Ich möchte unsere Tour in Shared Email Templates fortsetzen und Ihnen etwas mehr über das Einfügen von Bildern erzählen. Unser Add-in unterstützt einen weiteren Online-Speicher, den Sie für Ihre Bilder verwenden können - SharePoint. Ich werde Ihnen etwas über diese Plattform erzählen, Ihnen zeigen, wie Sie Bilder dort platzieren und wie Sie sie in eine Outlook-Nachricht einfügen können.

Gemeinsame E-Mail-Vorlagen kennenlernen

Das erste Kapitel dieses Tutorials möchte ich einer kleinen Einführung in die Gemeinsamen E-Mail-Vorlagen widmen. Wir haben dieses Add-In entwickelt, damit Sie sich wiederholende Aufgaben wie das Einfügen oder Tippen desselben Textes von E-Mail zu E-Mail vermeiden können. Es ist nicht nötig, die verloren gegangene Formatierung erneut anzuwenden, die Hyperlinks erneut hinzuzufügen und die Bilder erneut einzufügen. Ein Klick und Sie haben eine perfekt formatierteAlle notwendigen Dateien sind angehängt, die Bilder sind eingefügt. Sie müssen sie nur noch abschicken.

Da dieses Handbuch dem Einfügen von Bildern gewidmet ist, zeige ich Ihnen eine der Möglichkeiten, ein Bild in eine Vorlage einzubetten, um es in Ihre Outlook-Nachricht einzufügen. Sie lernen, wie Sie in SharePoint arbeiten, dort Dateien und Ordner freigeben und sie mit einem speziellen Makro in Ihr Outlook einfügen können. Glauben Sie mir, das ist schwieriger gesagt als getan :)

Sehen wir uns ein einfaches Beispiel an: Kurz vor den Weihnachtsfeiertagen wäre es schön, eine nette Nachricht an alle Verwandten, Freunde, Kollegen und alle anderen Kontakte zu schicken. Aber der Gedanke daran, den gleichen Text einzufügen und zu färben und dann das gleiche Bild einzufügen und in der Größe zu verändern, könnte Sie in den Wahnsinn treiben. Klingt nach einer superlangweiligen Aufgabe für die Festtage.

Wenn Ihnen dieser Fall auch nur ein bisschen bekannt vorkommt, ist Shared Email Templates genau das Richtige für Sie. Sie erstellen eine Vorlage, wenden die erforderliche Formatierung an, fügen das gewünschte Bild ein und speichern sie. Sie müssen diese Vorlage nur noch in Ihre Nachricht einfügen und erhalten mit einem Klick eine versandfertige E-Mail.

Ich führe Sie durch den gesamten Prozess - vom Öffnen von SharePoint bis zum Einfügen einer E-Mail mit dem Makro zum Einbetten eines Bildes - damit Sie sicher sein können, dass es keine Schwierigkeiten gibt, Zeit zu sparen :)

So erstellen Sie eine persönliche SharePoint-Gruppe und geben deren Inhalt frei

Heute werden wir Bilder aus SharePoint einfügen, einer Online-Plattform, die von Microsoft bereitgestellt wird. Es ist eine weniger verbreitete, aber praktische Plattform, um Dateien zu speichern und sie mit Ihren Kollegen zu teilen. Lassen Sie uns einige Bilder dort platzieren, um zu sehen, wie es funktioniert.

Tipp: Wenn Sie genau wissen, für welche Benutzer Sie die Dateien freigeben müssen, und eine gemeinsame Gruppe für alle erstellen möchten, können Sie den ersten Teil überspringen und direkt mit dem Erstellen einer gemeinsamen Gruppe beginnen. Wenn Sie jedoch einen gemeinsamen Ordner in Ihrer persönlichen Gruppe erstellen möchten, lesen Sie weiter.

Erstellen einer persönlichen SharePoint-Gruppe

Öffnen Sie office.com, melden Sie sich an, klicken Sie auf das Symbol für den App-Starter und wählen Sie dort SharePoint aus:

Klicken Sie auf das Website erstellen und wählen Sie entweder eine Team-Site (wenn es bestimmte Personen gibt, für die Sie die Dateien freigeben möchten) oder eine Kommunikations-Site (wenn Sie einen Arbeitsplatz für die gesamte Organisation erstellen), um fortzufahren:

Geben Sie Ihrer Website einen Namen, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und klicken Sie auf Oberfläche .

