أرغب في متابعة جولتنا في نماذج البريد الإلكتروني المشتركة وإخبارك بالمزيد حول إدراج الصور. تدعم الوظيفة الإضافية الخاصة بنا مساحة تخزين أخرى على الإنترنت قد تستخدمها لصورك - SharePoint. سأخبرك عن هذا النظام الأساسي ، وأعلمك وضع الصور هناك وأظهر كيفية إدراجها في رسالة Outlook.

تعرف على قوالب البريد الإلكتروني المشتركة

I أود تخصيص الفصل الأول من هذا البرنامج التعليمي لمقدمة صغيرة لقوالب البريد الإلكتروني المشتركة. لقد أنشأنا هذه الوظيفة الإضافية بحيث يمكنك تجنب المهام المتكررة مثل لصق أو كتابة نفس النص من بريد إلكتروني إلى بريد إلكتروني. ليست هناك حاجة لإعادة تطبيق التنسيق المفقود ، وإعادة إضافة الارتباطات التشعبية وإعادة لصق الصور. نقرة واحدة وأنت على أتم استعداد! بنقرة واحدة ولديك بريد إلكتروني منسق بشكل مثالي جاهز. يتم إرفاق جميع الملفات الضرورية ، الصور - لصقها. كل ما عليك فعله هو إرساله.

نظرًا لأن هذا الدليل مخصص لإدراج الصور ، سأوضح لك إحدى الطرق لتضمين صورة في قالب للصقها في رسالة Outlook الخاصة بك. ستتعلم كيفية العمل في SharePoint ومشاركة الملفات والمجلدات هناك وإضافتها إلى Outlook باستخدام ماكرو خاص. صدقني ، قول ذلك أصعب من فعله :)

دعونا نرى كيف يبدو في مثال بسيط. نظرًا لأننا على وشك الاحتفال بعيد الميلاد ، سيكون من الجيد إرسال ملاحظة جميلة إلى جميع أقاربك وأصدقائك وزملائك إلى أي شخص آخر في منطقتكجهات الاتصال. لكن التفكير في لصق نفس النص وتلوينه ، ثم إدخال نفس الصورة وتغيير حجمها قد يدفعك إلى الجنون. تبدو وكأنها مهمة مملة للغاية للتعامل معها في موسم الأعياد.

إذا كانت هذه الحالة تبدو مألوفة بعض الشيء ، فإن قوالب البريد الإلكتروني المشتركة تناسبك. يمكنك إنشاء قالب وتطبيق التنسيق اللازم وإدراج الصورة التي تريدها وحفظها. كل ما عليك فعله هو لصق هذا القالب في رسالتك. ستحصل على بريد إلكتروني جاهز للإرسال بنقرة واحدة.

سأوجهك خلال العملية بأكملها - من فتح SharePoint إلى لصق بريد إلكتروني باستخدام الماكرو لتضمين صورة - بحيث يمكنك التأكد من عدم وجود صعوبة في توفير الوقت :)

كيفية إنشاء مجموعة SharePoint شخصية ومشاركة محتواها

سنقوم اليوم بلصق الصور من SharePoint ، وهو نظام أساسي عبر الإنترنت توفره Microsoft. إنه نظام أساسي أقل انتشارًا ولكنه مناسب لتخزين الملفات ومشاركتها مع زملائك. دعنا نضع بعض الصور هناك لنرى كيف يعمل.

نصيحة. إذا كنت تعرف بالتأكيد المستخدمين الذين ستحتاج إلى مشاركة الملفات معهم وتريد إنشاء مجموعة مشتركة لكم جميعًا ، فتخط الجزء الأول وانتقل مباشرةً إلى إنشاء مجموعة مشتركة. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في أن يكون مجلدًا مشتركًا في مجموعتك الشخصية ، فاستمر في القراءة.

إنشاء مجموعة SharePoint شخصية

افتح office.com وقم بتسجيل الدخول وانقر فوق أيقونة مشغل التطبيق واخترSharePoint من هناك:

انقر فوق الزر إنشاء موقع واختر إما موقع الفريق (إذا كان هناك بعض الأشخاص المعينين الذين ترغب في مشاركة الملفات معهم) أو موقع الاتصال (إذا أنت تنشئ مكان عمل للمؤسسة بأكملها) للمتابعة مع:

أعط موقعك اسمًا ، أضف بعض الوصف وانقر على إنهاء .

