В учебнике рассматривается, как группировать столбцы в Excel вручную и использовать функцию Auto Outline для автоматической группировки столбцов.

Если вы чувствуете себя перегруженным или растерянным из-за обширного содержания вашего рабочего листа, вы можете организовать столбцы в группы, чтобы легко скрывать и показывать различные части листа, чтобы была видна только соответствующая информация.

Как сгруппировать столбцы в Excel

При группировке столбцов в Excel лучше всего делать это вручную, поскольку функция автоматического контура часто дает противоречивые результаты.

Примечание. Чтобы избежать неправильной группировки, убедитесь, что в вашем рабочем листе нет скрытых столбцов.

Чтобы сгруппировать столбцы в Excel, выполните следующие действия:

1. Выберите столбцы, которые необходимо сгруппировать, или хотя бы одну ячейку в каждом столбце.
2. На Данные во вкладке Конспект группу, нажмите кнопку Группа Или воспользуйтесь сочетанием клавиш Shift + Alt + Стрелка вправо.
3. Если вы выделили ячейки, а не целые столбцы, то в поле Группа появится диалоговое окно, в котором вам будет предложено указать, что именно вы хотите сгруппировать. Очевидно, что вы выбираете Колонки и нажмите OK .

Чтобы увидеть, как это работает на практике, давайте сгруппируем все промежуточные столбцы в приведенном ниже наборе данных. Для этого выделим столбцы с B по I и нажмем кнопку Группа :

В результате создается контур уровня 1, как показано ниже:

Нажатие на знак минус (-) в верхней части группы или на контур с цифрой 1 в левом верхнем углу скрывает все столбцы в группе:

Создание вложенных групп столбцов

Внутри любой группы можно очертить несколько групп на внутренних уровнях. Чтобы создать внутреннюю, вложенную группу столбцов, нужно сделать следующее:

1. Выберите столбцы, которые будут включены во внутреннюю группу.
2. На Данные во вкладке Конспект группу, нажмите Группа Или нажмите сочетание клавиш Shift + Alt + Стрелка вправо.

В нашем наборе данных, чтобы сгруппировать данные Q1, мы выбираем столбцы с B по D и нажимаем кнопку Группа :

Таким же образом можно сгруппировать данные по Q2 (столбцы F-H).

Примечание. Поскольку только смежные колонны могут быть сгруппированы, вам придется повторить описанные выше шаги для каждой внутренней группы отдельно.

В результате у нас теперь есть 2 уровня группировки:

• Внешняя группа (уровень 1) - колонки с B по I
• Две внутренние группы (уровень 2) - колонки B - D и F - H.

Нажатие на кнопку с минусом (-) над внутренней группой сокращает только эту конкретную группу. Нажатие на цифру 2 в левом верхнем углу сворачивает все группы этого уровня:

Чтобы сделать скрытые данные снова видимыми, разверните группу столбцов, нажав на кнопку с плюсом (+). Или вы можете развернуть все группы на данном уровне, нажав на номер контура.

Советы и примечания:

• Чтобы быстро скрыть или показать контурные полосы и цифры, нажмите вместе клавиши Ctrl + 8. При первом нажатии клавиша скрывает контурные символы, при повторном нажатии контур отображается заново.
• Если символы контура не отображаются в Excel, убедитесь, что в программе Показать символы контура, если контур применяется в настройках установлен флажок: Файл вкладка> Опции > Продвинутая категория .

Как автоматически очертить столбцы в Excel

Microsoft Excel также может автоматически создавать контур столбцов. Это работает со следующими оговорками:

• В наборе данных не должно быть пустых столбцов. Если они есть, удалите их, как описано в этом руководстве.
• Справа от каждой группы подробных колонок должна быть сводная колонка с формулами.

В нашем наборе данных есть 3 итоговых столбца, как показано ниже:

Чтобы автоматически очертить столбцы в Excel, сделайте следующее:

1. Выберите набор данных или любую отдельную ячейку в нем.
2. На Данные вкладке, нажмите на стрелку ниже Группа , а затем нажмите Автоконтур .

