আমি শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেটে আমাদের সফর চালিয়ে যেতে চাই এবং ছবি ঢোকানোর বিষয়ে আপনাকে আরও কিছু বলতে চাই। আমাদের অ্যাড-ইন অন্য অনলাইন স্টোরেজ সমর্থন করে যা আপনি আপনার ছবিগুলির জন্য ব্যবহার করতে পারেন - SharePoint। আমি আপনাকে এই প্ল্যাটফর্ম সম্পর্কে বলব, আপনাকে সেখানে ছবি স্থাপন করা শেখাবো এবং কিভাবে একটি আউটলুক বার্তায় সেগুলি ঢোকাতে হয় তা দেখান৷

শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেটগুলি জানুন

I এই টিউটোরিয়ালের প্রথম অধ্যায়টি শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেটের একটি ছোট ভূমিকায় উৎসর্গ করতে চাই। আমরা এই অ্যাড-ইনটি তৈরি করেছি যাতে আপনি ইমেল থেকে ইমেলে একই পাঠ্য পেস্ট বা টাইপ করার মতো পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি এড়াতে পারেন৷ হারিয়ে যাওয়া ফরম্যাটিং পুনরায় প্রয়োগ করার, হাইপারলিঙ্কগুলি পুনরায় যুক্ত করার এবং চিত্রগুলি পুনরায় পেস্ট করার দরকার নেই। এক ক্লিক এবং আপনি সব প্রস্তুত! একটি ক্লিক করুন এবং আপনার কাছে একটি পুরোপুরি ফর্ম্যাট করা ইমেল প্রস্তুত রয়েছে৷ সমস্ত প্রয়োজনীয় ফাইল সংযুক্ত করা হয়, ছবি - আটকানো হয়. আপনাকে যা করতে হবে তা হল এটি পাঠাতে৷

যেহেতু এই ম্যানুয়ালটি ছবি সন্নিবেশ করার জন্য নিবেদিত, তাই আমি আপনাকে একটি টেমপ্লেটে ছবি এম্বেড করার একটি উপায় দেখাব যাতে এটি আপনার Outlook বার্তায় পেস্ট করা যায়৷ আপনি SharePoint-এ কীভাবে কাজ করবেন, সেখানে ফাইল এবং ফোল্ডারগুলি ভাগ করবেন এবং একটি বিশেষ ম্যাক্রো ব্যবহার করে সেগুলিকে আপনার আউটলুকে যুক্ত করবেন তা শিখবেন। আমাকে বিশ্বাস করুন, এটি করার চেয়ে বলা কঠিন :)

একটি সাধারণ উদাহরণে এটি কেমন দেখায় তা দেখা যাক। যেহেতু আমরা বড়দিনের ছুটি উদযাপন করতে যাচ্ছি, আপনার সমস্ত আত্মীয়স্বজন, বন্ধুবান্ধব, সহকর্মী, আপনার সকলের কাছে একটি সুন্দর নোট পাঠালে ভালো হবেপরিচিতি কিন্তু একই টেক্সট পেস্ট করার এবং রঙ করার চিন্তা, তারপরে একই চিত্র সন্নিবেশ করা এবং আকার পরিবর্তন করা আপনাকে পাগল করে তুলতে পারে। একটি উৎসবের মরসুমে পরিচালনা করা একটি অতি-নিস্তেজ কাজ বলে মনে হচ্ছে৷

যদি এই ঘটনাটি একটু পরিচিত মনে হয়, শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেটগুলি আপনার জন্য৷ আপনি একটি টেমপ্লেট তৈরি করুন, প্রয়োজনীয় বিন্যাস প্রয়োগ করুন, আপনার পছন্দের ছবি ঢোকান এবং এটি সংরক্ষণ করুন। আপনাকে যা করতে হবে তা হল আপনার বার্তায় এই টেমপ্লেটটি পেস্ট করা। আপনি এক ক্লিকে পাঠানোর জন্য প্রস্তুত একটি ইমেল পাবেন।

আমি আপনাকে শেয়ারপয়েন্ট খোলা থেকে শুরু করে একটি ইমেজ এম্বেড করার জন্য ম্যাক্রোর সাথে একটি ইমেল পেস্ট করা পর্যন্ত - যাতে করে আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে সময় বাঁচাতে কোন অসুবিধা নেই :)

কিভাবে একটি ব্যক্তিগত শেয়ারপয়েন্ট গ্রুপ তৈরি করবেন এবং এর বিষয়বস্তু শেয়ার করবেন

