Inhoudsopgave
Ik wil onze rondleiding in Gedeelde e-mailsjablonen voortzetten en u wat meer vertellen over het invoegen van afbeeldingen. Onze invoegtoepassing ondersteunt een andere online opslagplaats die u mogelijk gebruikt voor uw afbeeldingen - SharePoint. Ik zal u vertellen over dit platform, u leren hoe u afbeeldingen daar kunt plaatsen en laten zien hoe u ze kunt invoegen in een Outlook-bericht.
Maak kennis met gedeelde e-mailsjablonen
Ik wil het eerste hoofdstuk van deze handleiding wijden aan een kleine introductie tot Gedeelde e-mailtemplates. We hebben deze invoegtoepassing gemaakt zodat u niet steeds dezelfde tekst hoeft te plakken of te typen van e-mail naar e-mail. U hoeft de verloren opmaak niet opnieuw aan te brengen, de hyperlinks opnieuw toe te voegen en de afbeeldingen opnieuw te plakken. Eén klik en u bent klaar! Eén klik en u hebt een perfect opgemaaktee-mail klaar. Alle benodigde bestanden zijn bijgevoegd, de foto's - geplakt. Je hoeft het alleen maar te versturen.
Aangezien deze handleiding gewijd is aan het invoegen van afbeeldingen, laat ik je een van de manieren zien om een afbeelding in te sluiten in een sjabloon om die in je Outlook-bericht te plakken. Je leert hoe je in SharePoint kunt werken, daar bestanden en mappen kunt delen en ze aan je Outlook kunt toevoegen met behulp van een speciale macro. Geloof me, het is moeilijker gezegd dan gedaan :)
Laten we eens kijken hoe het eruit ziet op een eenvoudig voorbeeld. Nu we op het punt staan de kerstvakantie te vieren, zou het leuk zijn om een lief briefje te sturen naar al uw familieleden, vrienden, collega's, naar iedereen in uw contacten. Maar de gedachte aan het plakken en kleuren van dezelfde tekst, dan het invoegen en aanpassen van het formaat van dezelfde afbeelding kan u gek maken. Klinkt als een super saaie taak om te verwerken op een feestelijk seizoen.
Als dit geval ook maar een beetje bekend klinkt, dan is Shared Email Templates iets voor u. U maakt een sjabloon, past de nodige opmaak toe, voegt de gewenste afbeelding toe en slaat het op. Het enige wat u hoeft te doen is deze sjabloon in uw bericht te plakken. U krijgt in één klik een kant-en-klare e-mail. 
Ik loop u door het hele proces - van het openen van SharePoint tot het plakken van een e-mail met de macro om een afbeelding in te sluiten - zodat u er zeker van kunt zijn dat er niets moeilijks aan is om tijd te besparen :)
Een persoonlijke SharePoint-groep maken en de inhoud ervan delen
Vandaag gaan we afbeeldingen plakken vanuit SharePoint, een online platform van Microsoft. Het is een minder wijdverbreid maar handig platform om bestanden op te slaan en te delen met je collega's. Laten we er wat afbeeldingen plaatsen om te zien hoe het werkt.
Tip. Als je zeker weet met welke gebruikers je de bestanden moet delen en je wilt een gemeenschappelijke groep voor jullie allemaal maken, sla dan het eerste deel over en spring meteen naar het maken van een gedeelde groep. Als je echter wilt dat het een gedeelde map in je persoonlijke groep wordt, lees dan verder.
Een persoonlijke SharePoint-groep aanmaken
Open office.com, meld u aan, klik op het pictogram van de app launcher en kies daar SharePoint: 
Klik op de Website maken knop en kies ofwel een Teamsite (als er bepaalde mensen zijn met wie je de bestanden wilt delen) of een Communicatiesite (als je een werkplek voor de hele organisatie maakt) om mee verder te gaan: 
Geef uw site een naam, voeg een beschrijving toe en klik op Afwerking .
Zo ontstaat een privégroep die alleen voor u beschikbaar is. U kunt bestanden voor persoonlijk gebruik toevoegen en de mappen eventueel met anderen delen.
Bestanden toevoegen aan uw SharePoint-map
Mijn advies zou zijn om alle afbeeldingen in één map te verzamelen. Dan is het voor u veel gemakkelijker om ze te vinden en in een sjabloon te plakken, en als u besluit sommige afbeeldingen te vervangen of te verwijderen, is dat geen enkel probleem.
Om alle afbeeldingen op één plaats te verzamelen en klaar te hebben voor gebruik in gedeelde e-mailsjablonen, maakt u een nieuwe map aan op de Documenten tab: 
Upload dan de nodige bestanden in je nieuwe map: 
U kunt de bestanden ook gewoon naar uw SharePoint-map slepen om ze toe te voegen.
Een persoonlijke SharePoint-map delen met collega's
Als u niet de enige bent die deze afbeeldingen gaat gebruiken in de sjablonen, moet u ze delen met uw team. Als u ze al hebt toegevoegd als eigenaren/bewerkers bij het maken van een site, bent u goed bezig :) Sla deze stap over en ga direct naar het invoegen van deze afbeelding in Outlook.
Als u echter vergeten bent andere leden aan uw site toe te voegen of als er nieuwe gebruikers zijn met wie u bestanden wilt delen, lees dan verder.
