I det här inlägget tittar vi närmare på villkorlig formatering i Google Sheets och lär oss de snabbaste och mest effektiva sätten att konfigurera den. Vi tittar på flera exempel för att se hur man skapar villkorlig formatering med ett eller flera villkor och hur man färgar celler eller ändrar teckensnittsfärg enligt egna kriterier. Vi kommer att ägna särskild uppmärksamhet åt villkorlig formatering baserad på andra celler.

Vad är villkorlig formatering i Google Sheets?

Varför behöver vi villkorlig formatering i en tabell? Är det inte enklare att formatera cellerna manuellt?

Att framhäva vissa data med färg är ett utmärkt sätt att dra uppmärksamhet till posterna. Många av oss gör detta hela tiden. Om cellvärdena uppfyller våra villkor, t.ex. om de är större eller mindre än ett visst värde, om de är störst eller minst, eller om de kanske innehåller vissa tecken eller ord, så hittar vi sådana celler och ändrar deras typsnitt, typsnittsfärg eller bakgrundsfärg.

Skulle det inte vara bra om sådana ändringar av formateringen skedde automatiskt och om de fångar upp ännu mer uppmärksamhet på sådana celler? Vi skulle spara mycket tid.

Det är här som villkorlig formatering kommer till nytta. Google Sheets kan göra detta arbete åt oss, allt vi behöver göra är att förklara vad vi vill få fram. Låt oss titta på några exempel tillsammans och se hur enkelt och effektivt det är.

Så här lägger du till en formateringsregel med ett villkor

Anta att vi har uppgifter om chokladförsäljning i vår tabell. Varje rad i tabellen innehåller en beställning som vi fått från en viss kund. Vi använde rullgardinslistor i kolumn G för att ange om beställningen var slutförd.

Vad kan vara intressant för oss att se här? För det första kan vi markera de beställningar som överstiger 200 dollar i total försäljning. Vi har dessa poster i kolumn F, så vi använder musen för att välja intervallet med orderbeloppet: F2:F22.

Hitta sedan den Format och klicka på Villkorlig formatering .

Till att börja med kan vi ta hänsyn till villkorlig formatering i Google Sheets. använda en enda färg .

Klicka på Formatera celler om... Välj alternativet "Större än eller lika med" i rullgardinslistan och ange "200" i fältet nedanför. Detta innebär att inom det valda intervallet kommer alla celler med värden som är större än eller lika med 200 att markeras med det format som vi ställde in på samma ställe: fet, röd teckensnitt i gul bakgrund.

Vi kan se att vår formateringsregel tillämpas direkt: alla nödvändiga celler har ändrat utseende.

Du kan välja att ställa in villkorlig formatering inte bara för en nyans utan även för använda en färgskala För att göra detta väljer du Färgskala i sidofältet Villkorliga formatregler och använda färdiga färguppsättningar. Du kan också välja nyanser för den lägsta och högsta punkten samt för mittpunkten om det behövs.

Här har vi skapat en färgskala där cellerna blir ljusare när orderbeloppet blir mindre och mörkare när summan ökar.

Formatera celler i Google Sheets med flera villkor

Om färgskalan verkar för ljus för dig kan du skapa flera villkor under fliken "Single color" och ange ett format för varje villkor separat. Klicka på "Add another rule" för att göra detta.

Låt oss lyfta fram de beställningar som är över 200 dollar i total försäljning och de som är under 100 dollar.

Som du kan se har vi två formateringsvillkor här. Det första gäller värden som är större än 200, det andra gäller värden som är mindre än 100.

Tips: Du kan lägga till så många regler för villkorlig formatering i Google Sheets som du behöver. Om du vill ta bort en regel pekar du bara på den och klickar på Ta bort ikon.

Villkorlig formatering i Google Sheets med anpassade formler

Den föreslagna listan över villkor som vi kan tillämpa på vårt datavärde är ganska omfattande. Det är dock inte säkert att den räcker. Förr eller senare kommer du att behöva skapa ett villkor som inte kan beskrivas med hjälp av standardmetoderna.

Därför kan du i Google Sheets ange en egen formel som ett villkor. Med denna formel kan du beskriva dina krav med hjälp av standardfunktioner och operatörer. Med andra ord måste resultatet av formeln vara antingen "sant" eller "falskt".

Använd det sista alternativet i rullgardinslistan för att ange din formel: "Anpassad formel är".

Låt oss se hur det fungerar.

Om vi vill veta vilka av våra beställningar som gjordes under helgen fungerar inget av standardvillkoren för oss.

Vi kommer att välja datumintervallet A2:A22, gå till Format menyn och klicka på Villkorlig formatering . Välj alternativet "Anpassad formel är" i rullgardinslistan "Formatera celler om" och ange den logiska formel som hjälper oss att identifiera veckodagen med hjälp av datumet.

