Я хацеў бы працягнуць наш тур па агульных шаблонах электроннай пошты і расказаць вам яшчэ пра ўстаўку малюнкаў. Наша надбудова падтрымлівае іншае інтэрнэт-сховішча, якое вы можаце выкарыстоўваць для сваіх малюнкаў - SharePoint. Я раскажу вам пра гэту платформу, навучу размяшчаць там выявы і пакажу, як устаўляць іх у паведамленне Outlook.

Пазнаёмцеся з агульнымі шаблонамі электроннай пошты

I Я хацеў бы прысвяціць першую главу гэтага падручніка невялікаму ўвядзенню ў агульныя шаблоны электроннай пошты. Мы стварылі гэтую надбудову, каб вы маглі пазбегнуць паўтаральных задач, такіх як устаўка або ўвод аднаго і таго ж тэксту з электроннай пошты ў электронную пошту. Няма неабходнасці паўторна ўжываць страчанае фарматаванне, паўторна дадаваць гіперспасылкі і паўторна ўстаўляць выявы. Адзін клік, і ўсё гатова! Адзін клік, і вы атрымаеце электронны ліст у ідэальным фармаце. Усе неабходныя файлы прымацаваны, малюнкі – уклеены. Усё, што вам трэба зрабіць, гэта адправіць яго.

Паколькі гэта кіраўніцтва прысвечана ўстаўцы малюнкаў, я пакажу вам адзін са спосабаў убудаваць малюнак у шаблон, каб уставіць яго ў паведамленне Outlook. Вы навучыцеся працаваць у SharePoint, дзяліцца там файламі і папкамі і дадаваць іх у свой Outlook з дапамогай спецыяльнага макраса. Паверце, гэта цяжэй сказаць, чым зрабіць :)

Давайце паглядзім, як гэта выглядае на простым прыкладзе. У сувязі з надыходзячымі каляднымі святамі, было б прыемна адправіць мілую запіску ўсім сваім сваякам, сябрам, калегам, усім астатнім у вашымкантакты. Але думка пра тое, каб уставіць і размаляваць адзін і той жа тэкст, а затым уставіць і змяніць памер аднаго і таго ж малюнка, можа звесці вас з розуму. Гучыць як вельмі нудная задача ў святочны сезон.

Калі гэты выпадак падаецца нават трохі знаёмым, агульныя шаблоны электроннай пошты для вас. Вы ствараеце шаблон, прымяняеце неабходнае фарматаванне, устаўляеце ўпадабаную карцінку і захоўваеце яе. Усё, што вам трэба зрабіць, гэта ўставіць гэты шаблон у ваша паведамленне. Вы атрымаеце электронны ліст, гатовы да адпраўкі, у адзін клік.

Я правяду вас праз увесь працэс - ад адкрыцця SharePoint да ўстаўкі электроннага ліста з макрасам для ўбудавання выявы - каб вы маглі пераканацца, што няма нічога складанага ў эканоміі часу :)

Як стварыць асабістую групу SharePoint і падзяліцца яе змесцівам

Сёння мы будзем устаўляць выявы з SharePoint, інтэрнэт-платформы Microsoft. Гэта менш распаўсюджаная, але зручная платформа для захоўвання файлаў і абмену імі з калегамі. Давайце размесцім там некалькі малюнкаў, каб убачыць, як гэта працуе.

Парада. Калі вы дакладна ведаеце карыстальнікаў, з якімі вам трэба абагуліць файлы, і хочаце стварыць агульную групу для ўсіх вас, прапусціце першую частку і перайдзіце адразу да стварэння агульнай групы. Аднак, калі вы жадаеце, каб гэта была агульная папка ў вашай асабістай групе, працягвайце чытаць.

Стварыце асабістую групу SharePoint

Адкрыйце office.com, увайдзіце і націсніце на значок праграмы запуску і абярыцеSharePoint адтуль:

Націсніце на кнопку Стварыць сайт і абярыце сайт групы (калі ёсць пэўныя людзі, з якімі вы хочаце падзяліцца файламі) або сайт сувязі (калі вы ствараеце працоўнае месца для ўсёй арганізацыі), каб працягнуць:

Дайце вашаму сайту назву, дадайце апісанне і націсніце Завяршыць .

