Би сакал да ја продолжиме нашата турнеја во Шаблони за споделени е-пошта и да ви кажам нешто повеќе за вметнување слики. Нашиот додаток поддржува друго онлајн складирање што може да го користите за вашите слики - SharePoint. Ќе ви кажам за оваа платформа, ќе ве научам да поставувате слики таму и ќе покажам како да ги вметнете во порака на Outlook.

Запознајте ги Шаблони за споделени е-пошта

Јас Би сакал првото поглавје од ова упатство да го посветиме на мал вовед во Шаблони за споделени е-пошта. Го создадовме овој додаток за да можете да избегнете повторувачки задачи како што се залепување или пишување ист текст од е-пошта до е-пошта. Нема потреба повторно да го применувате изгубеното форматирање, повторно да ги додавате хиперврските и повторно да ги залепите сликите. Еден клик и се сте подготвени! Еден клик и имате подготвена совршено форматирана е-пошта. Сите потребни датотеки се прикачени, сликите се залепени. Сè што треба да направите е да го испратите.

Бидејќи овој прирачник е посветен на вметнување слики, ќе ви покажам еден од начините да вметнете слика во шаблон за да ја залепите на вашата порака на Outlook. Ќе научите како да работите во SharePoint, да споделувате датотеки и папки таму и да ги додавате во вашиот Outlook користејќи специјално макро. Верувај ми, потешко е да се каже отколку да се направи :)

Ајде да видиме како изгледа на едноставен пример. Бидејќи ќе ги прославиме Божиќните празници, би било убаво да испратите убава белешка до сите ваши роднини, пријатели, колеги, до сите останати во вашатаконтакти. Но, помислата да го залепите и обоите истиот текст, а потоа да ја вметнете и промените големината на истата слика може да ве излуди. Звучи како супер досадна задача за време на празнична сезона.

Ако овој случај ви звучи барем малку познато, Шаблони за споделени е-пошта се за вас. Креирате шаблон, го применувате потребното форматирање, ја вметнувате сликата што ви се допаѓа и ја зачувувате. Сè што треба да направите е да го залепите овој шаблон во вашата порака. Ќе добиете е-пошта подготвена за испраќање со еден клик.

Ќе ве прошетам низ целиот процес - од отворање на SharePoint до залепување е-пошта со макрото до вградување слика - за да бидете сигурни дека нема ништо тешко во заштедата на време :)

Како да креирате лична SharePoint група и да ја споделите нејзината содржина

Денес ќе залепиме слики од SharePoint, онлајн платформа обезбедена од Microsoft. Тоа е помалку распространета, но удобна платформа за складирање датотеки и споделување со вашите колеги. Ајде да поставиме неколку слики таму за да видиме како функционира.

Совет. Ако сигурно ги знаете корисниците со кои ќе треба да ги споделите датотеките и сакате да создадете заедничка група за сите вас, прескокнете го првиот дел и прескокнете десно кон создавање заедничка група. Меѓутоа, ако сакате да биде споделена папка во вашата лична група, продолжете со читање.

Креирајте лична SharePoint група

Отворете office.com, најавете се и кликнете на иконата за стартер на апликации и изберетеSharePoint од таму:

Кликнете на копчето Креирај локација и изберете или Тимска локација (ако има одредени луѓе со кои сакате да ги споделите датотеките) или страница за комуникација (ако создавате работно место за целата организација) за да продолжите со:

Дајте име на вашиот сајт, додајте опис и кликнете Заврши .

Оттука, приватен ќе се создаде група достапна само за вас. Ќе можете да додавате датотеки за лична употреба и да ги споделувате папките со други ако е потребно.

Додајте датотеки во папката SharePoint

Мој совет би бил сите слики да се соберат во едно папка. Ќе ви биде многу полесно да ги најдете и залепите во шаблон и ако одлучите да замените или отстраните некои, тоа нема да биде воопшто проблем.

За да ги имате сите слики собрани во едно место и подгответе ги за користење во Шаблони за споделени е-пошта, креирајте нова папка на табулаторот Документи :

Потоа поставете ги потребните датотеки во вашата нова папка:

Алтернативно, можете едноставно да ги влечете и испуштите датотеките во папката SharePoint за да ги додадете.

Како да споделите лична папка на SharePoint со колегите

Ако не сте единствениот што оди за да ги користите тие слики во шаблоните, ќе треба да ги споделите со вашиот тим. Ако веќе сте ги додале како сопственици/уредници при креирањето на страницата, можете да одите :) Прескокнете го овој чекори одете десно за да ја вметнете оваа слика во Outlook.

Ако сепак, сте заборавиле да додадете други членови на вашата страница или има нови корисници со кои сакате да споделите некои датотеки, продолжете да читате.