So wird eine private Gruppe erstellt, die nur Ihnen zur Verfügung steht. Sie können Dateien für den persönlichen Gebrauch hinzufügen und die Ordner bei Bedarf mit anderen teilen.

Hinzufügen von Dateien zu Ihrem SharePoint-Ordner

Ich würde Ihnen raten, alle Bilder in einem Ordner zu sammeln, damit Sie sie leichter finden und in eine Vorlage einfügen können, und wenn Sie sich entscheiden, einige zu ersetzen oder zu entfernen, ist das überhaupt kein Problem.

Um alle Bilder an einem Ort zu sammeln und sie für die Verwendung in gemeinsamen E-Mail-Vorlagen bereit zu haben, erstellen Sie einen neuen Ordner im Verzeichnis Dokumente tab:

Laden Sie dann die erforderlichen Dateien in Ihren neuen Ordner hoch:

Alternativ können Sie die Dateien auch einfach per Drag & Drop in Ihren SharePoint-Ordner ziehen, um sie hinzuzufügen.

Wie man einen persönlichen SharePoint-Ordner für Kollegen freigibt

Wenn Sie nicht der einzige sind, der diese Bilder in den Vorlagen verwenden wird, müssen Sie sie für Ihr Team freigeben. Wenn Sie sie bereits bei der Erstellung einer Website als Eigentümer/Editoren hinzugefügt haben, können Sie loslegen :) Überspringen Sie diesen Schritt und fügen Sie das Bild direkt in Outlook ein.

Wenn Sie jedoch vergessen haben, andere Mitglieder zu Ihrer Website hinzuzufügen, oder wenn es neue Benutzer gibt, mit denen Sie einige Dateien austauschen möchten, lesen Sie weiter.

Wie ich bereits erwähnt habe, ist es viel praktischer, alle Bilder, die Sie in Vorlagen verwenden möchten, in einem Ordner zu haben. So können Sie sie schnell finden und bei Bedarf bearbeiten. Und wenn Sie möchten, dass andere dieselben Vorlagen mit diesen Bildern verwenden, müssen Sie nur den gesamten Ordner für sie freigeben:

1. Wählen Sie den gewünschten Ordner, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, und wählen Sie Zugang verwalten :
2. Klicken Sie auf das Pluszeichen und geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der Teammitglieder ein, um ihnen Zugriff auf Ihren speziellen Ordner zu gewähren (als Betrachter oder Bearbeiter, das bleibt Ihnen überlassen):

Tipp: Wenn Sie nur einige wenige Bilder für Ihre Kollegen freigeben möchten, öffnen Sie den Ordner, suchen Sie die gewünschten Bilder und geben Sie sie nacheinander frei. Die Vorgehensweise ist dieselbe: drei Punkte -> Zugriff verwalten -> das Pluszeichen -> Benutzer und Berechtigungen -> Zugriff gewähren. Leider gibt es keine Möglichkeit, einige Dateien auf einmal freizugeben, so dass Sie diesen Vorgang mehrmals wiederholen müssen.

Erstellen Sie eine gemeinsame Gruppe für alle Teammitglieder

Wenn Sie genau wissen, mit welchen Personen Sie die Vorlagen gemeinsam nutzen wollen, und einen gemeinsamen Speicherort für Ihre Daten wünschen, erstellen Sie einfach eine gemeinsame Gruppe. In diesem Fall hat jedes Mitglied Zugriff auf alle Inhalte, und es wäre nicht notwendig, einzelne Ordner mit Dateien freizugeben.

Öffnen Sie SharePoint und gehen Sie zu Website erstellen -> Team-Seite und fügen Sie weitere Eigentümer oder Mitglieder zu Ihrem Team hinzu:

Tipp: Wenn Sie Daten für die gesamte Organisation freigeben möchten, erstellen Sie stattdessen eine Kommunikationsseite.

