V tem kratkem priročniku so opisani 4 načini pretvorbe Excelovih datotek v PDF - s funkcijo Shrani kot v Excelu, programsko opremo Adobe, spletnimi pretvorniki Excel v PDF in namiznimi orodji.

Pretvorba Excelove preglednice v PDF je pogosto potrebna, če želite drugim uporabnikom omogočiti pregledovanje podatkov, ne pa tudi njihovega urejanja. Morda boste želeli pretvoriti Excelovo preglednico v bolj urejeno obliko PDF za medijski komplet, predstavitve in poročila ali pripraviti datoteko, ki jo lahko odprejo in berejo vsi uporabniki, tudi če nimajo nameščenega programa Microsoft Excel, na primer v tabličnem računalniku ali telefonu.

Danes je PDF verjetno eden najbolj priljubljenih formatov datotek. Po podatkih Googla je na spletu več kot 153 milijonov datotek PDF in le 2,5 milijona datotek Excel (.xls in .xlsx).

V nadaljevanju tega članka bom pojasnil več možnih načinov izvoza programa Excel v PDF s podrobnimi koraki in zaslonskimi slikami:

Shranjevanje dokumentov Excel kot datotek PDF

Čeprav sta formata .pdf in .xls na voljo že precej časa in sta bila oba vedno priljubljena med uporabniki, se je možnost neposrednega izvoza datotek Excel v PDF pojavila v Excelu 2007. Če imate katero koli različico programa Excel 2007 do 365, lahko pretvorbo v PDF opravite na hiter in enostaven način.

Microsoft Excel omogoča izvoz izbranih obsegov ali tabel ter shranjevanje enega ali več delovnih listov ali celotnega delovnega zvezka v datoteko PDF.

1. Odprite delovni zvezek programa Excel in izberite območja ali liste, ki jih želite pretvoriti v datoteko PDF.
   • Če želite izvoziti tabela , postavite kazalec v katero koli celico v tabeli.
   • Izvažanje določen delovni list , ga preprosto aktivirajte s klikom na zavihek tega lista.
   • Pretvarjanje več delovnih listov Če želite izbrati sosednje liste, kliknite zavihek prvega lista, pridržite Shift in kliknite zavihek zadnjega delovnega lista, ki ga želite izbrati. Če želite izbrati nesorodne liste, pridržite Ctrl, medtem ko klikate zavihke vseh listov, ki jih želite shraniti v formatu PDF.
   • Če želite shraniti celoten delovni zvezek kot eno samo datoteko PDF, preskočite ta korak : )
2. Kliknite . Datoteka> Shrani kot .
3. V Shrani kot pogovorno okno, izberite PDF (.*pdf) iz " Shrani kot tip" spustni seznam.

   

   Če si želite po shranjevanju ogledati nastalo datoteko PDF, se prepričajte, da je Odprite datoteko po objavi je izbrano potrditveno polje.

   Izberite eno od naslednjih možnosti v razdelku Optimizacija za :

   • Če je za nastali dokument PDF potrebna visoka kakovost tiskanja, kliknite Standard (spletno objavljanje in tiskanje).
   • Če je velikost datoteke PDF pomembnejša od kakovosti tiskanja, izberite Najmanjša velikost (spletna objava).
4. Kliknite na Možnosti... v levem spodnjem delu okna (glejte zgornjo sliko zaslona).
5. Spletna stran Možnosti Odpre se pogovorno okno, v katerem izberete eno od možnosti glede na svoje potrebe:
   • Izbor - s tem se izvozijo trenutno izbrana območja.
   • Aktivni list(-i) - s tem boste v eno datoteko PDF shranili trenutni delovni list ali vse izbrane liste.
   • Tabela - izvozi se aktivna tabela, tj. tabela, v kateri se trenutno nahaja kazalec miške.
   • Celoten delovni zvezek - samoumevno : )

   

6. Kliknite na V REDU zaprite pogovorno okno in končali ste.

Kot vidite, je izvoz datotek Excel v PDF z vgrajenimi sredstvi programa Excel preprost. Seveda Microsoft Excel ponuja le nekaj osnovnih nastavitev, vendar se lahko z nekaj izkušnjami naučite pripraviti izvorne datoteke tako, da dodatne prilagoditve ne bodo potrebne. Če niste zadovoljni z zmožnostmi programa Excel, lahko v vsakem primeru Shrani kot funkcije, si oglejmo ponudbo podjetja Adobe.

