Kadar delate z velikimi preglednicami Google, verjetno nenehno filtrirate preglednico, da vidite in ocenite samo določene informacije.

Ali ne bi bilo najbolje, če bi te informacije razdelili na več ločenih listov ali celo preglednic (datotek) v programu Drive? Osebno se mi zdi zelo priročno, če je vsak list namenjen svoji stvari - bodisi imenu, številki, datumu itd. Da ne omenjam nove možnosti, da z drugimi osebami delite samo povezane informacije.

Če je to vaš cilj, razdelimo naše liste in preglednice skupaj. Izberite način, kako želite pridobiti podatke, in sledite korakom, opisanim tam.

Razdelitev enega lista na podlagi vrednosti stolpcev

Predstavljajte si naslednje: stroške beležite v dokumentu Google Sheets. Vsak dan vnesete datum, porabljeni znesek in kategorijo. Preglednica raste, zato je vse bolj smiselno, da jo razdelite po kategorijah:

Preučimo vaše možnosti.

Razdelitev lista na različne liste v datoteki

Če vam ustreza, da imate v eni preglednici Google več listov (vsak s svojo kategorijo), vam bosta v pomoč dve funkciji.

Primer 1. Funkcija FILTER

Najprej vam bo verjetno prišla na misel funkcija FILTER, ki filtrira območje po določenem pogoju in vrne samo povezane vrednosti, kot da bi list razdelila po skupnih vrednostih:

Opomba: Tukaj ne bom opisoval osnov funkcij, saj ima FILTER že svoj vodič na našem blogu.

Naj začnem s tem, da vse stroške za Prehranjevanje zunaj na drug list.

Najprej ustvarim nov list v svoji preglednici in vanj vnesem naslednjo formulo:

=FILTER(List1!A2:G101,List1!B2:B101 = "Prehrana zunaj")

Kot lahko vidite, sem dobesedno vzel vse obstoječe zapise iz prvotnega lista - List1!A2:G101 - in izberite le tiste, ki imajo Prehranjevanje zunaj v stolpcu B - List1!B2:B101 = "Prehranjevanje zunaj" .

Kot ste morda že pomislili, boste morali ročno ustvariti toliko listov, kolikor je kategorij za razdelitev, in za vsak nov list prilagoditi formulo. Če pa to ni vaša težava, obstaja veliko učinkovitejši način za razdelitev lista brez formule. Lahko ga takoj uporabite.

Primer 2. Funkcija QUERY

Naslednja je funkcija, za katero morda še niste slišali - QUERY. O njej sem govoril tudi na našem blogu. Je kot Nathan v neraziskanih vodah Google Sheets - ukvarja se z nemogočim :) Da, celo razdeli list po skupnih vrednostih!

Opomba: Uporablja poseben jezik (podoben ukazom v jeziku SQL), zato si, če ga še niste uporabljali, oglejte ta članek o njem.

Torej, kako deluje formula QUERY izgleda tako, da bi lahko dobili vse stroške za Prehranjevanje zunaj ?

=QUERY(List1!A1:G101, "izberi * kjer B = 'Prehranjevanje zunaj'")

Logika je enaka:

1. pogleda celotno območje iz mojega izvornega lista - List1!A1:G101
2. in izbere vse tiste, pri katerih je vrednost v stolpcu B enaka Prehranjevanje zunaj - "izberi * where B = 'Prehranjevanje zunaj'"

Žal je tudi tu veliko ročnih priprav: za vsako kategorijo boste morali dodati nov list in vanj vnesti novo formulo.

Če se ne želite ukvarjati s formulami, je na voljo dodatek Split Sheet, ki bo vse opravil namesto vas.

Razdelite svoj list na več listov v drugi datoteki

Če ne želite ustvariti več listov v eni preglednici, lahko list razdelite in rezultate shranite v drugo datoteko.

Pomagal vam bo duet QUERY + IMPORTRANGE.