আজ আমরা মাইক্রোসফ্ট দ্বারা সরবরাহিত একটি অনলাইন প্ল্যাটফর্ম SharePoint থেকে ছবি পেস্ট করব। ফাইল সংরক্ষণ এবং আপনার সহকর্মীদের সাথে শেয়ার করার জন্য এটি একটি কম বিস্তৃত কিন্তু সুবিধাজনক প্ল্যাটফর্ম। এটি কীভাবে কাজ করে তা দেখতে সেখানে কিছু ছবি রাখি।

টিপ। আপনি যদি নিশ্চিতভাবে জানেন যে ব্যবহারকারীদের সাথে আপনাকে ফাইলগুলি ভাগ করতে হবে এবং আপনার সকলের জন্য একটি সাধারণ গোষ্ঠী তৈরি করতে চান, প্রথম অংশটি এড়িয়ে যান এবং একটি ভাগ করা গ্রুপ তৈরি করতে ডানদিকে যান৷ যাইহোক, যদি আপনি এটিকে আপনার ব্যক্তিগত গোষ্ঠীতে একটি ভাগ করা ফোল্ডার হতে চান তবে পড়তে যান৷

একটি ব্যক্তিগত SharePoint গ্রুপ তৈরি করুন

Office.com খুলুন, সাইন ইন করুন এবং ক্লিক করুন অ্যাপ লঞ্চার আইকন এবং নির্বাচন করুনসেখান থেকে শেয়ারপয়েন্ট:

সাইট তৈরি করুন বোতামে ক্লিক করুন এবং একটি টিম সাইট (যদি কিছু নির্দিষ্ট লোক থাকে যাদের সাথে আপনি ফাইলগুলি ভাগ করতে চান) বা যোগাযোগ সাইট (যদি আপনি পুরো সংস্থার জন্য একটি কর্মক্ষেত্র তৈরি করছেন) এর সাথে এগিয়ে যাওয়ার জন্য:

আপনার সাইটের একটি নাম দিন, কিছু বিবরণ যোগ করুন এবং শেষ করুন ক্লিক করুন।

অতএব, একটি ব্যক্তিগত শুধুমাত্র আপনার জন্য উপলব্ধ গ্রুপ তৈরি করা হবে. আপনি ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য ফাইল যোগ করতে পারবেন এবং প্রয়োজনে অন্যদের সাথে ফোল্ডারগুলি শেয়ার করতে পারবেন৷

আপনার SharePoint ফোল্ডারে ফাইলগুলি যোগ করুন

আমার পরামর্শ হল সমস্ত ছবি একত্রিত করা ফোল্ডার একটি টেমপ্লেটে সেগুলি খুঁজে পাওয়া এবং পেস্ট করা আপনার পক্ষে অনেক সহজ হবে এবং আপনি যদি কিছু প্রতিস্থাপন বা অপসারণ করার সিদ্ধান্ত নেন, তবে এটি কোনও সমস্যা হবে না৷

আপনার জন্য সমস্ত চিত্র একত্রিত করার জন্য এক জায়গায় এবং শেয়ার্ড ইমেল টেমপ্লেটে ব্যবহারের জন্য প্রস্তুত রাখুন, ডকুমেন্টস ট্যাবে একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করুন:

তারপর আপনার নতুন ফোল্ডারে প্রয়োজনীয় ফাইলগুলি আপলোড করুন:

বিকল্পভাবে, আপনি ফাইলগুলিকে যোগ করার জন্য আপনার SharePoint ফোল্ডারে টেনে আনতে পারেন এবং ফেলে দিতে পারেন৷

একটি ব্যক্তিগত SharePoint ফোল্ডার সহকর্মীদের সাথে কীভাবে ভাগ করবেন

যদি আপনি একাই যাচ্ছেন না টেমপ্লেটগুলিতে সেই ছবিগুলি ব্যবহার করতে, আপনাকে সেগুলি আপনার দলের সাথে ভাগ করতে হবে৷ একটি সাইট তৈরি করার সময় আপনি যদি ইতিমধ্যেই তাদের মালিক/সম্পাদক হিসেবে যুক্ত করে থাকেন, তাহলে আপনি যেতে পারবেন :) এই ধাপটি এড়িয়ে যানএবং এই ছবিটি আউটলুকে সন্নিবেশ করার জন্য ডানদিকে যান।

তবে, আপনি যদি আপনার সাইটে অন্য সদস্যদের যোগ করতে ভুলে গিয়ে থাকেন বা এমন নতুন ব্যবহারকারী আছেন যাদের সাথে আপনি কিছু ফাইল শেয়ার করতে চান, পড়া চালিয়ে যান।

যেমন আমি ইতিমধ্যেই উল্লেখ করেছি, আপনি যে সমস্ত ছবি টেমপ্লেট ব্যবহার করতে চান একটি ফোল্ডারে রাখা অনেক বেশি সুবিধাজনক। প্রয়োজনে আপনি দ্রুত খুঁজে পেতে এবং সম্পাদনা করতে সক্ষম হবেন। এবং যদি আপনি চান যে অন্যরা সেই চিত্রগুলির সাথে একই টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করুক, তবে আপনাকে তাদের সাথে পুরো ফোল্ডারটি ভাগ করতে হবে:

