Ma tahaksin jätkata meie ekskursiooni jagatud e-kirjade mallide osas ja rääkida teile veel piltide sisestamisest. Meie lisavahend toetab veel ühte veebipõhist salvestusruumi, mida te võite kasutada oma piltide jaoks - SharePoint. Ma räägin teile sellest platvormist, õpetan teile piltide paigutamist sinna ja näitan, kuidas neid Outlooki sõnumisse sisestada.

Tutvuge jagatud e-posti mallidega

Tahaksin selle õpetuse esimese peatüki pühendada väikesele sissejuhatusele jagatud e-posti mallide kohta. Me lõime selle lisa, et saaksite vältida korduvaid ülesandeid, nagu sama teksti kleepimine või kirjutamine e-kirjast e-kirja. Pole vaja uuesti rakendada kadunud vormingut, lisada uuesti hüperlinke ja kleepida pilte. Üks klõps ja kõik on valmis! Üks klõps ja teil on täiuslikult vormindatude-kiri valmis. Kõik vajalikud failid on lisatud, pildid - kleebitud. Tuleb vaid saata.

Kuna see käsiraamat on pühendatud piltide lisamisele, siis näitan teile ühe viisi, kuidas pilti mallile manustada, et seda Outlooki sõnumisse kleepida. Te saate teada, kuidas töötada SharePointis, jagada seal faile ja kaustu ning lisada neid Outlooki spetsiaalse makro abil. Uskuge mind, see on raskemini öeldud kui tehtud :)

Vaatame, kuidas see lihtsa näite peal välja näeb. Kuna meil on jõulupühad tulemas, oleks tore saata kõigile oma sugulastele, sõpradele, kolleegidele, kõigile teistele oma kontaktisikutele üks ilus sõnum. Aga mõte sama teksti kleepimisest ja värvimisest, seejärel sama pildi sisestamisest ja suuruse muutmisest võib sind hulluks ajada. Kõlab nagu üliväsitav ülesanne, millega pühade ajal hakkama saada.

Kui see juhtum kõlab vähegi tuttavalt, on jagatud e-posti mallid just teile. Te loote malli, rakendate vajaliku vormingu, lisate soovitud pildi ja salvestate selle. Teil on vaja vaid seda malli oma sõnumisse kleepida. Ühe klõpsuga saate valmis saadetud e-kirja.

Ma käin teiega läbi kogu protsessi - alates SharePointi avamisest kuni pildi manustamise makroga e-kirja kleepimiseni -, et te saaksite veenduda, et aja kokkuhoidmisel ei ole midagi keerulist :)

Kuidas luua isiklik SharePoint grupp ja jagada selle sisu

Täna kleebime pilte SharePointist, Microsofti poolt pakutavast veebiplatvormist. See on vähem levinud, kuid mugav platvorm failide salvestamiseks ja nende jagamiseks kolleegidega. Paneme sinna mõned pildid, et näha, kuidas see töötab.

Vihje. Kui te teate kindlalt, milliste kasutajatega teil on vaja faile jagada ja soovite luua ühise grupi kõigi jaoks, jätke esimene osa vahele ja hüpake otse jagatud grupi loomise juurde. Kui aga soovite, et see oleks teie isikliku grupi jagatud kaust, jätkake lugemist.

Isikliku SharePoint grupi loomine

Avage office.com, logige sisse, klõpsake rakenduse käivitaja ikoonil ja valige sealt SharePoint:

Klõpsake nuppu Saidi loomine nuppu ja valige jätkamiseks kas Meeskonna sait (kui on mõned konkreetsed inimesed, kellega soovite faile jagada) või Kommunikatsiooni sait (kui loote töökoha kogu organisatsioonile):

Anna oma saidile nimi, lisa kirjeldus ja klõpsa Lõpeta .

Seega luuakse privaatne grupp, mis on kättesaadav ainult teile. Saate lisada faile isiklikuks kasutamiseks ja vajadusel jagada kaustu teistega.

Failide lisamine SharePoint kausta

Minu soovitus oleks, et kõik pildid oleksid kogutud ühte kausta. Sul oleks palju lihtsam neid leida ja kleepida malli ja kui otsustad mõne välja vahetada või eemaldada, ei ole see üldse probleemiks.

Selleks, et kõik pildid oleksid ühte kohta kogutud ja valmis kasutamiseks jagatud e-posti mallides, looge uus kaust aadressil Dokumendid vahekaart:

Seejärel laadige vajalikud failid uude kausta üles:

Alternatiivina võite lihtsalt lohistada faile oma SharePointi kausta, et need lisada.

Kuidas jagada isiklikku SharePoint kausta kolleegidega

Kui sa ei ole ainus, kes neid pilte mallides kasutama hakkab, pead sa neid oma meeskonnaga jagama. Kui sa oled neid juba saidi loomisel omanikeks/redaktoriteks lisanud, siis on kõik korras :) Jäta see samm vahele ja mine kohe selle pildi sisestamise juurde Outlooki.

Kui olete aga unustanud lisada oma saidile teisi liikmeid või on uusi kasutajaid, kellega soovite faile jagada, lugege edasi.

