હું શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ્સમાં અમારો પ્રવાસ ચાલુ રાખવા માંગુ છું અને તમને ચિત્રો દાખલ કરવા વિશે વધુ જણાવવા માંગુ છું. અમારું એડ-ઇન અન્ય ઑનલાઇન સ્ટોરેજને સપોર્ટ કરે છે જેનો તમે તમારી છબીઓ માટે ઉપયોગ કરી શકો છો - શેરપોઈન્ટ. હું તમને આ પ્લેટફોર્મ વિશે જણાવીશ, તમને ત્યાં ઇમેજ મૂકવાનું શીખવીશ અને તેને Outlook સંદેશમાં કેવી રીતે દાખલ કરવી તે બતાવીશ.

શેર્ડ ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ્સ જાણો

I આ ટ્યુટોરીયલના પ્રથમ પ્રકરણને શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ્સના નાના પરિચય માટે સમર્પિત કરવા ઈચ્છું છું. અમે આ એડ-ઇન બનાવ્યું છે જેથી કરીને તમે પુનરાવર્તિત કાર્યોને ટાળી શકો જેમ કે એક જ ટેક્સ્ટને ઇમેઇલથી ઇમેઇલ પર પેસ્ટ કરવું અથવા ટાઇપ કરવું. ખોવાયેલા ફોર્મેટિંગને ફરીથી લાગુ કરવાની, હાયપરલિંક્સ ફરીથી ઉમેરવાની અને છબીઓને ફરીથી પેસ્ટ કરવાની જરૂર નથી. એક ક્લિક અને તમે તૈયાર છો! એક ક્લિક કરો અને તમારી પાસે સંપૂર્ણ રીતે ફોર્મેટ કરેલ ઈમેલ તૈયાર છે. બધી જરૂરી ફાઇલો જોડાયેલ છે, ચિત્રો - પેસ્ટ. તમારે ફક્ત તેને મોકલવાની જરૂર છે.

આ માર્ગદર્શિકા ચિત્રો દાખલ કરવા માટે સમર્પિત હોવાથી, હું તમને તમારા Outlook સંદેશમાં પેસ્ટ કરવા માટે ટેમ્પલેટમાં છબીને એમ્બેડ કરવાની એક રીત બતાવીશ. તમે શેરપોઈન્ટમાં કેવી રીતે કામ કરવું તે શીખી શકશો, ત્યાં ફાઇલો અને ફોલ્ડર્સ કેવી રીતે શેર કરવા અને વિશિષ્ટ મેક્રોનો ઉપયોગ કરીને તેને તમારા Outlook માં ઉમેરો. મારા પર વિશ્વાસ કરો, તે પૂર્ણ કરતાં વધુ મુશ્કેલ છે :)

ચાલો એક સરળ ઉદાહરણ પર તે કેવું દેખાય છે તે જોઈએ. અમે નાતાલની રજાઓ ઉજવવા જઈ રહ્યા છીએ, ત્યારે તમારા બધા સંબંધીઓ, મિત્રો, સહકાર્યકરોને, તમારામાંના દરેકને એક સુંદર નોંધ મોકલવામાં આનંદ થશે.સંપર્કો પરંતુ એક જ ટેક્સ્ટને પેસ્ટ કરવાનો અને રંગ આપવાનો વિચાર, પછી તે જ ઇમેજને દાખલ કરીને તેનું કદ બદલવાનું તમને પાગલ કરી શકે છે. તહેવારોની સિઝનમાં હેન્ડલ કરવા માટે ખૂબ જ નીરસ કાર્ય જેવું લાગે છે.

જો આ કિસ્સો થોડો પણ પરિચિત લાગે છે, તો શેર કરેલ ઇમેઇલ નમૂનાઓ તમારા માટે છે. તમે ટેમ્પલેટ બનાવો, જરૂરી ફોર્મેટિંગ લાગુ કરો, તમને ગમે તે ચિત્ર દાખલ કરો અને તેને સાચવો. તમારે ફક્ત આ નમૂનાને તમારા સંદેશમાં પેસ્ટ કરવાની જરૂર છે. તમને એક ક્લિકમાં મોકલવા માટે તૈયાર ઈમેઈલ મળશે.

