Efnisyfirlit
Mig langar að halda áfram ferð okkar í sameiginlegum tölvupóstsniðmátum og segja þér meira um að setja inn myndir. Viðbótin okkar styður aðra netgeymslu sem þú gætir notað fyrir myndirnar þínar - SharePoint. Ég skal segja þér frá þessum vettvangi, kenna þér að setja myndir þar og sýna hvernig á að setja þær inn í Outlook skilaboð.
Kynnstu sniðmát fyrir sameiginlega tölvupósta
I langar að verja fyrsta kafla þessa kennsluefnis til lítillar kynningar á sniðmátum fyrir samnýtt tölvupóst. Við bjuggum til þessa viðbót svo þú gætir forðast endurtekin verkefni eins og að líma eða slá inn sama textann úr tölvupósti í tölvupóst. Það er engin þörf á að nota aftur tapaða sniðið, bæta við tenglunum aftur og líma myndirnar aftur. Einn smellur og allt er klárt! Einn smellur og þú ert með fullkomlega sniðinn tölvupóst tilbúinn. Allar nauðsynlegar skrár fylgja með, myndirnar – límdar. Allt sem þú þarft að gera er að senda hana.
Þar sem þessi handbók er tileinkuð því að setja inn myndir, mun ég sýna þér eina af leiðunum til að fella mynd inn í sniðmát til að líma hana í Outlook skilaboðin þín. Þú munt læra hvernig á að vinna í SharePoint, deila skrám og möppum þar og bæta þeim við Outlook með sérstöku fjölvi. Treystu mér, það er erfiðara sagt en gert :)
Við skulum sjá hvernig það lítur út á einföldu dæmi. Þar sem við erum að fara að halda upp á jólafrí, væri gaman að senda fallega kveðju til allra ættingja þinna, vina, samstarfsmanna, til allra annarra í þínumtengiliði. En tilhugsun um að líma og lita sama textann og síðan setja inn og breyta stærð sömu myndar gæti gert þig brjálaðan. Hljómar eins og ofboðslega leiðinlegt verkefni að takast á við á hátíðartímabilinu.
Ef þetta tilfelli hljómar jafnvel svolítið kunnuglega, þá er Shared Email Templates fyrir þig. Þú býrð til sniðmát, notar nauðsynlegt snið, setur inn myndina sem þú vilt og vistar hana. Allt sem þú þarft að gera er að líma þetta sniðmát inn í skilaboðin þín. Þú færð tölvupóst sem er tilbúinn til að senda með einum smelli. 
Ég mun leiða þig í gegnum allt ferlið – frá því að opna SharePoint til að líma tölvupóst með fjölvi til að fella inn mynd – svo að þú gætir verið viss um að það sé ekkert erfitt að spara tíma :)
Hvernig á að búa til persónulegan SharePoint hóp og deila efni hans
Í dag munum við líma myndir frá SharePoint, netvettvangi frá Microsoft. Það er minna útbreiddur en þægilegur vettvangur til að geyma skrár og deila þeim með samstarfsfólki þínu. Við skulum setja nokkrar myndir þar til að sjá hvernig það virkar.
Ábending. Ef þú veist með vissu hvaða notendur þú þarft að deila skránum með og vilt búa til sameiginlegan hóp fyrir ykkur öll, slepptu fyrsta hlutanum og hoppaðu beint til að búa til sameiginlegan hóp. Ef þú hins vegar vilt að það sé sameiginleg mappa í þínum persónulega hópi skaltu halda áfram að lesa.
Búa til persónulegan SharePoint hóp
Opnaðu office.com, skráðu þig inn og smelltu á ræsiforritstáknið og velduSharePoint þaðan: 
Smelltu á hnappinn Búa til síðu og veldu annað hvort liðssíðu (ef það eru tilteknir einstaklingar sem þú vilt deila skránum með) eða samskiptasíðu (ef þú ert að búa til vinnustað fyrir alla stofnunina) til að halda áfram með: 
Gefðu síðunni þinni nafn, bættu við einhverri lýsingu og smelltu á Ljúka .
