V tem priročniku si boste ogledali, kako z nekaj kliki napolnite preglednico v programu Outlook s podatki iz različnih zbirk podatkov. Pokazal vam bom, kako jih pravilno povežete z uporabo skupnih e-poštnih predlog.

Kakor se za zdaj sliši nerealno, tako enostavno bo postalo, ko boste končali z branjem tega priročnika :)

Najprej bi si želel vzeti trenutek časa, da se malce predstavim novincem v našem spletnem dnevniku in povem nekaj besed o naši aplikaciji Shared Email Templates za Outlook. S tem priročnim dodatkom boste močno povečali svojo produktivnost in e-poštno korespondenco. Imeli boste svoje osebne ali skupne vnaprej shranjene predloge, ki bodo z enim klikom postale pripravljena za pošiljanje e-pošte. Brez skrbi glede hiperpovezav,obarvanje ali drugo oblikovanje, vse bo ohranjeno.

V računalnik PC, Mac ali tablični računalnik z operacijskim sistemom Windows lahko namestite skupne e-poštne predloge iz trgovine Microsoft Store in preverite njihovo funkcionalnost za osebne primere uporabe. Naši priročniki v Dokumentih in številni članki na blogu vam bodo pomagali popolnoma razumeti funkcionalnost orodja in vas spodbudili, da jih vključite v svoj delovni proces ;)

Kako izpolniti več vrstic tabele iz ene vrstice podatkovnega niza

Da bi vam pokazal, kako izpolniti različne vrstice iz enega nabora podatkov, bom uporabil osnovne vzorce, da boste lahko dobili idejo in nato te tehnike optimizirali za svoje podatke.

Nasvet. Če želite osvežiti spomin na podatkovne nize, se lahko vrnete k mojemu učbeniku Ustvarjanje predlog za izpolnjevanje iz podatkovnih nizov, saj imam to temo za vas ;)

Moj vzorčni nabor podatkov bi bil naslednji:

Prvi stolpec je, kot običajno, ključni. Ostali stolpci bodo zapolnili več vrstic naše prihodnje tabele, zato vam bom pokazal, kako ravnati.

Nasvet: to tabelo lahko kopirate kot svoj nabor podatkov in izvedete nekaj lastnih testov ;)

Najprej moram ustvariti tabelo. Kot sem opisal v svojem učbeniku o tabelah, preprosto pritisnite gumb Tabela pri ustvarjanju/urejanju predloge in določite območje za prihodnjo tabelo.

Ker je moja naloga izpolniti več vrstic s podatki iz enega in istega nabora podatkov, bom raje združil nekaj vrstic prvega stolpca, tako da bodo drugi stolpci povezani s to celico. Združil bom še nekaj stolpcev, da vam dokažem, da združene celice za nabore podatkov ne bodo predstavljale težav.

Tako bo vzorec moje prihodnje predloge naslednji:

Vidite, združil sem dve vrstici ključnega stolpca in dva stolpca druge vrstice. BTW, ne pozabite se vrniti k mojemu učbeniku Merge cells in Outlook, če ste ga zamudili :)

Povežimo naš nabor podatkov in si oglejmo, kako deluje. Dodal sem še dve vrstici, na enak način združil potrebne celice in jih povezal z naborom podatkov.

Tukaj je rezultat, ki sem ga dobil v svoji predlogi:

Ko prilepim to predlogo, bom moral izbrati vrstice podatkovnega niza, ki jih bom vstavil v tabelo.

Ker sem izbral vse vrstice podatkovnega niza, se bodo vse vrstice zapolnile v vzorčno tabelo, ki jo imamo. Tukaj je prikazan rezultat:

Gotovo ste že opazili, da v moji preglednici nekaj manjka: prav, stolpec D je bil odrezan, saj v trenutni razporeditvi celic zanj ni prostora. Poiščimo prostor za opuščeni stolpec D :)

Odločil sem se, da dodam nov stolpec na desno stran tabele in nekoliko spremenim razporeditev podatkov.

