Paylaşılan E-posta Şablonları turumuza devam etmek ve size resim ekleme hakkında biraz daha bilgi vermek istiyorum. Eklentimiz, resimleriniz için kullanabileceğiniz başka bir çevrimiçi depolama alanını destekliyor - SharePoint. Size bu platformdan bahsedeceğim, resimleri buraya yerleştirmeyi öğreteceğim ve bunları bir Outlook iletisine nasıl ekleyeceğinizi göstereceğim.

Paylaşılan E-posta Şablonlarını tanıyın

Bu eğitimin ilk bölümünü Paylaşılan E-posta Şablonlarına küçük bir girişe ayırmak istiyorum. Bu eklentiyi, e-postadan e-postaya aynı metni yapıştırmak veya yazmak gibi tekrarlayan görevlerden kaçınabilmeniz için oluşturduk. Kaybolan biçimlendirmeyi yeniden uygulamanıza, köprüleri yeniden eklemenize ve resimleri yeniden yapıştırmanıza gerek yok. Tek bir tıklama ve her şey hazır! Tek bir tıklama ve mükemmel biçimlendirilmiş birE-posta hazır. Gerekli tüm dosyalar ekli, resimler yapıştırılmış. Tek yapmanız gereken göndermek.

Bu kılavuz resim eklemeye adanmış olduğundan, Outlook iletinize yapıştırmak için bir görüntüyü bir şablona yerleştirmenin yollarından birini göstereceğim. SharePoint'te nasıl çalışacağınızı, orada dosya ve klasörleri nasıl paylaşacağınızı ve bunları özel bir makro kullanarak Outlook'unuza nasıl ekleyeceğinizi öğreneceksiniz. İnanın bana, bunu söylemek yapmaktan daha zor :)

Basit bir örnek üzerinde nasıl göründüğünü görelim. Noel tatilini kutlamak üzereyken, tüm akrabalarınıza, arkadaşlarınıza, iş arkadaşlarınıza, rehberinizdeki diğer herkese güzel bir not göndermek güzel olurdu. Ancak aynı metni yapıştırma ve renklendirme, ardından aynı görüntüyü ekleme ve yeniden boyutlandırma düşüncesi sizi çıldırtabilir. Bir bayram sezonunda üstesinden gelmek için süper sıkıcı bir görev gibi geliyor.

Bu durum size biraz bile tanıdık geliyorsa, Paylaşılan E-posta Şablonları tam size göre. Bir şablon oluşturuyor, gerekli biçimlendirmeyi uyguluyor, beğendiğiniz resmi ekliyor ve kaydediyorsunuz. Tek yapmanız gereken bu şablonu mesajınıza yapıştırmak. Tek bir tıklamayla gönderilmeye hazır bir e-posta elde edeceksiniz.

SharePoint'i açmaktan görüntü yerleştirmek için makro içeren bir e-postayı yapıştırmaya kadar tüm süreç boyunca size yol göstereceğim, böylece zamandan tasarruf etmekte zorlanmayacağınızdan emin olabilirsiniz :)

Kişisel SharePoint grubu oluşturma ve içeriğini paylaşma

Bugün Microsoft tarafından sağlanan çevrimiçi bir platform olan SharePoint'ten görüntüler yapıştıracağız. Dosyaları depolamak ve iş arkadaşlarınızla paylaşmak için daha az yaygın ancak kullanışlı bir platformdur. Nasıl çalıştığını görmek için oraya bazı resimler yerleştirelim.

İpucu: Dosyaları paylaşmanız gereken kullanıcıları kesin olarak biliyorsanız ve hepiniz için ortak bir grup oluşturmak istiyorsanız, ilk bölümü atlayın ve doğrudan paylaşılan bir grup oluşturmaya geçin. Ancak, kişisel grubunuzda paylaşılan bir klasör olmasını istiyorsanız, okumaya devam edin.

