> उपयोक्ता और अनुमतियाँ -> पहुँच प्रदान करें। दुर्भाग्य से, कुछ फ़ाइलों को एक साथ साझा करने का कोई तरीका नहीं है, इसलिए आपको इस प्रक्रिया को कई बार करना होगा।

टीम के सभी सदस्यों के लिए एक साझा समूह बनाएं

अगर आप निश्चित रूप से जानते हैं कि आप किन लोगों के साथ टेम्प्लेट साझा करने वाले हैं और अपने डेटा को संग्रहीत करने के लिए एक सामान्य स्थान चाहते हैं, बस एक साझा समूह बनाएं। इस मामले मेंप्रत्येक सदस्य के पास सभी सामग्री तक पहुंच होती है और फाइलों के फोल्डर को अलग से साझा करने की कोई आवश्यकता नहीं होगी।

SharePoint खोलें और साइट बनाएं -> टीम साइट<11 पर जाएं> और अपनी टीम में अतिरिक्त मालिक या सदस्य जोड़ें:

युक्ति। यदि आप संपूर्ण संगठन के साथ डेटा साझा करना चाहते हैं, तो इसके बजाय एक संचार साइट बनाएं।

अब आप फ़ाइलें अपलोड करना प्रारंभ कर सकते हैं। इसके दो तरीके हैं:

• दस्तावेज़ टैब पर जाएं, एक फ़ोल्डर जोड़ें और इसे साझा ईमेल टेम्प्लेट में उपयोग करने के लिए फ़ाइलों से भरना शुरू करें।
• नया -> दस्तावेज़ लाइब्रेरी क्लिक करें और लाइब्रेरी में वांछित सामग्री भरें:

यदि आपके पास कुछ नए समूह सदस्य हैं या अपने साझा समूह से किसी पूर्व साथी को निकालने की आवश्यकता है, विंडो के ऊपरी-दाएं कोने में सदस्य बटन पर क्लिक करें और वहां समूह सदस्यता प्रबंधित करें:

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एक बार जब आप तैयार हों, तो आइए आउटलुक पर वापस जाएं और कुछ इमेज डालने का प्रयास करें।

आउटलुक संदेश में SharePoint से एक तस्वीर डालें

एक बार जब आपकी छवियां अपलोड और साझा हो जाती हैं, तो आप उन्हें अपने टेम्प्लेट में जोड़ने के लिए एक और कदम उठाने की आवश्यकता है। इस चरण को ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] मैक्रो कहा जाता है। मुझे यहां से आपका मार्गदर्शन करने दें:

1. श्रेड ईमेल टेम्प्लेट शुरू करें, एक नया टेम्प्लेट खोलें और मैक्रो डालें सूची से ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] चुनें:
2. अपने SharePoint में लॉग इन करें,आवश्यक फ़ोल्डर के लिए गाइड, फोटो चुनें और हिट करें चुनें :

   ध्यान दें। कृपया ध्यान रखें कि हमारे साझा ईमेल टेम्प्लेट निम्नलिखित स्वरूपों का समर्थन करते हैं: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg।

3. तस्वीर का सेट करें आकार (पिक्सेल में) या इसे ऐसे ही छोड़ दें और डालें पर क्लिक करें। सही SharePoint खाते के अंतर्गत लॉग इन किया गया। यदि आप देखते हैं कि आपने गलती से गलत खाते में लॉग इन कर लिया है, तो फिर से लॉग इन करने के लिए बस “ SharePoint खाता स्विच करें ” आइकन पर क्लिक करें:

   एक बार जब मैक्रो आपके टेम्प्लेट में जुड़ जाता है, तो आप ' वर्ग कोष्ठक में यादृच्छिक वर्णों के साथ ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT मैक्रो देखेंगे। यह आपके SharePoint में फ़ाइल के स्थान के लिए अद्वितीय पथ होगा।

   यद्यपि यह किसी प्रकार के बग की तरह दिखता है, पूरी तरह से सामान्य तस्वीर आपके ईमेल के मुख्य भाग में चिपकाई जाएगी।

   कुछ भूल गए?

   हमने अपने ऐड-इन को यथासंभव उपयोगकर्ता के अनुकूल बनाने के लिए अपनी पूरी कोशिश की है। हमने एक स्पष्ट इंटरफ़ेस, सरल लेकिन सुविधाजनक विकल्पों के साथ एक टूल बनाया है और यदि आप कुछ कदम चूक गए हैं तो सौम्य अनुस्मारक।

   जैसा कि हम साझा फ़ोल्डर से साझा किए गए चित्रों के बारे में बात कर रहे हैं, कुछ हो सकते हैं सूचनाएं जो दिखाई दे सकती हैं। उदाहरण के लिए, आपने अपने SharePoint में एक व्यक्तिगत फ़ोल्डर बनाया है, साझा ईमेल टेम्पलेट्स में एक टीम बनाई है और बनाई है~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] मैक्रो के साथ कुछ टेम्प्लेट। अगर आपने इस लेख को ध्यान से पढ़ा है, तो आपने देखा होगा कि कुछ कमी है। हां, फ़ोल्डर अभी तक अन्य लोगों के साथ साझा नहीं किया गया है। इस मामले में, ऐड-इन आपको टेम्पलेट चिपकाते समय चेतावनी देगा, आपको निम्न संदेश दिखाई देगा:

   यह दूसरों के साथ फ़ाइलें साझा करने या साझा किए गए फ़ोल्डर से कोई अन्य चित्र चुनने के लिए केवल एक दोस्ताना रिमाइंडर है बजाय। छवि के लिए, कोई चिंता नहीं, जैसे ही आप बंद करें पर क्लिक करेंगे, यह आपके ईमेल में जोड़ दिया जाएगा।

   हालांकि, यदि यह आप हैं जो साझा न की गई छवि के साथ टेम्पलेट पेस्ट कर रहे हैं, तो संदेश अलग तरह से दिखाई देगा:

   जब तक फ़ोल्डर का स्वामी आपको संबंधित अनुमति नहीं देता तब तक कोई छवि सम्मिलित नहीं की जाएगी।

   आज मैं आपको ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] मैक्रो के बारे में बस इतना ही बताना चाहता हूं, पढ़ने के लिए धन्यवाद . यदि आप हमारे साझा ईमेल टेम्प्लेट को आज़माने का निर्णय लेते हैं, तो बेझिझक इसे Microsoft Store से इंस्टॉल करें। यदि आपके पास साझा करने के लिए कोई प्रतिक्रिया है, तो कृपया टिप्पणी अनुभाग में कुछ शब्द छोड़ दें;)