ฉันต้องการดำเนินการแนะนำต่อในเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน และแจ้งให้คุณทราบเพิ่มเติมเกี่ยวกับการแทรกรูปภาพ Add-in ของเรารองรับที่เก็บข้อมูลออนไลน์อื่นที่คุณอาจใช้สำหรับรูปภาพของคุณ - SharePoint ฉันจะบอกคุณเกี่ยวกับแพลตฟอร์มนี้ สอนคุณวางรูปภาพที่นั่น และแสดงวิธีแทรกรูปภาพเหล่านั้นในข้อความ Outlook

ทำความรู้จักกับเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน

ฉัน ' ต้องการอุทิศบทแรกของบทช่วยสอนนี้เพื่อแนะนำเล็กน้อยเกี่ยวกับเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน เราสร้างส่วนเสริมนี้ขึ้นเพื่อให้คุณหลีกเลี่ยงงานซ้ำๆ เช่น การวางหรือพิมพ์ข้อความเดียวกันจากอีเมลหนึ่งไปยังอีกอีเมลหนึ่ง ไม่จำเป็นต้องนำการจัดรูปแบบที่หายไปกลับมาใช้ใหม่ เพิ่มไฮเปอร์ลิงก์อีกครั้ง และวางรูปภาพอีกครั้ง เพียงคลิกเดียวคุณก็พร้อมแล้ว! เพียงคลิกเดียว คุณก็เตรียมอีเมลที่มีรูปแบบสมบูรณ์แบบได้แล้ว แนบไฟล์ที่จำเป็นทั้งหมด รูปภาพ – วาง สิ่งที่คุณต้องทำคือส่ง

เนื่องจากคู่มือนี้มีไว้สำหรับการแทรกรูปภาพโดยเฉพาะ ฉันจะแสดงวิธีหนึ่งในการฝังรูปภาพลงในเทมเพลตเพื่อวางลงในข้อความ Outlook ของคุณ คุณจะได้เรียนรู้วิธีการทำงานใน SharePoint แชร์ไฟล์และโฟลเดอร์ที่นั่น และเพิ่มลงใน Outlook โดยใช้แมโครพิเศษ เชื่อฉันสิ พูดยากกว่าทำ :)

มาดูตัวอย่างง่ายๆ กันว่าเป็นอย่างไร ขณะที่เรากำลังจะเฉลิมฉลองวันหยุดคริสต์มาส จะเป็นการดีที่จะส่งข้อความน่ารักๆ ถึงญาติ เพื่อน เพื่อนร่วมงาน และคนอื่นๆ ในบ้านของคุณติดต่อ แต่ความคิดที่จะวางและระบายสีข้อความเดียวกัน จากนั้นแทรกและปรับขนาดภาพเดียวกันอาจทำให้คุณคลั่งไคล้ ฟังดูเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อสุดๆ ที่ต้องจัดการในช่วงเทศกาล

หากกรณีนี้ฟังดูคุ้นๆ อยู่บ้าง เทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันเหมาะสำหรับคุณ คุณสร้างเทมเพลต ใช้การจัดรูปแบบที่จำเป็น แทรกรูปภาพที่คุณชอบและบันทึก สิ่งที่คุณต้องทำคือวางเทมเพลตนี้ลงในข้อความของคุณ คุณจะได้รับอีเมลพร้อมส่งได้ในคลิกเดียว

ฉันจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการทั้งหมด ตั้งแต่การเปิด SharePoint ไปจนถึงการวางอีเมลด้วยมาโครเพื่อฝังรูปภาพ เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าจะไม่มีอะไรยากในการประหยัดเวลา :)

วิธีสร้างกลุ่ม SharePoint ส่วนบุคคลและแชร์เนื้อหา

วันนี้เราจะวางรูปภาพจาก SharePoint ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มออนไลน์ที่ Microsoft ให้บริการ เป็นแพลตฟอร์มที่แพร่หลายน้อยกว่าแต่สะดวกสบายในการจัดเก็บไฟล์และแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงานของคุณ ลองวางรูปภาพไว้ที่นั่นเพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร

