Ik wol ús rûnlieding trochgean yn Shared Email Templates en jo wat mear fertelle oer it ynfoegjen fan foto's. Us tafoeging stipet in oare online opslach dy't jo kinne brûke foar jo ôfbyldings - SharePoint. Ik sil jo fertelle oer dit platfoarm, leare jo ôfbyldings dêr te pleatsen en sjen litte hoe't jo se yn in Outlook-berjocht kinne ynfoegje.

Lear dielde e-postsjabloanen kennen

I Ik wol it earste haadstik fan dizze tutorial wije oan in lytse yntroduksje ta Shared Email Templates. Wy hawwe dizze tafoeging makke sadat jo repetitive taken kinne foarkomme lykas plakke of deselde tekst fan e-post nei e-post typen. D'r is net nedich om de ferlerne opmaak opnij oan te passen, de hyperkeppelings opnij ta te foegjen en de ôfbyldings opnij te plakjen. Ien klik en jo binne klear! Ien klik en jo hawwe in perfekt opmakke e-post klear. Alle nedige bestannen binne taheakke, de foto's - plakt. Alles wat jo hoege te dwaan is it te stjoeren.

Om't dizze hânlieding wijd is oan it ynfoegjen fan foto's, sil ik jo ien fan 'e manieren sjen litte om in ôfbylding yn in sjabloan yn te foegjen om it yn jo Outlook-berjocht te plakjen. Jo sille leare hoe't jo yn SharePoint wurkje, dêr bestannen en mappen diele en se tafoegje oan jo Outlook mei in spesjale makro. Leau my, it is dreger sein as dien :)

Litte wy sjen hoe't it derút sjocht op in ienfâldich foarbyld. As wy op it punt binne om Krystfakânsje te fieren, soe it moai wêze om al jo sibben, freonen, kollega's in moaie brief te stjoeren, nei alle oaren yn jokontakten. Mar in gedachte om deselde tekst te plakjen en te kleurjen, en dan deselde ôfbylding yn te foegjen en te feroarjen kin jo gek meitsje. Klinkt as in super-saaie taak om op in feestseizoen te behanneljen.

As dizze saak sels in bytsje bekend klinkt, is Shared Email Templates foar jo. Jo meitsje in sjabloan, tapasse de nedige opmaak, ynfoegje de ôfbylding dy't jo leuk fine en bewarje it. Alles wat jo hoege te dwaan is dit sjabloan yn jo berjocht te plakjen. Jo krije in klear-te-ferstjoere e-post yn ien klik.

Ik sil jo troch it heule proses liede - fan SharePoint iepenje oant it plakjen fan in e-post mei de makro om in ôfbylding yn te foegjen - sadat jo derfoar soargje kinne dat d'r neat dreech is yn tiid te besparjen :)

Hoe kinne jo in persoanlike SharePoint-groep oanmeitsje en de ynhâld dêrfan diele

Hjoed plakke wy ôfbyldings fan SharePoint, in online platfoarm fersoarge troch Microsoft. It is in minder wiidferspraat noch handich platfoarm om bestannen op te slaan en te dielen mei jo kollega's. Litte wy dêr wat foto's pleatse om te sjen hoe't it wurket.

Tip. As jo ​​​​witte mei de brûkers wêrmei jo de bestannen moatte diele en in mienskiplike groep foar jo allegear wolle meitsje, skip dan it earste diel oer en spring direkt nei it meitsjen fan in dielde groep. As jo ​​​​lykwols graach wolle dat it in dielde map is yn jo persoanlike groep, gean dan troch mei lêzen.

Meitsje in persoanlike SharePoint-groep

Iepenje office.com, meld jo oan en klikje op it app-launcher-ikoan en kiesSharePoint fan dêrút:

Klik op de knop Side oanmeitsje en kies of in teamside (as d'r guon bepaalde minsken binne wêrmei jo de bestannen wolle diele) of kommunikaasjeside (as jo meitsje in wurkplak foar de hiele organisaasje) om troch te gean mei:

Jou jo side in namme, foegje wat beskriuwing ta en klik op Finish .

Dêrom, in privee groep dy't allinich foar jo beskikber is, wurdt oanmakke. Jo kinne bestannen taheakje foar persoanlik gebrûk en de mappen as nedich diele mei oaren.

Triemen taheakje oan jo SharePoint-map

Myn advys soe wêze om alle ôfbyldings yn ien te sammeljen folder. It soe folle makliker foar jo wêze om se te finen en yn in sjabloan te plakjen en as jo beslute om guon te ferfangen of te ferwiderjen, sil it hielendal gjin probleem wêze.

Foar jo om alle ôfbyldings te sammeljen yn ien plak en hawwe se klear foar gebrûk yn Shared Email Templates, meitsje in nije map oan op it ljepblêd Dokuminten :

Laad dan de nedige bestannen yn jo nije map op:

As alternatyf kinne jo de bestannen gewoan yn jo SharePoint-map slepe en falle om se tafoege te krijen.

Hoe kinne jo in persoanlike SharePoint-map diele mei kollega's

As jo ​​net de iennichste binne dy't giet om dizze ôfbyldings yn 'e sjabloanen te brûken, moatte jo se diele mei jo team. As jo ​​se al tafoege hawwe as eigners/redakteuren by it meitsjen fan in side, dan binne jo goed om te gean :) Sla dizze stap oeren gean rjochts nei it ynfoegjen fan dizze ôfbylding yn Outlook.

As jo ​​lykwols fergetten binne oare leden ta te foegjen oan jo side of d'r binne nije brûkers mei wa't jo wat bestannen diele wolle, bliuw dan troch mei lêzen.

