Я хотел бы продолжить наш экскурс в общие шаблоны электронной почты и рассказать вам еще немного о вставке изображений. Наша надстройка поддерживает еще одно онлайн-хранилище, которое вы можете использовать для своих изображений - SharePoint. Я расскажу вам об этой платформе, научу размещать там изображения и покажу, как вставлять их в сообщение Outlook.

Знакомство с общими шаблонами электронной почты

Я хотел бы посвятить первую главу этого руководства небольшому введению в общие шаблоны электронной почты. Мы создали это дополнение, чтобы вы могли избежать повторяющихся задач, таких как вставка или набор одного и того же текста из письма в письмо. Нет необходимости заново применять утраченное форматирование, заново добавлять гиперссылки и заново вставлять изображения. Один щелчок - и все готово! Один щелчок - и у вас есть идеально отформатированный текст.письмо готово. все необходимые файлы прикреплены, картинки - вставлены. все, что вам нужно сделать, это отправить его.

Поскольку это руководство посвящено вставке изображений, я покажу вам один из способов вставки изображения в шаблон, чтобы вставить его в сообщение Outlook. Вы узнаете, как работать в SharePoint, делиться там файлами и папками и добавлять их в Outlook с помощью специального макроса. Поверьте, это труднее сказать, чем сделать :)

Давайте посмотрим, как это выглядит на простом примере. В преддверии рождественских праздников было бы неплохо отправить милую записку всем своим родственникам, друзьям, коллегам, всем, кто есть в ваших контактах. Но мысль о том, чтобы вставить и раскрасить один и тот же текст, затем вставить и изменить размер одного и того же изображения, может свести вас с ума. Звучит как суперскучная задача для праздничного сезона.

Если этот случай кажется вам хоть немного знакомым, Shared Email Templates - это то, что вам нужно. Вы создаете шаблон, применяете необходимое форматирование, вставляете понравившуюся картинку и сохраняете его. Вам остается только вставить этот шаблон в свое сообщение. Вы получите готовое к отправке письмо в один клик.

Я проведу вас через весь процесс - от открытия SharePoint до вставки письма с макросом для вставки изображения - чтобы вы могли убедиться, что нет ничего сложного в экономии времени :)

Как создать личную группу SharePoint и поделиться ее содержимым

Сегодня мы будем вставлять изображения из SharePoint, онлайн-платформы, предоставляемой компанией Microsoft. Это менее распространенная, но удобная платформа для хранения файлов и обмена ими с коллегами. Давайте поместим туда несколько изображений, чтобы посмотреть, как это работает.

Совет. Если вы точно знаете пользователей, с которыми вам нужно будет делиться файлами, и хотите создать общую группу для всех вас, пропустите первую часть и переходите к созданию общей группы. Если же вы хотите, чтобы это была общая папка в вашей личной группе, продолжайте чтение.

Создание персональной группы SharePoint

Откройте office.com, войдите в систему, нажмите на значок программы запуска приложений и выберите SharePoint:

Нажмите на Создать сайт и выберите либо сайт Team (если есть определенные люди, с которыми вы хотите поделиться файлами), либо сайт Communication (если вы создаете рабочее место для всей организации), чтобы продолжить работу:

Дайте название своему сайту, добавьте описание и нажмите кнопку Отделка .

Таким образом, будет создана частная группа, доступная только вам. Вы сможете добавлять файлы для личного использования и при необходимости делиться папками с другими людьми.

Добавление файлов в папку SharePoint

Я бы посоветовал собрать все изображения в одной папке. Вам будет гораздо проще найти и вставить их в шаблон, а если вы решите заменить или удалить некоторые из них, это не составит никакого труда.

Чтобы собрать все изображения в одном месте и подготовить их к использованию в общих шаблонах электронной почты, создайте новую папку в папке Документы вкладка:

Затем загрузите необходимые файлы в новую папку:

Кроме того, вы можете просто перетащить файлы в папку SharePoint, чтобы добавить их.

Как поделиться личной папкой SharePoint с коллегами

Если вы не единственный, кто будет использовать эти изображения в шаблонах, вам нужно будет поделиться ими со своей командой. Если вы уже добавили их в качестве владельцев/редакторов при создании сайта, все в порядке :) Пропустите этот шаг и переходите к вставке изображения в Outlook.

Однако если вы забыли добавить других участников на свой сайт или появились новые пользователи, с которыми вы хотели бы поделиться некоторыми файлами, продолжайте читать.

