Я хотів би продовжити нашу екскурсію шаблонами спільних листів і розповісти про вставку зображень. Наш додаток підтримує ще одне онлайн-сховище, яке ви можете використовувати для своїх зображень - SharePoint. Я розповім вам про цю платформу, навчу вас розміщувати там зображення і покажу, як вставляти їх в повідомлення Outlook.

Ознайомтеся з шаблонами спільних листів

Першу главу цього посібника я хотів би присвятити невеликому вступу до Shared Email Templates. Ми створили цей додаток, щоб ви могли уникнути повторюваних завдань, таких як вставка або введення одного і того ж тексту з листа в лист. Немає необхідності повторно застосовувати втрачене форматування, повторно додавати гіперпосилання і повторно вставляти зображення. Один клік - і все готово! Один клік - і у вас є ідеально відформатований лист.Лист готовий, всі необхідні файли прикріплені, картинки - вставлені, залишається тільки відправити його.

Оскільки ця інструкція присвячена вставці зображень, я покажу вам один із способів вбудувати зображення в шаблон, щоб вставити його в повідомлення Outlook. Ви навчитеся працювати в SharePoint, ділитися там файлами і папками і додавати їх в Outlook за допомогою спеціального макросу. Повірте, це важче сказати, ніж зробити :)

Давайте подивимося, як це виглядає на простому прикладі. Наближаються різдвяні свята, і так хочеться відправити милу листівку всім своїм рідним, друзям, колегам, всім, хто є у ваших контактах. Але думка про те, що потрібно вставляти і розфарбовувати один і той же текст, потім вставляти і змінювати розмір однієї і тієї ж картинки, може звести з розуму. Звучить як супернудне завдання у святковий час.

Якщо цей випадок звучить хоч трохи знайомо, то Shared Email Templates для вас. Ви створюєте шаблон, застосовуєте необхідне форматування, вставляєте вподобану картинку та зберігаєте його. Все, що вам потрібно зробити - це вставити цей шаблон у ваше повідомлення. Ви отримаєте готовий до відправки лист в один клік.

Я проведу вас через весь процес - від відкриття SharePoint до вставки листа з макросом для вставки зображення - щоб ви переконалися, що немає нічого складного в економії часу :)

Як створити особисту групу SharePoint та надати доступ до її вмісту

Сьогодні ми будемо вставляти зображення з SharePoint - онлайн-платформи від Microsoft. Це менш поширена, але зручна платформа для зберігання файлів та обміну ними з колегами. Давайте розмістимо там кілька зображень, щоб побачити, як це працює.

Порада: Якщо ви точно знаєте користувачів, яким потрібно надати спільний доступ до файлів, і хочете створити загальну групу для всіх, пропустіть першу частину і перейдіть до створення спільної групи. Якщо ж ви хочете, щоб це була спільна папка у вашій особистій групі, продовжуйте читати далі.

Створення персональної групи SharePoint

Відкрийте office.com, увійдіть в систему, натисніть на піктограму запуску додатків і виберіть SharePoint:

Натисніть на кнопку Створити сайт і виберіть для продовження роботи або Колективний сайт (якщо є конкретні люди, з якими ви хочете поділитися файлами), або Комунікаційний сайт (якщо ви створюєте робоче місце для всієї організації):

Дайте своєму сайту назву, додайте опис і натисніть Фініш .

Таким чином, буде створено приватну групу, доступну виключно для Вас, в яку Ви зможете додавати файли для особистого користування та надавати доступ до папок іншим користувачам у разі необхідності.

Додавання файлів до папки SharePoint

Я б порадив зібрати всі зображення в одну папку, тоді вам буде набагато легше знайти і вставити їх у шаблон, а якщо ви вирішите замінити або видалити деякі з них, то це не буде проблемою.

Щоб зібрати всі зображення в одному місці і підготувати їх до використання в спільних шаблонах, створіть нову папку на Документи рахунок:

Потім завантажте необхідні файли в нову папку:

Крім того, ви можете просто перетягнути файли в папку SharePoint, щоб додати їх.

Як надати спільний доступ до особистої папки SharePoint колегам

Якщо ви не єдиний, хто збирається використовувати ці зображення в шаблонах, вам потрібно буде поділитися ними зі своєю командою. Якщо ви вже додали їх як власники/редактори при створенні сайту, все готово :) Пропустіть цей крок і перейдіть прямо до вставки цього зображення в Outlook.

Якщо ви забули додати інших учасників на свій сайт або з'явилися нові користувачі, з якими ви хотіли б поділитися деякими файлами, продовжуйте читати.

