J'aimerais poursuivre notre tour d'horizon des modèles d'e-mails partagés et vous en dire plus sur l'insertion d'images. Notre add-in prend en charge un autre stockage en ligne que vous pouvez utiliser pour vos images : SharePoint. Je vous parlerai de cette plateforme, vous apprendrai à y placer des images et vous montrerai comment les insérer dans un message Outlook.

Découvrez les modèles d'e-mails partagés

J'aimerais consacrer le premier chapitre de ce tutoriel à une petite introduction aux modèles d'e-mails partagés. Nous avons créé cet add-in pour que vous puissiez éviter les tâches répétitives telles que coller ou taper le même texte d'un e-mail à l'autre. Il n'est pas nécessaire de réappliquer le formatage perdu, de réadapter les hyperliens et de recoller les images. Un clic et vous êtes prêt ! Un clic et vous avez un e-mail parfaitement formaté.e-mail prêt. Tous les fichiers nécessaires sont joints, les photos - collées. Tout ce que vous devez faire est de l'envoyer.

Comme ce manuel est consacré à l'insertion d'images, je vais vous montrer l'une des façons d'intégrer une image dans un modèle pour la coller dans votre message Outlook. Vous apprendrez à travailler dans SharePoint, à y partager des fichiers et des dossiers et à les ajouter à votre Outlook à l'aide d'une macro spéciale. Croyez-moi, c'est plus difficile à dire qu'à faire :)

Voyons ce que cela donne sur un exemple simple. À l'approche des fêtes de fin d'année, il serait agréable d'envoyer un mot gentil à tous vos parents, amis, collègues et autres contacts. Mais l'idée de coller et de colorier le même texte, puis d'insérer et de redimensionner la même image peut vous rendre fou. Cela semble être une tâche super ennuyeuse à gérer en cette période de fêtes.

Si ce cas vous semble un tant soit peu familier, les modèles d'e-mail partagés sont faits pour vous. Vous créez un modèle, vous lui appliquez la mise en forme nécessaire, vous insérez l'image de votre choix et vous l'enregistrez. Il ne vous reste plus qu'à coller ce modèle dans votre message. Vous obtiendrez un e-mail prêt à être envoyé en un clic.

Je vous guiderai tout au long du processus - de l'ouverture de SharePoint au collage d'un courriel avec la macro pour intégrer une image - afin que vous puissiez vous assurer qu'il n'y a rien de difficile à gagner du temps :)

Comment créer un groupe SharePoint personnel et partager son contenu ?

Aujourd'hui, nous allons coller des images à partir de SharePoint, une plateforme en ligne fournie par Microsoft. Il s'agit d'une plateforme moins répandue mais pratique pour stocker des fichiers et les partager avec vos collègues. Plaçons-y quelques images pour voir comment cela fonctionne.

Conseil : si vous connaissez avec certitude les utilisateurs avec lesquels vous devrez partager les fichiers et que vous souhaitez créer un groupe commun pour tous, passez la première partie et allez directement à la création d'un groupe partagé. Si toutefois vous souhaitez que ce soit un dossier partagé dans votre groupe personnel, continuez à lire.

Créer un groupe SharePoint personnel

Ouvrez office.com, connectez-vous, cliquez sur l'icône du lanceur d'applications et choisissez SharePoint :

Cliquez sur le Créer un site et choisissez un site d'équipe (si vous souhaitez partager les fichiers avec certaines personnes en particulier) ou un site de communication (si vous créez un lieu de travail pour l'ensemble de l'organisation) :

Donnez un nom à votre site, ajoutez une description et cliquez sur Finition .

Vous pourrez y ajouter des fichiers pour votre usage personnel et partager les dossiers avec d'autres personnes si nécessaire.

Ajouter des fichiers dans votre dossier SharePoint

Je vous conseille de regrouper toutes les images dans un seul dossier. Il vous sera beaucoup plus facile de les trouver et de les coller dans un modèle et si vous décidez d'en remplacer ou d'en supprimer, ce ne sera pas un problème du tout.

Pour que toutes les images soient rassemblées en un seul endroit et qu'elles soient prêtes à être utilisées dans les modèles d'e-mails partagés, créez un nouveau dossier sur le site Web de l'entreprise. Documents onglet :

Téléchargez ensuite les fichiers nécessaires dans votre nouveau dossier :

Vous pouvez aussi simplement glisser et déposer les fichiers dans votre dossier SharePoint pour les ajouter.

Comment partager un dossier SharePoint personnel avec des collègues ?

Si vous n'êtes pas le seul à utiliser ces images dans les modèles, vous devrez les partager avec votre équipe. Si vous les avez déjà ajoutés en tant que propriétaires/éditeurs lors de la création d'un site, c'est bon :) Passez cette étape et allez directement à l'insertion de cette image dans Outlook.

Si toutefois vous avez oublié d'ajouter d'autres membres à votre site ou s'il y a de nouveaux utilisateurs avec lesquels vous aimeriez partager des fichiers, poursuivez votre lecture.

