მინდა გავაგრძელო ჩვენი ტური გაზიარებულ ელფოსტის შაბლონებში და გითხრათ მეტი სურათების ჩასმის შესახებ. ჩვენი დანამატი მხარს უჭერს სხვა ონლაინ მეხსიერებას, რომელიც შეგიძლიათ გამოიყენოთ თქვენი სურათებისთვის - SharePoint. მე გეტყვით ამ პლატფორმის შესახებ, გასწავლით სურათების იქ განთავსებას და გაჩვენებთ, თუ როგორ უნდა ჩასვათ ისინი Outlook შეტყობინებაში.

გაეცანით ელფოსტის გაზიარებულ შაბლონებს

I მსურს ამ სახელმძღვანელოს პირველი თავი მივუძღვნა ელ.ფოსტის გაზიარებული შაბლონების მცირე შესავალს. ჩვენ შევქმენით ეს დანამატი, რათა თავიდან აიცილოთ განმეორებადი ამოცანები, როგორიცაა ერთი და იგივე ტექსტის ჩასმა ან აკრეფა ელფოსტიდან ელფოსტაზე. არ არის საჭირო დაკარგული ფორმატირების ხელახლა გამოყენება, ჰიპერბმულების ხელახლა დამატება და სურათების ხელახლა ჩასმა. ერთი დაწკაპუნებით და მზად ხართ! ერთი დაწკაპუნებით და თქვენ მზად გაქვთ იდეალურად ფორმატირებული ელ.წერილი. ყველა საჭირო ფაილი მიმაგრებულია, სურათები – ჩასმული. ყველაფერი რაც თქვენ უნდა გააკეთოთ, არის მისი გაგზავნა.

რადგან ეს სახელმძღვანელო ეძღვნება სურათების ჩასმას, მე გაჩვენებთ გამოსახულების შაბლონში ჩასმის ერთ-ერთ ხერხს, რათა ჩასვათ იგი თქვენს Outlook შეტყობინებაში. თქვენ შეისწავლით როგორ იმუშაოთ SharePoint-ში, გააზიაროთ ფაილები და საქაღალდეები იქ და დაამატოთ ისინი თქვენს Outlook-ში სპეციალური მაკროს გამოყენებით. მერწმუნეთ, ეს უფრო რთულია, ვიდრე გაკეთება :)

ვნახოთ, როგორ გამოიყურება მარტივი მაგალითი. როდესაც საშობაო არდადეგების აღნიშვნას ვაპირებთ, კარგი იქნება, რომ მშვენიერი შენიშვნა გაუგზავნოთ ყველა თქვენს ნათესავს, მეგობრებს, კოლეგებს, თქვენს ყველა სხვა წევრს.კონტაქტები. მაგრამ ერთი და იგივე ტექსტის ჩასმა და გაფერადება, შემდეგ ერთი და იგივე სურათის ჩასმა და ზომის შეცვლა შეიძლება გაგიჟდეთ. ჟღერს, როგორც ზედმეტად მოსაწყენი დავალება სადღესასწაულო სეზონზე.

თუ ეს საქმე ცოტა ნაცნობადაც კი ჟღერს, გაზიარებული ელფოსტის შაბლონები თქვენთვისაა. თქვენ ქმნით შაბლონს, იყენებთ საჭირო ფორმატირებას, ჩადეთ თქვენთვის სასურველი სურათი და შეინახეთ. ყველაფერი რაც თქვენ გჭირდებათ არის ჩასვათ ეს შაბლონი თქვენს შეტყობინებაში. თქვენ მიიღებთ მზა ელფოსტას ერთი დაწკაპუნებით.

მე გაგაცნობთ მთელ პროცესს - SharePoint-ის გახსნიდან დაწყებული ელ. ფოსტის ჩასმამდე მაკროთი გამოსახულების ჩასმამდე - რათა დარწმუნდეთ, რომ დროის დაზოგვაში არაფერია რთული :)

როგორ შევქმნათ პერსონალური SharePoint ჯგუფი და გავაზიაროთ მისი შინაარსი

დღეს ჩვენ ჩავსვამთ სურათებს SharePoint-დან, Microsoft-ის მიერ მოწოდებული ონლაინ პლატფორმიდან. ეს არის ნაკლებად გავრცელებული, მაგრამ მოსახერხებელი პლატფორმა ფაილების შესანახად და თქვენს კოლეგებთან გასაზიარებლად. მოდით განვათავსოთ რამდენიმე სურათი იქ, რომ ნახოთ როგორ მუშაობს.