Poglejmo, ustvarim novo preglednico na disku in vanjo vnesem formulo:

=QUERY(IMPORTRANGE("1dbTp-ZhEfLlPDn8PiJrCiQ7GJIJxM-Lu27X-Qq1uytI", "Sheet1!A1:G101"), "select * where Col2 = 'Eating Out'")

1. QUERY počne enako, kot sem omenil zgoraj: gre v mojo prvotno tabelo in vzame tiste vrstice, kjer B vsebuje Prehranjevanje zunaj Kot da bi razdelili mizo!
2. Kaj je potem z IMPORTRANGE? No, moja izvirna tabela je v drugem dokumentu. IMPORTRANGE je kot ključ, ki odpre to datoteko in vzame, kar potrebujem. Brez njega QUERY ne gre :)

Nasvet. IMPORTRANGE sem podrobno opisal že prej na našem blogu, poglejte si ga.

Ko uporabljate program IMPORTRANGE, mu morate s pritiskom na ustrezen gumb omogočiti dostop za povezavo nove datoteke z izvirno. V nasprotnem primeru se bo pojavila le napaka:

Ko pa enkrat zadenete Dovolite dostop , bodo vsi podatki naloženi v nekaj sekundah (ali minutah, če je treba pridobiti veliko podatkov).

Kot lahko vidite, ta način pomeni, da ste pripravljeni ročno ustvariti novo razpredelnico z novimi listi znotraj nje in zgraditi funkcije QUERY + IMPORTRANGE za vsako zahtevano vrednost.

Če je to preveč, vas pozivam, da preizkusite naš dodatek Split Sheet, ki je opisan spodaj - obljubim, da vam ne bo žal.

Razdelite svoj list v več ločenih preglednic brez formul

Naslednji korak je razdelitev vsake kategorije v lastno datoteko Google Sheets.

In rad bi se osredotočil na najpreprostejši uporabniku prijazen način - dodatek Split Sheet. Njegov glavni namen je razdeliti list Google na več listov/razdeljenih listov po vrednostih v izbranem stolpcu.

Vse, kar potrebujete za natančne nastavitve, je na voljo v enem samem oknu:

• nekaj potrditvenih polj - stolpci za razdelitev po
• en spustni seznam - z mesti za rezultat
• in gumb za dokončanje

Za nastavitev zahtev je potrebnih le nekaj klikov in Split Sheet bo poskrbel za vse ostalo:

Namestite Split Sheet iz trgovine Google Sheets in razdelite svoje liste na več listov ali datotek kot profesionalec - v le nekaj klikih in minutah.

Razdelitev ene preglednice Google v ločene datoteke Google Drive z zavihki

Včasih razdelitev le ene tabele na več listov ni dovolj. Včasih morda želite iti še dlje in vsako tabelo (list/list) postaviti v ločeno preglednico (datoteko) Google v pogonu. Na srečo je tudi za to na voljo nekaj načinov.

Podvojite preglednice in odstranite neželene zavihke

Ta prva rešitev je precej nerodna, vendar je še vedno rešitev.

Nasvet. Če ne želite izgubljati časa z nerodnimi rešitvami, vam ponujamo povezavo, na kateri boste takoj spoznali najlažji način.

1. V programu Drive poiščite in izberite preglednico, ki jo želite razdeliti:

Nasvet. Lahko celo ustvarite posebno mapo in vanjo premaknete vse preglednice:

ročno kopirajte vsak zavihek v novo preglednico

Obstaja še ena standardna rešitev - nekoliko bolj elegantna:

1. Odprite preglednico, ki jo želite razdeliti na več preglednic z zavihki.
2. Z desno tipko miške kliknite vsak list, ki ga želite prikazati v drugi datoteki, in izberite Kopiraj v> Nova preglednica :

Nasvet. Nova preglednica bo ustvarjena neposredno v vašem pogonu, vendar bo brez naslova. Ne skrbite - pri vsakem listu, ki se kopira v novo preglednico, boste dobili povezavo za odprtje te datoteke v novem zavihku:

in ga ustrezno preimenujte:

Nasvet. Obstaja način, kako se izogniti temu ročnemu kopiranju - dodatek Sheets Manager. Ta vidi vse liste v datoteki in jih hitro razdeli v ločene datoteke v Drive-u. Predstavljam ga na samem koncu.