Такім чынам, прыватны будзе створана група, даступная толькі вам. Вы зможаце дадаваць файлы для асабістага карыстання і абагульваць папкі з іншымі пры неабходнасці.

Дадайце файлы ў папку SharePoint

Мая парада - сабраць усе выявы ў адзін папка. Вам было б значна прасцей знайсці і ўставіць іх у шаблон, і калі вы вырашыце замяніць або выдаліць некаторыя з іх, гэта не будзе праблемай.

Каб усе выявы былі сабраныя ў у адным месцы і падрыхтуйце іх для выкарыстання ў агульных шаблонах электроннай пошты, стварыце новую папку на ўкладцы Дакументы :

Затым загрузіце неабходныя файлы ў новую папку:

Акрамя таго, вы можаце проста перацягнуць файлы ў папку SharePoint, каб яны былі дададзены.

Як падзяліцца асабістай папкай SharePoint з калегамі

Калі вы не адзіны, хто збіраецца каб выкарыстоўваць гэтыя выявы ў шаблонах, вам трэба будзе падзяліцца імі са сваёй камандай. Калі вы ўжо дадалі іх у якасці ўладальнікаў/рэдактараў пры стварэнні сайта, усё гатова :) Прапусціце гэты крокі перайдзіце адразу да ўстаўкі гэтага відарыса ў Outlook.

Аднак калі вы забыліся дадаць іншых удзельнікаў на свой сайт або ёсць новыя карыстальнікі, з якімі вы хочаце падзяліцца файламі, працягвайце чытаць.

Як я ўжо згадваў, значна зручней мець усе выявы, якія вы хочаце выкарыстоўваць у шаблонах, у адной тэчцы. Вы зможаце хутка знайсці іх і пры неабходнасці адрэдагаваць. І калі вы хочаце, каб іншыя выкарыстоўвалі тыя самыя шаблоны з гэтымі выявамі, вам проста трэба будзе абагуліць з імі ўсю папку:

1. Выберыце неабходную папку, націсніце значок з трыма кропкамі і абярыце Кіраванне доступам :
2. Націсніце на знак плюс і ўвядзіце імёны таварышаў па камандзе або адрасы электроннай пошты, каб даць ім доступ (праглядальнік або рэдактар, на ваша меркаванне) да вашай спецыяльнай папкі:

Савет. Калі ёсць некалькі здымкаў, якімі вы хочаце падзяліцца з калегамі, адкрыйце папку, знайдзіце патрэбныя здымкі і падзяліцеся імі па адным. Працэдура будзе такой жа: тры кропкі -> Кіраваць доступам -> знак плюс -> карыстальнікі і дазволы -> Даць доступ. На жаль, няма магчымасці абагуліць некалькі файлаў адначасова, таму вам прыйдзецца прайсці гэты працэс некалькі разоў.

Стварыце агульную групу для ўсіх членаў каманды

Калі вы дакладна ведаеце, з якімі людзьмі вы павінны дзяліцца шаблонамі і хочаце мець агульнае месца для захоўвання вашых даных, проста стварыце агульную групу. У гэтым выпадкукожны ўдзельнік мае доступ да ўсяго змесціва, і не трэба будзе абагульваць папкі з файламі асобна.

Адкрыйце SharePoint і перайдзіце да Стварыць сайт -> Сайт каманды і дадайце дадатковых уладальнікаў або членаў у сваю каманду:

Савет. Калі вы хочаце падзяліцца дадзенымі з усёй арганізацыяй, стварыце замест гэтага камунікацыйны сайт.