Nagu ma juba mainisin, on palju mugavam, kui kõik pildid, mida soovid mallides kasutada, on ühes kaustas. Sa saad need vajadusel kiiresti üles leida ja muuta. Ja kui sa tahad, et teised saaksid kasutada just neid samu malle koos nende piltidega, pead sa lihtsalt kogu kausta nendega jagama:

1. Valige vajalik kaust, vajutage kolme punktiga ikooni ja valige Juurdepääsu haldamine :
2. Klõpsake plussmärgile ja sisestage meeskonnakaaslaste nimed või e-posti aadressid, andes neile juurdepääsu (vaataja või toimetaja, teie otsustada) teie erikaustale:

Vihje. Kui on vaid mõned pildid, mida soovite kolleegidega jagada, avage kaust, leidke soovitud pildid ja jagage neid ükshaaval. Protseduur on sama: kolm punkti -> Juurdepääsu haldamine -> plussmärk -> kasutajad ja õigused -> Juurdepääsu andmine. Kahjuks ei ole võimalik paari faili korraga jagada, nii et peate seda protsessi mitu korda läbi tegema.

Luua ühine grupp kõigile meeskonnaliikmetele

Kui te teate kindlalt, milliste inimestega te malle jagate ja soovite, et teil oleks ühine koht andmete hoidmiseks, siis looge lihtsalt jagatud grupp. Sel juhul on igal liikmel juurdepääs kogu sisule ja ei oleks vaja eraldi failide kaustu jagada.

Avage SharePoint ja minge aadressile Saidi loomine -> Meeskonna asukoht ja lisage oma meeskonda täiendavaid omanikke või liikmeid:

Vihje. Kui soovite jagada andmeid kogu organisatsiooniga, looge selle asemel suhtlussait.

Nüüd võite alustada failide üleslaadimist. Selleks on kaks võimalust:

• Minge Dokumendid lisage kaust ja alustage selle täitmist failidega, mida soovite kasutada jagatud e-posti mallides.
• Klõpsake Uus -> Dokumentide raamatukogu ja täitke raamatukogu soovitud sisuga:

Kui teil on mõni uus grupi liige või teil on vaja eemaldada endine meeskonnakaaslane oma jagatud grupist, klõpsake nuppu Liikmed nuppu akna paremas ülanurgas ja haldage seal grupi liikmelisust:

Kui olete valmis, siis lähme tagasi Outlooki ja proovime sisestada mõned pildid.

Pildi lisamine SharePointist Outlooki sõnumisse

Kui teie pildid on üles laetud ja jagatud, peate tegema veel ühe sammu, et lisada need oma mallidesse. Seda sammu nimetatakse ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makroks. Lubage mul teid siit edasi juhendada:

1. Käivitage Shred Email Templates, avage uus mall ja valige ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] valikust Makro sisestamine nimekiri:
2. Logige sisse oma SharePointi, juhatage vajalikule kaustale, valige foto ja vajutage Valige :

   Märkus. Pidage meeles, et meie jagatud e-posti mallid toetavad järgmisi formaate: .png, .gif, .bmp, .dib, .jpg, .jpe, .jfif, .jpeg.

3. Määrake pildi suurus (pikslites) või jätke see samaks ja klõpsake nuppu Sisesta .

Kui te ei leia õiget pilti, kontrollige uuesti, kas see vastab toetatud vormingutele ja kas olete õigesse SharePoint'i kontosse sisse logitud. Kui näete, et olete ekslikult valesse kontosse sisse loginud, klõpsake lihtsalt " SharePoint'i konto vahetamine " ikooni uuesti sisselogimiseks:

Kui makro on teie mallile lisatud, näete makrot ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT juhuslike märkidega nurksulgudes. See oleks faili unikaalne tee selle asukohta teie SharePointis.

Kuigi see näeb välja nagu mingi viga, kleebitakse täiesti normaalne pilt teie e-kirja kehasse.

Unustasid midagi?

Oleme andnud endast parima, et muuta meie add-in võimalikult kasutajasõbralikuks. Oleme loonud tööriista, millel on selge kasutajaliides, lihtsad, kuid mugavad valikud ja õrnad meeldetuletused juhuks, kui olete mõne sammu vahele jätnud.

Kuna me räägime jagatud kaustadest jagatud piltidest, siis võib tekkida mõned teated. Näiteks olete loonud SharePointis isikliku kausta, loonud jagatud e-posti mallide meeskonna ja loonud mõned mallid makroga ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[]. Kui te lugesite seda artiklit tähelepanelikult, siis olete kindlasti märganud, et midagi on puudu. Jah, etkausta ei ole veel teistega jagatud. Sellisel juhul hoiatab add-in teid malli kleepimisel, te näete järgmist teadet:

See on lihtsalt sõbralik meeldetuletus, et sa jagaksid faile teistega või valiksid hoopis mõne teise pildi jagatud kaustast. Mis puutub pildi, siis pole muret, see lisatakse sinu e-kirjale kohe, kui vajutad nuppu Close (Sulgemine).

Kui aga see oled sina, kes kleebib malli koos jagamata pildiga, näeb sõnum teisiti välja:

Pilti ei sisestata enne, kui kausta omanik ei anna teile vastavaid õigusi.

See on kõik, mida ma tahtsin teile täna öelda ~%INSERT_PICTURE_FROM_SHAREPOINT[] makro kohta, tänan teid lugemise eest. Kui te otsustate anda meie jagatud e-posti mallidele võimaluse, installige see Microsoft Store'ist. Kui teil on tagasisidet jagada, jätke palun paar sõna kommentaaridesse ;)