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Me gustaría continuar nuestro recorrido en Plantillas de correo electrónico compartidas y contarte algo más sobre la inserción de imágenes. Nuestro complemento admite otro almacenamiento en línea que puedes utilizar para tus imágenes: SharePoint. Te hablaré de esta plataforma, te enseñaré a colocar imágenes allí y te mostraré cómo insertarlas en un mensaje de Outlook.
Conozca las plantillas de correo electrónico compartidas
Me gustaría dedicar el primer capítulo de este tutorial a una pequeña introducción a las Plantillas de correo electrónico compartidas. Creamos este complemento para que pudiera evitar tareas repetitivas como pegar o escribir el mismo texto de un correo electrónico a otro. No hay necesidad de volver a aplicar el formato perdido, volver a añadir los hipervínculos y volver a pegar las imágenes. Un clic y listo! Un clic y tendrá un correo electrónico perfectamente formateado.correo electrónico listo. Todos los archivos necesarios se adjuntan, las imágenes - pegado. Todo lo que necesitas hacer es enviarlo.
Como este manual está dedicado a la inserción de imágenes, te mostraré una de las formas de incrustar una imagen en una plantilla para pegarla en tu mensaje de Outlook. Aprenderás a trabajar en SharePoint, a compartir archivos y carpetas allí y a añadirlos a tu Outlook mediante una macro especial. Créeme, es más difícil decirlo que hacerlo :)
Veamos cómo queda en un ejemplo sencillo. Como estamos a punto de celebrar las fiestas navideñas, estaría bien enviar una bonita nota a todos tus familiares, amigos, compañeros de trabajo, a todos tus contactos... Pero pensar en pegar y colorear el mismo texto, y luego insertar y cambiar el tamaño de la misma imagen puede volverte loco. Suena como una tarea súper aburrida de manejar en una época festiva.
Si este caso te suena aunque sea un poco familiar, Shared Email Templates es para ti. Creas una plantilla, le aplicas el formato necesario, insertas la imagen que quieras y la guardas. Todo lo que tienes que hacer es pegar esta plantilla en tu mensaje. Tendrás un correo listo para enviar en un solo clic. 
Te guiaré a través de todo el proceso, desde abrir SharePoint hasta pegar un correo electrónico con la macro para incrustar una imagen, para que no te cueste nada ahorrar tiempo :)
Cómo crear un grupo personal de SharePoint y compartir su contenido
Hoy vamos a pegar imágenes desde SharePoint, una plataforma en línea proporcionada por Microsoft. Se trata de una plataforma menos extendida pero muy práctica para almacenar archivos y compartirlos con tus compañeros. Vamos a colocar algunas imágenes para ver cómo funciona.
Consejo. Si sabes con seguridad con qué usuarios vas a compartir los archivos y quieres crear un grupo común para todos, sáltate la primera parte y pasa directamente a crear un grupo compartido. Si, por el contrario, quieres que sea una carpeta compartida de tu grupo personal, sigue leyendo.
Crear un grupo SharePoint personal
Abra office.com, inicie sesión, haga clic en el icono del lanzador de aplicaciones y seleccione SharePoint desde allí: 
Haga clic en el botón Crear sitio y elige un sitio de Equipo (si hay algunas personas en particular con las que te gustaría compartir los archivos) o un sitio de Comunicación (si estás creando un lugar de trabajo para toda la organización) para continuar: 
Dé un nombre a su sitio, añada una descripción y haga clic en Acabado .
De este modo, se creará un grupo privado disponible sólo para ti. Podrás añadir archivos para uso personal y compartir las carpetas con otras personas si es necesario.
Añadir archivos a su carpeta SharePoint
Mi consejo sería que tuvieras todas las imágenes reunidas en una carpeta. Te resultará mucho más fácil encontrarlas y pegarlas en una plantilla y, si decides sustituir o eliminar alguna, no te supondrá ningún problema.
Para tener todas las imágenes reunidas en un solo lugar y tenerlas listas para usar en Plantillas de correo electrónico compartidas, cree una nueva carpeta en la carpeta Documentos ficha: 
A continuación, cargue los archivos necesarios en su nueva carpeta: 
También puede arrastrar y soltar los archivos en su carpeta de SharePoint para añadirlos.
Cómo compartir una carpeta personal de SharePoint con colegas
Si usted no es el único que va a utilizar esas imágenes en las plantillas, tendrá que compartirlas con su equipo. Si ya los ha añadido como propietarios/editores al crear un sitio, ya está listo :) Sáltese este paso y vaya directamente a insertar esta imagen en Outlook.
Sin embargo, si has olvidado añadir a otros miembros a tu sitio o hay nuevos usuarios con los que te gustaría compartir algunos archivos, sigue leyendo.