Nun können Sie mit dem Hochladen der Dateien beginnen, wobei es zwei Möglichkeiten gibt:

• Gehen Sie zum Dokumente fügen Sie einen Ordner hinzu und beginnen Sie, ihn mit den Dateien zu füllen, die in den gemeinsamen E-Mail-Vorlagen verwendet werden sollen.
• Klicken Sie auf Neu -> Dokumentenbibliothek und füllen Sie die Bibliothek mit den gewünschten Inhalten:

Falls Sie neue Gruppenmitglieder haben oder einen ehemaligen Teamkollegen aus Ihrer gemeinsamen Gruppe entfernen müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche Mitglieder in der oberen rechten Ecke des Fensters und verwalten Sie dort die Gruppenmitgliedschaft:

Sobald Sie fertig sind, lassen Sie uns zu Outlook zurückkehren und versuchen, einige Bilder einzufügen.

Einfügen eines Bildes aus SharePoint in eine Outlook-Nachricht

Sobald Sie Ihre Bilder hochgeladen und freigegeben haben, müssen Sie einen weiteren Schritt unternehmen, um sie zu Ihren Vorlagen hinzuzufügen. Dieser Schritt wird ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] macro genannt. Lassen Sie mich Sie von hier aus führen:

1. Starten Sie Shred Email Templates, öffnen Sie eine neue Vorlage und wählen Sie ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] aus dem Menü Makro einfügen Liste:
2. Loggen Sie sich in Ihren SharePoint ein, gehen Sie zu dem gewünschten Ordner, wählen Sie das Foto aus und klicken Sie auf Wählen Sie :

   Hinweis: Bitte beachten Sie, dass unsere gemeinsamen E-Mail-Vorlagen die folgenden Formate unterstützen: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Legen Sie die Größe des Bildes (in Pixel) fest oder lassen Sie sie unverändert und klicken Sie auf einfügen. .

Wenn Sie das richtige Bild nicht finden können, überprüfen Sie bitte, ob es mit den unterstützten Formaten übereinstimmt und ob Sie mit dem richtigen SharePoint-Konto angemeldet sind. Wenn Sie sehen, dass Sie sich versehentlich mit dem falschen Konto angemeldet haben, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche " SharePoint-Konto wechseln " zum erneuten Einloggen:

Sobald das Makro zu Ihrer Vorlage hinzugefügt wurde, sehen Sie das Makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT mit zufälligen Zeichen in eckigen Klammern. Dies ist der eindeutige Pfad der Datei zu ihrem Speicherort in Ihrem SharePoint.

Obwohl es wie eine Art Fehler aussieht, wird das ganz normale Bild in den Text Ihrer E-Mail eingefügt.

Haben Sie etwas vergessen?

Wir haben unser Bestes getan, um unser Add-in so benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Wir haben ein Tool mit einer übersichtlichen Oberfläche, einfachen, aber praktischen Optionen und sanften Erinnerungen geschaffen, falls Sie einen Schritt vergessen haben.

Da wir über freigegebene Bilder aus freigegebenen Ordnern sprechen, kann es sein, dass ein paar Benachrichtigungen auftauchen. Zum Beispiel haben Sie einen persönlichen Ordner in Ihrem SharePoint erstellt, ein Team in Shared Email Templates erstellt und ein paar Vorlagen mit dem Makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] erstellt. Wenn Sie diesen Artikel aufmerksam gelesen haben, müssen Sie bemerkt haben, dass etwas fehlt. Ja, dasIn diesem Fall warnt Sie das Add-In, wenn Sie eine Vorlage einfügen, und Sie sehen die folgende Meldung:

Es ist nur eine freundliche Erinnerung daran, die Dateien für die anderen freizugeben oder stattdessen ein anderes Bild aus dem freigegebenen Ordner auszuwählen. Was das Bild angeht, keine Sorge, es wird Ihrer E-Mail hinzugefügt, sobald Sie auf Schließen klicken.

Wenn Sie jedoch die Vorlage mit einem nicht freigegebenen Bild einfügen, wird die Nachricht anders aussehen:

Es wird kein Bild eingefügt, solange der Eigentümer des Ordners Ihnen nicht die entsprechenden Berechtigungen erteilt.

Das ist alles, was ich Ihnen heute über das Makro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] erzählen wollte, vielen Dank für die Lektüre. Wenn Sie sich dazu entschließen, unsere Shared Email Templates auszuprobieren, können Sie sie gerne aus dem Microsoft Store installieren. Wenn Sie etwas zu sagen haben, hinterlassen Sie bitte ein paar Worte in den Kommentaren ;)