Jeg vil gerne fortsætte vores rundtur i Shared Email Templates og fortælle dig mere om at indsætte billeder. Vores tilføjelsesprogram understøtter et andet online lager, som du måske bruger til dine billeder - SharePoint. Jeg vil fortælle dig om denne platform, lære dig at placere billeder der og vise, hvordan du indsætter dem i en Outlook-besked.

Lær de delte e-mail-skabeloner at kende

Jeg vil gerne dedikere det første kapitel af denne vejledning til en lille introduktion til Shared Email Templates. Vi skabte denne tilføjelse, så du kan undgå gentagne opgaver som at indsætte eller skrive den samme tekst fra e-mail til e-mail. Der er ingen grund til at genanvende den tabte formatering, genindsætte hyperlinks og genindsætte billederne. Et klik, og du er klar! Et klik, og du har en perfekt formateretAlle de nødvendige filer er vedhæftet, billederne er indsat, og du skal blot sende den.

Da denne manual er dedikeret til at indsætte billeder, vil jeg vise dig en af de måder at indlejre et billede i en skabelon for at indsætte det i din Outlook-besked. Du vil lære at arbejde i SharePoint, dele filer og mapper der og tilføje dem til din Outlook ved hjælp af en særlig makro. Tro mig, det er sværere sagt end gjort :)

Lad os se, hvordan det ser ud i et simpelt eksempel. Da vi er ved at fejre juleferie, ville det være rart at sende en dejlig besked til alle dine slægtninge, venner, kolleger og alle andre i dine kontakter. Men tanken om at indsætte og farvelægge den samme tekst og derefter indsætte og ændre størrelsen på det samme billede kan gøre dig vanvittig. Det lyder som en super kedelig opgave at håndtere i en festlig sæson.

Hvis dette tilfælde lyder bare en lille smule bekendt, er Shared Email Templates noget for dig. Du opretter en skabelon, anvender den nødvendige formatering, indsætter det billede, du ønsker, og gemmer den. Alt du skal gøre er at indsætte denne skabelon i din besked. Du får en e-mail, der er klar til at blive sendt, med et enkelt klik.

Jeg vil gå dig gennem hele processen - fra at åbne SharePoint til at indsætte en e-mail med makroen til at indlejre et billede - så du kan sikre dig, at der ikke er noget, der er svært ved at spare tid :)

Sådan opretter du en personlig SharePoint-gruppe og deler dens indhold

I dag skal vi indsætte billeder fra SharePoint, en onlineplatform fra Microsoft. Det er en mindre udbredt, men praktisk platform til at gemme filer og dele dem med dine kolleger. Lad os placere nogle billeder der for at se, hvordan det fungerer.

Tip. Hvis du med sikkerhed ved, hvilke brugere du skal dele filerne med, og hvis du vil oprette en fælles gruppe for jer alle, kan du springe den første del over og gå direkte til oprettelsen af en delt gruppe. Hvis du derimod ønsker, at det skal være en delt mappe i din personlige gruppe, skal du fortsætte med at læse videre.

Opret en personlig SharePoint-gruppe

Åbn office.com, log ind, og klik på ikonet for app-lanceringsværktøjet, og vælg SharePoint derfra:

Klik på den Opret websted knappen og vælg enten et Team-websted (hvis der er nogle bestemte personer, du gerne vil dele filerne med) eller et Kommunikationswebsted (hvis du opretter en arbejdsplads for hele organisationen) for at fortsætte:

Giv dit websted et navn, tilføj en beskrivelse, og klik på Færdig .

Der oprettes således en privat gruppe, som kun er tilgængelig for dig. Du kan tilføje filer til personlig brug og dele mapperne med andre, hvis det er nødvendigt.

Tilføj filer til din SharePoint-mappe

Mit råd ville være at samle alle billederne i én mappe. Det ville være meget lettere for dig at finde og indsætte dem i en skabelon, og hvis du beslutter dig for at udskifte eller fjerne nogle, vil det ikke være noget problem.

Hvis du vil have alle billederne samlet ét sted og have dem klar til brug i delte e-mailskabeloner, skal du oprette en ny mappe på Dokumenter fanebladet:

Upload derefter de nødvendige filer til din nye mappe:

Alternativt kan du blot trække og slippe filerne i din SharePoint-mappe for at få dem tilføjet.

Sådan deler du en personlig SharePoint-mappe med kolleger

Hvis du ikke er den eneste, der skal bruge disse billeder i skabelonerne, skal du dele dem med dit team. Hvis du allerede har tilføjet dem som ejere/redaktører, når du opretter et websted, er du klar til at gå :) Spring dette trin over og gå direkte til at indsætte dette billede i Outlook.

Men hvis du har glemt at tilføje andre medlemmer til dit websted, eller hvis der er nye brugere, som du gerne vil dele nogle filer med, kan du læse videre.