В нашем случае Автоконтур Функция создала две группы для данных Q1 и Q2. Если вам также нужна внешняя группа для столбцов B - I, вам придется создать ее вручную, как объяснялось в первой части этого руководства.

Если ваши итоговые колонки размещены в слева подробных колонок, действуйте следующим образом:

1. Нажмите на маленькую стрелку в правом нижнем углу экрана Конспект группа, которая называется программой запуска диалогового окна.

   

2. В Настройки В появившемся диалоговом окне снимите флажок Сводные колонки справа от подробной информации и нажмите кнопку OK .

   

После этого используйте Автоконтур как описано выше, и вы получите следующий результат:

Как скрывать и показывать сгруппированные столбцы

В зависимости от того, сколько групп вы хотите скрыть или отобразить, используйте одну из приведенных ниже техник.

Скрытие и отображение определенной группы столбцов

• На скрыть данные в определенной группе, щелкните знак минус (-) для группы.
• На показать данные в определенной группе, щелкните знак плюс (+) для группы.

Развернуть или свернуть весь контур до заданного уровня

Чтобы скрыть или показать весь контур до определенного уровня, щелкните соответствующий номер контура.

Например, если ваш контур имеет три уровня, вы можете скрыть все группы второго уровня, нажав цифру 2. Чтобы развернуть все группы, нажмите цифру 3.

Скрывать и показывать все сгруппированные данные

• Чтобы скрыть все группы, нажмите цифру 1. Это позволит отобразить самый низкий уровень детализации.
• Чтобы отобразить все данные, щелкните самый верхний номер контура. Например, если у вас четыре уровня, щелкните номер 4.

Наша выборка данных имеет 3 уровня контуров:

Уровень 1 - только показы Предметы и Итого (столбцы A и J), скрывая при этом все промежуточные столбцы.

Уровень 2 - в дополнение к уровню 1, также отображает итоговые показатели 1 и 2 кварталов (колонки E и I).

Уровень 3 - показывает все данные.

Как копировать только видимые столбцы

После скрытия некоторых групп столбцов вы можете захотеть скопировать отображаемые данные в другое место. Проблема в том, что выделение очерченных данных обычным способом выделяет все данные, включая скрытые столбцы.

Чтобы выбрать и скопировать только видимые столбцы, нужно сделать следующее:

1. Используйте символы контура, чтобы скрыть столбцы, которые не нужно копировать.
2. Выберите видимые столбцы с помощью мыши.
3. На Главная во вкладке Редактирование группу, нажмите Найти и выбрать > Перейти к .
4. В Перейти к специальному в диалоговом окне выберите Только видимые ячейки , и нажмите OK .

   

5. Теперь, когда выделены только видимые ячейки, нажмите Ctrl + C, чтобы скопировать их.
6. Щелкните ячейку назначения и нажмите Ctrl + V, чтобы вставить скопированные данные.

Как разгруппировать столбцы в Excel

Microsoft Excel предоставляет возможность удалить все группировки сразу или разгруппировать только определенные столбцы.

Как удалить весь контур

Чтобы удалить все группировки за один раз, перейдите в раздел Данные вкладка> Конспект группы, нажмите стрелку под Разгруппировать , а затем нажмите Четкий контур .

Примечания:

• Очистка контура удаляет только символы контура; она не удаляет никаких данных.
• Если некоторые группы столбцов были свернуты при очистке контура, эти столбцы могут остаться скрытыми после удаления контура. Чтобы отобразить данные, разверните столбцы вручную.
• Если контур очищен, его невозможно вернуть с помощью функции Undo. Вам придется создавать контур заново.

Как разгруппировать определенные столбцы

Чтобы удалить группировку для определенных столбцов без удаления всего контура, выполните следующие действия:

1. Выберите строки, которые нужно разгруппировать. Для этого можно удерживать нажатой клавишу Shift, одновременно нажимая на кнопку плюс (+) или минус (-) для группы.
2. На Данные во вкладке Конспект группу, и нажмите кнопку Разгруппировать Или нажмите вместе клавиши Shift + Alt + Стрелка влево - это комбинация клавиш для разгруппировки в Excel.

   

Вот как группировать и автоматически контурировать столбцы в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе.