Tôi muốn tiếp tục chuyến tham quan của chúng ta trong Mẫu email được chia sẻ và cho bạn biết thêm một số điều về cách chèn ảnh. Phần bổ trợ của chúng tôi hỗ trợ một bộ lưu trữ trực tuyến khác mà bạn có thể sử dụng cho hình ảnh của mình - SharePoint. Tôi sẽ giới thiệu cho bạn về nền tảng này, hướng dẫn bạn cách đặt hình ảnh ở đó và chỉ ra cách chèn chúng vào thư Outlook.

Tìm hiểu về Mẫu email dùng chung

Tôi Tôi muốn dành chương đầu tiên của hướng dẫn này để giới thiệu một chút về Mẫu email dùng chung. Chúng tôi đã tạo phần bổ trợ này để bạn có thể tránh các tác vụ lặp đi lặp lại như dán hoặc nhập cùng một văn bản từ email này sang email khác. Không cần áp dụng lại định dạng bị mất, thêm lại các siêu liên kết và dán lại hình ảnh. Một cú nhấp chuột và bạn đã hoàn tất! Một cú nhấp chuột và bạn đã có một email được định dạng hoàn hảo. Tất cả các tập tin cần thiết được đính kèm, hình ảnh – dán. Tất cả những gì bạn cần làm là gửi nó.

Vì sách hướng dẫn này dành riêng cho việc chèn ảnh nên tôi sẽ chỉ cho bạn một trong những cách nhúng ảnh vào mẫu để dán ảnh đó vào thư Outlook của bạn. Bạn sẽ tìm hiểu cách làm việc trong SharePoint, chia sẻ tệp và thư mục ở đó, đồng thời thêm chúng vào Outlook của mình bằng macro đặc biệt. Tin tôi đi, nói khó hơn làm :)

Hãy xem nó trông như thế nào trên một ví dụ đơn giản. Vì chúng ta sắp kỷ niệm ngày lễ Giáng sinh, thật tuyệt nếu bạn gửi một bức thư đáng yêu đến tất cả người thân, bạn bè, đồng nghiệp của bạn, cho những người khác trong cuộc sống của bạn.liên lạc. Nhưng ý nghĩ dán và tô màu cùng một văn bản, sau đó chèn và thay đổi kích thước của cùng một hình ảnh có thể khiến bạn phát điên. Nghe có vẻ là một nhiệm vụ cực kỳ buồn tẻ để xử lý trong mùa lễ hội.

Nếu trường hợp này nghe có vẻ hơi quen thuộc, thì Mẫu email dùng chung là dành cho bạn. Bạn tạo một mẫu, áp dụng định dạng cần thiết, chèn ảnh bạn thích và lưu nó. Tất cả những gì bạn cần làm là dán mẫu này vào tin nhắn của mình. Bạn sẽ nhận được một email sẵn sàng để gửi chỉ bằng một cú nhấp chuột.

Tôi sẽ hướng dẫn bạn toàn bộ quy trình – từ mở SharePoint đến dán email có macro để nhúng hình ảnh – để bạn có thể đảm bảo rằng không có gì khó khăn trong việc tiết kiệm thời gian :)

Cách tạo nhóm SharePoint cá nhân và chia sẻ nội dung của nhóm

Hôm nay chúng ta sẽ dán hình ảnh từ SharePoint, một nền tảng trực tuyến do Microsoft cung cấp. Đó là một nền tảng ít phổ biến hơn nhưng thuận tiện để lưu trữ tệp và chia sẻ chúng với đồng nghiệp của bạn. Hãy đặt một số hình ảnh ở đó để xem nó hoạt động như thế nào.

Mẹo. Nếu bạn biết chắc chắn những người dùng mà bạn sẽ cần chia sẻ tệp và muốn tạo một nhóm chung cho tất cả các bạn, hãy bỏ qua phần đầu tiên và bắt đầu ngay để tạo một nhóm chia sẻ. Tuy nhiên, nếu bạn muốn nó trở thành một thư mục dùng chung trong nhóm cá nhân của mình, hãy tiếp tục đọc.

Tạo nhóm SharePoint cá nhân

Mở office.com, đăng nhập và nhấp vào biểu tượng trình khởi chạy ứng dụng và chọnSharePoint từ đó:

Nhấp vào nút Tạo Trang web và chọn Trang nhóm (nếu có một số người cụ thể mà bạn muốn chia sẻ tệp) hoặc Trang liên lạc (nếu bạn đang tạo một nơi làm việc cho toàn bộ tổ chức) để tiếp tục:

Đặt tên cho trang web của bạn, thêm một số mô tả và nhấp vào Hoàn tất .