Kopiranje razponov s funkcijo IMPORTRANGE

Za vsako nalogo v Google preglednicah se vedno najde funkcija, kajne? Razdelitev ene Google preglednice na več ločenih preglednic z zavihki ni izjema. Funkcija IMPORTRANGE pa je spet popolna za to nalogo.

V nadaljevanju so opisani koraki, ki jih je treba upoštevati za vsak list v datoteki Google Sheets:

1. Najprej ustvarite novo preglednico v programu Drive.
2. Odprite ga in vnesite funkcijo IMPORTRANGE:

   =IMPORTRANGE("1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ", "I quarter!A1:G31")

   • 1Uk2YVGpTStLiA9M-T0xkBpRTOcCvZZEntCLFnQ4EHVQ je ključ iz naslova URL prvotne preglednice. Z ključ ' Mislim na edinstveno mešanico znakov med ' //docs.google.com/spreadsheets/d/ ' in ' /edit#gid=0 ' v vrstici URL, ki vodi do te posebne preglednice.
   • I četrtina!A1:G31 je sklic na list in območje, ki ju želim prenesti v svojo novo datoteko.
3. Funkcija seveda ne bo delovala, dokler ji ne dovolim dostopa do črpanja podatkov iz prvotne preglednice. Z miško se moram pomakniti nad A1, ker je v njem IMPORTRANGE, in pritisniti ustrezen gumb:

Takoj, ko bo to opravljeno, bo formula povlekla in prikazala podatke iz izvorne preglednice. Temu listu lahko dodelite ime in odstranite isti list iz izvorne datoteke.

To ponovite tudi za preostale zavihke.

Dodatek Sheets Manager - hitro premaknite več listov Google v več novih preglednic

Medtem ko vsi zgoraj omenjeni načini razkrivajo rešitev košček za koščkom in zahtevajo veliko manipulacij, naj iz svojega pasu z orodji izvlečem še en, najhitrejši in najlažji način za razdelitev preglednice.

Dodatek Sheets Manager (Upravitelj listov) v svoji stranski vrstici prikaže vse liste in za vsako dejanje zagotovi gumb. Da, vključno z razdelitvijo preglednice po listih v več različnih datotek v pogonu.

Namestite ga in opraviti boste morali le dve stvari:

1. Izberite vse liste (v stranski vrstici dodatka), ki ne spadajo več v trenutno odprto preglednico.

   Nasvet. Pritisnite Sprememba za izbiro sosednjih listov in Ctrl za posamezne liste. Lahko pa uporabite potrditvena polja ob imenih listov.

   

2. Kliknite samo eno možnost: Premaknite se v> Več novih preglednic :

Dodatek bo izrezal liste iz trenutne preglednice in jih prilepil v nove preglednice v vašem disku. Te datoteke boste našli v mapi, poimenovani po izvirni datoteki:

Program Sheets Manager vas bo obvestil tudi s sporočilom o rezultatu in vam ponudil povezavo, da v novem zavihku brskalnika takoj odprete novo mapo z razdeljenimi listi:

In to je to!

Ni vam treba sestavljati formul in jih kopirati ter prilepiti, vnaprej ročno ustvarjati novih datotek itd. Dodatek vse opravi namesto vas, ko kliknete ustrezen gumb.

Pridobite ga v trgovini Google Sheets kot samostojno orodje ali kot del orodja Power Tools skupaj z več kot 30 drugimi orodji za prihranek časa za preglednice.

Upam, da vam bodo te rešitve pomagale! V nasprotnem primeru se bomo srečali v spodnjem razdelku s komentarji ;)