Мен саяхатымызды Ортақ электрондық пошта үлгілерінде жалғастырғым келеді және суреттерді енгізу туралы көбірек айтқым келеді. Біздің қондырма суреттеріңіз үшін пайдалануға болатын басқа онлайн жадты қолдайды - SharePoint. Мен сізге осы платформа туралы айтып беремін, онда суреттерді орналастыруды үйретемін және оларды Outlook хабарына енгізу жолын көрсетемін.

Ортақ электрондық пошта үлгілерімен танысыңыз

I Осы оқу құралының бірінші тарауын ортақ электрондық пошта үлгілеріне шағын кіріспеге арнағым келеді. Біз бұл қондырманы электрондық поштадан электрондық поштаға бірдей мәтінді қою немесе теру сияқты қайталанатын тапсырмаларды болдырмау үшін жасадық. Жоғалған пішімдеуді қайта қолданудың, гиперсілтемелерді қайта қосудың және суреттерді қайта қоюдың қажеті жоқ. Бір рет басыңыз және бәрі дайын! Бір рет басу және сізде тамаша пішімделген электрондық пошта дайын болады. Барлық қажетті файлдар тіркелді, суреттер қойылды. Бар болғаны оны жіберу керек.

Бұл нұсқаулық суреттерді кірістіруге арналғандықтан, мен сізге кескінді Outlook хабарына қою үшін үлгіге ендіру тәсілдерінің бірін көрсетемін. Сіз SharePoint бағдарламасында қалай жұмыс істеу керектігін, сол жерде файлдар мен қалталарды ортақ пайдалануды және оларды арнайы макрос арқылы Outlook бағдарламасына қосуды үйренесіз. Маған сеніңіз, айтқаннан гөрі айту қиын :)

Қарапайым мысалда оның қалай көрінетінін көрейік. Біз Рождестволық мерекелерді тойлағалы жатқандықтан, барлық туыстарыңызға, достарыңызға, әріптестеріңізге және үйіңіздегі барлық адамдарға жақсы жазба жібергеніңіз жақсы болар еді.контактілер. Бірақ сол мәтінді қою және бояу, содан кейін сол суретті кірістіру және өлшемін өзгерту туралы ой сізді ақылсыздандыруы мүмкін. Мерекелік маусымда орындау өте қиын тапсырма сияқты көрінеді.

Егер бұл жағдай сәл де болса таныс болып көрінсе, Ортақ электрондық пошта үлгілері сізге арналған. Сіз шаблон жасайсыз, қажетті пішімдеуді қолданасыз, өзіңізге ұнайтын суретті енгізіп, оны сақтайсыз. Сізге тек осы үлгіні хабарламаңызға қою жеткілікті. Сіз бір рет басу арқылы жіберуге дайын электрондық хат аласыз.

Мен сізге SharePoint ашудан бастап макроспен электрондық поштаны қоюға және кескінді ендіруге дейінгі бүкіл процесті көрсетемін, осылайша уақытты үнемдеуде қиын ештеңе жоқ екеніне көз жеткізесіз :)

Жеке SharePoint тобын құру және оның мазмұнын бөлісу жолы

Бүгін біз Microsoft ұсынған онлайн платформасы SharePoint-тен суреттерді қоятын боламыз. Бұл файлдарды сақтау және оларды әріптестеріңізбен бөлісу үшін кең таралған, бірақ ыңғайлы платформа. Оның қалай жұмыс істейтінін көру үшін бірнеше суреттерді орналастырайық.

Кеңес. Файлдарды ортақ пайдалану қажет пайдаланушыларды нақты білсеңіз және барлығыңыз үшін ортақ топ жасағыңыз келсе, бірінші бөлімді өткізіп жіберіп, ортақ топ құруға өтіңіз. Дегенмен, оның жеке тобыңыздағы ортақ қалта болуын қаласаңыз, оқуды жалғастырыңыз.

Жеке SharePoint тобын жасаңыз

office.com сайтын ашыңыз, жүйеге кіріп, түймесін басыңыз. қолданбаны іске қосу белгішесін басып, таңдаңызСол жерден SharePoint:

Сайт жасау түймесін басып, Топ сайтын (файлдарды ортақ пайдаланғыңыз келетін белгілі бір адамдар болса) немесе Байланыс сайтын (егер болса) таңдаңыз. Сіз бүкіл ұйым үшін жұмыс орнын жасап жатырсыз) келесі әрекеттерді орындау үшін:

Сайтыңызға атау беріңіз, сипаттама қосыңыз және Аяқтау түймесін басыңыз.

