Acest scurt tutorial explică elementele de bază ale unei referințe externe în Excel și arată cum să faceți referire la o altă foaie și la un alt registru de lucru în formulele dumneavoastră.

Atunci când calculați date în Excel, este posibil să vă aflați deseori în situația în care trebuie să extrageți date dintr-o altă foaie de lucru sau chiar dintr-un alt fișier Excel. Puteți face acest lucru? Desigur, puteți. Trebuie doar să creați o legătură între foile de lucru (în cadrul aceluiași registru de lucru sau în registre de lucru diferite) utilizând ceea ce se numește o referință externă de celulă sau un link .

Referință externă în Excel este o referință la o celulă sau la un interval de celule din afara foii de lucru curente. Principalul beneficiu al utilizării unei referințe externe Excel este că, ori de câte ori se modifică celula (celulele) la care se face referire într-o altă foaie de lucru, valoarea returnată de referința externă a celulei este actualizată automat.

Deși referințele externe în Excel sunt foarte asemănătoare cu referințele de celulă, există câteva diferențe importante. În acest tutorial, vom începe cu elementele de bază și vom arăta cum să creăm diferite tipuri de referințe externe cu pași detaliați, capturi de ecran și exemple de formule.

Cum se face referire la o altă foaie în Excel

Pentru a face trimitere la o celulă sau la un interval de celule dintr-o altă foaie de lucru din același registru de lucru, puneți numele foii de lucru urmat de un semn de exclamare (!) înaintea adresei celulei.

Cu alte cuvinte, într-o referință Excel la o altă foaie de lucru, se utilizează următorul format:

Trimitere la un celulă individuală:

De exemplu, pentru a vă referi la celula A1 din foaia 2, tastați Foaie2!A1 .

Trimitere la un interval de celule:

De exemplu, pentru a vă referi la celulele A1:A10 din foaia 2, tastați Foaie2!A1:A10 .

Notă. Dacă numele foii de lucru include spații sau caractere nealfabetice , trebuie să o includeți între ghilimele simple. De exemplu, o referință externă la celula A1 dintr-o foaie de calcul numită Reperele proiectului se va citi după cum urmează: "Repere ale proiectului"!A1.

Într-o formulă din viața reală, care înmulțește valoarea din celula A1 în ' Reperele proiectului cu 10, o referință la o foaie Excel arată astfel:

='Repere ale proiectului'!A1*10

Crearea unei referințe la o altă foaie în Excel

Atunci când scrieți o formulă care se referă la celule dintr-o altă foaie de lucru, puteți, desigur, să introduceți manual numele acelei foi, urmat de un semn de exclamare și de o referință de celulă, dar acest lucru ar fi o metodă lentă și predispusă la erori.

O modalitate mai bună este să indicați celula (celulele) din altă foaie la care doriți să se refere formula și să lăsați Excel să se ocupe de sintaxa corectă a referinței la foaie. Pentru ca Excel să insereze o referință la o altă foaie în formula dvs., procedați după cum urmează:

1. Începeți să scrieți o formulă fie într-o celulă de destinație, fie în bara de formule.
2. Când este vorba de adăugarea unei referințe la o altă foaie de lucru, treceți la acea foaie și selectați o celulă sau un interval de celule la care doriți să faceți referire.
3. Terminați de tastat formula și apăsați tasta Enter pentru a o finaliza.

De exemplu, dacă aveți o listă de cifre de vânzări în foaia Vânzări și doriți să calculați taxa pe valoarea adăugată (19%) pentru fiecare produs într-o altă foaie numită TVA , se procedează în felul următor:

• Începeți să scrieți formula =19%* în celula B2 de pe foaie TVA .
• Treceți la foaie Vânzări Excel va insera imediat o referință externă la acea celulă, așa cum se arată în următoarea captură de ecran:

Notă. Atunci când adăugați o referință Excel la o altă foaie utilizând metoda de mai sus, Microsoft Excel adaugă în mod implicit o referință relativă (fără semnul $). Astfel, în exemplul de mai sus, puteți copia formula în alte celule din coloana B a foii TVA , referințele celulelor se vor ajusta pentru fiecare rând, iar TVA-ul pentru fiecare produs va fi calculat corect.

În mod similar, puteți referință a interval de celule dintr-o altă foaie Singura diferență este că se selectează mai multe celule din foaia de calcul sursă. De exemplu, pentru a afla totalul vânzărilor din celulele B2:B5 de pe foaia Vânzări , trebuie să introduceți următoarea formulă:

=SUM(Vânzări!B2:B5)

Acesta este modul în care faceți trimitere la o altă foaie în Excel. Și acum, să vedem cum puteți face trimitere la celule dintr-un alt registru de lucru.