Izvoz datotek Excel v PDF z orodji Adobe

Žal Adobe pri pretvorbah iz Excela v PDF ni tako radodaren kot Microsoft in za to ne ponuja brezplačnih sredstev. Vendar je ta funkcija vključena v plačljiva orodja ali naročnine, ki - kar jim je treba priznati - opravljajo svoje delo zelo dobro.

Adobe Reader

Adobe Reader X in prejšnje različice so vključevale možnost namestitve tiskalnika Adobe PDF Printer, s katerim je bilo mogoče izvoziti datoteke Excel v PDF. Vendar ta funkcija v najnovejši različici Adobe Reader XI ni na voljo.

Namesto tega so uvedli Ustvari PDF zavihek, ki vam omogoča izdelavo datotek PDF iz datotek .xls ali .xlsx z enim samim klikom na gumb, če imate plačano naročnino.

Adobe Acrobat XI Pro

Če ste eden od redkih srečnih uporabnikov tega zmogljivega paketa, je ustvarjanje datoteke PDF iz Excelovega delovnega lista tako enostavno, kot da kliknete PDF iz datoteke... v okviru Ustvarite spletno stran orodna vrstica.

S programom Adobe Acrobat Pro lahko datoteko PDF ustvarite tudi neposredno iz programa Excel na enega od naslednjih načinov:

• Kliknite na Ustvari PDF gumb na Acrobat na Excelovem traku.
• Preklopite na Datoteka in kliknite zavihek Shrani kot Adobe PDF.
• Kliknite . Datoteka> Natisni, izberite Adobe PDF in konfigurirajte nastavitve.

Če vas zanima 30-dnevna preizkusna različica programa Adobe Acrobat XI, jo lahko prenesete tukaj. Če niste pripravljeni plačati 20 USD mesečne naročnine za naročnino na program Acrobat XI Pro, poglejmo, kaj ponujajo brezplačni pretvorniki Excel v PDF.

Brezplačni spletni pretvorniki Excel v PDF

Na našo srečo je na spletu na voljo veliko brezplačnih pretvornikov Excel v PDF, ki ponujajo različne možnosti za pretvorbo dokumentov Excel v datoteke PDF. V nadaljevanju boste našli preglede 4 najbolj priljubljenih spletnih pretvornikov.

Da bi preizkusil zmožnosti spletnih pretvornikov PDF za različne vrste podatkov, sem ustvaril naslednji dve delovni knjigi:

Testni zvezek 1: nekaj tabel v različnih oblikah

Testni delovni zvezek 2: Microsoftova predloga za načrtovanje prazničnih daril

Zdaj, ko so priprave končane, si oglejmo, kako se bodo spletni pretvorniki Excel v PDF spopadli z izzivom.

Pretvornik PDF

Še en spletni pretvornik Excel v PDF je na voljo na spletnem naslovu www.freepdfconvert.com. Poleg Excelovih listov lahko to orodje v PDF pretvori tudi dokumente Word, predstavitve PowerPoint ter spletne strani in slike.

Kot vidite na zgornji sliki, je tudi vmesnik zelo pregleden in skorajda ne zahteva pojasnil. Preprosto se pomikate med zavihki, da izberete ustrezno vrsto pretvorbe, nato poiščete izvirno datoteko, izberete želeni format in kliknete Pretvori .

Ko je pretvorba končana, lahko datoteko PDF prenesete v računalnik ali jo shranite v Google docs:

Ta pretvornik Excel v PDF ima brezplačne različice in plačljive naročnine. Tu so glavne omejitve brezplačne različice:

• Za pretvorbo druge datoteke morate počakati 30 minut.
• Omejeno število pretvorb - 10 na mesec.