Как я уже говорил, гораздо удобнее хранить все изображения, которые вы хотите использовать в шаблонах, в одной папке. Вы сможете быстро найти и отредактировать их при необходимости. А если вы хотите, чтобы другие пользователи использовали те же шаблоны с этими изображениями, вам просто нужно будет поделиться с ними всей папкой:

1. Выберите нужную папку, нажмите на значок с тремя точками и выберите Управление доступом :
2. Нажмите на знак плюс и введите имена или адреса электронной почты членов команды, предоставляя им доступ (просмотрщик или редактор, на ваше усмотрение) к вашей специальной папке:

Совет. Если вы хотите поделиться с коллегами несколькими фотографиями, откройте папку, найдите нужные изображения и поделитесь ими по одному. Процедура будет такой же: три точки -> Управление доступом -> знак плюс -> пользователи и разрешения -> Предоставить доступ. К сожалению, нет возможности поделиться несколькими файлами за один раз, поэтому вам придется повторить этот процесс несколько раз.

Создайте общую группу для всех членов команды

Если вы точно знаете, с кем будете делиться шаблонами, и хотите иметь общее место для хранения данных, просто создайте общую группу. В этом случае каждый член группы будет иметь доступ ко всему содержимому, и не будет необходимости делиться папками с файлами по отдельности.

Откройте SharePoint и перейдите в раздел Создать сайт -> Сайт команды и добавлять дополнительных владельцев или членов в свою команду:

Совет. Если вы хотите поделиться данными со всей организацией, создайте вместо этого коммуникационный сайт.

Теперь вы можете начать загрузку файлов. Есть два пути:

• Перейти к Документы вкладке, добавьте папку и начните заполнять ее файлами, которые будут использоваться в общих шаблонах электронной почты.
• Нажмите Новый -> Библиотека документов и заполните библиотеку нужным содержимым:

Если у вас появились новые члены группы или вам нужно удалить бывшего члена группы из общей группы, нажмите на кнопку Члены кнопку в правом верхнем углу окна и управлять членством в группе там:

Когда вы будете готовы, давайте вернемся в Outlook и попробуем вставить несколько изображений.

Вставка изображения из SharePoint в сообщение Outlook

После того, как изображения загружены и доступны, вам нужно сделать еще один шаг, чтобы добавить их в шаблоны. Этот шаг называется макросом ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Позвольте мне направить вас дальше:

1. Запустите Shred Email Templates, откройте новый шаблон и выберите ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] из меню Вставить макрос список:
2. Войдите в SharePoint, перейдите в нужную папку, выберите фотографию и нажмите кнопку Выберите :

   Примечание. Пожалуйста, имейте в виду, что наши общие шаблоны электронной почты поддерживают следующие форматы: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Задайте размер изображения (в пикселях) или оставьте его прежним и нажмите кнопку Вставка .

Если вы не можете найти нужное изображение, проверьте, соответствует ли оно поддерживаемым форматам и вошли ли вы в правильную учетную запись SharePoint. Если вы видите, что по ошибке вошли в неправильную учетную запись, просто нажмите на кнопку " Переключение учетной записи SharePoint " значок для повторного входа в систему:

После добавления макроса в шаблон вы увидите макрос ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT со случайными символами в квадратных скобках. Это будет уникальный путь к местоположению файла в SharePoint.

Хотя это похоже на какую-то ошибку, совершенно нормальная картинка будет вставлена в тело вашего письма.

Что-то забыли?

Мы сделали все возможное, чтобы сделать наше дополнение максимально удобным для пользователя. Мы создали инструмент с понятным интерфейсом, простыми, но удобными опциями и мягкими напоминаниями на случай, если вы пропустили какой-то шаг.

Поскольку мы говорим об общих изображениях из общих папок, может появиться несколько уведомлений. Например, вы создали личную папку в SharePoint, создали команду в Shared Email Templates и создали несколько шаблонов с помощью макроса ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Если вы внимательно читали эту статью, то наверняка заметили, что чего-то не хватает. Да, макрос ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[].папка еще не была разделена с другими. В этом случае дополнение предупредит вас при вставке шаблона, вы увидите следующее сообщение:

Это просто дружеское напоминание о необходимости поделиться файлами с другими или выбрать другую картинку из общей папки. Что касается изображения, не беспокойтесь, оно будет добавлено в вашу электронную почту, как только вы нажмете Закрыть.

Однако если это вы вставляете шаблон с нерасширенным изображением, сообщение будет выглядеть по-другому:

Изображение не будет вставлено, пока владелец папки не предоставит вам соответствующие разрешения.

Это все, что я хотел рассказать вам о макросе ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] сегодня, спасибо, что прочитали. Если вы решили попробовать наши общие шаблоны электронной почты, не стесняйтесь установить их из Microsoft Store. Если у вас есть отзывы, пожалуйста, оставьте несколько слов в разделе комментариев ;)