હું તમને શેરપોઈન્ટ ખોલવાથી લઈને ઈમેજને એમ્બેડ કરવા માટે મેક્રો સાથે ઈમેઈલ પેસ્ટ કરવા સુધીની આખી પ્રક્રિયામાં લઈ જઈશ - જેથી કરીને તમે ખાતરી કરી શકો કે સમય બચાવવામાં કંઈ મુશ્કેલ નથી :)

વ્યક્તિગત શેરપોઈન્ટ જૂથ કેવી રીતે બનાવવું અને તેની સામગ્રી કેવી રીતે શેર કરવી

આજે આપણે શેરપોઈન્ટ, માઇક્રોસોફ્ટ દ્વારા પ્રદાન કરવામાં આવેલ ઓનલાઈન પ્લેટફોર્મ પરથી છબીઓ પેસ્ટ કરીશું. ફાઇલોને સંગ્રહિત કરવા અને તમારા સાથીદારો સાથે શેર કરવા માટે તે ઓછું વ્યાપક છતાં અનુકૂળ પ્લેટફોર્મ છે. ચાલો તે કેવી રીતે કાર્ય કરે છે તે જોવા માટે ત્યાં કેટલાક ચિત્રો મૂકીએ.

ટીપ. જો તમે ખાતરીપૂર્વક જાણતા હોવ કે તમારે જે વપરાશકર્તાઓ સાથે ફાઇલો શેર કરવાની જરૂર પડશે અને તમારા બધા માટે એક સામાન્ય જૂથ બનાવવા માંગો છો, તો પ્રથમ ભાગ છોડી દો અને શેર કરેલ જૂથ બનાવવા માટે સીધા જ જાઓ. જો તેમ છતાં, જો તમે તેને તમારા અંગત જૂથમાં વહેંચાયેલ ફોલ્ડર બનાવવા માંગતા હો, તો વાંચન ચાલુ રાખો.

વ્યક્તિગત શેરપોઈન્ટ જૂથ બનાવો

Office.com ખોલો, સાઇન ઇન કરો અને તેના પર ક્લિક કરો. એપ્લિકેશન લોન્ચર આઇકોન અને પસંદ કરોત્યાંથી શેરપોઈન્ટ:

સાઇટ બનાવો બટન પર ક્લિક કરો અને કાં તો ટીમ સાઇટ પસંદ કરો (જો ત્યાં અમુક ચોક્કસ લોકો હોય જેની સાથે તમે ફાઇલો શેર કરવા માંગતા હો) અથવા કોમ્યુનિકેશન સાઇટ (જો તમે આખી સંસ્થા માટે કાર્યસ્થળ બનાવી રહ્યાં છો) સાથે આગળ વધવા માટે:

તમારી સાઇટને એક નામ આપો, થોડું વર્ણન ઉમેરો અને સમાપ્ત કરો પર ક્લિક કરો.

તેથી, ખાનગી ફક્ત તમારા માટે ઉપલબ્ધ જૂથ બનાવવામાં આવશે. તમે વ્યક્તિગત ઉપયોગ માટે ફાઇલો ઉમેરી શકશો અને જો જરૂરી હોય તો ફોલ્ડર્સને અન્ય લોકો સાથે શેર કરી શકશો.

તમારા SharePoint ફોલ્ડરમાં ફાઇલો ઉમેરો

મારી સલાહ છે કે બધી છબીઓ એકમાં એકત્ર કરવામાં આવે ફોલ્ડર. તમારા માટે તેને શોધીને નમૂનામાં પેસ્ટ કરવું ખૂબ જ સરળ રહેશે અને જો તમે અમુકને બદલવા અથવા દૂર કરવાનું નક્કી કરો છો, તો તેમાં કોઈ સમસ્યા રહેશે નહીં.