Če želite izvedeti več o tem orodju, lahko celoten seznam funkcij ter seznam razpoložljivih naročnin in cen najdete tukaj.

Rezultati:

Za razliko od prejšnjega pretvornika PDF je ta pri prvem delovnem zvezku dal zelo dobre rezultate, brez kakršnih koli popačenj formata ali napak.

Drugi delovni zvezek je bil natančno in brezhibno pretvorjen... v Wordov dokument (.docx). Najprej sem pomislil, da sem pomotoma izbral napačno obliko za pretvorbo, zato sem postopek ponovil in dobil enak rezultat, kot je razvidno iz spodnje slike zaslona:

Če sem o tem še enkrat premislil, sem prišel do naslednjega zaključka. Pretvornik ni mogel pravilno izvoziti prilagojene oblike mojega Excelovega lista v PDF, zato ga je pretvoril v najbližjo obliko. Pravzaprav je bilo vprašanje nekaj sekund, da sem Wordov dokument shranil kot PDF z uporabo Wordove funkcije Shrani kot pogovorno okno in kot rezultat dobite lepo oblikovano datoteko PDF.

Spletni pretvornik Soda PDF

Ta spletni pretvornik PDF omogoča ustvarjanje dokumentov PDF iz številnih formatov, vključno z datotekami Microsoft Excel, Word in PowerPoint ter slikami JPEG, PNG in stranmi HTML.

Spletne storitve Soda PDF omogočajo brezplačno in plačljivo članstvo. Brezplačno lahko dobite neomejeno ustvarjanje PDF in omejeno število pretvorb PDF, in sicer eno datoteko na 30 minut. Če želite več, boste morali nadgraditi na Premium (približno 10 USD na 3 mesece). V tem primeru boste dobili tudi možnost združevanja in delitve datotek PDF.

Rezultati:

Ta spletni pretvornik Excel v PDF je bil skoraj brezhiben. 1. delovni zvezek je bil brezhibno pretvorjen v PDF, 2. delovni zvezek je bil prav tako pretvorjen brez napak, vendar je bila prva črka v eni besedi skrajšana:

Kot vidite, nobeden od brezplačnih spletnih pretvornikov iz Excela v PDF ni popoln, čeprav je Soda PDF zelo blizu. Nekdo morda misli, da je težava v mojih izvirnih Excelovih dokumentih. Strinjam se, drugi delovni zvezek ima precej zapleteno obliko po meri. Moj namen je bil namreč izvesti neke vrste "stresni test", da bi razkril dejanske možnosti spletnih pretvornikov iz Excela v PDF, saj je vaš dejanskidelovni zvezki so lahko po vsebini in obliki veliko bolj zapleteni in izpopolnjeni.

Za poskus sem oba testna zvezka pretvoril v PDF z uporabo Excelovega pogovornega okna Shrani kot, ki se je z nalogo odlično spoprijel - dobljeni datoteki PDF sta bili natančne kopije izvirnih dokumentov Excel.

Namizni pretvorniki iz Excela v PDF

Poleg spletnih pretvornikov Excel v PDF obstajajo tudi različna namizna orodja za pretvorbo datotek Excel v dokumente PDF, ki ponujajo različne možnosti glede na to, kaj pričakujete od končnega dokumenta: od brezplačnih pripomočkov z enim klikom do profesionalnih paketov na ravni podjetja. Ker nas zanimajo predvsem brezplačni pretvorniki Excel v PDF, si podrobneje oglejmo nekaj takih orodij.

Foxit Reader - brezplačni namizni pretvornik Excel v PDF

Foxit Reader je majhen pregledovalnik PDF, ki omogoča pregledovanje, podpisovanje in tiskanje datotek PDF ter ustvarjanje dokumentov PDF iz delovnih zvezkov programa Excel. Omogoča pretvorbo preglednic programa Excel v PDF iz programa Foxit Reader ali neposredno iz programa Excel.

Pretvarjanje programa Excel v PDF iz programa Foxit Reader

To je najhitrejši način za pretvorbo Excelovega delovnega zvezka v PDF, ki zahteva le 3 hitre korake.

