Vēlos turpināt mūsu ekskursiju kopīgajās e-pasta veidnēs un pastāstīt jums vēl par attēlu ievietošanu. Mūsu papildinājums atbalsta vēl vienu tiešsaistes krātuvi, ko varat izmantot attēliem, - SharePoint. Pastāstīšu par šo platformu, iemācīšu jums ievietot tur attēlus un parādīšu, kā tos ievietot Outlook ziņojumā.

Iepazīstieties ar kopīgajām e-pasta veidnēm

Šīs pamācības pirmo nodaļu vēlos veltīt nelielam ievadam par kopīgajām e-pasta veidnēm. Mēs izveidojām šo pievienojumprogrammu, lai jūs varētu izvairīties no atkārtotiem uzdevumiem, piemēram, viena un tā paša teksta ielīmēšanas vai rakstīšanas no e-pasta uz e-pastu. Nav nepieciešams atkārtoti piemērot zaudēto formatējumu, atkārtoti pievienot hipersaites un atkārtoti ielīmēt attēlus. Viens klikšķis, un viss ir gatavs! Viens klikšķis, un jums ir perfekti formatēts e-pasts.Visi nepieciešamie faili ir pievienoti, bildes - ielīmētas. Viss, kas jums jādara, ir jānosūta.

Tā kā šī rokasgrāmata ir veltīta attēlu ievietošanai, es parādīšu vienu no veidiem, kā ievietot attēlu veidnē, lai to ielīmētu Outlook ziņojumā. Jūs uzzināsiet, kā strādāt SharePoint, kopīgot failus un mapes tur un pievienot tos Outlook, izmantojot īpašu makro. Ticiet man, to ir grūtāk pateikt, nekā izdarīt :)

Paskatīsimies, kā tas izskatās vienkāršā piemērā. Tā kā tuvojas Ziemassvētku brīvdienas, būtu jauki nosūtīt mīļu ziņu visiem saviem radiniekiem, draugiem, kolēģiem, visiem, kas ir jūsu kontaktpersonu lokā. Taču doma par viena un tā paša teksta ielīmēšanu un krāsošanu, pēc tam tā paša attēla ievietošanu un izmēra maiņu var padarīt jūs traku. Izklausās pēc super garlaicīga uzdevuma, ko veikt svētku laikā.

Ja šis gadījums izklausās kaut mazliet pazīstams, koplietojamās e-pasta veidnes ir domātas tieši jums. Jūs izveidojat veidni, piemērojat nepieciešamo formatējumu, ievietojat sev tīkamu attēlu un saglabājat to. Viss, kas jums jādara, ir ielīmēt šo veidni savā ziņojumā. Ar vienu klikšķi jūs iegūsiet gatavu nosūtīšanai gatavu e-pasta vēstuli.

Es jums izstāstīšu visu procesu - no SharePoint atvēršanas līdz e-pasta ielīmēšanai ar makroattēlu, lai jūs varētu pārliecināties, ka ietaupīt laiku nav nekas sarežģīts :)

Kā izveidot personīgo SharePoint grupu un kopīgot tās saturu

Šodien mēs ielīmēsim attēlus no SharePoint - tiešsaistes platformas, ko nodrošina Microsoft. Tā ir mazāk izplatīta, bet ērta platforma, kurā glabāt failus un kopīgot tos ar kolēģiem. Ievietosim tur dažus attēlus, lai redzētu, kā tā darbojas.

Padoms. Ja droši zināt lietotājus, ar kuriem jums būs nepieciešams kopīgot failus, un vēlaties izveidot kopīgu grupu visiem, izlaidiet pirmo daļu un pāriet uzreiz pie koplietošanas grupas izveides. Ja tomēr vēlaties, lai tā būtu koplietošanas mape jūsu personīgajā grupā, turpiniet lasīt.

Izveidot personīgo SharePoint grupu

Atveriet office.com, pierakstieties, noklikšķiniet uz lietotnes palaišanas ikonas un izvēlieties SharePoint:

Noklikšķiniet uz Izveidot vietni un izvēlieties vai nu Komandas vietni (ja ir konkrētas personas, ar kurām vēlaties kopīgot failus), vai Komunikācijas vietni (ja veidojat darbvietu visai organizācijai), lai turpinātu darbu:

Sniedziet vietnei nosaukumu, pievienojiet aprakstu un noklikšķiniet uz Apdare .