1. প্রয়োজনীয় ফোল্ডারটি চয়ন করুন, তিন-বিন্দু আইকনে আঘাত করুন এবং অ্যাক্সেস পরিচালনা করুন বেছে নিন:
2. প্লাস সাইনটিতে ক্লিক করুন এবং আপনার বিশেষ ফোল্ডারে সতীর্থদের নাম বা ইমেল ঠিকানা লিখুন যাতে তাদের অ্যাক্সেস দেওয়া হয় (দর্শক বা সম্পাদক, আপনার উপর নির্ভর করে)

টিপ। যদি কিছু ছবি থাকে যা আপনি আপনার সহকর্মীদের সাথে শেয়ার করতে চান, ফোল্ডারটি খুলুন, কাঙ্ক্ষিত ছবিগুলি খুঁজুন এবং সেগুলি একে একে শেয়ার করুন। পদ্ধতিটি একই হবে: তিন-বিন্দু -> অ্যাক্সেস পরিচালনা করুন -> প্লাস চিহ্ন -> ব্যবহারকারী এবং অনুমতি -> অ্যাক্সেস মঞ্জুর করুন। দুর্ভাগ্যবশত, একসাথে কয়েকটি ফাইল শেয়ার করার কোন উপায় নেই, তাই আপনাকে এই প্রক্রিয়াটি বেশ কয়েকবার অতিক্রম করতে হবে।

সকল দলের সদস্যদের জন্য একটি শেয়ার করা গ্রুপ তৈরি করুন

যদি আপনি নিশ্চিতভাবে জানেন যে আপনি কোন লোকেদের সাথে টেমপ্লেটগুলি ভাগ করবেন এবং আপনার ডেটা সংরক্ষণ করার জন্য একটি সাধারণ জায়গা পেতে চান, কেবল একটি ভাগ করা গ্রুপ তৈরি করুন৷ এক্ষেত্রেপ্রতিটি সদস্যের সমস্ত সামগ্রীতে অ্যাক্সেস রয়েছে এবং আলাদাভাবে ফাইলগুলির ফোল্ডারগুলি ভাগ করার প্রয়োজন হবে না৷

শেয়ারপয়েন্ট খুলুন এবং সাইট তৈরি করুন -> টিম সাইট<11 এ যান।> এবং আপনার দলে অতিরিক্ত মালিক বা সদস্য যোগ করুন:

টিপ। আপনি যদি সমগ্র সংস্থার সাথে ডেটা ভাগ করতে চান তবে পরিবর্তে একটি যোগাযোগ সাইট তৈরি করুন৷

এখন আপনি ফাইলগুলি আপলোড করা শুরু করতে পারেন৷ যাওয়ার দুটি উপায় আছে:

• ডকুমেন্টস ট্যাবে যান, একটি ফোল্ডার যোগ করুন এবং শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেটে ব্যবহার করার জন্য ফাইলগুলি দিয়ে এটি পূরণ করা শুরু করুন৷
<16 নতুন -> ডকুমেন্ট লাইব্রেরি ক্লিক করুন এবং পছন্দসই সামগ্রী দিয়ে লাইব্রেরিটি পূরণ করুন:

যদি আপনার কিছু নতুন গ্রুপ সদস্য থাকে অথবা আপনার শেয়ার করা গোষ্ঠী থেকে একজন প্রাক্তন সতীর্থকে সরাতে হবে, উইন্ডোর উপরের-ডান কোণে সদস্য বোতামে ক্লিক করুন এবং সেখানে গ্রুপ সদস্যপদ পরিচালনা করুন:

আপনি প্রস্তুত হয়ে গেলে, আসুন Outlook-এ ফিরে যাই এবং কিছু ছবি সন্নিবেশ করার চেষ্টা করি।

আউটলুক বার্তায় SharePoint থেকে একটি ছবি ঢোকান

আপনার ছবিগুলি আপলোড এবং শেয়ার করা হয়ে গেলে, আপনি সেগুলিকে আপনার টেমপ্লেটগুলিতে যুক্ত করতে আরও একটি পদক্ষেপ নিতে হবে৷ এই ধাপটিকে ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] ম্যাক্রো বলা হয়৷ আমাকে এখান থেকে আপনাকে গাইড করতে দিন:

1. স্টার্ট শেড ইমেল টেমপ্লেট, একটি নতুন টেমপ্লেট খুলুন এবং ম্যাক্রো সন্নিবেশ করুন তালিকা থেকে ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] চয়ন করুন:
2. আপনার SharePoint লগ ইন করুন,প্রয়োজনীয় ফোল্ডারে নির্দেশিকা, ফটো নির্বাচন করুন এবং চাপুন নির্বাচন করুন :

