मी सामायिक ईमेल टेम्पलेटमध्ये आमचा दौरा सुरू ठेवू इच्छितो आणि तुम्हाला चित्रे घालण्याबद्दल आणखी काही सांगू इच्छितो. आमचे अॅड-इन तुम्ही तुमच्या इमेजसाठी वापरू शकता अशा दुसऱ्या ऑनलाइन स्टोरेजला समर्थन देते - SharePoint. मी तुम्हाला या प्लॅटफॉर्मबद्दल सांगेन, तुम्हाला तिथे प्रतिमा ठेवण्यास शिकवेन आणि आउटलुक संदेशात त्या कशा घालायच्या ते दाखवीन.

सामायिक ईमेल टेम्पलेट जाणून घ्या

मी या ट्युटोरियलचा पहिला अध्याय शेअर केलेल्या ईमेल टेम्प्लेट्सच्या छोट्या परिचयासाठी समर्पित करू इच्छितो. आम्ही हे अॅड-इन तयार केले आहे जेणेकरून तुम्ही तोच मजकूर पेस्ट करणे किंवा ईमेलवरून ईमेलवर टाइप करणे यासारखी पुनरावृत्ती होणारी कार्ये टाळू शकता. गमावलेले स्वरूपन पुन्हा लागू करण्याची, हायपरलिंक्स पुन्हा जोडण्याची आणि प्रतिमा पुन्हा पेस्ट करण्याची आवश्यकता नाही. एक क्लिक आणि तुम्ही तयार आहात! एक क्लिक आणि तुमच्याकडे एक उत्तम प्रकारे स्वरूपित ईमेल तयार आहे. सर्व आवश्यक फाईल्स संलग्न आहेत, चित्रे - पेस्ट केली आहेत. तुम्हाला फक्त ते पाठवायचे आहे.

हे मॅन्युअल चित्रे घालण्यासाठी समर्पित असल्याने, तुमच्या Outlook संदेशात प्रतिमा पेस्ट करण्यासाठी टेम्पलेटमध्ये एम्बेड करण्याचा एक मार्ग मी तुम्हाला दाखवतो. तुम्ही SharePoint मध्ये कसे कार्य करावे, तेथे फाइल्स आणि फोल्डर्स कसे सामायिक करावे आणि विशेष मॅक्रो वापरून ते तुमच्या Outlook मध्ये कसे जोडावे ते शिकाल. माझ्यावर विश्वास ठेवा, हे पूर्ण करण्यापेक्षा सांगणे कठीण आहे :)

साध्या उदाहरणावर ते कसे दिसते ते पाहू. आम्ही ख्रिसमसच्या सुट्ट्या साजरे करणार आहोत म्हणून, तुमच्या सर्व नातेवाईकांना, मित्रांना, सहकाऱ्यांना, तुमच्यातील इतर प्रत्येकाला एक सुंदर नोट पाठवायला आनंद होईल.संपर्क परंतु समान मजकूर पेस्ट करण्याचा आणि रंग देण्याचा विचार, नंतर तीच प्रतिमा समाविष्ट करणे आणि आकार बदलणे तुम्हाला वेड लावू शकते. सणासुदीच्या हंगामात हाताळण्यासाठी अतिशय कंटाळवाणा काम वाटतं.

हे प्रकरण थोडेसे परिचित वाटत असल्यास, शेअर केलेले ईमेल टेम्पलेट्स तुमच्यासाठी आहेत. तुम्ही टेम्प्लेट तयार करा, आवश्यक फॉरमॅटिंग लावा, तुम्हाला आवडलेले चित्र टाका आणि सेव्ह करा. तुम्हाला फक्त हे टेम्पलेट तुमच्या संदेशात पेस्ट करायचे आहे. तुम्हाला एका क्लिकवर पाठवण्यास तयार ईमेल मिळेल.

