Om du skriver dokument kommer den här artikeln att vara till stor nytta för dig. Du kommer att lära dig hur du infogar en innehållsförteckning i ditt dokument, ändrar och uppdaterar den med några få klick. Jag visar dig också hur du får ditt dokument att se bra ut med hjälp av Word:s inbyggda rubrikformat och alternativet med flernivålistor.

Jag är säker på att alla som läser den här artikeln just nu har haft att göra med ett riktigt långt dokument i Microsoft Word minst en gång i livet. Det kan vara en akademisk uppsats eller en lång rapport. Beroende på projektet kan det vara dussintals eller till och med hundratals sidor långt! När du har ett så stort dokument med kapitel och underkapitel blir det väldigt svårt att navigera i dokumentet.Lyckligtvis kan du i Word skapa en innehållsförteckning, vilket gör det enkelt att hänvisa till relevanta avsnitt i dokumentet, och därför är det en obligatorisk uppgift för dokumentförfattare.

Du skulle kunna skapa en innehållsförteckning manuellt, men det skulle vara slöseri med tid. Låt Word göra det automatiskt åt dig!

I det här inlägget ska jag visa dig hur du skapar en innehållsförteckning i Word på ett automatiskt sätt och hur du uppdaterar den med några få klick. Word 2013 , men du kan använda exakt samma metod i Word 2010 eller . Word 2007 .

Se till att ditt dokument ser bra ut

Stilar för rubriker

Nyckeln till att skapa en snabb och enkel innehållssida är att använda Word:s inbyggda rubrikformat ( Rubrik 1 , Rubrik 2 , etc.) för titlar (kapitel) och undertitlar (underkapitel) i ditt dokument. Oroa dig inte om du inte har använt dem än, jag kommer att visa dig hur det fungerar med vanlig text.

• Markera titeln eller den text som du vill ha som titel på ditt första huvudavsnitt.
• Gå till HOME fliken i bandet
• Sök efter Stilar grupp
• Välj Rubrik 1 från gruppen

Så nu har du tilldelat det första huvudavsnittet i ditt dokument. Fortsätt! Fortsätt att bläddra i texten och välj de primära avsnittsrubrikerna. Använd " Rubrik 1 "De kommer att visas i innehållsförteckningen som huvudrubriker i avsnittet.

Därefter definierar du de sekundära avsnitten inom varje primärt kapitel och tillämpar " Rubrik 2 " i undertexterna till dessa avsnitt.

Om du vill betona vissa stycken i de sekundära avsnitten kan du välja rubrikerna för dem och använda " Rubrik 3 " för dessa titlar. Du kan också använda dig av " Rubrik 4-9 "för att skapa ytterligare rubriknivåer.

Listning på flera nivåer

Jag vill att min innehållsförteckning ska bli mer presentabel, så jag ska lägga till ett numreringsschema för titlarna och undertitlarna i mitt dokument.

• Markera den första huvudtiteln.
• Hitta gruppen Paragraf på fliken HOME i bandet.
• Klicka på knappen Multilevel List i gruppen
• Välj stil från alternativen i listan Bibliotek

Här kommer numret till min första huvudtitel!

Fortsätt med de andra huvudtitlarna, men när numret visas bredvid titeln klickar du på blixtrutan och väljer "Fortsätt numreringen". Det kommer att få siffrorna att stiga.

När det gäller undertexterna markerar du en, trycker på TAB-knappen på tangentbordet och väljer sedan samma alternativ Multilevel List. Det kommer att utforma undertexterna för de sekundära sektionerna med siffror som 1.1, 1.2, 1.3 etc. som i skärmdumpen nedan. Du kan också välja ett annat alternativ så att de ser annorlunda ut.

Håll bollen i rullning genom hela dokumentet för alla dina avsnitt. :-)

Varför ska jag använda rubrikstilarna?

Å ena sidan underlättar rubrikformat stilarna mitt arbete avsevärt och presenterar mitt dokument på ett strukturerat sätt. Å andra sidan, när jag infogar en innehållsförteckning söker Word automatiskt efter dessa rubriker och visar en innehållsförteckning baserad på den text som jag markerat med varje stil. Senare kan jag också använda dessa rubriker för att uppdatera min innehållsförteckning.

Skapa en grundläggande innehållsförteckning

Nu har jag förberett mitt dokument med titlarna som rubrik 1 och undertexterna som rubrik 2. Det är dags att låta Microsoft Word göra sin magi!

• Placera markören där du vill att innehållsförteckningen ska visas i dokumentet.
• Navigera till REFERENSER fliken i bandet
• Klicka på Innehållsförteckning knappen i Innehållsförteckning grupp
• Välj en av " Automatisk " stilar för innehållsförteckningen listade

Här är du! Min innehållsförteckning ser ut så här:

En innehållsförteckning skapar också länkar för varje avsnitt, så att du kan navigera till olika delar av dokumentet. Håll bara in Ctrl-tangenten på tangentbordet och klicka för att gå till ett avsnitt.

Ändra din innehållsförteckning

Om du inte är nöjd med hur innehållsförteckningen ser ut kan du alltid ändra rot och gren i den. För att göra det måste du öppna dialogrutan Innehållsförteckning.

• Klicka i innehållsförteckningen.
• Gå till REFERENSER -> Innehållsförteckning .
• Välj " Anpassad innehållsförteckning... "från knappens rullgardinsmeny.

Dialogrutan visas och visar Innehållsförteckning där du kan anpassa stilen och utseendet på innehållsförteckningen.

Om du vill ändra hur texten i innehållsförteckningen ser ut (typsnitt, teckenstorlek, färg osv.) måste du följa nedanstående steg i dialogrutan Innehållsförteckning.

• Kontrollera att du har valt " Från mall " i Format box
• Klicka på Ändra längst ner till höger för att öppna följande fönster

Dialogrutan Ändra stil visas:

• Gör ändringar i formateringen och klicka på OK
• Välj en annan stil att ändra och upprepa
• När du har avslutat redigeringen klickar du på OK för att avsluta
• Klicka på OK att ersätta innehållsförteckningen

Uppdatera en innehållsförteckning

En innehållsförteckning är ett fält, inte vanlig text, och uppdateras därför inte automatiskt.

När du gör ändringar i dokumentstrukturen måste du själv uppdatera innehållsförteckningen. För att göra uppdateringen:

• Klicka någonstans i innehållsförteckningen
• Tryck på F9 eller på Uppdatera tabellen knappen i innehållskontrollen (eller på den REFERENSER flik)
• Använd den Uppdatera innehållsförteckningen dialogrutan för att välja vad som ska uppdateras
• Klicka på OK

Du kan välja att uppdatera endast sidnumren , eller hela bordet Det är bra att alltid välja " Uppdatera hela tabellen "Uppdatera alltid innehållsförteckningen innan du skickar ut eller skriver ut dokumentet så att eventuella ändringar finns med.

Oavsett hur stort ditt dokument är kan du se att det inte är komplicerat att skapa en innehållsförteckning. Det bästa sättet att lära sig hur man skapar/uppdaterar en innehållsförteckning är att experimentera! Ta dig tid att gå igenom processen och skapa din egen innehållsförteckning.