Cum se face referire la un alt registru de lucru în Excel

În formulele Microsoft Excel, referințele externe la un alt registru de lucru sunt afișate în două moduri, în funcție de faptul că registrul de lucru sursă este deschis sau închis.

Referință externă la un registru de lucru deschis

Atunci când registrul de lucru sursă este deschis, o referință externă Excel include numele registrului de lucru între paranteze pătrate (inclusiv extensia de fișier), urmat de numele foii, semnul exclamării (!) și celula sau intervalul de celule la care se face referire. Cu alte cuvinte, utilizați următorul format de referință pentru o referință la un registru de lucru deschis:

De exemplu, iată o referință externă la celulele B2:B5 de pe foaia Jan în registrul de lucru numit Sales.xlsx:

[Sales.xlsx]Jan!B2:B5

Dacă doriți, să zicem, să calculați suma acestor celule, formula cu referința la registrul de lucru ar arăta după cum urmează:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Referință externă la un registru de lucru închis

Atunci când faceți trimitere la un alt registru de lucru în Excel, acel alt registru de lucru nu trebuie neapărat să fie deschis. Dacă registrul de lucru sursă este închis, trebuie să adăugați întreaga cale la referința externă.

De exemplu, pentru a aduna celulele B2:B5 din tabelul Jan foaie de la Vânzări.xlsx care se află în cadrul fișierului de lucru Rapoarte de pe unitatea D, se scrie următoarea formulă:

=SUM(D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan!B2:B5)

Iată o defalcare a pieselor de referință:

• Calea fișierului Acesta indică unitatea și directorul în care este stocat fișierul Excel ( D:\Raporturi\ în acest exemplu).
• Denumirea caietului de lucru Acesta include extensia fișierului (.xlsx, .xls sau .xslm) și este întotdeauna între paranteze pătrate, de exemplu [Sales.xlsx] în formula de mai sus.
• Denumire foaie Această parte a referinței externe Excel include numele foii, urmat de un semn de exclamare, în care se află celula (celulele) la care se face referire ( Jan! în acest exemplu).
• Celula de referință Acesta indică celula reală sau un interval de celule la care se face referire în formula dumneavoastră.

Dacă ați creat o referință la un alt registru de lucru atunci când registrul de lucru era deschis, iar după aceea ați închis registrul de lucru sursă, referința la registrul de lucru extern va fi actualizată automat pentru a include întreaga cale.

Notă. Dacă fie numele registrului de lucru, fie numele foii, fie ambele, includ spații sau orice caractere nealfabetice , trebuie să includeți calea între ghilimele simple. De exemplu:

=SUM('[Year budget.xlsx]Jan'!B2:B5)

=SUM('[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

=SUM('D:\Reports\[Sales.xlsx]Jan sales'!B2:B5)

Efectuarea unei referințe la un alt registru de lucru în Excel

Ca și în cazul creării unei formule Excel care face trimitere la o altă foaie, nu trebuie să introduceți manual o referință la un alt registru de lucru. Pur și simplu treceți la celălalt registru de lucru atunci când introduceți formula și selectați o celulă sau un interval de celule la care doriți să faceți referire. Microsoft Excel se va ocupa de restul:

Note:

• Atunci când creați o referință la un alt registru de lucru prin selectarea celulei (celulelor) din acesta, Excel inserează întotdeauna referințe absolute la celule. Dacă intenționați să copiați formula nou creată în alte celule, asigurați-vă că eliminați semnul dolarului ($) din referințele de celule pentru a le transforma în referințe relative sau mixte, în funcție de scopurile dvs.
• Dacă selectarea unei celule sau a unui interval din registrul de lucru la care se face referire nu creează automat o referință în formulă, cel mai probabil cele două fișiere sunt deschise în diferite instanțe de Excel Pentru a verifica acest lucru, deschideți Task Manager și vedeți câte instanțe Microsoft Excel rulează. Dacă sunt mai multe, extindeți fiecare instanță pentru a vedea ce fișiere sunt imbricate acolo. Pentru a remedia problema, închideți un fișier (și instanța) și apoi deschideți-l din nou din celălalt fișier.

Trimitere la un nume definit în același registru de lucru sau în alt registru de lucru

Pentru ca o referință externă Excel să fie mai compactă, puteți crea un nume definit în foaia sursă și apoi puteți face referire la acest nume dintr-o altă foaie care se află în același registru de lucru sau într-un registru de lucru diferit.