Як я вже згадував, набагато зручніше тримати всі зображення, які ви хочете використовувати в шаблонах, в одній папці. Ви зможете швидко знайти і відредагувати їх при необхідності. А якщо ви хочете, щоб інші використовували ті ж самі шаблони з цими зображеннями, вам просто потрібно буде поділитися з ними всією папкою:

1. Виберіть потрібну папку, натисніть на іконку з трьома крапками і виберіть Керування доступом :
2. Натисніть на знак "плюс" і введіть імена або адреси електронної пошти товаришів по команді, щоб надати їм доступ (глядач або редактор, на ваш розсуд) до вашої спеціальної папки:

Порада: якщо ви хочете поділитися з колегами лише кількома фотографіями, відкрийте папку, знайдіть потрібні зображення і надайте доступ до них по черзі. Процедура буде такою ж: три крапки - "Керування доступом", знак "плюс" - "Користувачі та дозволи", "Надати доступ". На жаль, немає можливості поділитися кількома файлами за один раз, тому вам доведеться повторити цей процес кілька разів.

Створіть спільну групу для всіх членів команди

Якщо ви точно знаєте, з ким будете ділитися шаблонами і хочете мати спільне місце для зберігання даних, просто створіть спільну групу. В такому випадку кожен учасник матиме доступ до всього контенту і не буде необхідності ділитися папками з файлами окремо.

Відкрийте SharePoint і перейдіть в розділ Створити сайт -> -> -> -> -> Сайт команди та додавати нових власників або учасників до своєї команди:

Порада: якщо ви хочете поділитися даними з усією організацією, створіть замість цього Комунікаційний сайт.

Тепер можна приступати до завантаження файлів, для цього є два шляхи:

• Перейдіть на сторінку Документи додайте папку та почніть заповнювати її файлами для використання в шаблонах спільних розсилок.
• Натисніть Новий -> -> -> -> -> Бібліотека документів та наповнити бібліотеку бажаним контентом:

Якщо у вас з'явилися нові учасники групи або вам потрібно видалити колишнього учасника зі спільної групи, натисніть на кнопку Члени у правому верхньому куті вікна і там же керувати членством у групі:

Після того, як ви готові, давайте повернемося до Outlook і спробуємо вставити кілька зображень.

Вставка зображення з SharePoint у повідомлення Outlook

Після того, як ваші зображення будуть завантажені та опубліковані, вам потрібно зробити ще один крок, щоб додати їх до ваших шаблонів. Цей крок називається макрос ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Дозвольте мені провести вас далі:

1. Запустіть Shred Email Templates, відкрийте новий шаблон і виберіть ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] в розділі Вставити макрос список:
2. Зайдіть у свій SharePoint, перейдіть до потрібної папки, виберіть фотографію та натисніть Виберіть :

   Зверніть увагу, що наші спільні шаблони підтримують наступні формати: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Встановіть розмір зображення (в пікселях) або залиште як є і натисніть Вставка .

Якщо ви не можете знайти потрібне зображення, перевірте, чи відповідає воно підтримуваним форматам і чи ввійшли ви під правильним обліковим записом SharePoint. Якщо ви бачите, що помилково увійшли не в той обліковий запис, просто натисніть на кнопку " Переключити обліковий запис SharePoint " для перезапису:

Після додавання макросу до шаблону ви побачите макрос ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT з довільними символами у квадратних дужках. Це буде унікальний шлях до файлу у вашому SharePoint.

Хоча це виглядає як якийсь баг, але в тіло листа буде вставлено абсолютно нормальну картинку.

Щось забув?

Ми постаралися зробити наш додаток максимально зручним для користувача. Ми створили інструмент зі зрозумілим інтерфейсом, простими, але зручними опціями та делікатними нагадуваннями, якщо ви пропустили якийсь крок.

Оскільки ми говоримо про спільні зображення із загальних папок, то може з'явитися кілька повідомлень. Наприклад, ви створили особисту папку в SharePoint, створили команду в Shared Email Templates і створили кілька шаблонів з макросом ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Якщо ви уважно читали цю статтю, то напевно помітили, що чогось не вистачає. Так, не вистачає кнопкиВ цьому випадку при вставці шаблону доповнення попередить вас про це, і ви побачите наступне повідомлення:

Це просто дружнє нагадування про необхідність поділитися файлами з іншими або вибрати інше зображення із загальної папки. Щодо зображення, не хвилюйтеся, воно буде додано до вашого листа, як тільки ви натиснете кнопку "Закрити".

Якщо ж це ви вставляєте шаблон із зображенням, до якого немає спільного доступу, повідомлення буде виглядати інакше:

Зображення не буде вставлено, поки власник папки не надасть вам відповідні дозволи.

Це все, що я хотів розповісти про макрос ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] сьогодні, дякую за увагу. Якщо ви вирішили спробувати наші шаблони спільних листів, сміливо встановлюйте їх з Microsoft Store. Якщо вам є чим поділитися, будь ласка, залиште кілька слів у розділі коментарів ;)