1. Odprite datoteko Excel.

   Na Datoteka kliknite zavihek Ustvarite spletno stran > Iz datoteke , potem Iz datoteke in poiščite dokument Excel, ki ga želite pretvoriti.

   

2. Pregled datoteke PDF .

   Ko izberete datoteko Excel, jo Foxit Reader takoj odpre v formatu PDF. Zelo dobra funkcija je, da lahko hkrati odprete več datotek PDF, vsako na svojem zavihku, kot je prikazano na spodnji sliki zaslona:

   

   Bodite pozorni, da seznam daril za praznike Excel, ki je bil za večino spletnih pretvornikov Excel v PDF trd oreh, za to namizno orodje ne predstavlja nobenih težav!

3. Shranite datoteko PDF .

   Če je vse v redu, kliknite Shrani kot na Datoteka ali pritisnite Ctrl + S, da shranite datoteko. Ja, tako preprosto je!

Opomba: Foxit Reader v PDF shrani vse liste izbranega delovnega zvezka. Če želite pretvoriti samo določen delovni list, ga najprej shranite kot posamezen delovni zvezek.

Pretvarjanje Excelove datoteke v PDF iz programa Excel

Ta pristop je priporočljiv, če želite več možnosti za predogled in . prilagodite nastali dokument PDF.

Po namestitvi Foxit Reader doda " Tiskalnik PDF Foxit Reader " na seznam tiskalnikov, ki je pravzaprav psevdo tiskalnik, s katerim lahko nastavite končni videz dokumenta PDF.

1. Odprite datoteko Excel, ki jo želite pretvoriti v PDF.

   Odprite Excelov delovni zvezek, preklopite na Datoteka kliknite zavihek Natisni in izberite Tiskalnik PDF Foxit Reader na seznamu tiskalnikov.

   

2. Konfigurirajte nastavitve.

   Na podlagi Nastavitve imate na voljo naslednje možnosti:

   • V PDF pretvorite aktivni list, celoten delovni zvezek ali izbor.
   • Izberite usmerjenost dokumenta - pokončno ali ležeče.
   • Določite format papirja in robove.
   • Prilagodite list, vse stolpce ali vse vrstice na eno stran.

   Ko vnesete spremembe, se te takoj odražajo v dokumentu. Predogled na desni strani.

   Če želite več možnosti, kliknite Nastavitev strani povezava pod Nastavitve .

   

3. Konfigurirajte dodatne nastavitve (neobvezno).

   Uporaba Nastavitev strani pogovornega okna lahko dodate glavo in/ali nogo po meri, spremenite vrstni red strani, prikažete ali skrijete mrežne črte in še več.

   

4. Shranite datoteko PDF.

Ko so vsi popravki končani, kliknite Natisni To bo odprlo standardni Excelov program za shranjevanje datoteke. Shrani kot pogovorno okno, v katerem izberete ciljno mapo in vnesete ime datoteke.

Primo PDF - psevdo tiskalnik za pretvorbo programa Excel v PDF

PrimoPDF je še en psevdotiskalnik, ki vam lahko pomaga izvoziti dokumente Excel v format PDF. Funkcije in možnosti te programske opreme so zelo podobne funkcijam in možnostim programa Foxit Reader, nastavite pa jo na popolnoma enak način - izberite PrimoPDF na spletnem mestu . Tiskalnik in se poigrajte z nastavitvami.

Upamo, da vam je ta kratek pregled namiznih in spletnih pretvornikov Excel v PDF pomagal izbrati zmagovalca. Če nobeno od predstavljenih orodij ni idealno za vašo nalogo, lahko poskusite z drugimi metodami, na primer z nalaganjem datotek Excel v Google Sheets in njihovim izvozom v PDF ali s pretvorbo Excel v PDF prek Open Office.

V nekaterih primerih je morda koristno pretvoriti Excelov delovni list v sliko JPG, PNG ali GIF.

V naslednjem članku se bomo lotili nasprotne naloge in raziskali posebnosti uvoza datotek PDF v Excel. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se spet vidimo naslednji teden!