Tādējādi tiks izveidota tikai jums pieejama privāta grupa. Varēsiet pievienot failus personīgai lietošanai un vajadzības gadījumā kopīgot mapes ar citiem.

Failu pievienošana mapē SharePoint

Mans padoms būtu visus attēlus apkopot vienā mapē. Jums būs daudz vieglāk tos atrast un ielīmēt šablonā, un, ja nolemsiet dažus no tiem nomainīt vai noņemt, tas neradīs nekādas problēmas.

Lai visi attēli būtu apkopoti vienuviet un sagatavoti izmantošanai kopīgajās e-pasta veidnēs, izveidojiet jaunu mapi kopīgajā e-pasta Dokumenti cilne:

Pēc tam augšupielādējiet nepieciešamos failus jaunajā mapē:

Varat arī vienkārši velciet un nometiet failus SharePoint mapē, lai tos pievienotu.

Kā kopīgot personīgo SharePoint mapi ar kolēģiem

Ja jūs neesat vienīgais, kas gatavojas izmantot šos attēlus veidnēs, jums būs nepieciešams tos kopīgot ar savu komandu. Ja, veidojot vietni, jau esat tos pievienojis kā īpašniekus/redaktorus, jums viss ir kārtībā :) Izlaidiet šo soli un pāriet uzreiz pie šī attēla ievietošanas programmā Outlook.

Ja tomēr esat aizmirsis pievienot vietnei citus dalībniekus vai ir jauni lietotāji, ar kuriem vēlaties kopīgot failus, turpiniet lasīt.

Kā jau minēju, ir daudz ērtāk visus attēlus, kurus vēlaties izmantot veidnēs, glabāt vienā mapē. Vajadzības gadījumā varēsiet tos ātri atrast un rediģēt. Un, ja vēlaties, lai arī citi lietotāji varētu izmantot tās pašas veidnes ar šiem attēliem, jums vienkārši būs jādala ar viņiem visa mape:

1. Izvēlieties vajadzīgo mapi, nospiediet trīs punktiņu ikonu un izvēlieties Piekļuves pārvaldība :
2. Nospiediet uz plusa zīmes un ievadiet komandas biedru vārdus vai e-pasta adreses, piešķirot viņiem piekļuvi (skatītāja vai redaktora, tas ir jūsu ziņā) jūsu īpašajai mapei:

Padoms. Ja ir tikai daži attēli, kurus vēlaties kopīgot ar kolēģiem, atveriet mapi, atrodiet vēlamos attēlus un kopīgojiet tos vienu pēc otra. Procedūra būs tāda pati: trīs punkti -> Pārvaldīt piekļuvi -> plus zīme -> lietotāji un atļaujas -> Piešķirt piekļuvi. Diemžēl nav iespējams kopīgot vairākus failus uzreiz, tāpēc šis process būs jāveic vairākas reizes.

Izveidojiet koplietošanas grupu visiem komandas dalībniekiem

Ja droši zināt, ar kuriem cilvēkiem kopīgojat veidnes, un vēlaties, lai jūsu dati tiktu glabāti vienā vietā, vienkārši izveidojiet koplietošanas grupu. Šādā gadījumā katram dalībniekam ir piekļuve visam saturam, un nav nepieciešams atsevišķi kopīgot failu mapes.

Atveriet SharePoint un dodieties uz Izveidot vietni -> Komandas vietne un pievienojiet komandai papildu īpašniekus vai dalībniekus:

Padoms. Ja vēlaties kopīgot datus ar visu organizāciju, tā vietā izveidojiet saziņas vietni.