Zoals ik al zei, is het veel handiger om alle afbeeldingen die u in sjablonen wilt gebruiken in één map te hebben. U kunt ze dan snel vinden en bewerken als dat nodig is. En als u wilt dat anderen dezelfde sjablonen met die afbeeldingen gebruiken, hoeft u alleen maar de hele map met hen te delen:
- Kies de benodigde map, druk op het drie-punten-pictogram en kies Toegang beheren :
- Klik op het plusteken en voer de namen of e-mailadressen van de teamgenoten in, waardoor ze toegang krijgen (viewer of editor, aan jou de keuze) tot je speciale map:
Tip. Als er slechts een paar foto's zijn die u met uw collega's wilt delen, open dan de map, zoek de gewenste afbeeldingen en deel ze een voor een. De procedure is hetzelfde: drie puntjes -> Toegang beheren -> het plusteken -> Gebruikers en machtigingen -> Toegang verlenen. Helaas is er geen manier om een paar bestanden in een keer te delen, dus u zult dit proces meerdere keren moeten doorlopen.
Creëer een gedeelde groep voor alle teamleden
Als u zeker weet met welke mensen u de sjablonen gaat delen en u wilt een gemeenschappelijke plaats om uw gegevens op te slaan, maak dan gewoon een gedeelde groep aan. In dat geval heeft elk lid toegang tot alle inhoud en hoeft u geen mappen met bestanden afzonderlijk te delen.
Open SharePoint en ga naar Website maken -> Team site en voeg extra eigenaren of leden toe aan je team: 
Tip: Als u gegevens wilt delen met de hele organisatie, maak dan een Communicatiesite.
Nu kunt u beginnen met het uploaden van de bestanden. Dat kan op twee manieren:
- Ga naar de Documenten tabblad, voeg een map toe en begin deze te vullen met de bestanden die u wilt gebruiken in Gedeelde e-mailsjablonen.
- Klik op Nieuw -> Documentenbibliotheek en vul de bibliotheek in met de gewenste inhoud:
Als u nieuwe groepsleden hebt of een voormalige teamgenoot uit uw gedeelde groep wilt verwijderen, klikt u op de knop Leden knop in de rechterbovenhoek van het venster en beheer daar het groepslidmaatschap:
Als u klaar bent, gaan we terug naar Outlook en proberen wat afbeeldingen in te voegen.
Een afbeelding uit SharePoint invoegen in een Outlook-bericht
Zodra uw afbeeldingen zijn geüpload en gedeeld, moet u nog één stap nemen om ze aan uw sjablonen toe te voegen. Deze stap heet de ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] macro. Laat me u vanaf hier begeleiden:
- Start Shred Email Templates, open een nieuwe template en kies ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] uit de Macro invoegen lijst:
- Log in op uw SharePoint, ga naar de nodige map, kies de foto en druk op Selecteer :
Let op: onze gedeelde e-mailsjablonen ondersteunen de volgende formaten: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.
- Stel de grootte van de afbeelding in (in pixels) of laat het zoals het is en klik op Plaats .
Als u de juiste afbeelding niet kunt vinden, controleer dan opnieuw of deze overeenkomt met de ondersteunde formaten en of u bent aangemeld bij het juiste SharePoint-account. Als u ziet dat u per ongeluk bent aangemeld bij het verkeerde account, klikt u op de " Verander van SharePoint-account " pictogram om opnieuw in te loggen: 
Zodra de macro is toegevoegd aan uw sjabloon, ziet u de macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT met willekeurige tekens tussen vierkante haken. Dit zou het unieke pad van het bestand zijn naar zijn locatie in uw SharePoint. 
Hoewel het lijkt op een soort bug, wordt de volkomen normale foto in de e-mail geplakt. 
Iets vergeten?
We hebben ons best gedaan om onze add-in zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken. We hebben een tool gemaakt met een duidelijke interface, eenvoudige maar handige opties en zachte herinneringen voor het geval u een stap hebt gemist.
Aangezien we het hebben over de gedeelde afbeeldingen uit gedeelde mappen, kunnen er een paar meldingen verschijnen. U hebt bijvoorbeeld een persoonlijke map gemaakt in uw SharePoint, een team aangemaakt in Gedeelde e-mailsjablonen en een paar sjablonen gemaakt met de macro ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Als u dit artikel goed hebt gelezen, moet u hebben gemerkt dat er iets ontbreekt. Ja, demap is nog niet gedeeld met de anderen. In dit geval zal de add-in u waarschuwen bij het plakken van een sjabloon, u ziet dan het volgende bericht: 
Het is gewoon een vriendelijke herinnering om de bestanden met de anderen te delen of in plaats daarvan een andere afbeelding uit de gedeelde map te kiezen. Wat de afbeelding betreft, geen zorgen, die wordt aan uw e-mail toegevoegd zodra u op Sluiten klikt.
Als u echter degene bent die het sjabloon plakt met een niet gedeelde afbeelding, ziet het bericht er anders uit: 
Er wordt geen afbeelding ingevoegd totdat de eigenaar van de map u de bijbehorende rechten verleent.
Dat is alles wat ik je vandaag wilde vertellen over de ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] macro, bedankt voor het lezen. Als je besluit om onze Gedeelde E-mail Sjablonen eens te proberen, voel je vrij om het te installeren vanuit de Microsoft Store. Als je feedback te delen hebt, laat dan een paar woorden achter in het commentaargedeelte ;)