=WEEKDAY(A2:A22,2)>5

Om siffran är större än 5 är det lördag eller söndag. I det här fallet tillämpas formateringen som vi har ställt in nedan på cellen.

Som du kan se är alla helger markerade med färg nu.

Här är ett annat exempel: Låt oss ta fram beställningarna av mörk choklad med hjälp av ett annat format. Vi följer samma steg för att göra detta: välj datafältet med chokladtyperna (D2:D22) och använd följande villkor:

=REGEXMATCH(D2:D22; "Dark")

Den här funktionen returnerar "True" om namnet på chokladtypen innehåller ordet "Dark".

Titta vad vi fick: beställningarna av mörk choklad och extra mörk choklad blev framhävda. Du behöver inte leta igenom hundratals rader för att hitta dem nu.

Använd jokertecken med villkorlig formatering i Google-kalkylblad

Om vi vill formatera textvärden är standardvillkoret "Text innehåller" viktigt.

Du kan använda särskilda jokertecken för att göra sökvillkoren mer flexibla.

Tips: Jokertecken kan användas i fälten "Text innehåller" och "Text innehåller inte" samt i dina anpassade formler.

Det finns två vanligaste tecken: frågetecknet (?) och en asterisk (*).

Frågetecknet motsvarar ett enskilt tecken. Som du kan se i skärmbilden formaterar textregeln som innehåller "??d" celler med värden som "Röd", men inte med värden som "Mörk".

"??d" betyder att bokstaven "d" ska komma på tredje plats från början av ordet.

Använd en asterisk för att utelämna noll till ett obegränsat antal tecken. En regel som innehåller "*d*" ska t.ex. formatera båda cellerna: med värden för "Red" och "Dark".

För att fråge- och asterisktecken inte ska uppfattas som jokertecken i dina textvärden läggs vanligtvis en tilde (~) till före dem. T.ex. textregeln som innehåller "Re?" i vårt exempel formaterar cellerna med "Red", medan regeln med "Re~?" inte kommer att hitta några celler eftersom den letar efter värdet "Re?".

Så här använder du villkorlig formatering i Google Sheets för att markera hela rader

I exemplen ovan tillämpade vi villkorlig formatering på vissa celler i en kolumn. Kanske tänkte du: "Det skulle vara så trevligt om vi kunde tillämpa detta på hela tabellen!". Och det kan du!

Låt oss försöka markera eventuella ej genomförda beställningar med en speciell färg. För att göra detta måste vi använda formateringsvillkoret för data i kolumn G där vi angav om beställningen var genomförd, och vi ska formatera hela tabellen.

Observera att vi tillämpade formatering på hela tabellen A1:G22.

Sedan använde vi vår anpassade formel där vi specificerade detta:

=$G1="Nej"

Tips: Du måste använda dollartecknet ($) före namnet på kolumnen. Detta skapar en absolut referens till den, så formeln kommer alltid att hänvisa till just den här kolumnen, medan radnumret kan ändras.

Med andra ord ber vi den att röra sig nedåt i kolumnen med början på första raden och leta efter alla celler med värdet "No".

Som du kan se är det inte bara de celler som vi har kontrollerat för vårt villkor som har formaterats, utan villkorlig formatering tillämpas nu på hela rader.

Låt oss komma ihåg tre grundläggande regler för att formatera rader i en tabell på ett villkorligt sätt:

• Det område som ska formateras är hela tabellen.
• Vi använder villkorlig formatering med en egen formel
• Vi måste använda tecknet $ före kolumnnamnet.

Villkorlig formatering i Google Sheets baserat på en annan cell

Vi får ofta frågan "Hur kan vi tillämpa villkorlig formatering och göra det enkelt att ändra villkoret?" Det är inte alls svårt.

Använd bara din egen formel med en hänvisning till cellen där du anger det nödvändiga villkoret.

Låt oss gå tillbaka till våra exempel på beställningar av choklad i Google Sheets. Anta att vi är intresserade av beställningar med färre än 50 och fler än 100 artiklar. Vi går vidare och anger dessa villkor i kolumn H bredvid vår tabell.

Nu ska vi skapa villkorliga formateringsregler för ordertabellen.

Vi ställer in intervallet som ska formateras till "A2:G22" för att behålla tabellhuvudet som det är.

Sedan följer vi de steg som du känner till och använder vår formel.

Så här ser formeln för villkorlig formatering ut för beställningar med över 100 artiklar:

=$E2>=$H$3

Observera att du måste använda absoluta referenser ($) när du använder celler utanför tabellen.