Осылайша, жеке тек сізге қолжетімді топ құрылады. Жеке пайдалануға арналған файлдарды қоса аласыз және қажет болса қалталарды басқалармен бөлісе аласыз.

Файлдарды SharePoint қалтасына қосыңыз

Менің кеңесім - барлық кескіндерді бір жинаққа жинау. қалта. Оларды тауып, үлгіге қою оңайырақ болар еді, ал кейбірін ауыстыруды немесе алып тастауды шешсеңіз, бұл мүлде проблема болмайды.

Барлық кескіндерді үлгіге жинақтау үшін бір жерде және оларды Ортақ электрондық пошта үлгілерінде пайдалануға дайын етіп қойыңыз, Құжаттар қойындысында жаңа қалта жасаңыз:

Содан кейін жаңа қалтаңызға қажетті файлдарды жүктеңіз:

Немесе файлдарды қосу үшін SharePoint қалтасына жай ғана сүйреп апаруға болады.

Жеке SharePoint қалтасын әріптестермен қалай бөлісуге болады

Егер жалғыз сіз болмасаңыз сол кескіндерді үлгілерде пайдалану үшін оларды командамен бөлісу керек. Сайт жасау кезінде оларды иеленушілер/редакторлар ретінде қосқан болсаңыз, баруға болады :) Бұл қадамды өткізіп жіберіңізжәне осы кескінді Outlook бағдарламасына кірістіру үшін оңға өтіңіз.

Бірақ сайтыңызға басқа мүшелерді қосуды ұмытып қалсаңыз немесе кейбір файлдарды ортақ пайдаланғыңыз келетін жаңа пайдаланушылар болса, оқуды жалғастырыңыз.

Мен айтып өткенімдей, үлгілерде пайдаланғыңыз келетін барлық суреттерді бір қалтада сақтау әлдеқайда ыңғайлы. Қажет болса, оларды жылдам тауып, өңдей аласыз. Егер басқалардың сол суреттермен бірдей үлгілерді пайдаланғанын қаласаңыз, олармен бүкіл қалтаны ортақ пайдалануыңыз қажет:

1. Қажетті қалтаны таңдап, үш нүкте белгішесін басыңыз және Кіру рұқсатын басқару пәрменін таңдаңыз:
2. Қосу белгісін басыңыз және арнайы қалтаға кіруге рұқсат беретін командаластардың атын немесе электрондық пошта мекенжайларын (қарауыш немесе өңдеуші, сізге байланысты) енгізіңіз:

Кеңес. Әріптестеріңізбен бөліскіңіз келетін бірнеше сурет болса, қалтаны ашыңыз, қажет суреттерді тауып, оларды бір-бірден бөлісіңіз. Процедура бірдей болады: үш нүкте -> Қол жеткізуді басқару -> қосу белгісі -> пайдаланушылар мен рұқсаттар -> Кіруге рұқсат беріңіз. Өкінішке орай, бір уақытта бірнеше файлды ортақ пайдалану мүмкін емес, сондықтан бұл процесті бірнеше рет өтуге тура келеді.

Барлық топ мүшелері үшін ортақ топ жасаңыз

Егер Сіз үлгілерді қандай адамдармен бөлісетініңізді және деректеріңізді сақтайтын ортақ орынға ие болғыңыз келетінін нақты білесіз, жай ғана ортақ топ жасаңыз. Бұл жағдайдаәрбір мүше барлық мазмұнға қол жеткізе алады және файлдар қалталарын бөлек бөлісудің қажеті болмайды.

SharePoint бағдарламасын ашып, Сайт жасау -> Топ сайты<11 бөліміне өтіңіз> және командаңызға қосымша иелерді немесе мүшелерді қосыңыз:

Кеңес. Деректерді бүкіл ұйыммен бөліскіңіз келсе, оның орнына Байланыс сайтын жасаңыз.