Som jeg allerede har nævnt, er det meget mere praktisk at have alle de billeder, du gerne vil bruge i skabeloner, i én mappe. Så kan du hurtigt finde og redigere dem, hvis det er nødvendigt. Og hvis du vil have andre til at bruge de samme skabeloner med disse billeder, skal du bare dele hele mappen med dem:

1. Vælg den nødvendige mappe, tryk på ikonet med de tre prikker, og vælg Administrer adgang :
2. Klik på plus-tegnet, og indtast holdkammeraternes navne eller e-mailadresser, så de får adgang (som seere eller redaktører, det er op til dig) til din særlige mappe:

Tip. Hvis der kun er nogle få billeder, som du gerne vil dele med dine kolleger, skal du åbne mappen, finde de ønskede billeder og dele dem et efter et. Proceduren er den samme: tre prikker -> Administrer adgang -> plustegnet -> brugere og tilladelser -> giv adgang. Desværre er der ingen måde at dele nogle få filer på én gang, så du skal gennemgå denne proces flere gange.

Opret en fælles gruppe for alle teammedlemmer

Hvis du ved med sikkerhed, hvilke personer du skal dele skabelonerne med, og du ønsker at have et fælles sted at gemme dine data, skal du blot oprette en delt gruppe. I så fald har hvert medlem adgang til alt indholdet, og der er ikke behov for at dele mapper med filer separat.

Åbn SharePoint, og gå til Opret websted -> Teamets websted og tilføje yderligere ejere eller medlemmer til dit team:

Tip. Hvis du vil dele data med hele organisationen, skal du oprette et kommunikationssted i stedet for at oprette et kommunikationssted.

Nu kan du begynde at uploade filerne. Der er to måder at gøre det på:

• Gå til Dokumenter fane, tilføj en mappe, og begynd at fylde den med de filer, der skal bruges i delte e-mail-skabeloner.
• Klik på Ny -> Dokumentbibliotek og udfyld biblioteket med det ønskede indhold:

Hvis du har fået nye gruppemedlemmer eller har brug for at fjerne en tidligere holdkammerat fra din delte gruppe, skal du klikke på Medlemmer øverst til højre i vinduet, og administrer gruppemedlemskabet der:

Når du er klar, kan du gå tilbage til Outlook og prøve at indsætte nogle billeder.

Indsæt et billede fra SharePoint i en Outlook-besked

Når dine billeder er uploadet og delt, skal du tage endnu et skridt for at tilføje dem til dine skabeloner. Dette skridt kaldes makroen ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Lad mig guide dig herfra:

1. Start Shred Email Templates, åbn en ny skabelon, og vælg ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] fra Indsæt makro liste:
2. Log ind på din SharePoint, gå til den nødvendige mappe, vælg fotoet og tryk på Vælg :

   Bemærk. Husk venligst, at vores Shared Email Templates understøtter følgende formater: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Indstil billedets størrelse (i pixel) eller lad det stå som det er og klik på Indsæt .

Hvis du ikke kan finde det rigtige billede, skal du kontrollere igen, om det passer til de understøttede formater, og om du er logget ind under den rigtige SharePoint-konto. Hvis du kan se, at du ved en fejltagelse er logget ind på den forkerte konto, skal du blot klikke på " Skift SharePoint-konto " ikonet for at logge på ny:

Når makroen er tilføjet til din skabelon, vil du se makroen ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT med tilfældige tegn i firkantede parenteser. Det vil være filens unikke sti til dens placering i din SharePoint.

Selv om det ligner en fejl, vil det helt normale billede blive indsat i din e-mail.

Glemte du noget?

Vi har gjort vores bedste for at gøre vores tilføjelsesprogram så brugervenligt som muligt. Vi har skabt et værktøj med en overskuelig grænseflade, enkle, men praktiske muligheder og blide påmindelser, hvis du har overset et trin.

Da vi taler om delte billeder fra delte mapper, kan der være et par meddelelser, der kan forekomme. Du har f.eks. oprettet en personlig mappe i din SharePoint, oprettet et team i Shared Email Templates og oprettet et par skabeloner med makroen ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Hvis du har læst denne artikel omhyggeligt, har du sikkert bemærket, at der mangler noget. Ja, denmappen er ikke blevet delt med de andre endnu. I dette tilfælde advarer tilføjelsen dig, når du indsætter en skabelon, og du får følgende meddelelse:

Det er blot en venlig påmindelse om at dele filerne med de andre eller vælge et andet billede fra den delte mappe i stedet. Hvad angår billedet, er der ingen grund til bekymring, det bliver tilføjet til din e-mail, så snart du klikker på Luk.

Hvis det imidlertid er dig, der indsætter skabelonen med et ikke-delt billede, vil meddelelsen se anderledes ud:

Intet billede vil blive indsat, før ejeren af mappen giver dig de tilsvarende tilladelser.

Det var alt, hvad jeg ville fortælle dig om makroen ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] i dag, tak fordi du læste med. Hvis du beslutter dig for at prøve vores Shared Email Templates, er du velkommen til at installere den fra Microsoft Store. Hvis du har feedback at dele, så skriv et par ord i kommentarfeltet ;)