Do đó, riêng tư nhóm chỉ dành riêng cho bạn sẽ được tạo. Bạn sẽ có thể thêm tệp để sử dụng cá nhân và chia sẻ thư mục với người khác nếu cần.

Thêm tệp vào thư mục SharePoint của bạn

Lời khuyên của tôi là tập hợp tất cả hình ảnh vào một thư mục. Bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều trong việc tìm và dán chúng vào một mẫu và nếu bạn quyết định thay thế hoặc xóa một số thì cũng không có vấn đề gì.

Để bạn có tất cả các hình ảnh được thu thập trong một nơi và chuẩn bị sẵn sàng để sử dụng trong Mẫu email được chia sẻ, hãy tạo một thư mục mới trên tab Tài liệu :

Sau đó, tải các tệp cần thiết lên trong thư mục mới của bạn:

Ngoài ra, bạn có thể chỉ cần kéo và thả các tệp trong thư mục SharePoint của mình để thêm chúng vào.

Cách chia sẻ thư mục SharePoint cá nhân với đồng nghiệp

Nếu bạn không phải là người duy nhất sẽ tham gia để sử dụng những hình ảnh đó trong các mẫu, bạn cần chia sẻ chúng với nhóm của mình. Nếu bạn đã thêm họ làm chủ sở hữu/biên tập viên khi tạo một trang web, bạn đã sẵn sàng :) Bỏ qua bước nàyvà chuyển ngay sang phần chèn hình ảnh này vào Outlook.

Tuy nhiên, nếu bạn quên thêm các thành viên khác vào trang web của mình hoặc có những người dùng mới mà bạn muốn chia sẻ một số tệp, hãy tiếp tục đọc.

Như tôi đã đề cập, sẽ thuận tiện hơn nhiều nếu bạn có tất cả ảnh bạn muốn sử dụng trong các mẫu trong một thư mục. Bạn sẽ có thể nhanh chóng tìm và chỉnh sửa chúng nếu cần. Và nếu bạn muốn người khác sử dụng cùng một mẫu với những hình ảnh đó, bạn chỉ cần chia sẻ toàn bộ thư mục với họ:

1. Chọn thư mục cần thiết, nhấn vào biểu tượng ba dấu chấm và chọn Quản lý quyền truy cập :
2. Nhấp vào dấu cộng và nhập tên hoặc địa chỉ email của đồng đội cấp cho họ quyền truy cập (người xem hoặc người chỉnh sửa, tùy thuộc vào bạn) vào thư mục đặc biệt của bạn:

Mẹo. Nếu chỉ có một vài hình ảnh bạn muốn chia sẻ với đồng nghiệp của mình, hãy mở thư mục, tìm những hình ảnh mong muốn và chia sẻ từng hình ảnh một. Quy trình sẽ giống nhau: dấu ba chấm -> Quản lý quyền truy cập -> dấu cộng -> người dùng và quyền -> Cấp phép truy cập. Rất tiếc, không có cách nào để chia sẻ một vài tệp trong một lần, vì vậy bạn sẽ phải thực hiện lại quá trình này nhiều lần.

Tạo một nhóm chia sẻ cho tất cả các thành viên trong nhóm

Nếu bạn biết chắc chắn những người mà bạn sẽ chia sẻ mẫu và muốn có một nơi chung để lưu trữ dữ liệu của mình, chỉ cần tạo một nhóm được chia sẻ. Trong trường hợp nàymỗi thành viên có quyền truy cập vào tất cả nội dung và sẽ không cần phải chia sẻ các thư mục chứa tệp một cách riêng biệt.

Mở SharePoint và truy cập Tạo trang web -> Trang web nhóm và thêm chủ sở hữu hoặc thành viên bổ sung vào nhóm của bạn:

Mẹo. Thay vào đó, nếu bạn muốn chia sẻ dữ liệu với toàn bộ tổ chức, hãy tạo một site Liên lạc.