Crearea unui nume în Excel

Pentru a crea un nume în Excel, selectați toate celulele pe care doriți să le includeți și apoi mergeți fie la fereastra Formule tab> Nume definite și faceți clic pe butonul Definiți numele sau apăsați Ctrl + F3 și faceți clic pe Nou .

În Nume nou introduceți orice nume doriți (nu uitați că spațiile nu sunt permise în numele Excel) și verificați dacă intervalul corect este afișat în fereastra de dialog Se referă la domeniu.

De exemplu, iată cum se creează un nume ( Jan_sales ) pentru celulele B2:B5 din Jan foaie:

Odată ce numele este creat, sunteți liber să îl utilizați în referințele dvs. externe din Excel. Formatul acestor referințe este mult mai simplu decât formatul unei referințe de foaie Excel și al unui registru de lucru discutat anterior, ceea ce face ca formulele cu referințe de nume să fie mai ușor de înțeles.

Notă. în mod implicit, sunt create nume Excel pentru nivelul caietului de lucru , vă rugăm să observați că Domeniul de aplicare din captura de ecran de mai sus. Dar puteți, de asemenea, să faceți un anumit câmp nivelul foii de lucru nume, alegând o foaie corespunzătoare din meniul Domeniul de aplicare Pentru referințele Excel, domeniul de aplicare al unui nume este foarte important, deoarece determină locația în care este recunoscut numele.

Se recomandă să creați întotdeauna nume la nivel de registru de lucru (cu excepția cazului în care aveți un motiv anume pentru a nu o face), deoarece acestea simplifică în mod semnificativ crearea de referințe externe Excel, după cum se ilustrează în următoarele exemple.

Referirea la un nume dintr-o altă foaie din același registru de lucru

Pentru a face trimitere la un fișier global nivel de manual de lucru în același registru de lucru, este suficient să introduceți acest nume în argumentul unei funcții:

De exemplu, pentru a afla suma tuturor celulelor din cadrul Jan_sales pe care am creat-o acum câteva momente, utilizați următoarea formulă:

=SUM(Jan_sales)

Pentru a face trimitere la un local la nivel de foaie de lucru într-o altă foaie din același registru de lucru, trebuie să precedați numele cu numele foii urmat de un semn de exclamare:

= Funcția ( Nume_foaie ! nume )

De exemplu:

=SUM(Jan!Jan_sales)

În cazul în care numele foii include spații sau caractere monoalfabetice, nu uitați să le includeți în ghilimele simple, de exemplu:

=SUM('Raport ianuarie'!Jan_Sales)

Referirea la un nume dintr-un alt registru de lucru

O trimitere la un nivel de manual de lucru într-un registru de lucru diferit constă din numele registrului de lucru (inclusiv extensia) urmat de un semn de exclamare și de numele definit (intervalul numit):

De exemplu:

=SUM(Sales.xlsx!Jan_sales)

Pentru a face trimitere la un la nivel de foaie de lucru într-un alt registru de lucru, trebuie inclus și numele foii urmat de semnul exclamării, iar numele registrului de lucru trebuie să fie inclus între paranteze pătrate. De exemplu:

=SUM([Sales.xlsx]Jan!Jan_sales)

Atunci când se face referire la un interval numit într-un fișier registru de lucru închis , nu uitați să includeți calea completă către fișierul Excel, de exemplu:

=SUM('C:\Documents\Sales.xlsx'!Jan_sales)

Cum se creează o referință de nume Excel

Dacă ați creat o mână de nume diferite în foile Excel, nu trebuie să le țineți minte pe de rost pe toate. Pentru a insera o referință la un nume Excel într-o formulă, efectuați următorii pași:

1. Selectați celula de destinație, introduceți semnul egal (=) și începeți să introduceți formula sau calculul.
2. Când ajungeți la partea în care trebuie să inserați o referință de nume Excel, faceți una dintre următoarele:
   • Dacă vă referiți la un nivel de manual de lucru Dacă numele se află într-o altă foaie din același registru de lucru, treceți la acel registru de lucru. Dacă numele se află într-o altă foaie din același registru de lucru, săriți peste acest pas.
   • Dacă faceți o trimitere la un la nivel de foaie de lucru navighează la foaia respectivă, fie în registrul de lucru curent, fie în alt registru de lucru.
3. Apăsați F3 pentru a deschide fereastra Numele trecutului selectați numele la care doriți să faceți referire, apoi faceți clic pe OK.

Acum, că știți cum să creați o referință externă în Excel, puteți beneficia de această mare abilitate și puteți utiliza date din alte foi de calcul și registre de lucru în calculele dumneavoastră. Vă mulțumesc pentru lectură și vă aștept pe blog săptămâna viitoare!