რჩევა. თუ დანამდვილებით იცნობთ მომხმარებლებს, რომლებთანაც დაგჭირდებათ ფაილების გაზიარება და გსურთ შექმნათ საერთო ჯგუფი ყველა თქვენგანისთვის, გამოტოვეთ პირველი ნაწილი და გადადით მარჯვნივ, რათა შექმნათ საერთო ჯგუფი. თუმცა, თუ გსურთ, რომ ის იყოს გაზიარებული საქაღალდე თქვენს პირად ჯგუფში, განაგრძეთ კითხვა.

შექმენით პირადი SharePoint ჯგუფი

გახსენით office.com, შედით სისტემაში და დააწკაპუნეთ აპლიკაციის გამშვების ხატულა და აირჩიეთSharePoint იქიდან:

დააწკაპუნეთ ღილაკზე საიტის შექმნა და აირჩიეთ ან გუნდის საიტი (თუ არის კონკრეტული ხალხი, ვისთანაც გსურთ ფაილების გაზიარება) ან საკომუნიკაციო საიტი (თუ თქვენ ქმნით სამუშაო ადგილს მთელი ორგანიზაციისთვის) გააგრძელეთ:

მიეცით თქვენს საიტს სახელი, დაამატეთ აღწერა და დააწკაპუნეთ დასრულება .

აქედან გამომდინარე, პირადი შეიქმნება მხოლოდ თქვენთვის ხელმისაწვდომი ჯგუფი. თქვენ შეძლებთ დაამატოთ ფაილები პირადი გამოყენებისთვის და საჭიროების შემთხვევაში გაუზიაროთ საქაღალდეები სხვებს.

დაამატეთ ფაილები თქვენს SharePoint საქაღალდეში

ჩემი რჩევა იქნება, რომ ყველა სურათი შეგროვდეს ერთში. საქაღალდე. თქვენთვის ბევრად უფრო ადვილი იქნება მათი მოძებნა და ჩასმა შაბლონში და თუ გადაწყვეტთ შეცვალოთ ან წაშალოთ ზოგიერთი, ეს საერთოდ არ იქნება პრობლემა.

იმისთვის, რომ ყველა სურათი შეგროვდეს ერთ ადგილას და მოამზადეთ ისინი ელფოსტის გაზიარებულ შაბლონებში გამოსაყენებლად, შექმენით ახალი საქაღალდე დოკუმენტები ჩანართზე:

შემდეგ ატვირთეთ საჭირო ფაილები თქვენს ახალ საქაღალდეში:

ალტერნატიულად, შეგიძლიათ უბრალოდ გადაათრიოთ და ჩამოაგდოთ ფაილები თქვენს SharePoint საქაღალდეში, რომ დაემატოს ისინი.

როგორ გავუზიაროთ პირადი SharePoint საქაღალდე კოლეგებს

თუ თქვენ არ ხართ ერთადერთი ვინც მიდის ამ სურათების შაბლონებში გამოსაყენებლად, თქვენ უნდა გაუზიაროთ ისინი თქვენს გუნდს. თუ თქვენ უკვე დაამატეთ ისინი, როგორც მფლობელები/რედაქტორები საიტის შექმნისას, შეგიძლიათ წახვიდეთ :) გამოტოვეთ ეს ნაბიჯიდა გადადით მარჯვნივ ამ სურათის Outlook-ში ჩასმაზე.

თუმცა, თუ დაგავიწყდათ სხვა წევრების დამატება თქვენს საიტზე ან არიან ახალი მომხმარებლები, რომლებთანაც გსურთ ზოგიერთი ფაილის გაზიარება, განაგრძეთ კითხვა.