Þess vegna er lokað hópur sem er eingöngu þér tiltækur verður stofnaður. Þú munt geta bætt við skrám til persónulegrar notkunar og deilt möppunum með öðrum ef nauðsyn krefur.
Bættu skrám við SharePoint möppuna þína
Mitt ráð væri að hafa allar myndirnar saman í eina möppu. Það væri miklu auðveldara fyrir þig að finna og líma þær inn í sniðmát og ef þú ákveður að skipta um eða fjarlægja suma, þá verður það alls ekki vandamál.
Fyrir þig að hafa allar myndirnar safnaðar saman í einn stað og hafa þau tilbúin til notkunar í Shared Email Templates, búðu til nýja möppu á flipanum Documents : 
Hladdu síðan upp nauðsynlegum skrám í nýju möppuna þína: 
Að öðrum kosti geturðu einfaldlega dregið og sleppt skránum í SharePoint möppuna þína til að bæta þeim við.
Hvernig á að deila persónulegri SharePoint möppu með samstarfsfólki
Ef þú ert ekki sá eini sem ætlar að fara til að nota þessar myndir í sniðmátunum þarftu að deila þeim með teyminu þínu. Ef þú hefur þegar bætt þeim við sem eigendum/ritstjórum þegar þú býrð til síðu, þá ertu kominn í gang :) Slepptu þessu skrefiog farðu beint til að setja þessa mynd inn í Outlook.
Ef þú hefur hins vegar gleymt að bæta öðrum meðlimum við síðuna þína eða það eru nýir notendur sem þú vilt deila skrám með, haltu áfram að lesa.
Eins og ég hef þegar nefnt er miklu þægilegra að hafa allar myndirnar sem þú vilt nota í sniðmátum í einni möppu. Þú munt fljótt geta fundið og breytt þeim ef þörf krefur. Og ef þú vilt að aðrir noti sömu sniðmát með þessum myndum, þá þarftu bara að deila allri möppunni með þeim:
- Veldu nauðsynlega möppu, smelltu á þriggja punkta táknið og veldu Stjórna aðgangi :
- Smelltu á plúsmerkið og sláðu inn nöfn liðsfélaga eða netföng sem veita þeim aðgang (áhorfandi eða ritstjóri, eftir þér) að sérstöku möppunni þinni:
Ábending. Ef það eru örfáar myndir sem þú vilt deila með samstarfsfólki þínu, opnaðu möppuna, finndu myndirnar sem þú vilt og deildu þeim einum í einu. Aðferðin verður sú sama: þrír punktar -> Stjórna aðgangi -> plúsmerkið -> notendur og heimildir -> Veita aðgang. Því miður er engin leið til að deila nokkrum skrám í einu, svo þú verður að fara yfir þetta ferli nokkrum sinnum.
Búa til sameiginlegan hóp fyrir alla liðsmeðlimi
Ef þú veist með vissu hvaða fólk þú átt að deila sniðmátunum með og vilt hafa sameiginlegan stað til að geyma gögnin þín, búðu bara til sameiginlegan hóp. Í þessu tilfellihver meðlimur hefur aðgang að öllu efninu og það væri engin þörf á að deila möppum af skrám sérstaklega.
Opnaðu SharePoint og farðu í Create Site -> Team site og bættu fleiri eigendum eða meðlimum við liðið þitt: 
Ábending. Ef þú vilt deila gögnum með öllu fyrirtækinu skaltu búa til samskiptasíðu í staðinn.
Nú geturðu byrjað að hlaða upp skránum. Það eru tvær leiðir til að fara:
- Farðu í flipann Skjöl , bættu við möppu og byrjaðu að fylla hana með skrám sem á að nota í sniðmátum fyrir samnýtt tölvupóst.
