В учебнике на примерах объясняются все основные возможности условного форматирования Excel. Вы узнаете, как выполнять условное форматирование в любой версии Excel, эффективно использовать предустановленные правила или создавать новые, редактировать, копировать и очищать форматирование.

Условное форматирование Excel - это действительно мощная функция, позволяющая применять различные форматы к данным, соответствующим определенным условиям. Она поможет вам выделить наиболее важную информацию в ваших электронных таблицах и с первого взгляда заметить отклонения в значениях ячеек.

Многие пользователи, особенно начинающие, считают ее запутанной и непонятной. Если вы чувствуете себя запуганным и неловким при работе с этой функцией, пожалуйста, не делайте этого! На самом деле, условное форматирование в Excel очень просто и легко использовать, и вы убедитесь в этом всего за 5 минут, когда закончите читать это руководство :)

Что такое условное форматирование в Excel?

Условное форматирование Excel используется для применения определенного форматирования к данным, которые удовлетворяют одному или нескольким условиям. Как и обычное форматирование ячеек, оно позволяет выделять и дифференцировать данные различными способами, изменяя цвет заливки ячеек, цвет шрифта, стили границ и т.д. Разница заключается в том, что оно более гибкое и динамичное - при изменении данных условные форматы автоматически обновляются.отражают изменения.

Условное форматирование может применяться к отдельным ячейкам или целым строкам на основе значения самой форматируемой ячейки или другой ячейки. Для условного форматирования данных вы можете использовать предустановленные правила такие как цветовые шкалы, полосы данных и наборы значков или создать пользовательские правила где вы определяете, когда и как выделенные ячейки должны быть выделены.

Где находится условное форматирование в Excel?

Во всех версиях Excel от 2010 до Excel 365 условное форматирование находится в одном и том же месте: Главная вкладка> Стили группа> Условное форматирование .

Теперь, когда вы знаете, где найти условное форматирование в Excel, давайте продолжим и посмотрим, как вы можете использовать его в своей повседневной работе, чтобы придать больше смысла проекту, над которым вы сейчас работаете.

Для наших примеров мы будем использовать Excel 365, который, похоже, является самой популярной версией в наши дни. Однако опции во всех Excel по сути одинаковы, поэтому у вас не возникнет проблем с выполнением действий независимо от того, какая версия установлена на вашем компьютере.

Как использовать условное форматирование в Excel

Чтобы по-настоящему использовать возможности условного формата, необходимо научиться применять различные типы правил. Хорошая новость заключается в том, что какое бы правило вы ни применяли, оно определяет два ключевых момента:

• На какие клетки распространяется правило.
• Какое условие должно быть выполнено.

Итак, вот как использовать условное форматирование в Excel:

1. В электронной таблице выделите ячейки, которые нужно отформатировать.
2. На Главная во вкладке Стили группу, нажмите Условное форматирование .
3. Из набора встроенных правил выберите то, которое подходит для вашей цели.

В качестве примера, мы собираемся выделить значения меньше 0, поэтому нажимаем кнопку Правила выделения ячеек > Меньше, чем...

После этого Excel покажет вам предварительный просмотр отформатированных данных. Если вас устраивает предварительный просмотр, нажмите кнопку OK .

Аналогичным образом вы можете использовать любой другой тип правил, который больше подходит для ваших данных, например:

• Больше или равно
• Между двумя значениями
• Текст, содержащий определенные слова или символы
• Дата, встречающаяся в определенном диапазоне
• Дублирование значений
• Верхнее/нижнее N-число

Как использовать предустановленное правило с пользовательским форматированием

Если ни один из предопределенных форматов вам не подходит, вы можете выбрать любой другой цвет для фона, шрифта или границ ячеек. Вот как это делается:

1. В диалоговом окне предустановленного правила из выпадающего списка справа выберите Пользовательский формат...
2. В Форматирование ячеек диалоговое окно, переключайтесь между Шрифт , Граница и Заполнить выберите нужный стиль шрифта, стиль границы и цвет фона соответственно. По мере того, как вы будете это делать, вы сразу же увидите предварительный просмотр выбранного формата. Когда все будет готово, нажмите кнопку OK .
3. Нажмите OK еще раз, чтобы закрыть предыдущее диалоговое окно и применить выбранное вами пользовательское форматирование.

Советы:

• Если вы хотите больше цветов чем предусмотрено стандартной палитрой, нажмите кнопку Больше цветов... кнопка на Заполнить или Шрифт вкладка.
• Если вы хотите применить цвет фона градиента , нажмите кнопку Кнопка "Эффекты заливки на Заполнить вкладку и выберите нужные параметры.

Как создать новое правило условного форматирования

Если ни одно из предустановленных правил не соответствует вашим потребностям, вы можете создать новое с нуля. Для этого выполните следующие действия:

1. Выберите ячейки, которые необходимо отформатировать, и нажмите кнопку Условное форматирование> Новое правило .
2. В Новое правило форматирования В открывшемся диалоговом окне выберите тип правила.

Например, чтобы отформатировать ячейки с процентным изменением менее 5% в любую сторону, мы выбираем Форматируйте только те ячейки, которые содержат , а затем настройте правило, как показано на скриншоте ниже:

Нажмите OK дважды, чтобы закрыть оба диалоговых окна, и условное форматирование готово!

Условное форматирование Excel на основе другой ячейки

В предыдущих примерах мы выделили ячейки на основе "жестко заданных" значений. Однако в некоторых случаях имеет смысл основывать условие на значении в другой ячейке. Преимущество такого подхода заключается в том, что независимо от того, как значение ячейки изменится в будущем, ваше форматирование автоматически подстроится под это изменение.