เคล็ดลับ หากคุณทราบแน่ชัดว่าผู้ใช้ใดที่คุณจะต้องแชร์ไฟล์ด้วยและต้องการสร้างกลุ่มร่วมกันสำหรับทุกคน ให้ข้ามส่วนแรกและข้ามไปที่การสร้างกลุ่มที่ใช้ร่วมกัน อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการให้เป็นโฟลเดอร์ที่ใช้ร่วมกันในกลุ่มส่วนบุคคลของคุณ โปรดอ่านต่อ

สร้างกลุ่ม SharePoint ส่วนบุคคล

เปิด office.com ลงชื่อเข้าใช้ และคลิกที่ ไอคอนตัวเรียกใช้งานแอป แล้วเลือกSharePoint จากนั้น:

คลิกที่ปุ่ม สร้างไซต์ และเลือกไซต์ทีม (หากมีบางคนที่คุณต้องการแบ่งปันไฟล์ด้วย) หรือไซต์การติดต่อสื่อสาร (หาก คุณกำลังสร้างสถานที่ทำงานสำหรับทั้งองค์กร) เพื่อดำเนินการ:

ตั้งชื่อไซต์ของคุณ เพิ่มคำอธิบาย และคลิก เสร็จสิ้น

ดังนั้น กลุ่มที่มีให้คุณแต่เพียงผู้เดียวจะถูกสร้างขึ้น คุณจะสามารถเพิ่มไฟล์สำหรับการใช้งานส่วนบุคคลและแชร์โฟลเดอร์กับผู้อื่นได้หากจำเป็น

เพิ่มไฟล์ลงในโฟลเดอร์ SharePoint ของคุณ

คำแนะนำของฉันคือรวมรูปภาพทั้งหมดไว้ในที่เดียว โฟลเดอร์ การค้นหาและวางลงในเทมเพลตจะง่ายกว่ามาก และหากคุณตัดสินใจที่จะแทนที่หรือลบบางส่วน ก็จะไม่เป็นปัญหาแต่อย่างใด

เพื่อให้คุณรวบรวมรูปภาพทั้งหมดไว้ใน ที่เดียวและเตรียมไว้ใช้ในเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน สร้างโฟลเดอร์ใหม่ในแท็บ เอกสาร :

จากนั้นอัปโหลดไฟล์ที่จำเป็นในโฟลเดอร์ใหม่ของคุณ:

อีกทางหนึ่ง คุณอาจลากและวางไฟล์ในโฟลเดอร์ SharePoint เพื่อเพิ่มไฟล์

วิธีแชร์โฟลเดอร์ SharePoint ส่วนตัวกับเพื่อนร่วมงาน

หากคุณไม่ใช่คนเดียวที่จะ หากต้องการใช้รูปภาพเหล่านั้นในเทมเพลต คุณจะต้องแชร์กับทีมของคุณ หากคุณได้เพิ่มพวกเขาเป็นเจ้าของ/ผู้แก้ไขแล้วเมื่อสร้างไซต์ คุณก็พร้อมแล้ว :) ข้ามขั้นตอนนี้และไปทางขวาเพื่อแทรกรูปภาพนี้ลงใน Outlook

อย่างไรก็ตาม หากคุณลืมเพิ่มสมาชิกคนอื่นๆ ในไซต์ของคุณ หรือมีผู้ใช้ใหม่ที่คุณต้องการแชร์ไฟล์บางไฟล์ด้วย โปรดอ่านต่อไป

ดังที่ฉันได้กล่าวไปแล้ว การรวมรูปภาพทั้งหมดที่คุณต้องการใช้ในเทมเพลตไว้ในโฟลเดอร์เดียวจะสะดวกกว่ามาก คุณจะสามารถค้นหาและแก้ไขได้อย่างรวดเร็วหากจำเป็น และถ้าคุณต้องการให้ผู้อื่นใช้เทมเพลตเดียวกันกับภาพเหล่านั้น คุณเพียงแค่แชร์ทั้งโฟลเดอร์กับพวกเขา:

1. เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการ กดไอคอนสามจุด และ เลือก จัดการการเข้าถึง :
2. คลิกที่เครื่องหมายบวกและป้อนชื่อหรือที่อยู่อีเมลของเพื่อนร่วมทีมที่อนุญาตให้พวกเขาเข้าถึง (ผู้ดูหรือผู้แก้ไข แล้วแต่คุณ) ไปยังโฟลเดอร์พิเศษของคุณ:

เคล็ดลับ หากมีภาพเพียงไม่กี่ภาพที่คุณต้องการแบ่งปันกับเพื่อนร่วมงาน ให้เปิดโฟลเดอร์ ค้นหาภาพที่ต้องการ และแบ่งปันทีละภาพ ขั้นตอนจะเหมือนกัน: สามจุด -> จัดการการเข้าถึง -> เครื่องหมายบวก -> ผู้ใช้และสิทธิ์ -> ให้สิทธิ์การเข้าถึง ขออภัย ไม่มีวิธีแบ่งปันไฟล์บางไฟล์พร้อมกัน ดังนั้นคุณจะต้องดำเนินการขั้นตอนนี้หลายครั้ง

สร้างกลุ่มที่ใช้ร่วมกันสำหรับสมาชิกในทีมทุกคน

หาก คุณรู้แน่นอนว่าคุณต้องการแชร์เทมเพลตกับใคร และต้องการมีที่ส่วนกลางเพื่อเก็บข้อมูลของคุณ เพียงแค่สร้างกลุ่มที่ใช้ร่วมกัน ในกรณีนี้สมาชิกแต่ละคนสามารถเข้าถึงเนื้อหาทั้งหมดได้ และไม่จำเป็นต้องแบ่งปันโฟลเดอร์ของไฟล์แยกกัน

เปิด SharePoint และไปที่ สร้างไซต์ -> ไซต์ทีม และเพิ่มเจ้าของหรือสมาชิกในทีมของคุณ:

เคล็ดลับ หากคุณต้องการแชร์ข้อมูลกับทั้งองค์กร ให้สร้างไซต์การติดต่อสื่อสารแทน

ตอนนี้คุณสามารถเริ่มอัปโหลดไฟล์ได้แล้ว มีสองวิธีที่จะไป:

• ไปที่แท็บ เอกสาร เพิ่มโฟลเดอร์และเริ่มเติมด้วยไฟล์ที่จะใช้ในเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน
• คลิก ใหม่ -> คลังเอกสาร และกรอกเนื้อหาที่ต้องการลงในคลัง:

ในกรณีที่คุณมีสมาชิกกลุ่มใหม่ หรือต้องการลบเพื่อนร่วมทีมเก่าออกจากกลุ่มที่แบ่งปันของคุณ คลิกที่ปุ่ม สมาชิก ที่มุมบนขวาของหน้าต่างและจัดการสมาชิกกลุ่มที่นั่น:

เมื่อคุณพร้อมแล้ว กลับไปที่ Outlook แล้วลองแทรกรูปภาพดู

แทรกรูปภาพจาก SharePoint ในข้อความ Outlook

เมื่ออัปโหลดและแชร์รูปภาพของคุณแล้ว คุณจะ ต้องทำอีกหนึ่งขั้นตอนเพื่อเพิ่มลงในเทมเพลตของคุณ ขั้นตอนนี้เรียกว่ามาโคร ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] ให้ฉันแนะนำคุณจากที่นี่:

1. เริ่มฉีกเทมเพลตอีเมล เปิดเทมเพลตใหม่แล้วเลือก ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] จากรายการ แทรกมาโคร :
2. เข้าสู่ระบบ SharePoint ของคุณคำแนะนำไปยังโฟลเดอร์ที่จำเป็น เลือกรูปภาพ และกด เลือก :

   หมายเหตุ โปรดทราบว่าเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันของเรารองรับรูปแบบต่อไปนี้: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg

3. ตั้งค่ารูปภาพ ขนาด (เป็นพิกเซล) หรือปล่อยให้เป็นแล้วคลิก แทรก .