Comme je l'ai déjà mentionné, il est beaucoup plus pratique d'avoir toutes les images que vous souhaitez utiliser dans les modèles dans un seul dossier. Vous serez en mesure de les trouver rapidement et de les modifier si nécessaire. Et si vous voulez que d'autres personnes utilisent les mêmes modèles avec ces images, il vous suffit de partager le dossier entier avec eux :

1. Choisissez le dossier nécessaire, appuyez sur l'icône à trois points, et choisissez Gérer l'accès :
2. Cliquez sur le signe plus et saisissez le nom ou l'adresse électronique de vos coéquipiers en leur accordant un accès (visualiseur ou éditeur, à vous de choisir) à votre dossier spécial :

Conseil : si vous souhaitez partager quelques photos avec vos collègues, ouvrez le dossier, recherchez les images souhaitées et partagez-les une par une. La procédure sera la même : trois points -> ; Gérer l'accès -> ; le signe plus -> ; utilisateurs et autorisations -> ; Accorder l'accès. Malheureusement, il n'est pas possible de partager quelques fichiers d'un coup, vous devrez donc recommencer cette procédure plusieurs fois.

Créez un groupe partagé pour tous les membres de l'équipe

Si vous savez avec certitude avec quelles personnes vous allez partager les modèles et que vous souhaitez disposer d'un lieu commun pour stocker vos données, il vous suffit de créer un groupe partagé. Dans ce cas, chaque membre a accès à l'ensemble du contenu et il n'est pas nécessaire de partager des dossiers de fichiers séparément.

Ouvrez SharePoint et allez dans Créer un site -> ; Site de l'équipe et ajouter des propriétaires ou des membres supplémentaires à votre équipe :

Conseil : si vous souhaitez partager des données avec l'ensemble de l'entreprise, créez plutôt un site de communication.

Vous pouvez maintenant commencer à télécharger les fichiers. Il y a deux façons de procéder :

• Allez à la Documents ajoutez un dossier et commencez à le remplir avec les fichiers à utiliser dans les modèles d'e-mails partagés.
• Cliquez sur Nouveau -> ; Bibliothèque de documents et remplir la bibliothèque avec le contenu souhaité :

Si vous avez de nouveaux membres dans votre groupe ou si vous devez retirer un ancien coéquipier de votre groupe partagé, cliquez sur le bouton Membres dans le coin supérieur droit de la fenêtre et gérez les membres du groupe à cet endroit :

Une fois que vous êtes prêt, retournons dans Outlook et essayons d'insérer quelques images.

Insérer une image de SharePoint dans un message Outlook

Une fois que vos images ont été téléchargées et partagées, vous devez effectuer une étape supplémentaire pour les ajouter à vos modèles. Cette étape s'appelle la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Laissez-moi vous guider :

1. Lancez Shred Email Templates, ouvrez un nouveau modèle et choisissez ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] dans le menu déroulant. Insérer une macro liste :
2. Connectez-vous à votre SharePoint, guidez-vous jusqu'au dossier nécessaire, choisissez la photo et appuyez sur Sélectionnez :

   Remarque : n'oubliez pas que nos modèles d'e-mails partagés prennent en charge les formats suivants : .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Définissez la taille de l'image (en pixels) ou laissez-la telle quelle et cliquez sur Insérer .

Si vous ne parvenez pas à trouver l'image correcte, vérifiez à nouveau si elle correspond aux formats pris en charge et si vous êtes connecté au bon compte SharePoint. Si vous constatez que vous vous êtes connecté par erreur au mauvais compte, cliquez simplement sur l'icône " Changer de compte SharePoint "pour se reconnecter :

Une fois la macro ajoutée à votre modèle, vous verrez la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT avec des caractères aléatoires entre crochets. Il s'agit du chemin d'accès unique du fichier à son emplacement dans votre SharePoint.

Bien que cela ressemble à une sorte de bug, l'image parfaitement normale sera collée dans le corps de votre courriel.

Vous avez oublié quelque chose ?

Nous avons fait de notre mieux pour rendre notre module d'extension aussi convivial que possible. Nous avons créé un outil doté d'une interface claire, d'options simples mais pratiques et de petits rappels au cas où vous auriez oublié une étape.

Comme nous parlons des images partagées à partir de dossiers partagés, il se peut que quelques notifications apparaissent. Par exemple, vous avez créé un dossier personnel dans votre SharePoint, créé une équipe dans Shared Email Templates et créé quelques modèles avec la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Si vous avez lu cet article attentivement, vous avez dû remarquer qu'il manque quelque chose. Oui, la macron'a pas encore été partagé avec les autres. Dans ce cas, l'add-in vous préviendra lorsque vous collerez un modèle, vous verrez le message suivant :

C'est juste un rappel amical pour partager les fichiers avec les autres ou choisir une autre photo dans le dossier partagé à la place. Quant à l'image, pas d'inquiétude, elle sera ajoutée à votre courriel dès que vous aurez cliqué sur Fermer.

En revanche, si c'est vous qui collez le modèle avec une image non partagée, le message aura un aspect différent :

Aucune image ne sera insérée tant que le propriétaire du dossier ne vous aura pas accordé les autorisations correspondantes.

C'est tout ce que je voulais vous dire sur la macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] aujourd'hui, merci de votre lecture. Si vous décidez d'essayer nos modèles d'e-mails partagés, n'hésitez pas à les installer depuis le Microsoft Store. Si vous avez des commentaires à partager, laissez-les dans la section des commentaires ;)