Kişisel SharePoint grubu oluşturma

office.com adresini açın, oturum açın ve uygulama başlatıcı simgesine tıklayın ve oradan SharePoint'i seçin:

üzerine tıklayın. Site Oluştur düğmesine basın ve devam etmek için bir Ekip sitesi (dosyaları paylaşmak istediğiniz belirli kişiler varsa) veya İletişim sitesi (tüm kuruluş için bir çalışma alanı oluşturuyorsanız) seçin:

Sitenize bir isim verin, biraz açıklama ekleyin ve tıklayın Bitirmek .

Böylece, yalnızca sizin kullanabileceğiniz özel bir grup oluşturulacaktır. Kişisel kullanım için dosyalar ekleyebilecek ve gerekirse klasörleri başkalarıyla paylaşabileceksiniz.

SharePoint klasörünüze dosya ekleme

Benim tavsiyem tüm görselleri tek bir klasörde toplamanız olacaktır. Bu sayede onları bulup bir şablona yapıştırmanız çok daha kolay olacaktır ve bazılarını değiştirmeye veya kaldırmaya karar verirseniz, bu hiç sorun olmayacaktır.

Tüm görsellerin tek bir yerde toplanması ve Paylaşılan E-posta Şablonlarında kullanıma hazır olması için Belgeler sekmesi:

Ardından gerekli dosyaları yeni klasörünüze yükleyin:

Alternatif olarak, dosyaları SharePoint klasörünüze sürükleyip bırakarak da ekleyebilirsiniz.

Kişisel SharePoint klasörünü iş arkadaşlarınızla paylaşma

Bu resimleri şablonlarda kullanacak tek kişi siz değilseniz, bunları ekibinizle paylaşmanız gerekecektir. Bir site oluştururken onları zaten sahip/düzenleyici olarak eklediyseniz, hazırsınız demektir :) Bu adımı atlayın ve doğrudan bu resmi Outlook'a eklemeye gidin.

Ancak, sitenize başka üyeler eklemeyi unuttuysanız veya bazı dosyaları paylaşmak istediğiniz yeni kullanıcılar varsa, okumaya devam edin.

Daha önce de belirttiğim gibi, şablonlarda kullanmak istediğiniz tüm resimleri tek bir klasörde bulundurmak çok daha kullanışlıdır. Gerektiğinde bunları hızlı bir şekilde bulabilir ve düzenleyebilirsiniz. Ve başkalarının da bu resimlerle aynı şablonları kullanmasını istiyorsanız, tüm klasörü onlarla paylaşmanız yeterli olacaktır:

1. Gerekli klasörü seçin, üç nokta simgesine basın ve Erişimi yönetin :
2. Artı işaretine tıklayın ve takım arkadaşlarınızın adlarını veya e-posta adreslerini girerek onlara özel klasörünüze erişim izni (görüntüleyici veya editör, size kalmış) verin:

İpucu İş arkadaşlarınızla paylaşmak istediğiniz sadece birkaç resim varsa, klasörü açın, istediğiniz resimleri bulun ve tek tek paylaşın. Prosedür aynı olacaktır: üç nokta -> Erişimi yönet -> artı işareti -> kullanıcılar ve izinler -> Erişim izni ver. Ne yazık ki, birkaç dosyayı tek seferde paylaşmanın bir yolu yoktur, bu nedenle bu işlemi birkaç kez gözden geçirmeniz gerekecektir.

Tüm ekip üyeleri için ortak bir grup oluşturun

Şablonları hangi kişilerle paylaşacağınızı kesin olarak biliyorsanız ve verilerinizi depolamak için ortak bir yere sahip olmak istiyorsanız, paylaşılan bir grup oluşturmanız yeterlidir. Bu durumda her üye tüm içeriğe erişebilir ve dosya klasörlerini ayrı ayrı paylaşmaya gerek kalmaz.

SharePoint'i açın ve şu adrese gidin Site Oluştur -> Ekip sitesi ve ekibinize ek sahipler veya üyeler ekleyin:

İpucu: Verileri tüm kuruluşla paylaşmak istiyorsanız, bunun yerine bir İletişim sitesi oluşturun.