Tagad varat sākt augšupielādēt failus. Ir divi veidi:

• Dodieties uz Dokumenti cilnē pievienojiet mapi un sāciet to aizpildīt ar kopīgajās e-pasta veidnēs izmantojamajiem failiem.
• Noklikšķiniet uz Jauns -> Dokumentu bibliotēka un aizpildiet bibliotēku ar vēlamo saturu:

Ja jums ir jauni grupas dalībnieki vai nepieciešams no koplietošanas grupas izņemt bijušo komandas biedru, noklikšķiniet uz pogas Locekļi pogu loga augšējā labajā stūrī un pārvaldiet grupas dalību tajā:

Kad esat gatavs, atgriezīsimies programmā Outlook un mēģināsim ievietot dažus attēlus.

Attēla ievietošana no pakalpojuma SharePoint programmā Outlook ziņojumā

Kad attēli ir augšupielādēti un kopīgoti, ir jāveic vēl viens solis, lai tos pievienotu veidnēm. Šo soli sauc par ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makro. Ļaujiet man jūs no šejienes vadīt:

1. Palaidiet Shred Email Templates, atveriet jaunu veidni un izvēlieties ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] no saraksta Ievietot makrokompleksu saraksts:
2. Piesakieties pakalpojumā SharePoint, dodieties uz vajadzīgo mapi, izvēlieties fotoattēlu un nospiediet Atlasiet :

   Lūdzu, ņemiet vērā, ka mūsu koplietojamās e-pasta veidnes atbalsta šādus formātus: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Iestatiet attēla lielumu (pikseļos) vai atstājiet to tādu pašu un noklikšķiniet uz Ievietot .

Ja nevarat atrast pareizo attēlu, vēlreiz pārbaudiet, vai tas atbilst atbalstītajiem formātiem un vai esat pieteicies pareizajā SharePoint kontā. Ja redzat, ka kļūdaini esat pieteicies nepareizajā kontā, vienkārši noklikšķiniet uz " SharePoint konta pārslēgšana " ikona, lai veiktu atkārtotu pierakstīšanos:

Kad makro ir pievienots jūsu veidnei, jūs redzēsiet ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT makro ar izlases rakstzīmēm kvadrātiekavās. Tas būs faila unikālais ceļš līdz tā atrašanās vietai jūsu SharePoint.

Lai gan tas izskatās pēc kādas kļūdas, e-pasta korpusā tiks ielīmēts pilnīgi normāls attēls.

Aizmirsāt kaut ko?

Esam darījuši visu iespējamo, lai mūsu papildinājums būtu pēc iespējas draudzīgāks lietotājam. Esam izveidojuši rīku ar pārskatāmu saskarni, vienkāršām, bet ērtām opcijām un maigiem atgādinājumiem, ja esat izlaidis kādu soli.

Tā kā mēs runājam par koplietojamiem attēliem no koplietojamām mapēm, var parādīties daži paziņojumi. Piemēram, esat izveidojis personisko mapi savā SharePoint, izveidojis komandu koplietošanas e-pasta veidnēs un izveidojis dažas veidnes, izmantojot ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makro. Ja esat uzmanīgi izlasījis šo rakstu, noteikti esat pamanījis, ka kaut kas trūkst. Jā.mape vēl nav koplietojama ar citām mapēm. Šādā gadījumā, ielīmējot veidni, papildprogramma jūs brīdinās, redzēsiet šādu ziņojumu:

Tas ir tikai draudzīgs atgādinājums kopīgot failus ar citiem vai tā vietā izvēlēties citu attēlu no koplietojamās mapes. Par attēlu nav jāuztraucas, tas tiks pievienots jūsu e-pasta ziņojumam, tiklīdz noklikšķināsiet uz Aizvērt.

Tomēr, ja šablonu ar nedalītu attēlu ielīmējat jūs, ziņojums izskatīsies citādi:

Attēls netiks ievietots, kamēr mapes īpašnieks jums nepiešķirs attiecīgās atļaujas.

Tas ir viss, ko šodien vēlējos jums pastāstīt par ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makro, paldies, ka izlasījāt. Ja nolemjat izmēģināt mūsu koplietošanas e-pasta veidnes, nekautrējieties to instalēt no Microsoft Store. Ja jums ir kādas atsauksmes, lūdzu, atstājiet dažus vārdus komentāru sadaļā ;)