როგორც უკვე აღვნიშნე, ბევრად უფრო მოსახერხებელია, რომ ყველა სურათი, რომლის გამოყენებაც გსურთ შაბლონებში ერთ საქაღალდეში. საჭიროების შემთხვევაში, თქვენ შეძლებთ სწრაფად იპოვოთ და დაარედაქტიროთ ისინი. და თუ გსურთ, რომ სხვებმა გამოიყენონ იგივე შაბლონები ამ სურათებთან ერთად, თქვენ უბრალოდ უნდა გაუზიაროთ მათ მთელი საქაღალდე:

1. აირჩიეთ საჭირო საქაღალდე, დააწკაპუნეთ სამი წერტილის ხატულაზე და აირჩიეთ წვდომის მართვა :
2. დააწკაპუნეთ პლუს ნიშანზე და შეიყვანეთ თანაგუნდელების სახელები ან ელფოსტის მისამართები, რომლებიც ანიჭებენ მათ წვდომას (მაყურებელი ან რედაქტორი, თქვენზეა დამოკიდებული) თქვენს სპეციალურ საქაღალდეზე:

რჩევა. თუ არის მხოლოდ რამდენიმე სურათი, რომელიც გსურთ გაუზიაროთ თქვენს კოლეგებს, გახსენით საქაღალდე, იპოვეთ სასურველი სურათები და გააზიარეთ ისინი სათითაოდ. პროცედურა იგივე იქნება: სამწერტილიანი -> წვდომის მართვა -> პლუს ნიშანი -> მომხმარებლები და ნებართვები -> წვდომის მინიჭება. სამწუხაროდ, რამდენიმე ფაილის ერთდროულად გაზიარების საშუალება არ არსებობს, ასე რომ თქვენ მოგიწევთ რამდენჯერმე გადახედოთ ამ პროცესს.

შექმენით საერთო ჯგუფი გუნდის ყველა წევრისთვის

თუ თქვენ ზუსტად იცით, რომელ ადამიანებთან უნდა გააზიაროთ შაბლონები და გსურთ გქონდეთ საერთო ადგილი თქვენი მონაცემების შესანახად, უბრალოდ შექმენით საერთო ჯგუფი. Ამ შემთხვევაშითითოეულ წევრს აქვს წვდომა მთელ კონტენტზე და არ იქნება საჭირო ფაილების საქაღალდეების ცალკე გაზიარება.

გახსენით SharePoint და გადადით საიტის შექმნა -> Team site და დაამატეთ დამატებითი მფლობელები ან წევრები თქვენს გუნდს:

რჩევა. თუ გსურთ მონაცემების გაზიარება მთელ ორგანიზაციასთან, ამის ნაცვლად შექმენით საკომუნიკაციო საიტი.

ახლა შეგიძლიათ დაიწყოთ ფაილების ატვირთვა. არსებობს ორი გზა:

• გადადით დოკუმენტები ჩანართზე, დაამატეთ საქაღალდე და დაიწყეთ მისი შევსება ფაილებით, რომლებიც გამოიყენება ელფოსტის გაზიარებულ შაბლონებში.
• დააწკაპუნეთ ახალი -> დოკუმენტის ბიბლიოთეკა და შეავსეთ ბიბლიოთეკა სასურველი შინაარსით:

თუ ჯგუფის ახალი წევრი გყავთ ან უნდა ამოშალოთ ყოფილი თანაგუნდელი თქვენი საერთო ჯგუფიდან, დააწკაპუნეთ ღილაკზე წევრები ფანჯრის ზედა მარჯვენა კუთხეში და მართეთ ჯგუფის წევრობა იქ:

როგორც მზად იქნებით, მოდით დავუბრუნდეთ Outlook-ს და ვცადოთ რამდენიმე სურათის ჩასმა.

ჩადეთ სურათი SharePoint-დან Outlook შეტყობინებაში

როდესაც თქვენი სურათები აიტვირთება და გაზიარებულია, თქვენ საჭიროა კიდევ ერთი ნაბიჯის გადადგმა მათ შაბლონებში დასამატებლად. ამ ნაბიჯს ეწოდება ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] მაკრო. ნება მიბოძეთ გაგიწიოთ აქედან:

1. დაიწყეთ დაქუცმაცება ელ.ფოსტის შაბლონები, გახსენით ახალი შაბლონი და აირჩიეთ ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] Insert Macro სიიდან:
2. შედით თქვენს SharePoint-ში,სახელმძღვანელო საჭირო საქაღალდეში, აირჩიეთ ფოტო და დააჭირეთ აირჩიეთ :

   შენიშვნა. გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ ჩვენი საერთო ელფოსტის შაბლონები მხარს უჭერს შემდეგ ფორმატებს: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. სურათის დაყენება ზომა (პიქსელებში) ან დატოვეთ როგორც და დააწკაპუნეთ ჩასმა .