Bây giờ, bạn có thể bắt đầu tải tệp lên. Có hai cách để thực hiện:

• Chuyển đến tab Tài liệu , thêm một thư mục và bắt đầu điền vào đó các tệp để sử dụng trong Mẫu email được chia sẻ.
• Nhấp vào Mới -> Thư viện tài liệu và điền vào thư viện nội dung mong muốn:

Trong trường hợp bạn có một số thành viên nhóm mới hoặc cần xóa một đồng đội cũ khỏi nhóm được chia sẻ của bạn, hãy nhấp vào nút Thành viên ở góc trên cùng bên phải của cửa sổ và quản lý tư cách thành viên nhóm tại đó:

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy quay lại Outlook và thử chèn một số hình ảnh.

Chèn ảnh từ SharePoint vào thư Outlook

Sau khi hình ảnh của bạn được tải lên và chia sẻ, bạn cần thực hiện thêm một bước để thêm chúng vào mẫu của bạn. Bước này được gọi là macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Để tôi hướng dẫn bạn từ đây:

1. Bắt đầu Cắt nhỏ mẫu email, mở một mẫu mới và chọn ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] từ danh sách Chèn Macro :
2. Đăng nhập vào SharePoint của bạn,hướng dẫn đến thư mục cần thiết, chọn ảnh và nhấn Chọn :

   Lưu ý. Xin lưu ý rằng Mẫu email được chia sẻ của chúng tôi hỗ trợ các định dạng sau: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Đặt ảnh kích thước (tính bằng pixel) hoặc để nguyên và nhấp vào Chèn .

Nếu bạn không thể tìm thấy hình ảnh chính xác, vui lòng kiểm tra lại xem hình ảnh đó có khớp với các định dạng được hỗ trợ hay không và nếu bạn đăng nhập đúng tài khoản SharePoint. Nếu bạn thấy rằng mình đã đăng nhập nhầm vào tài khoản không đúng, chỉ cần nhấp vào biểu tượng “ Chuyển đổi tài khoản SharePoint ” để đăng nhập lại:

Sau khi macro được thêm vào mẫu của bạn, bạn sẽ bạn sẽ thấy macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT với các ký tự ngẫu nhiên trong ngoặc vuông. Nó sẽ là đường dẫn duy nhất của tệp đến vị trí của nó trong SharePoint của bạn.

Mặc dù có vẻ như đây là một loại lỗi, nhưng hình ảnh hoàn toàn bình thường sẽ được dán vào nội dung email của bạn.

Bạn quên điều gì đó?

Chúng tôi đã cố gắng hết sức để làm cho phần bổ trợ của mình trở nên thân thiện với người dùng nhất có thể. Chúng tôi đã tạo một công cụ có giao diện rõ ràng, các tùy chọn đơn giản nhưng thuận tiện và lời nhắc nhẹ nhàng trong trường hợp bạn bỏ lỡ bước nào đó.

Khi chúng ta đang nói về ảnh được chia sẻ từ các thư mục được chia sẻ, có thể có một số thông báo có thể xuất hiện. Ví dụ: bạn đã tạo thư mục cá nhân trong SharePoint của mình, tạo nhóm trong Mẫu email được chia sẻ và tạomột vài mẫu có macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Nếu bạn đọc kỹ bài viết này, bạn hẳn đã nhận thấy rằng có một cái gì đó còn thiếu. Có, thư mục chưa được chia sẻ với những người khác. Trong trường hợp này, phần bổ trợ sẽ cảnh báo bạn khi dán một mẫu, bạn sẽ thấy thông báo sau:

Đó chỉ là một lời nhắc thân thiện để chia sẻ tệp với những người khác hoặc chọn một ảnh khác từ thư mục dùng chung thay vì. Đối với hình ảnh, đừng lo, nó sẽ được thêm vào email của bạn ngay sau khi bạn nhấp vào Đóng.

Tuy nhiên, nếu bạn đang dán mẫu có hình ảnh không được chia sẻ, thông báo sẽ có giao diện khác:

Không có hình ảnh nào được chèn cho đến khi chủ sở hữu thư mục cấp cho bạn các quyền tương ứng.

Đó là tất cả những gì tôi muốn nói với bạn về macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] hôm nay, cảm ơn bạn đã đọc . Nếu bạn quyết định sử dụng Mẫu email được chia sẻ của chúng tôi, vui lòng cài đặt nó từ Microsoft Store. Nếu bạn có bất kỳ phản hồi nào muốn chia sẻ, vui lòng để lại vài lời trong phần nhận xét;)