मी तुम्हाला शेअरपॉईंट उघडण्यापासून ते इमेज एम्बेड करण्यासाठी मॅक्रोसह ईमेल पेस्ट करण्यापर्यंतच्या संपूर्ण प्रक्रियेत तुम्हाला घेऊन जाईन - जेणेकरुन तुम्हाला वेळ वाचवण्यात काहीही अडचण नाही याची खात्री करता येईल :)

वैयक्तिक SharePoint गट कसा तयार करायचा आणि त्याची सामग्री कशी सामायिक करायची

आज आम्ही SharePoint, Microsoft द्वारे प्रदान केलेल्या ऑनलाइन प्लॅटफॉर्मवरून प्रतिमा पेस्ट करणार आहोत. फायली संचयित करण्यासाठी आणि आपल्या सहकाऱ्यांसह सामायिक करण्यासाठी हे कमी व्यापक परंतु सोयीचे व्यासपीठ आहे. ते कसे कार्य करते हे पाहण्यासाठी तेथे काही चित्रे ठेवूया.

टीप. तुम्हाला ज्या वापरकर्त्यांसोबत फाइल्स शेअर करायच्या आहेत आणि तुमच्या सर्वांसाठी एक कॉमन ग्रुप तयार करायचा असेल तर तुम्हाला नक्की माहीत असेल, तर पहिला भाग वगळा आणि शेअर्ड ग्रुप तयार करण्यासाठी उजवीकडे जा. तथापि, तुम्हाला ते तुमच्या वैयक्तिक गटात सामायिक केलेले फोल्डर बनवायचे असल्यास, वाचत जा.

वैयक्तिक SharePoint गट तयार करा

Office.com उघडा, साइन इन करा आणि वर क्लिक करा. अॅप लाँचर चिन्ह आणि निवडातिथून शेअरपॉईंट:

साइट तयार करा बटणावर क्लिक करा आणि एक टीम साइट निवडा (जर काही विशिष्ट लोक असतील ज्यांच्याशी तुम्ही फाइल्स शेअर करू इच्छित असाल तर) किंवा कम्युनिकेशन साइट (जर तुम्ही संपूर्ण संस्थेसाठी एक कार्यस्थळ तयार करत आहात) पुढे जाण्यासाठी:

तुमच्या साइटला नाव द्या, काही वर्णन जोडा आणि समाप्त क्लिक करा.

म्हणून, एक खाजगी फक्त तुमच्यासाठी उपलब्ध गट तयार केला जाईल. तुम्ही वैयक्तिक वापरासाठी फायली जोडू शकाल आणि आवश्यक असल्यास फोल्डर इतरांसह सामायिक करू शकाल.

तुमच्या SharePoint फोल्डरमध्ये फायली जोडा

माझा सल्ला आहे की सर्व प्रतिमा एकामध्ये एकत्र कराव्यात फोल्डर तुमच्यासाठी टेम्पलेटमध्ये ते शोधणे आणि पेस्ट करणे खूप सोपे होईल आणि जर तुम्ही काही बदलण्याचे किंवा काढून टाकण्याचे ठरवले, तर त्यात अजिबात अडचण येणार नाही.

तुमच्यासाठी सर्व प्रतिमा एकत्रित केल्या जातील. एका ठिकाणी आणि त्यांना सामायिक ईमेल टेम्पलेट्समध्ये वापरण्यासाठी तयार ठेवा, दस्तऐवज टॅबवर एक नवीन फोल्डर तयार करा:

नंतर तुमच्या नवीन फोल्डरमध्ये आवश्यक फाइल अपलोड करा:

वैकल्पिकरित्या, तुम्ही तुमच्या SharePoint फोल्डरमध्ये फायली जोडण्यासाठी त्या ड्रॅग आणि ड्रॉप करू शकता.

सहकाऱ्यांसोबत वैयक्तिक SharePoint फोल्डर कसे शेअर करावे

जर तुम्ही एकटेच नसाल तर त्या प्रतिमा टेम्पलेट्समध्ये वापरण्यासाठी, तुम्हाला त्या तुमच्या टीमसोबत शेअर करणे आवश्यक आहे. साइट तयार करताना तुम्ही त्यांना आधीच मालक/संपादक म्हणून जोडले असल्यास, तुम्ही जाण्यासाठी चांगले आहात :) ही पायरी वगळाआणि ही प्रतिमा आउटलुकमध्ये टाकण्यासाठी उजवीकडे जा.

तथापि, तुम्ही तुमच्या साइटवर इतर सदस्य जोडण्यास विसरला असाल किंवा काही नवीन वापरकर्ते असतील ज्यांच्याशी तुम्हाला काही फाइल्स शेअर करायच्या आहेत, तर वाचन सुरू ठेवा.

