I den här handboken får du se hur du med några få klick fyller en Outlook-tabell med data från olika dataset och hur du binder dem korrekt med hjälp av delade e-postmallar.

Så overkligt som det låter just nu, så enkelt blir det när du läst färdigt den här handledningen :)

Först och främst vill jag ta en stund för att göra en liten introduktion för våra bloggnykomlingar och berätta några ord om vår app Delade e-postmallar för Outlook. Med det här praktiska tillägget kommer du att multiplicera din produktivitet och e-postkorrespondens kraftigt. Du kommer att ha dina personliga eller delade försparkade mallar som blir färdiga för att skickas e-postmeddelanden med ett enda klick. Inga bekymmer med hyperlänkar,färgning eller annan formatering, allt kommer att bevaras.

Du kan installera Shared Email Templates på din PC, Mac eller Windows-platta direkt från Microsoft Store och testa dess funktionalitet för dina personliga användningsområden. Våra handböcker i Docs och olika bloggartiklar hjälper dig att få en fullständig förståelse för verktygets funktionalitet och uppmuntrar dig att göra dem till en del av ditt arbetsflöde ;)

Hur fyller man i flera tabellrader från en enda datauppsättningsrad?

För att visa hur man fyller i olika rader från ett dataset använder jag grundläggande exempel så att du kan få en uppfattning och sedan optimera dessa tekniker för dina egna data.

Tips: Om du vill friska upp ditt minne om dataset kan du gå tillbaka till min handledning Skapa ifyllbara mallar från dataset, jag har täckt upp det här ämnet för dig ;)

Min provdatauppsättning skulle alltså vara följande:

Den första kolumnen är som vanligt den viktigaste. Resten av kolumnerna kommer att fylla flera rader i vår framtida tabell, jag ska visa dig hur du ska gå tillväga.

Tips: Kopiera gärna tabellen som ditt eget dataset och gör några egna tester ;)

Först måste jag skapa en tabell. Som jag har beskrivit i min handledning om tabeller, trycker du helt enkelt på Tabell ikonen när du skapar/redigerar en mall och anger ett intervall för din framtida tabell.

Eftersom min uppgift är att fylla i flera rader med data från ett och samma dataset, är det bäst att slå ihop några rader i den första kolumnen så att de andra kolumnerna associeras med denna cell. Jag skulle också slå ihop några fler kolumner för att bevisa att sammanslagna celler inte är något problem för dataset.

Min framtida mall kommer alltså att ha följande mönster:

Se, jag har slagit ihop de två raderna i nyckelkolumnen och två kolumner i den andra raden. Glöm förresten inte att gå tillbaka till min handledning Merge cells in Outlook om du har missat den :)

Låt oss binda vårt dataset och se hur det fungerar. Jag har lagt till ytterligare två rader, slagit ihop de nödvändiga cellerna på samma sätt och anslutit till ett dataset.

Här är vad jag har fått i min mall i resultatet:

När jag klistrar in den här mallen ombeds jag att välja vilka rader i datasetet som ska infogas i en tabell.

Eftersom jag valde alla rader i datasetet kommer alla rader att fyllas i vår provtabell. Här är vad vi får i resultatet:

Du har säkert redan lagt märke till att det saknas något i min tabell. Det stämmer, kolumn D har skurits av eftersom det inte finns någon plats för den i den nuvarande cellindelningen. Låt oss hitta en plats för den övergivna kolumnen D :)

Jag har bestämt mig för att lägga till en ny kolumn till höger om min tabell och ordna om data lite grann.

Observera: Eftersom jag redan har mitt dataset kopplat till den andra raden behöver du inte binda det en gång till. Du behöver bara ange namnet på den nya kolumnen i den önskade cellen så fungerar det perfekt.

Här är min nya tabell:

Nu har jag plats för varje kolumn i mitt dataset så när jag klistrar in det kommer alla data att fyllas i mitt e-postmeddelande, inga fler förluster.

Du kan ändra och arrangera om ditt bord på vilket sätt du vill. Jag visade dig hur du ska gå tillväga, resten är upp till dig ;)

Fyll på tabellen med data från olika datamängder

Jag tror att du nu vet att ett dataset är kopplat till tabellrader. Men har du undrat om det är möjligt att lägga till flera tabellrader och få dem fyllda från flera dataset? Visst är det möjligt :) Proceduren är helt densamma förutom bindningen - du måste göra det flera gånger (en för varje dataset). Det är i stort sett allt :)

Låt oss nu gå från ord till praktik och skapa ett annat dataset för att binda det till tabellen från vårt tidigare exempel. Det kommer också att vara ett exempel utan praktik så att du kan fokusera på processen. Mitt andra dataset skulle vara följande:

Nu måste jag gå tillbaka till min mall, ändra tabellen lite och ansluta till det andra datasetet. Om du läste mina tidigare artiklar om tabeller och dataset noggrant, kommer du inte att få några problem med det alls ;) Hur som helst, jag vill inte lämna dig utan förklaring, så här är de steg jag tar:

1. Jag börjar redigera mallen med tabellen och lägger till nya rader nedanför:

   

2. För de nya raderna väljer jag att slå ihop raderna i den andra kolumnen:

   

3. För att binda det andra datasetet till de nya raderna markerar jag dem alla, högerklickar någonstans i intervallet och väljer " Bindning till datamängd ":

   

Så här kommer min förnyade mall att se ut efter ändringarna ovan:

Som du kan se finns det några tomma celler i den sista raden. Saken är den att det andra datasetet har färre kolumner och att alla celler därför inte fylls (det finns helt enkelt inget att fylla dem med). Jag anser att det är en bra anledning att lära dig att lägga till kolumner i befintliga dataset och koppla dem till en tabell.

Jag kommer att färga de nya raderna i ljusblått så att de blir mer iögonfallande och visuella när vi ska ändra dem lite.

Tips: Eftersom jag redan har kopplat det här datasetet till den andra raden behöver jag inte binda det igen. Jag anger helt enkelt manuellt namnen på de nya raderna och anslutningen kommer att fungera som smort.

Först börjar jag med att redigera mitt andra dataset och lägga till två nya kolumner. Sedan kopplar jag de nya kolumnerna till min befintliga tabell. Låter det svårt? Se hur jag gör det med ett par enkla klick :)

Ser du? Bindning är ingen raketforskning, det är mycket enklare än det låter!

Om du bestämmer dig för att ansluta fler dataset lägger du bara till nya rader och binder dem på samma sätt som tidigare.

Sammanfattning

Idag har vi tittat närmare på dataset i delade e-postmallar och lärt oss mer om deras funktionalitet och möjligheter. Om du har idéer om hur du kan ordna anslutna dataset eller om du känner att någon viktig funktionalitet saknas, skriv gärna några rader i kommentarerna. Jag tar gärna emot feedback från dig :)