   নোট। অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে আমাদের শেয়ার করা ইমেল টেমপ্লেটগুলি নিম্নলিখিত ফর্ম্যাটগুলিকে সমর্থন করে: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg৷

3. ছবি সেট করুন সাইজ (পিক্সেলে) অথবা এটিকে রেখে দিন এবং ঢোকান ক্লিক করুন।

যদি আপনি সঠিক চিত্রটি খুঁজে না পান, অনুগ্রহ করে এটি সমর্থিত ফর্ম্যাটের সাথে মেলে কিনা এবং আপনি যদি সঠিক SharePoint অ্যাকাউন্টের অধীনে লগ করা হয়েছে। আপনি যদি দেখেন যে আপনি ভুলবশত ভুল অ্যাকাউন্টে লগ ইন করেছেন, তাহলে শুধু “ Switch SharePoint account ” আইকনে ক্লিক করুন:

আপনার টেমপ্লেটে ম্যাক্রো যোগ হয়ে গেলে, আপনি' বর্গাকার বন্ধনীতে এলোমেলো অক্ষর সহ ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT ম্যাক্রো দেখতে পাবেন৷ এটি আপনার শেয়ারপয়েন্টে ফাইলটির অবস্থানের অনন্য পথ হবে।

যদিও এটি একটি বাগ এর মত দেখাচ্ছে, পুরোপুরি স্বাভাবিক ছবি আপনার ইমেইল বডিতে আটকানো হবে।

কিছু ​​ভুলে গেছেন?

আমরা আমাদের অ্যাড-ইনকে যতটা সম্ভব ব্যবহারকারী-বান্ধব করার জন্য যথাসাধ্য চেষ্টা করেছি। আমরা একটি পরিষ্কার ইন্টারফেস, সহজ কিন্তু সুবিধাজনক বিকল্প এবং আপনি কিছু পদক্ষেপ মিস করলে মৃদু অনুস্মারক সহ একটি টুল তৈরি করেছি৷

যেমন আমরা শেয়ার করা ফোল্ডারগুলি থেকে শেয়ার করা ছবিগুলির কথা বলছি, সেখানে কয়েকটি হতে পারে৷ প্রদর্শিত হতে পারে যে বিজ্ঞপ্তি. উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার SharePoint-এ একটি ব্যক্তিগত ফোল্ডার তৈরি করেছেন, ভাগ করা ইমেল টেমপ্লেটে একটি দল তৈরি করেছেন এবং তৈরি করেছেন~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] ম্যাক্রো সহ কয়েকটি টেমপ্লেট। আপনি যদি এই নিবন্ধটি মনোযোগ সহকারে পড়েন তবে আপনি অবশ্যই লক্ষ্য করেছেন যে কিছু অনুপস্থিত রয়েছে। হ্যাঁ, ফোল্ডারটি এখনো অন্যদের সাথে শেয়ার করা হয়নি। এই ক্ষেত্রে, একটি টেমপ্লেট পেস্ট করার সময় অ্যাড-ইন আপনাকে সতর্ক করবে, আপনি নিম্নলিখিত বার্তাটি দেখতে পাবেন:

অন্যদের সাথে ফাইলগুলি ভাগ করে নেওয়া বা ভাগ করা ফোল্ডার থেকে অন্য ছবি বেছে নেওয়ার জন্য এটি একটি বন্ধুত্বপূর্ণ অনুস্মারক। পরিবর্তে. ছবির জন্য, চিন্তার কিছু নেই, আপনি বন্ধ ক্লিক করার সাথে সাথে এটি আপনার ইমেলে যোগ করা হবে।

তবে, আপনি যদি একটি শেয়ার না করা ছবি সহ টেমপ্লেটটি আটকান, তাহলে বার্তাটি ভিন্নভাবে দেখাবে:

ফোল্ডারের মালিক আপনাকে সংশ্লিষ্ট অনুমতি না দেওয়া পর্যন্ত কোনো ছবি ঢোকানো হবে না।

আমি আপনাকে আজ ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] ম্যাক্রো সম্পর্কে বলতে চেয়েছিলাম, পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ . আপনি যদি আমাদের শেয়ার্ড ইমেল টেমপ্লেটগুলিকে একবার যেতে দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে নির্দ্বিধায় এটি Microsoft স্টোর থেকে ইনস্টল করুন৷ শেয়ার করার জন্য আপনার যদি কোন প্রতিক্রিয়া থাকে, অনুগ্রহ করে মন্তব্য বিভাগে কয়েকটি শব্দ দিন ;)