Енді файлдарды жүктеп салуды бастай аласыз. Өтудің екі жолы бар:

• Құжаттар қойындысына өтіңіз, қалтаны қосыңыз және оны Ортақ электрондық пошта үлгілерінде пайдалану үшін файлдармен толтыра бастаңыз.
• Жаңа -> Құжаттар кітапханасы түймесін басып, кітапхананы қажетті мазмұнмен толтырыңыз:

Егер сізде жаңа топ мүшелері болса немесе бұрынғы командаласыңызды ортақ топтан жою қажет болса, терезенің жоғарғы оң жақ бұрышындағы Мүшелер түймесін басып, сол жерде топ мүшелігін басқарыңыз:

Дайын болғаннан кейін, Outlook бағдарламасына оралып, кейбір кескіндерді енгізіп көрейік.

Outlook хабарына SharePoint қолданбасынан суретті кірістіру

Суреттер жүктеп салынғаннан және бөлісілгеннен кейін, сіз үлгілеріңізге қосу үшін тағы бір қадам жасау керек. Бұл қадам ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] макросы деп аталады. Сізге осы жерден нұсқау беруге рұқсат етіңіз:

1. Шред электрондық пошта үлгілерін іске қосыңыз, жаңа үлгіні ашыңыз және Макрос кірістіру тізімінен ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] таңдаңыз:
2. SharePoint жүйесіне кіріңіз,қажетті қалтаға бағыттаңыз, фотосуретті таңдап, Таңдау түймесін басыңыз:

   Ескертпе. Біздің ортақ электрондық пошта үлгілеріміз келесі пішімдерді қолдайтынын есте сақтаңыз: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Суреттің пішінін орнату өлшемі (пиксельде) немесе оны сол күйінде қалдырыңыз да, Кірістіру түймесін басыңыз.

Егер дұрыс суретті таба алмасаңыз, оның қолдау көрсетілетін пішімдерге сәйкес келетінін және сәйкес келетінін қайта тексеріңіз. дұрыс SharePoint тіркелгісімен кірді. Қате тіркелгіге қате кіргеніңізді көрсеңіз, қайта тіркеу үшін “ SharePoint тіркелгісін ауыстыру ” белгішесін басыңыз:

Макрос үлгіге қосылғаннан кейін, сіз' тік жақшадағы кездейсоқ таңбалары бар ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT макросын көремін. Бұл файлдың SharePoint қызметіндегі орнына апаратын бірегей жолы болар еді.

Бұл қандай да бір қате сияқты көрінгенімен, электрондық поштаның негізгі бөлігіне өте қалыпты сурет қойылады.

Бірдеңені ұмытып қалдыңыз ба?

Біз қондырманы мүмкіндігінше пайдаланушыға ыңғайлы ету үшін бар күшімізді салдық. Біз анық интерфейсі, қарапайым, бірақ ыңғайлы опциялары және кейбір қадамды өткізіп алған жағдайда жұмсақ еске салғыштары бар құрал жасадық.

Біз ортақ қалталардағы ортақ суреттер туралы айтып отырғанымыздай, бірнеше болуы мүмкін. пайда болуы мүмкін хабарландырулар. Мысалы, SharePoint бағдарламасында жеке қалтаны жасадыңыз, ортақ электрондық пошта үлгілерінде топ құрдыңыз және жасадыңыз~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] макросы бар бірнеше үлгі. Бұл мақаланы мұқият оқып шықсаңыз, бірдеңе жетіспейтінін байқаған боларсыз. Иә, қалта әлі басқалармен бөлісілмеген. Бұл жағдайда қондырма үлгіні қою кезінде ескертеді, сіз келесі хабарды көресіз:

Бұл файлдарды басқалармен бөлісуге немесе ортақ қалтадан басқа суретті таңдауға арналған қарапайым еске салу. орнына. Кескінге келетін болсақ, алаңдамаңыз, ол «Жабу» түймесін басқан бойда электрондық поштаңызға қосылады.

Демек, бұл үлгіні бөлісілмеген суретпен қойып жатқан сіз болсаңыз, хабар басқаша көрінеді:

Қалтаның иесі сізге сәйкес рұқсаттарды бермейінше ешбір сурет кірістірілмейді.

Бүгін мен сізге ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] макросы туралы айтқым келгені осы, оқығаныңыз үшін рахмет. . Ортақ электрондық пошта үлгілерін пайдалануды шешсеңіз, оны Microsoft дүкенінен орнатыңыз. Егер сізде қандай да бір пікіріңіз болса, пікір қалдырыңыз, пікір қалдырыңыз ;)