मी आधीच सांगितल्याप्रमाणे, तुम्ही टेम्प्लेटमध्ये वापरू इच्छित असलेली सर्व चित्रे एका फोल्डरमध्ये ठेवणे अधिक सोयीचे आहे. आवश्यक असल्यास, आपण त्यांना द्रुतपणे शोधण्यात आणि संपादित करण्यात सक्षम व्हाल. आणि जर तुम्हाला इतरांनी त्या प्रतिमांसह समान टेम्पलेट वापरायचे असतील, तर तुम्हाला त्यांच्यासोबत संपूर्ण फोल्डर सामायिक करावे लागेल:

1. आवश्यक फोल्डर निवडा, तीन-बिंदू चिन्ह दाबा आणि प्रवेश व्यवस्थापित करा निवडा:
2. प्लस चिन्हावर क्लिक करा आणि आपल्या विशेष फोल्डरमध्ये (प्रेक्षक किंवा संपादक, आपल्यावर अवलंबून) प्रवेश देणार्‍या टीममेट्सची नावे किंवा ईमेल पत्ता प्रविष्ट करा:

टीप. तुम्हाला तुमच्या सहकार्‍यांसह काही चित्रे शेअर करायची असल्यास, फोल्डर उघडा, हवी असलेली प्रतिमा शोधा आणि ती एक-एक करून शेअर करा. प्रक्रिया समान असेल: तीन-बिंदू -> प्रवेश व्यवस्थापित करा -> अधिक चिन्ह -> वापरकर्ते आणि परवानग्या -> प्रवेश मंजूर करा. दुर्दैवाने, एका जागी काही फायली सामायिक करण्याचा कोणताही मार्ग नाही, त्यामुळे तुम्हाला या प्रक्रियेवर अनेक वेळा जावे लागेल.

सर्व कार्यसंघ सदस्यांसाठी एक सामायिक गट तयार करा

जर तुम्‍हाला खात्री आहे की तुम्‍ही कोणत्‍या लोकांसोबत टेम्‍प्‍लेट सामायिक करायचा आहे आणि तुमचा डेटा संचयित करण्‍यासाठी एक सामाईक जागा हवी आहे, फक्त एक सामायिक गट तयार करा. या प्रकरणातप्रत्येक सदस्याला सर्व सामग्रीमध्ये प्रवेश आहे आणि फायलींचे फोल्डर स्वतंत्रपणे सामायिक करण्याची आवश्यकता नाही.

शेअरपॉइंट उघडा आणि साइट तयार करा -> टीम साइट<11 वर जा> आणि तुमच्या टीममध्ये अतिरिक्त मालक किंवा सदस्य जोडा:

टीप. तुम्हाला संपूर्ण संस्थेसोबत डेटा शेअर करायचा असल्यास, त्याऐवजी एक कम्युनिकेशन साइट तयार करा.

आता तुम्ही फाइल अपलोड करणे सुरू करू शकता. जाण्यासाठी दोन मार्ग आहेत:

• दस्तऐवज टॅबवर जा, एक फोल्डर जोडा आणि सामायिक ईमेल टेम्पलेट्समध्ये वापरण्यासाठी फाइल्ससह भरणे सुरू करा.
• नवीन -> दस्तऐवज लायब्ररी क्लिक करा आणि इच्छित सामग्रीसह लायब्ररी भरा:

तुमच्याकडे काही नवीन गट सदस्य असल्यास किंवा तुमच्या सामायिक गटातून माजी टीममेट काढून टाकणे आवश्यक आहे, विंडोच्या वरच्या उजव्या कोपर्यात असलेल्या सदस्य बटणावर क्लिक करा आणि तेथे गट सदस्यत्व व्यवस्थापित करा:

तुम्ही तयार झाल्यावर, आउटलुकवर परत जाऊ आणि काही इमेज टाकण्याचा प्रयत्न करूया.