તમારા માટે બધી છબીઓ એકત્રિત કરવામાં આવે તે માટે. એક જગ્યાએ અને તેમને શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ્સમાં વાપરવા માટે તૈયાર રાખો, દસ્તાવેજો ટેબ પર નવું ફોલ્ડર બનાવો:

પછી તમારા નવા ફોલ્ડરમાં જરૂરી ફાઈલો અપલોડ કરો:

વૈકલ્પિક રીતે, તમે ફાઇલોને ઉમેરવા માટે તમારા SharePoint ફોલ્ડરમાં ખાલી ખેંચી અને ડ્રોપ કરી શકો છો.

સાથીદારો સાથે વ્યક્તિગત SharePoint ફોલ્ડર કેવી રીતે શેર કરવું

જો તમે એકલા જ ન હોવ તો ટેમ્પલેટ્સમાં તે છબીઓનો ઉપયોગ કરવા માટે, તમારે તેને તમારી ટીમ સાથે શેર કરવાની જરૂર પડશે. જો તમે સાઈટ બનાવતી વખતે તેમને પહેલાથી જ માલિકો/સંપાદકો તરીકે ઉમેર્યા હોય, તો તમે જવા માટે સારા છો :) આ પગલું અવગણોઅને આ ઇમેજને આઉટલુકમાં દાખલ કરવા માટે સીધા જ જાઓ.

જો કે, જો તમે તમારી સાઇટ પર અન્ય સભ્યોને ઉમેરવાનું ભૂલી ગયા છો અથવા એવા નવા વપરાશકર્તાઓ છે કે જેની સાથે તમે કેટલીક ફાઇલો શેર કરવા માંગો છો, તો વાંચવાનું ચાલુ રાખો.

મેં પહેલેથી જ ઉલ્લેખ કર્યો છે તેમ, તમે ટેમ્પલેટ્સમાં એક ફોલ્ડરમાં ઉપયોગમાં લેવા માંગતા હો તે તમામ ચિત્રો રાખવા વધુ અનુકૂળ છે. જો જરૂરી હોય તો તમે તેમને ઝડપથી શોધી અને સંપાદિત કરી શકશો. અને જો તમે ઇચ્છો છો કે અન્ય લોકો તે છબીઓ સાથે સમાન નમૂનાઓનો ઉપયોગ કરે, તો તમારે ફક્ત તેમની સાથે આખું ફોલ્ડર શેર કરવાની જરૂર પડશે:

1. જરૂરી ફોલ્ડર પસંદ કરો, ત્રણ-બિંદુઓ આયકનને દબાવો અને એક્સેસ મેનેજ કરો પસંદ કરો:
2. પ્લસ સાઇન પર ક્લિક કરો અને તમારા ખાસ ફોલ્ડરમાં ટીમના સાથીઓના નામ અથવા ઇમેઇલ સરનામાં દાખલ કરો (દર્શક અથવા સંપાદક, તમારા પર)

ટીપ. જો તમે તમારા સાથીદારો સાથે શેર કરવા માંગતા હો, તો ફોલ્ડર ખોલો, જોઈતી છબીઓ શોધો અને એક પછી એક શેર કરો. પ્રક્રિયા સમાન હશે: ત્રણ-બિંદુઓ -> ઍક્સેસ મેનેજ કરો -> વત્તાનું ચિહ્ન -> વપરાશકર્તાઓ અને પરવાનગીઓ -> ઍક્સેસ આપો. કમનસીબે, એક જ સમયે થોડી ફાઇલો શેર કરવાની કોઈ રીત નથી, તેથી તમારે આ પ્રક્રિયાને ઘણી વખત પાર કરવી પડશે.