- Smelltu á Nýtt -> Skjalasafn og fylltu út safnið með því efni sem þú vilt:
Ef þú ert með nýja hópmeðlimi eða þarft að fjarlægja fyrrverandi liðsfélaga úr sameiginlegum hópnum þínum, smelltu á hnappinn Member efst í hægra horninu í glugganum og stjórnaðu hópaðildinni þar:
Þegar þú ert tilbúinn, skulum við fara aftur í Outlook og reyna að setja inn nokkrar myndir.
Setja inn mynd frá SharePoint í Outlook skilaboð
Þegar myndunum þínum hefur verið hlaðið upp og deilt, þú þarf að taka eitt skref í viðbót til að bæta þeim við sniðmátin þín. Þetta skref er kallað ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] fjölva. Leyfðu mér að leiðbeina þér héðan:
- Byrjaðu Shred Email Templates, opnaðu nýtt sniðmát og veldu ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] af Insert Macro listanum:
- Skráðu þig inn á SharePoint,leiðbeiningar um nauðsynlega möppu, veldu myndina og ýttu á Veldu :
Athugið. Vinsamlegast hafðu í huga að sniðmát fyrir samnýtt tölvupóst styður eftirfarandi snið: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.
- Stilltu myndina stærð (í pixlum) eða láttu það vera sem og smelltu á Setja inn .
Ef þú finnur ekki rétta mynd, vinsamlegast athugaðu aftur hvort hún passi við studd snið og hvort þú ert skráður undir réttan SharePoint reikning. Ef þú sérð að þú hafir fyrir mistök skráð þig inn á rangan reikning skaltu bara smella á „ Skipta SharePoint reikning “ táknið til að skrá þig aftur: 
Þegar fjölvi hefur verið bætt við sniðmátið þitt, Ég mun sjá ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT fjölva með handahófskenndum stöfum innan hornklofa. Það væri einstök leið skráarinnar að staðsetningu hennar í SharePoint þínum. 
Þrátt fyrir að það líti út fyrir að vera einhvers konar villa, þá verður fullkomlega eðlilega myndin límd í meginmál tölvupóstsins. 
Gleymdirðu einhverju?
Við höfum gert okkar besta til að gera viðbótina okkar eins notendavæna og mögulegt er. Við höfum búið til tól með skýru viðmóti, einföldum en þægilegum valkostum og ljúfum áminningum ef þú hefur misst af einhverju skrefi.
Þar sem við erum að tala um sameiginlegu myndirnar úr sameiginlegum möppum, gætu verið nokkrar tilkynningar sem kunna að birtast. Til dæmis hefur þú búið til persónulega möppu í SharePoint þínum, búið til teymi í Samnýtt tölvupóstsniðmát og búið tilnokkur sniðmát með ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] fjölva. Ef þú lest þessa grein vandlega þá hlýtur þú að hafa tekið eftir því að það vantar eitthvað. Já, möppunni hefur ekki verið deilt með hinum ennþá. Í þessu tilviki mun viðbótin vara þig við þegar þú límir sniðmát, þú munt sjá eftirfarandi skilaboð: 
Þetta er bara vinsamleg áminning um að deila skránum með hinum eða velja aðra mynd úr sameiginlegu möppunni í staðinn. Hvað varðar myndina, engar áhyggjur, henni verður bætt við tölvupóstinn þinn um leið og þú smellir á Loka.
Ef þetta ert þú sem ert að líma sniðmátið með mynd sem ekki er deilt, munu skilaboðin líta öðruvísi út: 
Engin mynd verður sett inn fyrr en eigandi möppunnar veitir þér samsvarandi heimildir.
Það er allt sem ég vildi segja þér um ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] fjölva í dag, takk fyrir að lesa . Ef þú ákveður að prófa sniðmát okkar fyrir sameiginlegu tölvupósti skaltu ekki hika við að setja þau upp frá Microsoft Store. Ef þú hefur einhverjar athugasemdir til að deila, vinsamlegast skildu eftir nokkur orð í athugasemdareitnum ;)