Şimdi dosyaları yüklemeye başlayabilirsiniz. Bunun için iki yol vardır:

• Şuraya git Belgeler sekmesine gidin, bir klasör ekleyin ve Paylaşılan E-posta Şablonlarında kullanılacak dosyalarla doldurmaya başlayın.
• Tıklayın Yeni -> Belge Kütüphanesi ve kitaplığı istediğiniz içerikle doldurun:

Yeni grup üyeleriniz varsa veya eski bir ekip arkadaşınızı paylaşılan grubunuzdan çıkarmanız gerekiyorsa Üyeler düğmesine tıklayın ve grup üyeliğini buradan yönetin:

Hazır olduğunuzda, Outlook'a geri dönelim ve bazı resimler eklemeyi deneyelim.

Outlook iletisine SharePoint'ten resim ekleme

Resimleriniz yüklendikten ve paylaşıldıktan sonra, bunları şablonlarınıza eklemek için bir adım daha atmanız gerekir. Bu adım ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makrosu olarak adlandırılır. Sizi buradan yönlendireyim:

1. Shred E-posta Şablonlarını başlatın, yeni bir şablon açın ve ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] öğesini seçin. Makro Ekle Liste:
2. SharePoint'inize giriş yapın, gerekli klasöre gidin, fotoğrafı seçin ve Seçiniz :

   Not: Paylaşılan E-posta Şablonlarımızın şu formatları desteklediğini lütfen unutmayın: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Resmin boyutunu (piksel cinsinden) ayarlayın veya olduğu gibi bırakıp Ekleme .

Doğru görüntüyü bulamazsanız, lütfen desteklenen biçimlerle eşleşip eşleşmediğini ve doğru SharePoint hesabında oturum açıp açmadığınızı tekrar kontrol edin. Yanlışlıkla yanlış hesapta oturum açtığınızı görürseniz, " SharePoint hesabını değiştirme " simgesini yeniden oturum açmak için kullanın:

Makro şablonunuza eklendiğinde, köşeli parantez içinde rastgele karakterler içeren ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT makrosunu göreceksiniz. Bu, dosyanın SharePoint'inizdeki konumuna giden benzersiz yolu olacaktır.

Bir tür hata gibi görünse de, tamamen normal olan resim e-posta gövdenize yapıştırılacaktır.

Bir şey mi unuttunuz?

Eklentimizi mümkün olduğunca kullanıcı dostu hale getirmek için elimizden geleni yaptık. Net bir arayüze, basit ama kullanışlı seçeneklere ve bir adımı atlamanız durumunda nazik hatırlatıcılara sahip bir araç oluşturduk.

Paylaşılan klasörlerden paylaşılan resimlerden bahsettiğimiz için, ortaya çıkabilecek birkaç bildirim olabilir. Örneğin, SharePoint'inizde kişisel bir klasör oluşturdunuz, Paylaşılan E-posta Şablonları'nda bir ekip oluşturdunuz ve ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makrosu ile birkaç şablon oluşturdunuz. Bu makaleyi dikkatlice okuduysanız, eksik bir şey olduğunu fark etmiş olmalısınız.klasörü henüz diğerleriyle paylaşılmamıştır. Bu durumda, eklenti bir şablonu yapıştırırken sizi uyaracaktır, aşağıdaki mesajı göreceksiniz:

Bu sadece dosyaları diğerleriyle paylaşmanız veya bunun yerine paylaşılan klasörden başka bir resim seçmeniz için dostça bir hatırlatmadır. Resme gelince, endişelenmeyin, Kapat'a tıkladığınız anda e-postanıza eklenecektir.

Ancak, şablonu paylaşılmamış bir resimle yapıştıran sizseniz, mesaj farklı görünecektir:

Klasörün sahibi size ilgili izinleri verene kadar hiçbir görüntü eklenmeyecektir.

Bugün size ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makrosu hakkında anlatmak istediklerim bu kadar, okuduğunuz için teşekkür ederim. Paylaşılan E-posta Şablonlarımızı denemeye karar verirseniz, Microsoft Store'dan yüklemekten çekinmeyin. Paylaşmak istediğiniz herhangi bir geri bildiriminiz varsa, lütfen yorumlar bölümünde birkaç kelime bırakın ;)