Opomba: Ker sem podatkovni niz že povezal z drugo vrstico, ga ni treba še enkrat povezati. V želeno celico samo vpišite ime novega stolpca in vse bo delovalo brezhibno.

Tukaj je moja nova tabela:

Zdaj imam mesto za vsak stolpec mojega nabora podatkov, tako da ko ga prilepim, bodo vsi podatki zapolnili mojo e-pošto, brez več izgub.

Svojo mizo lahko spremenite in preuredite, kakor želite. Pokazal sem vam korake, ki jih morate narediti, vse ostalo je odvisno od vas ;)

Napolnite tabelo s podatki iz različnih zbirk podatkov

Verjamem, da zdaj že zagotovo veste, da je nabor podatkov povezan z vrsticami tabele. Toda ali ste se spraševali, ali je mogoče dodati več vrstic tabele in jih napolniti iz več naborov podatkov? Seveda je :) Postopek je popolnoma enak, razen vezave - to boste morali narediti večkrat (za vsak nabor podatkov). To je skoraj vse :)

Zdaj se vrnimo od besed k praksi in ustvarimo še en podatkovni niz, ki ga povežemo s tabelo iz našega prejšnjega primera. To bo tudi kakšen vzorec brez prakse, da se boste osredotočili na postopek. Moj drugi podatkovni niz bi bil naslednji:

Zdaj se moram vrniti k svoji predlogi, nekoliko spremeniti tabelo in se povezati z drugim naborom podatkov. Če ste pozorno brali moje prejšnje članke o tabelah in naborih podatkov, s tem sploh ne boste imeli težav ;) Vsekakor vas ne bom pustil brez razlage, zato so tu koraki, ki jih naredim:

1. Začnem urejati predlogo s tabelo in spodaj dodam nove vrstice:

   

2. Za nove vrstice sem se odločil združiti vrstice drugega stolpca:

   

3. Da bi drugi podatkovni niz povezal z novimi vrsticami, izberem vse vrstice, kliknem z desno tipko miške kjer koli na območju in izberem " Vezava na nabor podatkov ":

   

Tukaj je prikazano, kako bo videti moja prenovljena predloga po zgoraj navedenih spremembah:

Kot lahko vidite, je v zadnji vrstici nekaj praznih celic. Gre za to, da ima drugi podatkovni niz manj stolpcev, zato se vse celice ne zapolnijo (preprosto jih ni s čim zapolniti). Menim, da je to dober razlog za učenje dodajanja stolpcev v obstoječe podatkovne nize in njihovo povezovanje s tabelo.

Nove vrstice bom obarval svetlo modro, da bo bolj privlačna in vizualna, saj jo bomo malo spremenili.

Nasvet. Ker sem ta podatkovni niz že povezal z drugo vrstico, mi ga ni treba ponovno povezati. Preprosto bom ročno vnesel imena novih vrstic in povezava bo delovala kot čar.

Najprej bom začel z urejanjem drugega podatkovnega niza in dodal dva nova stolpca. Nato bom te nove stolpce povezal z obstoječo tabelo. Se vam zdi težko? Oglejte si, kako to naredim z nekaj preprostimi kliki :)

Vidite? Vezava ni raketna znanost, je veliko lažja, kot se sliši!

Če se odločite povezati več zbirk podatkov, dodajte nove vrstice in jih povežite na enak način kot prej.

Povzetek

Danes smo si podrobneje ogledali podatkovne nize v skupnih predlogah e-pošte in izvedeli nekaj več o njihovi funkcionalnosti in zmogljivostih. Če imate zamisli, kako urediti povezane podatkovne nize, ali pa menite, da manjka kakšna pomembna funkcionalnost, napišite nekaj vrstic v komentarje. Z veseljem bom sprejel vaše povratne informacije :)