Ett dollartecken före kolumnnamnet innebär en absolut referens till kolumnen. Om dollartecknet står före radnumret gäller den absoluta referensen för raden. Mer information finns i den här detaljerade diskussionen om cellreferenser.

$H$3 i vårt exempel betyder en absolut referens till cellen, dvs. vad du än gör med tabellen kommer formeln fortfarande att hänvisa till den här cellen.

Observera: Vi måste använda en absolut referens till kolumn E och en absolut referens till cell H3 där vi har vår gräns på 100. Om vi inte gör detta kommer formeln inte att fungera!

Nu lägger vi till det andra villkoret för att markera beställningar med färre än 50 artiklar. Klicka på "Add another rule" (Lägg till en annan regel) och lägg till ett nytt villkor på samma sätt som för det första villkoret.

Se formeln som vi använder i vår regel för villkorlig formatering:

=$E2<=$H$2

De största och minsta beställningarna är nu markerade med färg. Uppgiften är slutförd. Det är dock inte trevligt att vi har fått extra siffror i vårt blad, vilket kan vara förvirrande och förstöra hur tabellen ser ut.

Att placera extra data i ett separat ark är ett bättre sätt att göra det på. Jag kommer att beskriva det mer i detalj i nästa inlägg när vi lär oss hur man skapar rullgardinslistor.

Vi byter till blad 2 och skriver in dessa nya villkor där.

Nu kan vi skapa villkorliga formateringsregler för ordertabellen genom att hänvisa till dessa gränser.

Här kan det uppstå ett problem: Om vi bara använder adressen till cellen från blad 2 i formeln får vi ett fel.

Observera: Direkta cellreferenser i formlerna för villkorlig formatering är endast möjliga från det aktuella arket.

Vad ska vi göra nu? Funktionen INDIRECT hjälper dig. Med den kan du få fram cellreferensen genom att skriva adressen som text. Så här ser cellreferensen ut i en formel för villkorlig formatering:

=$E2>=INDIRECT("2!G2")

Här är den andra formeln:

=$E2<=INDIRECT("2!G1")

Vi får samma resultat som tidigare, men arkets innehåll är inte fullt av ytterligare poster.

Nu kan vi ändra formateringsvillkoren utan att uppdatera regelinställningarna. Det räcker med att ändra posterna i cellerna för att få en ny tabell.

Google Sheets och villkorlig formatering baserad på text från en annan cell

Vi har lärt oss hur man tillämpar regler för villkorlig formatering genom att använda numeriska data från en viss cell. Men om vi vill basera vårt villkor på en cell med text? Låt oss se hur vi kan göra detta tillsammans.

Vi ska försöka hitta beställningarna på mörk choklad:

I cell G5 på blad 2 anger vi vårt villkor: "Dark".

Sedan återgår vi till blad 1 med tabellen och väljer det område som ska formateras igen: A2:G22.

Därefter väljer vi Format menyn, välj Villkorlig formatering och ange följande formel i Den anpassade formeln är fält:

=REGEXMATCH($D2:$D22,INDIREKT("2!$G$5"))

Tips: Kom ihåg att du måste ange absoluta referenser till det område som du vill kontrollera för ordet "Dark" (D2:D22).

Funktionen INDIRECT("2!$G$5") gör det möjligt att få fram värdet från cell G5 i blad 2, dvs. ordet "Dark".

Vi har alltså markerat de beställningar som har ordet från cell G5 på blad 2 som en del av produktnamnet.

Vi kan förstås göra det enklare genom att använda en formel som ser ut på följande sätt:

=REGEXMATCH($D2:$D22, "Dark")

Men om vi vill hitta en annan produkt måste vi ändra regeln för villkorlig formatering, vilket tar lite längre tid än att bara uppdatera värdet i cell G5.

Ta bort villkorlig formatering från ditt Google-kalkylblad

Du kan säkert behöva ta bort alla villkorliga format från din tabell.

För att göra detta markerar du först det cellintervall där du har tillämpat villkorlig formatering.

Du ser alla regler som du har skapat i sidofältet.

Peka med musen på det villkor som ska tas bort och klicka på " Ta bort ikonen ". Villkorlig formatering raderas.

Om du inte kommer ihåg exakt vilket cellområde du formaterade, eller om du vill bli av med formaten så snabbt som möjligt, kan du välja cellområdet och gå till Format meny - Tydlig formatering Du kan också använda tangentkombinationen Ctrl + \ .

Kom ihåg att inte bara villkorlig formatering, utan även alla andra format som används i tabellen raderas i det här fallet.

Vi hoppas att du genom att använda villkorlig formatering i Google Sheets kan förenkla ditt arbete och göra resultaten mer grafiska.