शेअरपॉईंट वरून आउटलुक मेसेजमध्ये एक चित्र घाला

तुमच्या इमेज अपलोड आणि शेअर झाल्या की, तुम्ही त्यांना तुमच्या टेम्पलेटमध्ये जोडण्यासाठी आणखी एक पाऊल उचलण्याची गरज आहे. या पायरीला ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] मॅक्रो म्हणतात. मला येथून मार्गदर्शन करू द्या:

1. श्रेड ईमेल टेम्पलेट्स सुरू करा, नवीन टेम्पलेट उघडा आणि मॅक्रो घाला सूचीमधून ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] निवडा:
2. तुमच्या SharePoint मध्ये लॉग इन करा,आवश्यक फोल्डरसाठी मार्गदर्शक, फोटो निवडा आणि दाबा निवडा :

   टीप. कृपया लक्षात ठेवा की आमचे सामायिक ईमेल टेम्पलेट खालील स्वरूपनास समर्थन देतात: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. चित्र सेट करा आकार (पिक्सेलमध्ये) किंवा तो म्हणून सोडा आणि घाला क्लिक करा.

तुम्हाला योग्य प्रतिमा सापडत नसल्यास, कृपया ती समर्थित स्वरूपांशी जुळते का आणि तुम्ही असल्यास ते पुन्हा तपासा. योग्य SharePoint खात्याखाली लॉग इन केले. तुम्ही चुकून चुकीच्या खात्यात लॉग इन केल्याचे दिसल्यास, पुन्हा लॉगिंग करण्यासाठी फक्त “ Switch SharePoint account ” चिन्हावर क्लिक करा:

एकदा मॅक्रो तुमच्या टेम्पलेटमध्ये जोडला गेला की, तुम्ही' चौरस कंसात यादृच्छिक वर्णांसह ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT मॅक्रो दिसेल. तुमच्या शेअरपॉईंटमधील फाइलच्या स्थानासाठी हा एकमेव मार्ग असेल.

हे काही प्रकारचे बगसारखे दिसत असले तरी, अगदी सामान्य चित्र तुमच्या ईमेलच्या मुख्य भागामध्ये पेस्ट केले जाईल.

काही विसरलात?

आम्ही आमचे अॅड-इन शक्य तितके वापरकर्ता-अनुकूल बनवण्याचा सर्वोत्तम प्रयत्न केला आहे. आम्ही एक स्पष्ट इंटरफेस, साधे परंतु सोयीस्कर पर्याय आणि तुमची काही पायरी चुकल्यास सौम्य स्मरणपत्रांसह एक साधन तयार केले आहे.

जसे आम्ही सामायिक केलेल्या फोल्डरमधून शेअर केलेल्या चित्रांबद्दल बोलत आहोत, काही असू शकतात. सूचना दिसू शकतात. उदाहरणार्थ, तुम्ही तुमच्या SharePoint मध्ये वैयक्तिक फोल्डर तयार केले आहे, शेअर केलेल्या ईमेल टेम्पलेटमध्ये एक टीम तयार केली आहे आणि तयार केली आहे~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] मॅक्रोसह काही टेम्पलेट्स. जर तुम्ही हा लेख नीट वाचलात तर तुमच्या लक्षात आले असेल की काहीतरी गहाळ आहे. होय, फोल्डर अद्याप इतरांसह सामायिक केले गेले नाही. या प्रकरणात, टेम्पलेट पेस्ट करताना अॅड-इन तुम्हाला चेतावणी देईल, तुम्हाला खालील संदेश दिसेल:

इतरांसह फायली सामायिक करण्यासाठी किंवा सामायिक केलेल्या फोल्डरमधून दुसरे चित्र निवडण्यासाठी हे फक्त एक अनुकूल स्मरणपत्र आहे. त्याऐवजी प्रतिमेसाठी, काळजी करू नका, तुम्ही बंद करा वर क्लिक करताच ती तुमच्या ईमेलमध्ये जोडली जाईल.

तथापि, हे तुम्हीच असाल जो सामायिक न केलेल्या प्रतिमेसह टेम्पलेट पेस्ट करत असाल, तर संदेश वेगळ्या प्रकारे दिसेल:

जोपर्यंत फोल्डरचा मालक तुम्हाला संबंधित परवानग्या देत नाही तोपर्यंत कोणतीही प्रतिमा घातली जाणार नाही.

आज मला तुम्हाला ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] मॅक्रोबद्दल एवढेच सांगायचे आहे, वाचल्याबद्दल धन्यवाद . जर तुम्ही आमचे शेअर केलेले ईमेल टेम्प्लेट वापरायचे ठरवले तर ते Microsoft Store वरून इन्स्टॉल करा. शेअर करण्यासाठी तुमच्याकडे काही अभिप्राय असल्यास, कृपया टिप्पण्या विभागात काही शब्द लिहा ;)