Lykas ik al neamde, is it folle handiger om alle foto's dy't jo wolle brûke yn sjabloanen yn ien map te hawwen. Jo kinne se fluch fine en bewurkje as it nedich is. En as jo wolle dat oaren deselde sjabloanen brûke mei dy ôfbyldings, dan moatte jo gewoan de hiele map mei har diele:

1. Kies de nedige map, klikje op it trije-stippen-ikoan, en kies Tagong beheare :
2. Klik op it plusteken en fier de nammen of e-mailadressen fan de teamgenoaten yn en jouwe se tagong (werjouwer of bewurker, oan jo) ta jo spesjale map:

Tip. As d'r mar in pear foto's binne dy't jo wolle diele mei jo kollega's, iepenje dan de map, fyn de winske ôfbyldings en diel se ien foar ien. De proseduere sil wêze itselde: trije-dots - & GT; Behear tagong - & GT; it plusteken - & GT; brûkers en tagongsrjochten - & GT; Tagong jaan. Spitigernôch is d'r gjin manier om in pear bestannen tagelyk te dielen, dus jo moatte dit proses ferskate kearen oergean.

Meitsje in dielde groep foar alle teamleden

As do witst wis mei hokker minsken jo binne om de sjabloanen te dielen en wolle jo in mienskiplik plak hawwe om jo gegevens op te slaan, meitsje gewoan in dielde groep. Yn dit gefalelk lid hat tagong ta alle ynhâld en it soe net nedich wêze om mappen fan bestannen apart te dielen.

Iepenje SharePoint en gean nei Side oanmeitsje -> Teamside en foegje ekstra eigners of leden ta oan jo team:

Tip. As jo ​​gegevens diele wolle mei de hiele organisaasje, meitsje ynstee in Kommunikaasjeside oan.

No kinne jo begjinne mei it uploaden fan de bestannen. D'r binne twa manieren om te gean:

• Gean nei it ljepblêd Dokuminten , foegje in map ta en begjin dizze yn te foljen mei de bestannen dy't jo wolle brûke yn Shared Email Templates.
• Klik op Nij -> Dokumentbibliotheek en folje de bibleteek yn mei de winske ynhâld:

In gefal jo nije groepsleden hawwe of moatte jo in eardere ploechmaat fan jo dielde groep fuortsmite, klikje op de knop Leden yn 'e rjochterboppehoeke fan it finster en beheare dêr it groepslidmaatskip:

As jo ​​klear binne, gean dan werom nei Outlook en besykje wat ôfbyldings yn te foegjen.

Foegje in ôfbylding fan SharePoint yn in Outlook-berjocht yn

As jo ​​ôfbyldings opladen en dield binne, kinne jo moatte noch ien stap nimme om se ta te foegjen oan jo sjabloanen. Dizze stap wurdt de makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] neamd. Lit my jo hjirwei liede:

1. Begjinne Shred Email Templates, iepenje in nij sjabloan en kies ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] út de list Makro ynfoegje :
2. Oanmelde by jo SharePoint,gids nei de nedige map, kies de foto en druk op Selektearje :

   Opmerking. Hâld der rekken mei dat ús Shared Email Templates de folgjende formaten stipet: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Stel de ôfbylding yn grutte (yn piksels) of lit it as en klik op Ynfoegje .

As jo ​​de juste ôfbylding net fine kinne, kontrolearje dan nochris as it oerienkomt mei de stipe formaten en as jo binne oanmeld ûnder it juste SharePoint-akkount. As jo ​​​​sjogge dat jo ferkeard ynlogd binne op it ferkearde akkount, klik dan gewoan op it " Switch SharePoint account " ikoan om opnij oan te melden:

As de makro ienris is tafoege oan jo sjabloan, jo' ll sjoch de ~% INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT makro mei willekeurige tekens yn fjouwerkante heakjes. It soe it unike paad fan it bestân wêze nei syn lokaasje yn jo SharePoint.

Hoewol't it liket op in soarte fan in brek, sil de folslein normale ôfbylding yn jo e-postlichem plakt wurde.

Is fergetten?

Wy hawwe ús bêst dien om ús tafoeging sa brûkerfreonlik mooglik te meitsjen. Wy hawwe in ark makke mei in dúdlike ynterface, ienfâldige mar handige opsjes en sêfte herinneringen foar it gefal dat jo wat stap mist hawwe.

Om't wy it hawwe oer de dielde foto's út dielde mappen, kinne d'r in pear wêze notifikaasjes dy't miskien ferskine. Jo hawwe bygelyks in persoanlike map yn jo SharePoint makke, in team makke yn Shared Email Templates en makkein pear sjabloanen mei de ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makro. As jo ​​​​dit artikel soarchfâldich lêze, moatte jo opfallen hawwe dat d'r wat mist. Ja, de map is noch net dield mei de oaren. Yn dit gefal sil de tafoeging jo warskôgje by it plakken fan in sjabloan, jo sille it folgjende berjocht sjen:

It is gewoan in freonlike herinnering om de bestannen mei de oaren te dielen of in oare foto te kiezen út de dielde map ynstee. Wat de ôfbylding oangiet, gjin soargen, it wurdt tafoege oan jo e-post sa gau as jo op Slute klikke.

As dit lykwols jo binne dy't it sjabloan plakt mei in net-dielde ôfbylding, sil it berjocht der oars útsjen:

Der sil gjin ôfbylding ynfoege wurde oant de eigner fan de map jo de byhearrende tagongsrjochten jout.

Dat wie alles wat ik jo fertelle woe oer de ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makro hjoed, tank foar it lêzen . As jo ​​​​beslute om ús Shared Email Templates te besykjen, fiel jo frij om it te ynstallearjen fan Microsoft Store. As jo ​​​​feedback hawwe om te dielen, lit dan in pear wurden efter yn 'e opmerkingsdiel ;)