თუ ვერ პოულობთ სწორ სურათს, გთხოვთ გადაამოწმოთ, შეესაბამება თუ არა ის მხარდაჭერილ ფორმატებს და თუ ხართ შესულია სწორი SharePoint ანგარიშის ქვეშ. თუ ხედავთ, რომ შეცდომით შეხვედით არასწორ ანგარიშში, უბრალოდ დააწკაპუნეთ ხატულაზე „ Switch SharePoint ანგარიში “ ხელახლა დარეგისტრირებაზე:

როდესაც მაკრო დაემატება თქვენს შაბლონს, თქვენ' დავინახავთ ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT მაკროს შემთხვევითი სიმბოლოებით კვადრატულ ფრჩხილებში. ეს იქნება ფაილის უნიკალური გზა მის მდებარეობამდე თქვენს SharePoint-ში.

მიუხედავად იმისა, რომ ეს რაღაც შეცდომას ჰგავს, სრულიად ნორმალური სურათი ჩაიწერება თქვენს ელფოსტის ტექსტში.

დაგავიწყდათ რამე?

ჩვენ ყველაფერი გავაკეთეთ იმისათვის, რომ ჩვენი დანამატი მაქსიმალურად მოსახერხებელი ყოფილიყო მომხმარებლისთვის. ჩვენ შევქმენით ხელსაწყო მკაფიო ინტერფეისით, მარტივი, მაგრამ მოსახერხებელი პარამეტრებით და ნაზი შეხსენებებით იმ შემთხვევაში, თუ რაიმე ნაბიჯი გამოტოვეთ.

რადგან ჩვენ ვსაუბრობთ გაზიარებულ სურათებზე გაზიარებული საქაღალდეებიდან, შეიძლება იყოს რამდენიმე შეტყობინებები, რომლებიც შეიძლება გამოჩნდეს. მაგალითად, თქვენ შექმენით პირადი საქაღალდე თქვენს SharePoint-ში, შექმენით გუნდი Shared Email Templates-ში და შექმენითრამდენიმე შაბლონი ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] მაკროთი. თუ ამ სტატიას ყურადღებით წაიკითხავთ, აუცილებლად შენიშნეთ, რომ რაღაც აკლია. დიახ, საქაღალდე ჯერ არ არის გაზიარებული სხვებთან. ამ შემთხვევაში, დანამატი გაფრთხილებთ შაბლონის ჩასმისას, დაინახავთ შემდეგ შეტყობინებას:

ეს უბრალოდ მეგობრული შეხსენებაა, რომ გაუზიაროთ ფაილები სხვებს ან აირჩიოთ სხვა სურათი გაზიარებული საქაღალდიდან. სამაგიეროდ. რაც შეეხება სურათს, არ ინერვიულოთ, ის დაემატება თქვენს ელფოსტას, როგორც კი დააწკაპუნებთ დახურვაზე.

თუმცა, თუ ეს თქვენ დებთ შაბლონს გაუზიარებელ სურათს, შეტყობინება სხვაგვარად გამოიყურება:

არავითარი სურათი არ იქნება ჩასმული მანამ, სანამ საქაღალდის მფლობელი არ მოგცემთ შესაბამის ნებართვებს.

სულ ეს იყო, რისი თქმაც მინდოდა დღეს ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] მაკროზე, გმადლობთ, რომ წაიკითხეთ . თუ გადაწყვეტთ ჩვენი საერთო ელფოსტის შაბლონების გამოყენებას, თავისუფლად დააინსტალირეთ ის Microsoft Store-დან. თუ რაიმე გამოხმაურება გაქვთ გასაზიარებლად, გთხოვთ დატოვოთ რამდენიმე სიტყვა კომენტარების განყოფილებაში ;)