Цяпер вы можаце пачаць загружаць файлы. Ёсць два шляхі:

• Перайдзіце на ўкладку Дакументы , дадайце тэчку і пачніце запаўняць яе файламі для выкарыстання ў агульных шаблонах электроннай пошты.
• Націсніце Новы -> Бібліятэка дакументаў і запоўніце бібліятэку жаданым змесцівам:

Калі ў вас ёсць некалькі новых членаў групы ці вам трэба выдаліць былога таварыша па камандзе з вашай агульнай групы, націсніце кнопку Удзельнікі ў правым верхнім куце акна і кіруйце там членствам у групе:

Калі вы будзеце гатовыя, давайце вернемся ў Outlook і паспрабуем уставіць выявы.

Устаўце выяву з SharePoint у паведамленне Outlook

Пасля таго, як вашы выявы будуць загружаны і абагулены, вы неабходна зрабіць яшчэ адзін крок, каб дадаць іх у свае шаблоны. Гэты крок называецца макрасам ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Дазвольце мне правесці вас адсюль:

1. Запусціце Shred Email Templates, адкрыйце новы шаблон і абярыце ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] са спісу Уставіць макрас :
2. Увайдзіце ў свой SharePoint,перайдзіце ў патрэбную папку, абярыце фота і націсніце Выбраць :

   Заўвага. Калі ласка, майце на ўвазе, што нашы агульныя шаблоны электроннай пошты падтрымліваюць наступныя фарматы: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Устанавіць малюнак памер (у пікселях) або пакіньце яго і націсніце Уставіць .

Калі вы не можаце знайсці правільную выяву, калі ласка, яшчэ раз праверце, ці адпавядае яна падтрымоўваным фарматам і ці вы зарэгістраваны пад правільным уліковым запісам SharePoint. Калі вы бачыце, што памылкова ўвайшлі ў няправільны ўліковы запіс, проста націсніце на значок « Пераключыць уліковы запіс SharePoint » для паўторнай рэгістрацыі:

Пасля таго, як макрас будзе дададзены ў ваш шаблон, вы Вы ўбачыце макрас ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT са выпадковымі сімваламі ў квадратных дужках. Гэта будзе ўнікальны шлях файла да яго месцазнаходжання ў вашым SharePoint.

Хоць гэта выглядае як нейкая памылка, цалкам звычайная выява будзе ўстаўлена ў тэкст вашага электроннага ліста.

Штосьці забыліся?

Мы зрабілі ўсё магчымае, каб зрабіць нашу надбудову максімальна зручнай для карыстальнікаў. Мы стварылі інструмент са зразумелым інтэрфейсам, простымі, але зручнымі опцыямі і мяккімі напамінкамі на выпадак, калі вы прапусцілі нейкі крок.

Паколькі мы гаворым пра агульныя выявы з агульных папак, іх можа быць некалькі апавяшчэнні, якія могуць з'явіцца. Напрыклад, вы стварылі асабістую папку ў SharePoint, стварылі каманду ў агульных шаблонах электроннай пошты і стварылінекалькі шаблонаў з макрасам ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Калі вы ўважліва прачыталі гэты артыкул, то напэўна заўважылі, што ў ім чагосьці не хапае. Так, папка яшчэ не была абагулена з іншымі. У гэтым выпадку надбудова папярэдзіць вас, калі вы ўстаўляеце шаблон, вы ўбачыце наступнае паведамленне:

Гэта проста дружалюбны напамін падзяліцца файламі з іншымі або выбраць іншы малюнак з агульнай папкі замест гэтага. Што тычыцца відарыса, не турбуйцеся, ён будзе дададзены ў вашу электронную пошту, як толькі вы націснеце «Зачыніць».

Аднак калі гэта вы ўстаўляеце шаблон з неабагуленым відарысам, паведамленне будзе выглядаць інакш:

Ні адна выява не будзе ўстаўлена, пакуль уладальнік папкі не дасць вам адпаведныя дазволы.

Гэта ўсё, што я хацеў сказаць вам сёння пра макрас ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[], дзякуй за прачытанне . Калі вы вырашылі паспрабаваць нашы агульныя шаблоны электроннай пошты, не саромейцеся ўсталёўваць іх з Microsoft Store. Калі ў вас ёсць водгукі, каб падзяліцца імі, пакіньце некалькі слоў у раздзеле каментарыяў ;)