Како што веќе спомнав, многу поудобно е да ги имате сите слики што сакате да ги користите во шаблони во една папка. Ќе можете брзо да ги најдете и уредувате доколку е потребно. И ако сакате другите да ги користат истите шаблони со тие слики, само ќе треба да ја споделите целата папка со нив:

1. Изберете ја потребната папка, притиснете ја иконата со три точки и изберете Управување со пристапот :
2. Кликнете на знакот плус и внесете ги имињата или адресите на е-пошта на соиграчите што им дозволуваат пристап (прегледувач или уредник, зависи од вас) до вашата специјална папка:

Совет. Ако има само неколку слики што сакате да ги споделите со вашите колеги, отворете ја папката, пронајдете ги саканите слики и споделете ги една по една. Постапката ќе биде иста: три точки -> Управувајте со пристапот -> знакот плус -> корисници и дозволи -> Дајте пристап. За жал, не постои начин да се споделат неколку датотеки во движење, така што ќе мора да го поминете овој процес неколку пати.

Создајте заедничка група за сите членови на тимот

Ако сигурно знаете со кои луѓе ќе ги споделите шаблоните и сакате да имате заедничко место за складирање на вашите податоци, само креирајте заедничка група. Во овој случајсекој член има пристап до целата содржина и нема да има потреба да се споделуваат папки со датотеки одделно.

Отворете го SharePoint и одете на Креирај локација -> Тимска локација и додадете дополнителни сопственици или членови во вашиот тим:

Совет. Ако сакате да споделувате податоци со целата организација, наместо тоа, креирајте страница за комуникација.

Сега може да започнете да ги поставувате датотеките. Постојат два начина:

• Одете во картичката Документи , додадете папка и почнете да ја пополнувате со датотеките што ќе ги користите во Шаблони за споделени е-пошта.
• Кликнете на Ново -> Библиотека со документи и пополнете ја библиотеката со саканата содржина:

Во случај да имате некои нови членови на групата или треба да отстраните поранешен соиграч од вашата заедничка група, кликнете на копчето Членови во горниот десен агол на прозорецот и управувајте со членството во групата таму:

Штом ќе бидете подготвени, да се вратиме на Outlook и да се обидеме да вметнете неколку слики.

Вметнете слика од SharePoint во порака на Outlook

Откако вашите слики ќе бидат поставени и споделени, вие треба да направите уште еден чекор за да ги додадете во вашите шаблони. Овој чекор се нарекува макро ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Дозволете ми да ве упатам оттука:

1. Започнете со шаблони за распарчување е-пошта, отворете нов образец и изберете ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] од листата Вметни макро :
2. Најавете се во вашиот SharePoint,водич до потребната папка, изберете ја фотографијата и притиснете Избери :

   Забелешка. Имајте предвид дека нашите шаблони за споделени е-пошта ги поддржуваат следните формати: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Поставете ја сликата големина (во пиксели) или оставете ја како и кликнете Вметни .

Ако не можете да ја најдете точната слика, ве молиме повторно проверете дали одговара на поддржаните формати и дали сте најавени под правилната сметка на SharePoint. Ако видите дека погрешно сте се најавиле на погрешна сметка, само кликнете на иконата „ Префрли ја сметката на SharePoint “ на повторно најавување:

Штом макрото ќе се додаде во вашиот шаблон, Ќе го видите макрото ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT со случајни знаци во квадратни загради. Тоа ќе биде единствената патека на датотеката до нејзината локација во вашиот SharePoint.

Иако изгледа како некој вид бубачка, совршено нормалната слика ќе биде залепена во телото на вашата е-пошта.

Заборавивте нешто?

Направивме се од себе за да го направиме нашиот додаток што е можно попријатен за корисниците. Создадовме алатка со јасен интерфејс, едноставни, но практични опции и нежни потсетници во случај да сте пропуштиле некој чекор.

Бидејќи зборуваме за споделените слики од споделени папки, може да има неколку известувања кои може да се појават. На пример, сте создале лична папка во вашиот SharePoint, сте создале тим во Шаблони за споделени е-пошта и сте создаленеколку шаблони со макрото ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Ако внимателно ја прочитате оваа статија, сигурно сте забележале дека нешто недостасува. Да, папката сè уште не е споделена со другите. Во овој случај, додатокот ќе ве предупреди кога ставате шаблон, ќе ја видите следнава порака:

Тоа е само пријателски потсетник да ги споделите датотеките со другите или да изберете друга слика од споделената папка наместо тоа. Што се однесува до сликата, без грижи, таа ќе биде додадена на вашата е-пошта веднаш штом кликнете Затвори.

Ако сепак, ова сте вие ​​што го залепувате шаблонот со неподелена слика, пораката ќе изгледа поинаку:

Ниту една слика нема да се вметне додека сопственикот на папката не ви ги даде соодветните дозволи.

Тоа е сè што сакав да ви кажам за макрото ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] денес, ви благодариме што прочитавте . Ако одлучите да ги искористите нашите шаблони за споделени е-пошта, слободно инсталирајте ги од Microsoft Store. Ако имате повратни информации за споделување, ве молиме оставете неколку зборови во делот за коментари ;)