В качестве примера выделим цены в столбце B, которые превышают пороговую цену в ячейке D2. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажмите Условное форматирование > Правила выделения ячеек > Больше, чем...
2. В появившемся диалоговом окне поместите курсор в текстовое поле слева (или нажмите кнопку Свернуть диалог значок), и выберите ячейку D2.
3. После этого нажмите OK .

В результате все цены, превышающие значение в D2, будут выделены выбранным цветом:

Это простейший случай условного форматирования на основе другой ячейки. Более сложные сценарии могут потребовать использования формул. Несколько примеров таких формул вместе с пошаговыми инструкциями вы найдете здесь:

• Формулы условного форматирования Excel на основе другой ячейки
• Как изменить цвет строки на основе значения ячейки
• Видео: Формулы условного форматирования на основе другой ячейки

Применение нескольких правил условного форматирования к одним и тем же ячейкам

При использовании условных форматов в Excel вы не ограничены только одним правилом на ячейку. Вы можете применять столько правил, сколько требует ваша бизнес-логика.

Например, вы можете создать 3 правила, чтобы выделить цены выше 105 долларов красным цветом, выше 100 долларов - оранжевым, а выше 99 долларов - желтым. Чтобы правила работали правильно, вам необходимо расположить их в правильном порядке Если правило "больше 99" стоит первым, то будет применено только желтое форматирование, потому что у двух других правил не будет шанса сработать - очевидно, что любое число, которое больше 100 или 105, также больше 99 :)

Чтобы изменить порядок правил, вот что вам нужно сделать:

1. Выберите любую ячейку в наборе данных, на которую распространяются правила.
2. Откройте Менеджер по правилам нажав Условное форматирование> Управление правилами...
3. Щелкните правило, которое нужно применить первым, а затем воспользуйтесь кнопкой стрелка вверх чтобы переместить его на верхнюю строчку. Сделайте то же самое для правила второго по приоритету.
4. Выберите Остановить, если истина флажок напротив всех правил, кроме последнего, поскольку вы не хотите, чтобы последующие правила применялись при выполнении предыдущего условия.

Что такое Stop if True в условном форматировании Excel?

Опция Stop If True в условном форматировании предотвращает обработку Excel других правил при выполнении условия в текущем правиле. Другими словами, если два или более правил установлены для одной ячейки и Остановить, если True включено для первого правила, последующие правила игнорируются после активации первого правила.

В примере выше мы уже использовали эту опцию для игнорирования последующих правил, когда применяется правило первого по приоритету. Это использование вполне очевидно. А вот еще пара примеров, где использование опции Остановить, если истина функция не столь очевидная, но чрезвычайно полезная:

• Как показать только некоторые элементы набора значков
• Исключение пустых ячеек из условного форматирования

Как редактировать правила условного форматирования Excel

Чтобы внести некоторые изменения в существующее правило, выполните следующие действия:

1. Выберите любую ячейку, к которой применяется правило, и нажмите кнопку Условное форматирование> Управление правилами...
2. В Менеджер по правилам В диалоговом окне выберите правило, которое вы хотите изменить, а затем нажмите кнопку Редактировать правило... кнопка.
3. В Редактирование правила форматирования диалогового окна, внесите необходимые изменения и нажмите кнопку OK чтобы сохранить изменения.

   Это диалоговое окно выглядит очень похоже на Новое правило форматирования диалоговое окно, используемое для создания нового правила, поэтому у вас не возникнет трудностей с ним.

   Смотрите также: Как добавить заголовки к диаграммам Excel за минуту

Совет. Если вы не видите правило, которое хотите отредактировать, выберите Этот рабочий лист из Показать правила форматирования для выпадающий список в верхней части Менеджер по правилам В диалоговом окне отобразится список всех правил в рабочем листе.

Как скопировать условное форматирование Excel

Чтобы применить созданный ранее условный формат к другим данным, не нужно создавать подобное правило с нуля. Просто используйте Format Painter для копирования существующего правила условного форматирования в другой набор данных. Вот как это делается:

1. Щелкните любую ячейку с форматированием, которое вы хотите скопировать.
2. Нажмите Главная > Художник по форматам Это изменит указатель мыши на кисть.

   Совет. Чтобы скопировать форматирование в несколько несмежных ячеек или диапазонов, дважды щелкните мышью Художник по форматам .

3. Чтобы вставить скопированное форматирование, щелкните на первой ячейке и перетащите кисть вниз до последней ячейки в диапазоне, который вы хотите отформатировать.
4. После этого нажмите Esc перестать пользоваться кисточкой.
5. Выберите любую ячейку в новом наборе данных, откройте окно Менеджер по правилам и проверьте скопированное правило (правила).

Примечание. Если скопированное условное форматирование использует формулу, то после копирования правила может потребоваться настроить ссылки на ячейки в формуле.

Как удалить правила условного форматирования

Я оставил самое простое напоследок :) Чтобы удалить правило, вы можете либо:

• Откройте Менеджер правил условного форматирования , выберите правило и нажмите кнопку Удалить правило кнопка.
• Выберите диапазон ячеек, нажмите Условное форматирование> Четкие правила и выберите вариант, который соответствует вашим потребностям.

Вот как выполняется условное форматирование в Excel. Надеемся, что эти очень простые правила, которые мы создали, помогли вам разобраться в основах. Ниже вы найдете еще несколько уроков, которые помогут вам понять внутреннюю механику и расширить условное форматирование в ваших электронных таблицах далеко за пределы его традиционного применения.

Рабочая тетрадь для тренировок для скачивания

Условное форматирование в Excel - примеры (файл.xlsx)