તમામ ટીમના સભ્યો માટે શેર કરેલ જૂથ બનાવો

જો તમે ખાતરીપૂર્વક જાણો છો કે તમે કયા લોકો સાથે નમૂનાઓ શેર કરવાના છો અને તમારો ડેટા સંગ્રહિત કરવા માટે એક સામાન્ય સ્થાન મેળવવા માંગો છો, ફક્ત એક શેર કરેલ જૂથ બનાવો. આ બાબતેદરેક સભ્યને તમામ સામગ્રીની ઍક્સેસ હોય છે અને ફાઇલોના ફોલ્ડર્સને અલગથી શેર કરવાની જરૂર રહેશે નહીં.

શેરપોઈન્ટ ખોલો અને સાઇટ બનાવો -> ટીમ સાઇટ<11 પર જાઓ> અને તમારી ટીમમાં વધારાના માલિકો અથવા સભ્યો ઉમેરો:

ટીપ. જો તમે સમગ્ર સંસ્થા સાથે ડેટા શેર કરવા માંગતા હો, તો તેના બદલે એક કોમ્યુનિકેશન સાઇટ બનાવો.

હવે તમે ફાઇલો અપલોડ કરવાનું શરૂ કરી શકો છો. જવાની બે રીત છે:

• દસ્તાવેજો ટૅબ પર જાઓ, ફોલ્ડર ઉમેરો અને તેને શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ્સમાં વાપરવા માટેની ફાઇલોથી ભરવાનું શરૂ કરો.
<16 નવું -> દસ્તાવેજ લાઇબ્રેરી ક્લિક કરો અને ઇચ્છિત સામગ્રી સાથે લાઇબ્રેરી ભરો:

જો તમારી પાસે કેટલાક નવા જૂથ સભ્યો હોય અથવા તમારા શેર કરેલ જૂથમાંથી ભૂતપૂર્વ ટીમના સાથીને દૂર કરવાની જરૂર છે, વિન્ડોની ઉપર-જમણા ખૂણે સભ્યો બટન પર ક્લિક કરો અને ત્યાં જૂથ સભ્યપદનું સંચાલન કરો:

એકવાર તમે તૈયાર થઈ જાઓ, ચાલો આઉટલુક પર પાછા જઈએ અને કેટલીક છબીઓ દાખલ કરવાનો પ્રયાસ કરીએ.

આઉટલુક સંદેશમાં શેરપોઈન્ટમાંથી એક ચિત્ર દાખલ કરો

એકવાર તમારી છબીઓ અપલોડ અને શેર થઈ જાય, પછી તમે તેમને તમારા નમૂનાઓમાં ઉમેરવા માટે વધુ એક પગલું ભરવાની જરૂર છે. આ પગલાને ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] મેક્રો કહેવામાં આવે છે. ચાલો હું તમને અહીંથી માર્ગદર્શન આપું:

1. શ્રેડ ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ્સ શરૂ કરો, નવો ટેમ્પલેટ ખોલો અને મેક્રો દાખલ કરો સૂચિમાંથી ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] પસંદ કરો:
2. તમારા શેરપોઈન્ટમાં લોગ ઇન કરો,જરૂરી ફોલ્ડર માટે માર્ગદર્શિકા, ફોટો પસંદ કરો અને પસંદ કરો દબાવો:

   નોંધ. મહેરબાની કરીને ધ્યાનમાં રાખો કે અમારા શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પ્લેટ્સ નીચેના ફોર્મેટ્સને સપોર્ટ કરે છે: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. ચિત્રને સેટ કરો કદ (પિક્સેલમાં) અથવા તેને આ પ્રમાણે છોડી દો અને શામેલ કરો પર ક્લિક કરો.

જો તમને સાચી છબી ન મળે, તો કૃપા કરીને ફરી તપાસો કે તે સમર્થિત ફોર્મેટ સાથે મેળ ખાય છે અને જો તમે છો સાચા શેરપોઈન્ટ એકાઉન્ટ હેઠળ લોગ થયેલ છે. જો તમે જોશો કે તમે ભૂલથી ખોટા એકાઉન્ટમાં લોગ ઇન કર્યું છે, તો ફરીથી લોગ કરવા માટે ફક્ત “ શેરપોઈન્ટ એકાઉન્ટ સ્વિચ કરો ” આયકન પર ક્લિક કરો:

એકવાર તમારા નમૂનામાં મેક્રો ઉમેરવામાં આવે, તો તમે ચોરસ કૌંસમાં રેન્ડમ અક્ષરો સાથે ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT મેક્રો જોવા મળશે. તે તમારા શેરપોઈન્ટમાં તેના સ્થાન માટે ફાઇલનો અનન્ય પાથ હશે.