ومن ثم ، يكون موقعًا خاصًا سيتم إنشاء المجموعة المتاحة لك وحدك. ستتمكن من إضافة ملفات للاستخدام الشخصي ومشاركة المجلدات مع الآخرين إذا لزم الأمر.

إضافة ملفات إلى مجلد SharePoint

ستكون نصيحتي هي تجميع كل الصور في ملف واحد مجلد. سيكون من الأسهل عليك العثور عليها ولصقها في قالب ، وإذا قررت استبدال بعضها أو إزالتها ، فلن تكون هناك مشكلة على الإطلاق.

بالنسبة لك لتجميع جميع الصور في مكان واحد واجعلهم جاهزين للاستخدام في قوالب البريد الإلكتروني المشتركة ، أنشئ مجلدًا جديدًا في علامة التبويب المستندات :

ثم قم بتحميل الملفات الضرورية في مجلدك الجديد:

بدلاً من ذلك ، يمكنك ببساطة سحب الملفات وإفلاتها في مجلد SharePoint لإضافتها.

كيفية مشاركة مجلد SharePoint شخصي مع الزملاء

إذا لم تكن الشخص الوحيد الذي سيذهب لاستخدام هذه الصور في القوالب ، ستحتاج إلى مشاركتها مع فريقك. إذا كنت قد أضفتهم بالفعل كمالكين / محررين عند إنشاء موقع ، فأنت على ما يرام :) تجاوز هذه الخطوةوانتقل مباشرة إلى إدراج هذه الصورة في Outlook.

إذا نسيت إضافة أعضاء آخرين إلى موقعك أو كان هناك مستخدمون جدد تود مشاركة بعض الملفات معهم ، فاستمر في القراءة.

كما ذكرت سابقًا ، من الأنسب أن يكون لديك كل الصور التي ترغب في استخدامها في القوالب في مجلد واحد. ستتمكن من العثور عليها وتعديلها بسرعة إذا لزم الأمر. وإذا كنت تريد أن يستخدم الآخرون نفس القوالب مع تلك الصور ، فستحتاج فقط إلى مشاركة المجلد بالكامل معهم:

1. اختر المجلد الضروري ، واضغط على أيقونة النقاط الثلاث ، و اختر إدارة الوصول :
2. انقر فوق علامة الجمع وأدخل أسماء أعضاء الفريق أو عناوين البريد الإلكتروني التي تمنحهم حق الوصول (عارض أو محرر ، متروك لك) إلى مجلدك الخاص:

نصيحة. إذا كان هناك عدد قليل من الصور التي ترغب في مشاركتها مع زملائك ، فافتح المجلد وابحث عن الصور المطلوبة وشاركها واحدة تلو الأخرى. سيكون الإجراء هو نفسه: ثلاث نقاط - & GT. إدارة الوصول - & GT. علامة الجمع - & GT. المستخدمين والأذونات - & GT. منح حق الوصول. لسوء الحظ ، لا توجد طريقة لمشاركة بعض الملفات أثناء التنقل ، لذا سيتعين عليك مراجعة هذه العملية عدة مرات.

إنشاء مجموعة مشتركة لجميع أعضاء الفريق

إذا أنت تعرف بالتأكيد الأشخاص الذين تريد مشاركة القوالب معهم وتريد الحصول على مكان مشترك لتخزين بياناتك ، ما عليك سوى إنشاء مجموعة مشتركة. في هذه الحالةكل عضو لديه حق الوصول إلى كل المحتوى ولن تكون هناك حاجة لمشاركة مجلدات الملفات بشكل منفصل.

افتح SharePoint وانتقل إلى إنشاء موقع - & gt؛ موقع الفريق وأضف مالكين أو أعضاء إضافيين إلى فريقك:

نصيحة. إذا كنت ترغب في مشاركة البيانات مع المؤسسة بأكملها ، قم بإنشاء موقع اتصال بدلاً من ذلك.

الآن يمكنك البدء في تحميل الملفات. هناك طريقتان للذهاب:

• انتقل إلى علامة التبويب المستندات ، أضف مجلدًا وابدأ في ملئه بالملفات لاستخدامها في قوالب البريد الإلكتروني المشتركة.
• انقر فوق جديد - & gt؛ مكتبة المستندات واملأ المكتبة بالمحتوى المطلوب:

في حال كان لديك بعض أعضاء المجموعة الجدد أو تحتاج إلى إزالة زميل سابق في الفريق من مجموعتك المشتركة ، انقر فوق الزر الأعضاء في الزاوية العلوية اليمنى من النافذة وإدارة عضوية المجموعة هناك:

بمجرد أن تصبح جاهزًا ، دعنا نعود إلى Outlook ونحاول إدراج بعض الصور.