หากคุณไม่พบรูปภาพที่ถูกต้อง โปรดตรวจสอบอีกครั้งว่าตรงกับรูปแบบที่รองรับหรือไม่ และคุณใช่ เข้าสู่ระบบภายใต้บัญชี SharePoint ที่ถูกต้อง หากคุณเห็นว่าคุณลงชื่อเข้าใช้ผิดบัญชีโดยไม่ได้ตั้งใจ เพียงคลิกที่ไอคอน “ สลับบัญชี SharePoint ” เพื่อบันทึกใหม่:

เมื่อเพิ่มมาโครในเทมเพลตของคุณแล้ว คุณจะ จะเห็นมาโคร ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT พร้อมอักขระแบบสุ่มในวงเล็บเหลี่ยม ซึ่งจะเป็นเส้นทางเฉพาะของไฟล์ไปยังตำแหน่งที่ตั้งใน SharePoint ของคุณ

แม้ว่าจะดูเหมือนข้อบกพร่องบางอย่าง แต่รูปภาพปกติที่สมบูรณ์แบบจะถูกวางในเนื้อหาอีเมลของคุณ

ลืมอะไรไปหรือเปล่า

เราได้พยายามอย่างเต็มที่เพื่อทำให้ส่วนเสริมของเราเป็นมิตรกับผู้ใช้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เราได้สร้างเครื่องมือที่มีอินเทอร์เฟซที่ชัดเจน ตัวเลือกที่เรียบง่ายแต่สะดวก และการช่วยเตือนในกรณีที่คุณทำพลาดบางขั้นตอน

ขณะที่เรากำลังพูดถึงรูปภาพที่แชร์จากโฟลเดอร์ที่แชร์ อาจมีไม่กี่ การแจ้งเตือนที่อาจปรากฏขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณได้สร้างโฟลเดอร์ส่วนบุคคลใน SharePoint ของคุณ สร้างทีมในเทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกัน และสร้างเทมเพลตบางส่วนที่มีมาโคร ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] หากคุณอ่านบทความนี้อย่างละเอียด คุณต้องสังเกตว่ามีบางอย่างขาดหายไป ใช่ ยังไม่ได้แชร์โฟลเดอร์กับคนอื่น ในกรณีนี้ ส่วนเสริมจะเตือนคุณเมื่อวางเทมเพลต คุณจะเห็นข้อความต่อไปนี้:

เป็นเพียงการเตือนความจำง่ายๆ ให้แบ่งปันไฟล์กับผู้อื่นหรือเลือกรูปภาพอื่นจากโฟลเดอร์ที่แชร์ แทนที่. สำหรับรูปภาพ ไม่ต้องกังวล มันจะถูกเพิ่มไปยังอีเมลของคุณทันทีที่คุณคลิกปิด

อย่างไรก็ตาม หากคุณเป็นผู้วางเทมเพลตที่มีรูปภาพที่ไม่ได้แชร์ ข้อความจะดูแตกต่างออกไป:

จะไม่มีการแทรกรูปภาพจนกว่าเจ้าของโฟลเดอร์จะให้สิทธิ์ที่เกี่ยวข้องแก่คุณ

นั่นคือทั้งหมดที่ฉันอยากจะบอกคุณเกี่ยวกับมาโคร ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] ในวันนี้ ขอบคุณที่อ่าน . หากคุณตัดสินใจที่จะลองใช้เทมเพลตอีเมลที่ใช้ร่วมกันของเรา คุณสามารถติดตั้งได้จาก Microsoft Store หากคุณมีข้อเสนอแนะใด ๆ ที่จะแบ่งปัน โปรดแสดงความคิดเห็นสองสามคำในส่วนความคิดเห็น ;)