Como ya he mencionado, es mucho más cómodo tener todas las imágenes que te gustaría utilizar en las plantillas en una sola carpeta. Podrás encontrarlas rápidamente y editarlas si es necesario. Y si quieres que otros utilicen las mismas plantillas con esas imágenes, sólo tendrás que compartir toda la carpeta con ellos:
- Elija la carpeta necesaria, pulse el icono de los tres puntos y seleccione Gestionar el acceso :
- Haz clic en el signo más e introduce los nombres o direcciones de correo electrónico de los compañeros de equipo para darles acceso (como visores o editores, tú decides) a tu carpeta especial:
Consejo: si sólo quieres compartir unas pocas fotos con tus compañeros, abre la carpeta, busca las imágenes que quieras y compártelas una a una. El procedimiento será el mismo: tres puntos -> Administrar acceso -> el signo más -> Usuarios y permisos -> Conceder acceso. Lamentablemente, no hay forma de compartir unos pocos archivos de una sola vez, así que tendrás que repetir este proceso varias veces.
Crear un grupo compartido para todos los miembros del equipo
Si sabes con seguridad con qué personas vas a compartir las plantillas y quieres tener un lugar común para almacenar tus datos, basta con crear un grupo compartido. En este caso, cada miembro tendrá acceso a todo el contenido y no habrá necesidad de compartir carpetas de archivos por separado.
Abra SharePoint y vaya a Crear sitio -> Equipo y añada propietarios o miembros adicionales a su equipo: 
Consejo: si desea compartir datos con toda la organización, cree un sitio de Comunicación.
Ahora puedes empezar a subir los archivos. Hay dos formas de hacerlo:
- Ir a la Documentos añada una carpeta y comience a llenarla con los archivos que utilizará en Plantillas de correo electrónico compartidas.
- Haga clic en Nuevo -> Biblioteca de documentos y rellene la biblioteca con el contenido deseado:
En caso de que tenga nuevos miembros en el grupo o necesite eliminar a un antiguo compañero de su grupo compartido, haga clic en el botón Miembros situado en la esquina superior derecha de la ventana y gestione allí la pertenencia al grupo:
Una vez listo, volvamos a Outlook e intentemos insertar algunas imágenes.
Insertar una imagen de SharePoint en un mensaje de Outlook
Una vez subidas y compartidas tus imágenes, necesitas dar un paso más para añadirlas a tus plantillas. Este paso se llama macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Déjame guiarte desde aquí:
- Inicie Shred Email Templates, abra una nueva plantilla y seleccione ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] en el menú Insertar macroinstrucción lista:
- Acceda a su SharePoint, guíese hasta la carpeta necesaria, elija la foto y pulse Seleccione :
Nota. Tenga en cuenta que nuestras Plantillas de correo electrónico compartidas admiten los siguientes formatos: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.
- Defina el tamaño de la imagen (en píxeles) o déjelo como está y haga clic en Inserte .
Si no encuentra la imagen correcta, vuelva a comprobar si coincide con los formatos admitidos y si ha iniciado sesión con la cuenta de SharePoint correcta. Si ve que ha iniciado sesión por error en la cuenta equivocada, simplemente haga clic en el botón " Cambiar de cuenta SharePoint " para volver a conectarse: 
Una vez añadida la macro a tu plantilla, verás la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT con caracteres aleatorios entre corchetes. Sería la ruta única del archivo a su ubicación en tu SharePoint. 
Aunque parezca un error, la imagen, perfectamente normal, se pegará en el cuerpo del mensaje. 
¿Ha olvidado algo?
Hemos hecho todo lo posible para que nuestro complemento sea lo más fácil de usar posible. Hemos creado una herramienta con una interfaz clara, opciones sencillas pero cómodas y suaves recordatorios por si te has saltado algún paso.
Por ejemplo, has creado una carpeta personal en tu SharePoint, has creado un equipo en Plantillas de correo electrónico compartidas y has creado unas cuantas plantillas con la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Si has leído este artículo con atención, te habrás dado cuenta de que falta algo. Sí, la macroaún no se ha compartido con los demás. En este caso, el complemento le advertirá al pegar una plantilla, verá el siguiente mensaje: 
Es sólo un recordatorio amistoso para que compartas los archivos con los demás o elijas otra imagen de la carpeta compartida en su lugar. En cuanto a la imagen, no te preocupes, se añadirá a tu correo electrónico en cuanto hagas clic en Cerrar.
Sin embargo, si es usted quien pega la plantilla con una imagen no compartida, el mensaje tendrá un aspecto diferente: 
No se insertará ninguna imagen hasta que el propietario de la carpeta le conceda los permisos correspondientes.
Esto es todo lo que quería contarte hoy sobre la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[], gracias por leer. Si decides darle una oportunidad a nuestras Plantillas de correo electrónico compartidas, no dudes en instalarla desde Microsoft Store. Si tienes algún comentario que compartir, por favor déjanos unas palabras en la sección de comentarios ;)