أدخل صورة من SharePoint في رسالة Outlook

بمجرد تحميل الصور ومشاركتها ، بحاجة إلى اتخاذ خطوة أخرى لإضافتها إلى القوالب الخاصة بك. تسمى هذه الخطوة الماكرو ~٪ INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT []. دعني أرشدك من هنا:

1. ابدأ قوالب البريد الإلكتروني الممزقة ، وافتح قالبًا جديدًا واختر ~٪ INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT [] من قائمة إدراج ماكرو :
2. قم بتسجيل الدخول إلى SharePoint الخاص بك ،توجه إلى المجلد الضروري ، اختر الصورة واضغط على حدد :

   ملاحظة. يرجى أن تضع في اعتبارك أن قوالب البريد الإلكتروني المشتركة لدينا تدعم التنسيقات التالية: .png ، .gif ، .bmp ، .dib ، .jpg ، .jpe ، .jfif ، .jpeg.

3. تعيين الصورة الحجم (بالبكسل) أو اتركه كما هو وانقر فوق إدراج .

إذا لم تتمكن من العثور على الصورة الصحيحة ، يرجى إعادة التحقق مما إذا كانت تتطابق مع التنسيقات المدعومة وما إذا كنت مسجل تحت حساب SharePoint الصحيح. إذا رأيت أنك قمت بتسجيل الدخول عن طريق الخطأ إلى حساب خاطئ ، فما عليك سوى النقر فوق رمز " تبديل حساب SharePoint " لإعادة تسجيل الدخول:

بمجرد إضافة الماكرو إلى القالب الخاص بك ، سنرى الماكرو ~٪ INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT بأحرف عشوائية بين أقواس مربعة. سيكون المسار الفريد للملف إلى موقعه في SharePoint.

على الرغم من أنها تبدو وكأنها خطأ ما ، إلا أنه سيتم لصق الصورة العادية تمامًا في نص بريدك الإلكتروني.

هل نسيت شيئًا؟

لقد بذلنا قصارى جهدنا لجعل الوظيفة الإضافية سهلة الاستخدام قدر الإمكان. لقد أنشأنا أداة بواجهة واضحة وخيارات بسيطة ولكنها مريحة وتذكيرات لطيفة في حال فاتتك بعض الخطوات.

نظرًا لأننا نتحدث عن الصور المشتركة من المجلدات المشتركة ، فقد يكون هناك عدد قليل الإخطارات التي قد تظهر. على سبيل المثال ، لقد أنشأت مجلدًا شخصيًا في SharePoint وأنشأت فريقًا في قوالب البريد الإلكتروني المشتركة وأنشأتعدد قليل من القوالب مع ماكرو ~٪ INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT []. إذا قرأت هذه المقالة بعناية ، فلا بد أنك لاحظت أن هناك شيئًا مفقودًا. نعم ، لم تتم مشاركة المجلد مع الآخرين حتى الآن. في هذه الحالة ، ستحذرك الوظيفة الإضافية عند لصق قالب ، سترى الرسالة التالية:

إنه مجرد تذكير ودي لمشاركة الملفات مع الآخرين أو اختيار صورة أخرى من المجلد المشترك في حين أن. بالنسبة للصورة ، لا داعي للقلق ، ستتم إضافتها إلى بريدك الإلكتروني بمجرد النقر فوق إغلاق.

إذا كنت أنت من يقوم بلصق القالب بصورة غير مشتركة ، فستبدو الرسالة مختلفة:

لن يتم إدراج أي صورة حتى يمنحك مالك المجلد الأذونات المقابلة.

هذا كل ما أردت إخبارك به عن الماكرو ~٪ INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT [] اليوم ، شكرًا لك على القراءة . إذا قررت منح قوالب البريد الإلكتروني المشتركة تجربة ، فلا تتردد في تثبيتها من متجر Microsoft. إذا كان لديك أي ملاحظات تريد مشاركتها ، فالرجاء ترك بضع كلمات في قسم التعليقات ؛)