જો કે તે અમુક પ્રકારના બગ જેવું લાગે છે, પરંતુ સંપૂર્ણ સામાન્ય ચિત્ર તમારા ઈમેલ બોડીમાં પેસ્ટ કરવામાં આવશે.

કંઈક ભૂલી ગયા છો?

અમે અમારા એડ-ઇનને શક્ય તેટલું વપરાશકર્તા-મૈત્રીપૂર્ણ બનાવવા માટે અમારા શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો કર્યા છે. જો તમે કોઈ પગલું ચૂકી ગયા હો તો અમે સ્પષ્ટ ઈન્ટરફેસ, સરળ છતાં અનુકૂળ વિકલ્પો અને હળવા રીમાઇન્ડર્સ સાથેનું એક સાધન બનાવ્યું છે.

જેમ આપણે શેર કરેલ ફોલ્ડર્સમાંથી શેર કરેલા ચિત્રો વિશે વાત કરી રહ્યા છીએ, ત્યાં થોડા હોઈ શકે છે. સૂચનાઓ જે દેખાઈ શકે છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે તમારા શેરપોઈન્ટમાં વ્યક્તિગત ફોલ્ડર બનાવ્યું છે, શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ્સમાં એક ટીમ બનાવી છે અને બનાવી છે~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] મેક્રો સાથેના થોડા નમૂનાઓ. જો તમે આ લેખ ધ્યાનથી વાંચશો, તો તમે નોંધ્યું હશે કે કંઈક ખૂટે છે. હા, ફોલ્ડર હજુ સુધી અન્ય લોકો સાથે શેર કરવામાં આવ્યું નથી. આ કિસ્સામાં, એડ-ઇન તમને ટેમ્પલેટ પેસ્ટ કરતી વખતે ચેતવણી આપશે, તમે નીચેનો સંદેશ જોશો:

તે અન્ય લોકો સાથે ફાઇલો શેર કરવા અથવા શેર કરેલ ફોલ્ડરમાંથી અન્ય ચિત્ર પસંદ કરવા માટે માત્ર એક મૈત્રીપૂર્ણ રીમાઇન્ડર છે. તેના બદલે ઇમેજની વાત કરીએ તો, ચિંતા કરશો નહીં, તમે ક્લોઝ પર ક્લિક કરો કે તરત જ તે તમારા ઇમેઇલમાં ઉમેરવામાં આવશે.

જો કે, જો આ તમે છો જે શેર ન કરેલી છબી સાથે ટેમ્પલેટ પેસ્ટ કરી રહ્યાં છો, તો સંદેશ અલગ રીતે દેખાશે:

જ્યાં સુધી ફોલ્ડરનો માલિક તમને અનુરૂપ પરવાનગીઓ ન આપે ત્યાં સુધી કોઈ ઇમેજ દાખલ કરવામાં આવશે નહીં.

હું તમને આજે ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] મેક્રો વિશે એટલું જ કહેવા માંગુ છું, વાંચવા બદલ તમારો આભાર . જો તમે અમારા શેર કરેલ ઈમેઈલ ટેમ્પલેટ્સને એક વાર આપવાનું નક્કી કરો છો, તો તેને Microsoft Store પરથી ઈન્સ્ટોલ કરવા માટે નિઃસંકોચ. જો તમારી પાસે શેર કરવા માટે કોઈ પ્રતિસાદ હોય, તો કૃપા કરીને ટિપ્પણી વિભાગમાં થોડા શબ્દો લખો ;)